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标题: 文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结 [打印本页]

作者: 河南老秘 时间: 2011-10-1 07:45
标题: 文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结
会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作:
一、会前筹备工作
会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。
（一）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。
（二）组建会务班子
组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。
（三）准备会议资料
会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。
（四）安排会议后勤保障
凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。
（五）布置会场
会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：
１、悬挂会标、徽记、旗帜等。２、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。３、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。４、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。５、摆放适量花卉。6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会中服务工作
在会中服务阶段，会务人员须提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。

1、签到与引导　签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。

2、组织会议进行　维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。

3、搞好后勤保障　会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。

会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务，标明完成时间，在每天会议结束后集中，核对各项工作的完成情况，交流会中出现的新情况，以便对第二天的会议进行适当调整。

三、会后总结工作

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。

1、送别会议代表与会场善后

作者: 清酒清发 时间: 2011-10-7 23:29
说得好，回去下载后研究。

作者: 生命的意义 时间: 2011-10-11 11:21
看看，善后工作应有多详尽

作者: langinbj 时间: 2011-10-26 22:11
向楼主学习　感谢分享

作者: yuyuyuyuyuyu 时间: 2011-11-4 22:28
很好很好用得上啊啊~~~~~~~~~ 支持支持

作者: 鲲鹏激水 时间: 2011-11-6 15:32
非常精辟，相当受用

作者: xjliuhy 时间: 2011-11-10 19:00
好像看看班会的善后怎么办

作者: l_j_k 时间: 2011-11-14 10:21
{:soso_e100:} {:soso_e100:}

作者: chongdong0 时间: 2011-11-15 14:01
很有用，谢谢了，楼主

作者: lvchx0227 时间: 2011-11-22 23:30
善后工作应有多详尽善后工作应有多详尽

作者: 塞边秋风 时间: 2011-11-30 20:52
pgntjtvevb,q tee epc ipmu b

作者: 随缘自牧 时间: 2011-12-5 14:23
好东西　　　　　　　　　　　　　　

作者: ◇_隐伏 时间: 2011-12-12 15:19
说的很全面只得借鉴参考秘书真是门不得放轻松的职业啊。

作者: 雨晴烟婉 时间: 2011-12-20 13:19
实用得很，要学习，才进步

作者: 123沙 时间: 2011-12-22 11:34
这篇文章真的很不错正符合我们的需要给个好评！太好了！

作者: 1057801819 时间: 2011-12-30 15:56
2222222222222222222222

作者: oklover 时间: 2011-12-30 16:11
值得一看~ 看看全文学习一下

作者: gxnyqh 时间: 2012-1-4 17:05
说得很细，很到位，要好好学习！

作者: 冰海 时间: 2012-1-17 10:53
说得好，回去下载后研究

作者: 何去何从 时间: 2012-1-21 15:43
xuexixiexie {:soso_e100:}

作者: 晓斌 时间: 2012-1-31 10:58
学习是无止境的，共同学习研究.

作者: maxdion 时间: 2012-2-24 13:01
很全面，认真学习啊！

作者: hoverduan 时间: 2012-2-26 09:19
顶下下，然后要看到了啊

作者: abcd25932593 时间: 2012-2-27 14:42
不错，对我这个新手很有启发，谢谢

作者: xiaochong 时间: 2012-3-2 14:54
学习了，学习了，学习了

作者: zyz_jsnt 时间: 2012-3-2 22:18
说得好，回去下载后研究。

作者: btgsd 时间: 2012-3-9 13:04
学习了，谢谢@看了很有收获

作者: riwkha 时间: 2012-3-9 14:51
学习下，对做好会议筹备工作有益呀，顶下

作者: 小米阳光 时间: 2012-3-21 15:26
很详细，很有用。有帮助{:soso_e179:} 。。。。。。

作者: 七星 时间: 2012-3-23 17:11
回复楼主打印下来认真学习楼主辛苦

作者: 嘉佳霖 时间: 2012-3-26 22:30
正在办会，来得及时啊

作者: cuiyx2012 时间: 2012-3-28 11:33
多学习学习，才能进步呀

作者: 晴日 时间: 2012-3-29 14:19
{:soso_e142:}{:soso_e121:}

作者: chutianshu 时间: 2012-4-7 12:17
经验之谈，受益匪浅，晚辈在此谢过！

作者: srswblp8223023 时间: 2012-4-8 02:01
{:soso_e179:} {:soso_e183:} {:soso_e142:}

作者: 逸文 时间: 2012-4-9 10:35
为了补缺，学习中。。

作者: kggeu 时间: 2012-4-9 22:10
好东西哦，大家不要光看不顶

作者: 卡尔迪克雅 时间: 2012-4-11 11:09
值得学习，值得借鉴，值得积累~~

作者: sunny-y 时间: 2012-4-13 06:59
办会是个大事情，需要细心，感谢楼主详细分解！！

作者: qixin2000 时间: 2012-4-15 13:09
很全面的会议组织学习材料，顶！

作者: aqiang 时间: 2012-4-16 09:37
{:soso_e100:}回复看看那看看

作者: lin0026 时间: 2012-5-3 08:36
好好学习！！！！

作者: 成竹在[心] 时间: 2012-5-3 17:43
无论大小会议，办会就应会办！

作者: 往事如昨 时间: 2012-5-14 11:26
学习学习学习学习学习学习

作者: 笨笨球 时间: 2012-5-15 07:51

向楼主学习　感谢分享

作者: yaolan 时间: 2012-5-15 19:02
不错的文章，不错，不错，不错

作者: liyulu 时间: 2012-5-17 00:36
公文写作中的细节问题

作者: 君当如竹 时间: 2012-5-29 10:11
非常好，很好的经验总结，值得学习借鉴

作者: 君当如竹 时间: 2012-5-29 10:17
非常好，很好的经验总结，值得学习借鉴

作者: 人社局 时间: 2012-5-30 14:47
学习了，很实用，谢谢！

作者: 河南秘书 时间: 2012-5-30 20:23
好好好好好好好好好好好好好好好好

作者: 携笔从戎 时间: 2012-6-1 19:21
办会还真麻烦！！！！！！！！！！！！！！

作者: 泰山秘书 时间: 2012-6-2 20:26
{:soso_e100:}{:soso_e100:}

作者: 新郑秘书 时间: 2012-6-3 07:45
秘书这岗位，啥活都得干。

作者: ┖甜的┌ 时间: 2012-6-3 19:22
RE: 文秘人员如何做好会务工作会前筹

作者: 瓜瓜 时间: 2012-6-5 10:59
非常有用，很是感谢，

作者: guruan 时间: 2012-6-10 22:33
很不错，要好好看看{:soso_e100:}

作者: zxk 时间: 2012-6-11 20:40
写得非常好，非常实用，收藏。

作者: 飓风守望 时间: 2012-6-12 14:35
说得非常好，值得学习

作者: 907079412 时间: 2012-6-15 21:59
适合比较大型的会议，先备着

作者: liyanan 时间: 2012-6-18 17:47
还实用，细节自己慢慢斟酌····

作者: human525 时间: 2012-6-20 11:16
简单的事中突出不简单，小事情大道理。

作者: guoerchou 时间: 2012-6-20 15:11
确实要好好研究一下啊

作者: 个个 时间: 2012-6-22 00:29
会场布置和桌面茶具和资料摆放有图就更好了

作者: 观峰1 时间: 2012-6-27 18:54
。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

作者: 河南-秘书wzx 时间: 2012-6-29 11:31
我先看后边的所以回复一下

作者: 摩尔 时间: 2012-7-9 19:00
会议有效性的20%是会后落实。

作者: 榕树 时间: 2012-7-9 20:43
非常系统详细，很有学习借鉴，复制后深入领会，谢谢楼主！

作者: delicious501 时间: 2012-8-1 22:26
学习如何做好会务工作。

作者: majingyi 时间: 2012-8-3 16:21
说的好，先下载下来看看！

作者: chenwei1980 时间: 2012-8-9 08:14
好好好，非常的受用，非常感谢

作者: 風筝╙╮yin 时间: 2012-8-25 00:04
会前筹备会中服务会后总结是一门大学问，感谢楼主总结

作者: 山在那里 时间: 2012-8-27 10:32
很多单位都没有系统标准和培训，全凭工作中摸索。

作者: 君子真命 时间: 2012-9-26 09:21
转回去好好学习学习

作者: 七月夏天 时间: 2012-10-7 22:25
(*^__^*) 嘻嘻……不错也，楼主辛苦了，支持一下

作者: lmxlw 时间: 2012-10-8 14:38
好好学习，天天向上！

作者: 306049577 时间: 2012-10-25 10:46
{:soso_e100:}{:soso_e100:}

作者: renlei 时间: 2012-11-12 16:56
好好~~！！！！！！！！

作者: 后会有期 时间: 2012-12-13 11:30
会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。

作者: 时间飞鸟 时间: 2012-12-25 14:29
{:soso_e110:} 永远学习！！！！！！！！！！！

作者: 政治秘书 时间: 2013-1-18 12:19
把文秘的会务工作涉及的方方面面都提到了，好好学学

作者: 鲲化成鹏 时间: 2013-1-29 02:33
对会议阐述非常全面的一篇精彩文章！

作者: 福钰1125 时间: 2013-2-6 15:35
开会是一门学问，真应该好好学一下

作者: eanucc 时间: 2013-4-10 08:43
这个好、要学习、办会是个硬任务。

作者: 指尖阳光 时间: 2013-4-17 22:57
很全面，但是如今一些程序和摆设已经简化了

作者: 安迪 时间: 2013-4-18 22:30
作者相当用心，非常实用。

作者: √茜寳ヽooc 时间: 2013-5-17 10:09
{:soso_e179:}

作者: 灵台秘书 时间: 2013-6-8 21:34
很有用，谢谢了，楼主

作者: 保康秘书 时间: 2013-7-24 08:46
认真学习领会，谢谢分享！！！

作者: fangjiabu 时间: 2013-8-7 13:14
真是一分好的经验总结，学习了

作者: 西域秘书 时间: 2013-8-20 00:06
非常好，值得好好学习总结。

作者: 小兵虾米 时间: 2013-8-21 15:10
好东西，学习学习！{:soso_e102:}

作者: 烧饼加凉粉 时间: 2013-8-23 22:10
这东西都是国家、省里、市里的大会，平常很少用到的，带有很强的局限性和主要领导的强制意图。

作者: 衡阳市秘书 时间: 2013-10-9 15:04
很值得学习，会议各项都准备充分，值得赞扬与鼓励。。

作者: 陕西小张 时间: 2014-1-26 14:29
非常实用，学习了！感谢秘书网。

作者: 千千 时间: 2014-4-28 17:26
这篇文章太给力了，看了此文章后受益菲浅。

作者: 给力人生 时间: 2014-4-29 17:02
办公室的会务人员学习的好材料

作者: 本溪秘书 时间: 2014-5-2 21:26
前辈总结的机关工作宝典精华版 [复制链接]


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发表于 2011-9-1 22:33:13 | 只看该作者  |倒序浏览 |阅读模式前辈们说,三百六十行,每个行业都有自己的门道.机关是靠混的,为什么有的人混的风声水起,有的人却一辈子默默无间.有人总结了一套规矩,话虽俗,但理却通,不服不行.以下就是工作宝典精华版,献给有心人.; r @% l. G/ r" {' @4 u( Z# R
1、       要时该牢记，你无法选择领导，但领导却可以选择你。

% T& ]* X4 i7 i, u8 Q8 s
2、       要学会无论在哪一种情况下都要义无反顾地把领导的私事摆在第一位。

7 D& _0 H: c1 x2 {3 k
3、       要懂得研究领导的兴趣远比研究如何搞好工作重要。

7 o+ L4 _ ?- l5 {
4、       要尽快明白一个道理：最权威的规章制度不在墙上，而是在领导的口里。

0 E2 T6 ?; d) K7 S: o* W
5、       必须坚持：给领导送礼虽说不是万能的，但没有礼是万万不能的。

7 @4 t" N: t W
6、       当领导说过的话没有兑现时，你要比领导还先忘记它。

5 h3 Z0 S- s4 n: k% t3 h0 A
7、       凡是领导说的笑话，不管好笑不好笑，都要毫无顾忌的大笑特笑。

" N* b" n/ B; D3 D' _5 A) [' j
8、       领导说错了话，千万不要去纠正，要努力去找领导错话中隐藏的真知灼见。

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9、       在你没有准备下岗之时，不要凡血来潮指出领导的缺点。

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10、听领导作报告时，座位越前越好，鼓掌越使劲越好。

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11、开民主生活会时，要勇于批评领导不爱惜革命的本钱，工作起来不要命。

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12、要经常发些这样的牢：在某某领导手下工作，我们都快成工作机器了。

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13、行事要以领导答应不答应，高兴不高兴，满意不满意为最高利准则。

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14、在办公室听到个别同事议论领导时，要义正辞严地予以驳斥，分贝越高越好。

3 T3 x0 r9 A' `9 Q
15、与领导一道负责的工作出了问题，要坚决彻底全部地不折不扣地承担责任。

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/ `0 H" v0 B( F$ Q
16、给领导撰写的发言稿切不可追求尽善尽美，要善于给领导留下修改的余地，哪怕是故意写错几个字也行。

3 t5 d" w" M- r/ p
17、受到领导表扬时要喜形于色，表明你很在乎领导的褒奖；遭到领导的批评时要痛心疾首，最好是能痛哭流涕，表明你痛恨自己不能让领导满意。

) z F; K8 E3 h* h- j
18、不可书生气十足地去追求什么原则和真理，要知道始终与领导保持高度一致才是硬道理。

2 |6 ^. B8 M7 u: _
19、要善于把领导的芝麻看成西瓜，对领导交办的事，要坚信汇越多越好，腿越勤越好，要尽量争取让领导多拍你的肩膀。

2 C* r: X' _5 u; A. c( s7 {
20、平时要博览群书，注意积累，特别是领导夫人的宠物猫易患什么病，有何偏方可治之类的知识，遇到了千万不可放过。

作者: 神秘祸害 时间: 2014-5-26 14:31
总结的很到位，感谢前辈分享经验。

作者: 灵云犀风 时间: 2014-8-22 16:06
总结得非常全面，是办好会务工作的典型教材

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