口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
W0 S. t) E) H" B/ s1 b' _9 `* [提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
一、分步安排，按序进行
: C! O0 b" j2 }8 ]0 R/ R2 S口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
二、主次分明，突出重点
7 v5 X9 J2 V$ F口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
三、考虑周全，有备无患
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
8 D" X7 X0 p) e/ q8 }# O. }口头汇报提纲（可根据需要增删）
一、情况分析
㈠听众
⒈人数？
( K. B/ _& e' p5 d: _⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
㈡目的与种类
+ o( L% E+ M9 v, D! Y1 m f⒈通报情况？
⒉形成决定？
⒊审查重要细节？
⒋协调统一行动？
㈢主题
⒈具体题目是什么？
⒉涉及多大范围？
⒊拟用多长时间？
' w- @! n1 D- w# r" J W5 k k㈣设备
# |' y6 a$ L+ T3 m8 @" D9 w⒈汇报在何处举行？
- _" w* V: J! q" ]! M- B7 \6 O⒉需要作什么安排？
⒊视听辅助器材有哪些？
⒋有何不足之处？
3 q t6 f! r1 X' _* K& }$ Y4 \⒌需要采取什么措施克服不足之处？
& O3 B4 r& O4 I二、写出初稿
$ Q. g, T% |; B0 G" V- \% ~㈠搜集材料
⒈认真研究。
⒉熟悉主题。
⒊搜集权威性意见和事实。
7 K! E9 O# t& C5 U. X㈡草拟初稿
学习中
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