老秘网_材夜思范文

标题: 老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对 [打印本页]

作者: 中国老秘    时间: 2011-1-9 13:56
标题: 老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对
  ) S: t* ~/ ]' e

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

# c5 G& ?4 i% z! T0 D

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



0 i; B2 K5 D' n$ b: Q

 

* q" v( X3 t! P A

 

0 v) B! H2 e0 w5 o( a% |

引言

5 \* A' r- X2 j" U5 }; H# ?

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


2 N8 ^- P2 \- @2 Z1 ]

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

9 E# Y, U- W% g3 \0 f+ j

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



2 |6 ^. E' i: b( S" Q5 z: J3 w

 

2 j3 P; v f/ `$ l; {6 M

秘书的自我定位

- W1 y! T3 U" U- [0 D

 

; ^% R8 C6 E3 J: o% s6 s5 Y

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

0 i; B! E+ y, S" u

7 R) g! U! a+ r5 o3 m, |

 

6 d4 P% E% t, b; y# S, ?

1.秘书的工作内容

4 q4 c) m0 ], \' e5 B! F

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

z) E5 V3 N; k% [1 [4 E# H

?辅助决策

6 v! E4 S, K4 x. V# L

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

( {1 N3 P# Q# t& G. F

?调查研究

# u$ H8 |1 S. Y

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

+ K" R, \7 L' c& N" j, R. R/ l

?收集信息

3 [$ L, t. c0 H i. z6 F: R9 K

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

7 x% y, M9 Y: S8 [$ J

?文书处理

& }1 H* N, Q! Y0 V H7 A5 t( _5 }

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

% r+ i( u3 x- w8 |* a

?会务准备

2 X5 z& {8 T0 G" }" W

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

8 X6 J6 z/ {! \( {; D$ G, B1 ^

?公关工作

5 e8 [0 z# I0 d" c

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

; J3 n/ U$ h6 L

?档案管理

! ?& ?1 ~% D2 G' ~, L% B) m

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

! A4 Y0 }7 @8 |* Q3 d

?工作日程安排

- e# {! ~7 ~$ J" i) f# ?

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

3 g o- n% a9 ?

?查办工作

3 p1 M( X0 H- ?1 S& F+ C$ O' [

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

& P) v0 y: h! Y+ {$ c

?接待工作

! J7 `6 E! t5 B* w; O

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

' L6 {9 t: c6 H

?行政事务

7 b" X) V5 j9 n' D8 \0 o# f

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

7 U& k9 B/ P1 O8 A$ n

?保密工作

' m! J( i; O8 Q) Q2 j0 R

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

. d7 i- S0 g5 o; u+ g

 

' y/ `9 N! ^2 W7 ^# O

2.秘书应该具备的能力

" d$ Y: V0 z* S9 ~& H

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。


作者: 中国老秘    时间: 2011-1-9 13:57
  7 a5 w) u- o# o1 T

 

# s$ C4 L2 ~! {! a

# v- k' Y' C1 X) q0 \5 c1 s

 

5 K$ w) ?- O) w* K8 k0 h" b s/ C+ C

【自检】

. c. }4 U: y4 Z, ?/ K0 \2 b: f! @

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

( y0 J& d7 g& h& p4 |

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

" k& o6 s6 Q# z/ Y& C

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

7 a+ \! k0 ~8 y

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

& a$ M6 Q) T* D% P$ A

 

: a6 ]' |* L8 [/ D4 r. Z3 X; t* \

 

+ g# H7 T) J# D

人际关系与沟通技巧

8 g& [( o! D5 o

 

; z) _2 e- y. q' E

认知人际关系

, @3 `3 t: u; J p

 

6 [9 B* {, y; i+ d7 `' e, R ]

1.增进人际互动

0 o# A e3 ~/ o7 z6 y f/ b1 k

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

" x0 v* c- {% O) l4 u

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

$ S. z; [- ?8 s) N8 ~9 c! d9 W& J

4 h$ m% f; y$ s# Y

 

# Q, }) N0 F$ I$ {8 S

2.人际交往的流程

9 j+ l1 t; N5 P# r4 z

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

o6 ^5 T V1 _( z1 C3 b* p, Q2 [4 C

, F: M, r2 o; f8 W3 Q

图1-1   人际交往的流程图

+ B3 g' ~9 R# F7 G# V

 

! _6 e) J' p' @& u, [" q

3.人际交往的四种态度

% `0 l3 K' m5 l1 F. M0 N7 k" j

人际关系有四种交往态度:

( }! V% [/ U. a9 ]

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

F% b/ K4 C1 l: U3 z8 a

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

( B: p* S* J9 y t+ U3 d

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

j$ P, ~- T8 s. R% z* X& E

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

4 _! o, I' s: s H: w5 k

 

7 ]( n$ T* ]' t* Q/ b, A* n

1.影响人际交往的客观因素

2 l( \0 T+ e, M& N/ l

?时代背景

' |; B( z" ]) F

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

. r" h; A+ A8 [; ]! b7 c ]! g, f

?生活压力

- }. a, p/ R* F& Q. B

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

! M. ]/ s5 U9 j2 n1 c3 `9 M2 ]

?环境的阻隔

4 Q' i! |. B |3 f5 j+ ~; {- W

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

# ~& Z: V$ p2 e0 X/ S7 |$ y0 l

?角色定位

3 `! T/ E2 B' E

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

) s1 T/ e5 a6 w' z+ z

 

3 n& m% A; Z% N0 ?9 w

2.影响人际交往的主观因素

6 E) y8 o& G0 f5 j" [

?人格特质

z4 X: o' L: l, i L4 T2 R

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

# b0 |; ?8 g% |+ b9 W8 e

?认知的差距

5 c0 f* V B1 B( I6 X3 u6 m+ c

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

! b- U- T) H7 X

?态度习惯

) l: m+ ]: w9 I- U

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

# [6 ~6 C; w& q3 d( d

?沟通协调

* D) G3 V; d2 F3 Y) [8 t( {

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

, K+ Q2 m9 A& K& F. |

?利益冲突

]& U* q" g4 Y7 g

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

+ W7 g+ P, B$ |! }, e( C1 _

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

* ?; W+ i0 E2 h" d9 z

 

) e6 f4 z( m2 Z" e% w

【自检】

* h3 a, }3 a5 f9 i

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

3 T8 g3 i4 c* O9 w" w* P# w3 j

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

5 d1 H$ ]! O/ [( h! |

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

8 ^/ f# {( A7 ?* }% n

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

/ x1 H6 {! G- `6 x [, p0 a2 P: D

4 u$ I7 y! w. j

见参考答案1-2

1 q8 V' Z- O F1 p% r" \: g6 i

 

1 X9 e6 N$ ^" z1 p) Y* {

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

6 D' K! o- t+ l, R

 

, a9 H2 Z* q$ B( F+ }3 l' u2 R

1.促进人际关系的技巧

8 U# h g1 X3 a

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

1 k* i1 c6 \ p

?守信用

; _# s/ ]$ }( R0 K/ k; A x: H

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

1 W) f- \( F& K5 C

?说好话

0 M$ G/ n6 ?3 c

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

" i7 N- d" i- w$ S' O1 [

?勇于认错

. }2 X7 |5 c: J" P% z

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

# `7 P9 ?# T4 H9 E

?尊重他人

% U0 e8 z! A/ J9 a7 r& R( B

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

3 [. S) a' l# f, j0 S: B2 m i

?欣赏别人

6 K! _# I! D5 d/ x2 j$ b! r* @

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

# V( T4 N. X' B: j% E7 Q( j

?善于倾听

1 A. b: o p% G1 k" g; C- N' G

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

4 t, \& y: _8 K

& g# B8 k' H, w3 D+ ^4 _

?重视仪表

# m$ b0 L, b1 h2 z3 K( ?

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

! j" h p' @; o8 L$ c# P

?运用语言表情

2 Y6 I* Z, u4 ?- d6 \

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

( u: R( f$ ]: c+ c/ v

?运用肢体语言

! o* Z( Z0 i7 F+ e

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

6 h( _6 T& G: U% O$ M: R. J0 X1 Y) J

 

1 [% V5 I' @0 G+ T I3 m

2.人际交往失败的原因

/ `3 Q# O4 d& ^$ g8 b6 p9 I

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

' Y1 l ]5 E( |: o( C

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

5 C3 J7 U& K2 P. q7 ~% L

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

' F9 }3 L6 e, i* f( a) R9 y4 i8 D$ ~

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

2 `* ~: q# E b% h+ h% Y

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

. R- c; _- M8 B* z" g" w L

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

9 r$ r1 J: j% U! z% n( X

 

& V) n7 p/ ^+ \ R8 d" r

职场人际关系的建立

G5 f; i8 s4 E o$ U- h) f! ^

 

) _: U" _9 x" C; X S

1.如何与上司相处

" m( l; c, S" k \- p

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

! e. [: P( U' W9 o

 

& A, b, N: Y2 `" ], q

2.如何与同事互动

^% v" I' k n9 F( j. L% Z0 O

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

9 [% W" ?0 r; ?( P/ c& }

 

R, P* }5 ^9 D' ` X6 u' `

3.怎样与客户建立良好的关系

7 m; I: p% B* K& \' ]3 z p

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

+ X/ f* l* h# o

 

+ V4 }. e3 X$ {. f3 h8 d

【本讲小结】

6 R6 [& Q% g( c6 Z* H* g$ p1 p

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

2 e F) f# [8 ]6 b' a

 

* u" {/ s- N M) e: j

【心得体会】

: I) b, _% N: b2 P! W; ?

____________________________________________________________

8 P$ }7 M" `3 {

____________________________________________________________

7 O( ~0 S' r$ K! ?3 F6 `4 e

____________________________________________________________


作者: hlghqy    时间: 2011-1-25 15:26
学习
作者: cray    时间: 2011-7-4 10:49
[em17]




欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://laomiw.com/) Powered by Discuz! X3.4