口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
一、分步安排，按序进行
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
二、主次分明，突出重点
; J8 t* ], W0 c9 G口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
三、考虑周全，有备无患
0 H- d% `3 S% H' N口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
- L2 |: C& f, W7 R5 ?7 L: t口头汇报提纲（可根据需要增删）
一、情况分析
2 G6 n I& e& x) w1 X5 M% S㈠听众
" A. X* G; m3 }9 e4 D8 F⒈人数？
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
㈡目的与种类
1 f/ D# b+ `5 W/ z7 L& K) O) `⒈通报情况？
4 V& @- g* H+ R9 C, q⒉形成决定？
: F/ |$ G, C4 J3 |⒊审查重要细节？
⒋协调统一行动？
: \) q9 o9 J8 w+ i7 @㈢主题
+ R% E2 T. ?" e- m/ X; V" s⒈具体题目是什么？
⒉涉及多大范围？
⒊拟用多长时间？
! ^ N3 j8 O& V. N8 M* ]㈣设备
⒈汇报在何处举行？
! a- u0 W) |, s9 e3 a$ b1 f, S⒉需要作什么安排？
9 a7 ^! D. }" l' l7 Z⒊视听辅助器材有哪些？
⒋有何不足之处？
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
二、写出初稿
1 S. u6 l0 ]8 A8 e㈠搜集材料
⒈认真研究。
5 @4 R- A+ U) y, ^" N, ~3 `⒉熟悉主题。
9 e% Z0 e" H/ l8 p: C( Z⒊搜集权威性意见和事实。
㈡草拟初稿
学习中
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