对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
本办法适用于全公司各部门。
* _/ E9 N: F, Y; q9 M二.对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
) } ?5 I$ d3 u# v接待的对象分为内宾和外宾。
) _* W$ b. I- I8 ~, Y- `三.对外接待部门
5 @3 E4 A2 J7 P- V; f公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
四.对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
& E' o4 ^4 K$ n6 A+ t. z) x+ V对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
( t. q, {, q% a, T节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
9 _; |5 _9 \$ f- h, d五.接待规格的确定。
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
六.接待礼仪
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 Z8 z2 j" A) K- Z5 l& g1 g2.接待：主动起迎，问明来意。
* W# m4 S1 |$ ^( m3.安排交谈地点：
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 t4 \7 ~7 `; ^⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
⑶切忌让客人久候而无人问津。
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
七.引见。
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
引见顺序；
0 _! S& y1 V- F: G* N⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
5 q# j y! G) u⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
# O2 [4 r" ]1 u0 P$ Z7 h# E2 h# B⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
% e. ^; D& d5 H- o: K. w八.行路。
3 [$ n4 z$ _& o陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
4 v& n e H3 B自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
九.其他。
4 P- T/ y6 U* W穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
% q7 O3 j# |6 O6 `6 b0 E尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
㈠接待内宾。
+ p. |+ v) `- b* t. s% Q6 ~+ u+ X接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
) _: d9 i$ l4 A1 Z3 G布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
% g- j& ^4 Q" \- w* k迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
% `9 h* l- }! z7 V: a看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
0 h* H4 [ w* S9 |安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
; W' D9 C) m& Z K, x5 T小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
0 N# ^& x1 O& {% m5 Q9 ]㈡接待来宾。
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
$ ~( V; d1 P8 e4 R7 d4 B( M6 Z迎送。
4 B6 t5 J. w. Q& l' J) D( |6 A安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
& J# V, ^ @" E* @8 J! B对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
# r+ j$ w% m7 ? b) q1 x, ^会见会谈。
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
9 y6 R$ F" t8 w会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ O* ?7 {4 ]! _9 t3 y t0 ? [会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
5 L! L/ m" k& W* F! e5 l9 w* o+ n8 I宴请。
) }0 Q; s8 Z# ?6 A7 x2 o* {* eA .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
0 m; W- m8 D1 f+ j) c8 ?! }B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
文艺晚会。
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
参观游览。
$ a; ^) y, `& w2 i5 ~7 C根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
$ T {2 ^7 g T# ?: a接待标准
⑴用餐标准。
: v; d' r0 t. [5 k1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
8 m9 L R* a. Z3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
5、常客 员工标准
/ \) P2 a1 v6 r) p0 q& e, V% ^(2)住宿安排。
( w4 N" }9 n1 w) [: k1 ?! K 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。. O1 `/ w/ d% ]$ ~% Z @
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