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标题: 公司对外接待办法 [打印本页]

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作者: 秘园老董    时间: 2009-5-10 20:42
标题: 公司对外接待办法
7 9 Z) L% W: M9 `2 P / |6 s0 t7 `% M4 n/ ^0 U - L5 Z3 @7 ^) F+ l. k4 m' ^ 一.总则

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。

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    本办法适用于全公司各部门。

    二.对外接待范围

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

    接待的对象分为内宾和外宾。

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    三.对外接待部门

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    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

    遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。

    四.对外接待原则

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。

    平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。

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    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。

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    周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

    保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

    五.接待规格的确定。

    高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

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    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

    六.接待礼仪

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

    2.接待：主动起迎，问明来意。

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    3.安排交谈地点：

    ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；

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    ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

    ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

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    七.引见。

    首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

    引见顺序；

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

    ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；

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    ⑶职务相同，先介绍年纪大的。

    ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

    八.行路。

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    陪同客人行路，请客人行于自己右侧；

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    乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；

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    自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

    九.其他。

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    穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

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    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

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    因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

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    ㈠接待内宾。

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    接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

    布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。

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    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

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    看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

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    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

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    组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。

    送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

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    ㈡接待来宾。

    接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：

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    迎送。

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    安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

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    对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。

    会见会谈。

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    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。

    我方人员应提前到达，并在门口迎送。

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    对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。

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    会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。

    会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。

    如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

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    宴请。

    A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。

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    B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

    文艺晚会。

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    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。

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    参观游览。

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    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

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    接待标准

    ⑴用餐标准。

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

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    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

    5、常客 员工标准

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    (2)住宿安排。

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    招待对象 　　　　　标准 　　　　　　　　审批权限
    A .较重要官员　　　 200~350元/天 　　　　　　总经理
    B .公司分支机构 　　按公司标准
    C .常客 　　　　　　自 愿

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    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。

    2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。 + g i- B( n' \, ? y1 ^; }

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