同事之间的相处之道
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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1.树立男女平等的意识
, k' i+ O( \; z8 j) L在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。
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2.规范礼貌的称呼
& z3 [; k; m: n2 F+ W4 O对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
( H: p9 G1 b( D2 y' [上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
3.言行谨慎
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。
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【举例】
* [/ t9 G8 s) `6 d9 q6 f; e秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
6 o0 O) m! x3 L: x. P: R' h有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。
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4.工作积极主动
8 S, j: H1 L3 t9 F3 O+ T认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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【举例】
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
5.遵守公众礼仪
& C( P9 T1 U7 _4 P0 m) I办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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6.慎重对待办公室恋情
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。
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【自检】
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
' G3 z( N0 M! c$ o(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
+ }) {: ?) J9 n+ R0 ~7 j9 |回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
! h) v# D5 }( L! C' f; M(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
8 G1 K1 w1 X* a0 p3 u; _8 {- @做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。
! w3 o& Z) y3 Y) u3 l, C做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
7 ]1 _0 R7 ]" H9 @* x. ]8 Z(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
* S0 a z, Q0 X8 u2 k做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
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要有敬业精神
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1.端正工作态度
6 E' O5 o/ a; `) A( K工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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2.树立专业形象
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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指令的接受与汇报
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指令的接受
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1.接受直接上司的指令
; M0 q z6 ^& |9 M: Z+ A3 a一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
( G; t2 D- m' P3 R Y?清晰地响应,并即刻前往
0 B/ c5 c3 i# ^听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
# }3 @; C5 P: n" e2 `1 r?向主管询问应办事项
5 p1 T5 L/ f& i- C; O7 _ v1 Q$ V在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
! V: v$ ]9 j2 A* q @0 Q/ t?逐条记录应办事项
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
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【举例】
2 \- z5 m: e+ e: }林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。
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表2-1 在接受指令时的注意事项
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准备纸笔,方便记录重点 |
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
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如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
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不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
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2.接受其他部门主管的指令
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。
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【自检】
( T5 l ^ a$ J分析下面的案例,回答问题。
0 o( J2 O) j% w8 _+ }秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
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指令的汇报
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
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3 r4 K m/ j) a& r; w何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
9 p0 e! ]( i5 j1 J2 I?汇报的方式
# J; w- K( B% d3 V% v如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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表2-2 汇报工作时的注意事项
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
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报告的三大重点:简单、明了、具体 |
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 |
【举例】
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”
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【本讲小结】
% S% O: ?& w; r8 o+ }: l本讲介绍了办公室礼仪。首先,
学习中成长
学习
不错
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