有95％以上的秘书都常常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。
1、除了你手头事情以外，把台子上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。
2、所有其他文件都必须放在文件夹里或者抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。
3、其他文件不要放到你正在进行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。
4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。
5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在工作台上。
6、经常查看你的工作台，保持工作台整洁。
有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82％的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理者来说，这不能算是一个次要的事情。
- Q# i2 n+ R6 E1 C/ e为了尽快阅读这些资料，采取分派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：
1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。
# z/ q# [- [; O2 _2、使你的同事及时知道最新发展的情况。
) O7 r( f: a; a) b, L2 h) ]3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。
. i& h+ f+ X0 q. a3 y6 J I) x4、你可以知道什么资料对你的同事最重要。
5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为任务已经分配，最重要的资料可以保证有人看过。
$ z/ K2 v8 y- z. F$ E随便把文件摊开在桌上就离开的秘书，以及看到客人来时慌忙把文件收起来的秘书都不是谨慎的秘书。
r) T3 v; T1 K: x4 s V2 D一个谨慎的秘书应该做到：
) Q3 h6 ~2 H3 {- K4 J1、离开座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屉里。
2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心地办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，绝对不是一个好秘书。等到客人站在自己面前开口问，才知道有人来，慌乱中收起文件的做法会让所有人都很不自然。
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