对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
本办法适用于全公司各部门。
二.对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
接待的对象分为内宾和外宾。
三.对外接待部门
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
四.对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
; Z9 g% R% S0 j3 x平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
5 q! X U1 ?6 s% Q; A节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
五.接待规格的确定。
4 V- O7 t, N- Z2 O+ x9 o高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
p7 k; Y6 E3 h9 e" g0 T 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
六.接待礼仪
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
2.接待：主动起迎，问明来意。
7 i! J9 p/ k; z+ T) p3.安排交谈地点：
3 A6 e0 h; [! n$ I0 j$ Q: Z- \⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
" s1 Q2 o/ \8 ]" A9 |/ c⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
% k# d; z1 o/ z5 ?# U⑶切忌让客人久候而无人问津。
5 _# k3 c) j) \+ y. S⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
七.引见。
/ Y7 |5 Z; @6 i) m) V9 _首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
引见顺序；
$ X2 H1 G0 H3 p7 H( U1 L8 G+ P: R⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
3 f: l3 ^$ l# c/ X, k1 L$ Z" L! ] y9 u⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
; d/ H4 k: E* {! ^, g⑶职务相同，先介绍年纪大的。
2 `! [4 x" C; V⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
八.行路。
$ w$ e& w4 S6 i4 R- W8 X! C陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
" ~* B* k: Z6 P7 s7 Y4 I1 n自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
九.其他。
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
# y& g( g3 g8 Z+ w& T尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
㈠接待内宾。
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2 E. c, S5 {/ E: }: S" Q; Z' F布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
& H: h. Z+ e2 x* O- ?+ L, |. C4 F看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
( G9 J, i% C8 X小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
2 D7 u& u. h: m" T, X1 ]5 c/ J㈡接待来宾。
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
) Z1 w$ j: \, j. {3 V/ v0 \2 |, P迎送。
7 W0 _3 @* r: A& \& F0 m; P# z' ?% F安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
+ J, P( }' U# x+ x0 {& m; p x对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
4 r( n+ H5 [6 j3 F% E会见会谈。
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
3 _0 G0 n+ l0 m# Q" {8 f7 r我方人员应提前到达，并在门口迎送。
) r. ?! O, h7 l4 g4 @* G$ q对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
宴请。
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
文艺晚会。
4 x+ N0 n% r/ p9 t1 ?根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
参观游览。
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
8 X @' [" K- O7 `7 m接待标准
" @4 q4 V' D/ d/ D7 B6 L⑴用餐标准。
1 G) d0 I' u4 `4 x3 u" O1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
* |$ n, v5 H- a+ K' \# v9 b2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
7 B" C/ a1 u. c4 ^8 g2 J9 Q2 _5 y+ b3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
; h+ n3 [$ R! s+ q3 t9 o8 A4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
- j) h# m/ \. O$ D3 P2 J, F# e+ j5、常客 员工标准
(2)住宿安排。
. r* U9 P# y. g$ c* E% }9 i 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。/ y# _" G+ P( o+ q1 D- }1 q
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