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标题: 老秘谈商务文书怎么写? [打印本页]

作者: 老猫 时间: 2011-10-12 22:47
标题: 老秘谈商务文书怎么写?
　商务文书是指在经济领域里，用来处理经济事务、传播经济信息、协调经济活动的具有惯用格式的各种文体的总称。在商务文书的写作中，一直以来写作者都是秉承固定的结构模式、规定的语言规范进行写作，这样久而久之商务文书就变成了结构千篇一律、语言缺乏灵性、叙述方式僵硬的八股文。

　　写作既是品位和风格的体现，又是习惯成自然的行为。然而人们只在文学创作上贯穿了这一精神，而在商务写作上恰恰相反，往往依从于形式，在初学商务写作时，要么模仿现成的旧书稿，要么按照教科书上的写作程序，这种情况无异于盲人给盲人领路。正是这样一个盲目的过程导致了或过于正式或古板做作的写作风格。

　　要想使商务文书具有可读性，在商务往来中起到更好的桥梁作用，商务文书必须从宏观上摈弃传统的写作思维模式，研究解决文章究竟应当“怎么写”的思维规律、具体操作技术等问题，从微观上研究决定文章个性问题的诸多细节，如：语言风格、图表展示、插图设计等问题。基于此，本文试图以探索商务文书写作语言的个性风格为宗旨，力求做到“授人以渔”、“举一反三”，从而达到提高商务文书写作质量的效果。

　　一、语言的个性风格

　　语言的力量在于确切地描述事物，运用何种方法直接关系到人们对事物的理解，进而又直接关系到一篇商务文书是否成功地达到目的。如何塑造一种个性化的语言风格呢？我想，应该尽量以目标读者对商务文书的意见和期望为出发点。

　　下面是美国《CC日间托儿所经营企划书》项目申请理由部分：

　　● 该市对优良托儿所需求甚殷。目前市面上尚未有任何托儿所。托儿所的市场规模十分可观（儿童人口为87570人），预料未来两三年内，每年将增长20%。
　　● 刚开始锁定的目标市场仅占整体市场的2%，且无任何同业竞争。这对CC来说是轻而易举的进军方式。
　　● 位于高级社区精华地段的肯尼山（Kenny Hills）社区，是最理想的开业场所，当地居民不吝惜花钱来购买我们的服务。
　　● CC有能力达成目标，成为市场中的领先者，因为它具备了专业知识和管理能力，可敏锐嗅出需求，紧紧抓住投资机会。CC为托儿品质设立的高门槛标准，将使得素质不良的竞争对手很难跨入这个市场。优胜劣败的结果，也将使得市场上只剩下像CC这样能提供一流服务又能获利的托儿所。

　　以上这段话娓娓道来，使一个项目申请的理由毫不费力地“流进”读者心里，我想它做到了以下几点：

　　1.语言表达清楚、准确

　　我们现在读到的商务公文，几乎没有什么形容词，这不奇怪，因为书店里无以计数的商务文书写作教材都是这样要求的：恰当准确、简朴庄重。然而语言的首要作用之一就是描述，请比较这两个短句：“像丝绸一样光滑”、“有点光滑”。前者勾画出一幅清晰、准确的图画。后者则可以形容很多东西，甚至湿淋淋的死鱼也是有点光滑的，但触摸死鱼的感觉无法与丝绸的感觉相比。在一定程度上，文件的篇幅无关紧要，只要文件内容清晰易懂，读者就会倍加欣赏。如果文件既有描述性，又通俗易懂，读者就会倍加赏识。描述能力固然重要，但有时候我们还需要更多的其他能力，既富描述性又令人难忘，它可以通过两种方法实现：首先通过既富描述性而又不同寻常的语言；其次通过既富描述性而又出乎预料的语言。一名会议主管在解释会议室的U形布局时作了这样的描述：这样做能“使每个人都坐在第一排”，这样描述不但表达清楚，而且又与众不同。

　　这种描述方法表现出作者的素质。有些短语和词句之所以有吸引力，是因为读者觉得新奇。这一点给我们重要的启示，就是不要把自己的选词范围局限于“商务语言”所规定的范畴内。不必担心措辞不当的风险，能够使用关键性的描述语言，使全文栩栩如生，才是最大的成功。

　　词语使用准确也很重要。如例文中高级社区的“精华地段”、“购买服务”、“嗅出需求”等词运用得非常准确，因为该社区已经是高档社区了，说明托儿所的选址是相当具备优势的；我们习惯于在“购买”后面接“商品”，在“服务”后面接“质量”，但“购买服务”却直接说明了托儿所的营销本质；“嗅”一般用来描述动物的嗅觉，在这里描述一个管理团队对市场的洞察力，无疑说明该团队的管理经验与能力是毋庸置疑的。

　　在写作时，我们会有一些习惯性的表述错误，如“中午十二点”这个表达方式，其中“中午”就已经告诉了你所知道的全部信息。还有“ATM机”，实际上这里的“M”已代表了“机器”的意思了。所以，在商务写作中，语言表达清楚只是基本要求，更高的要求是用词需要严密、准确。

　　2.易懂、易读、直接、自然

　　易懂。例文中用“轻而易举”一词描述进入该市场的难易度，明显表明这是竞争不激烈的市场，好过我们所习惯使用的“可以进入”、“能够进入”，后两个词在表达上僵硬，更无法预示成功率的大小，所以一定要避免使用一些平淡无味、不能够明确表达写作意图的语言，因为这样写很难给你的文章在语言上增添力度。

　　易读。这在某种程度上是很难界定的，但是我们都能体会出来。你写的东西要流畅，必须一个观点引领另一个观点，语气要恰如其分，手法略施变化。最重要的是，必须有一个合理的、清晰的结构来承载内容。除此之外，用醒目的“路标”简单标明下文，也能帮助读者明白内容何去何从，吸引读者继续往下读。上面例文中用了“●”符号作为阅读引领，能够使读者轻松区分阅读层次。

　　直接。表现在句式适中、段落简短。过多地使用长句往往是商务文书的显著特征。短句子可取，但也要和较长的句子结合起来，否则，读起来就好像在放机关枪。好多文书中的句子过长主要是由于句子中包含两种截然不同的观点，把这样的句子分成两句话来说，就能够提高文书整体的可读性。如果商务文书中频繁出现标题和小符号，则读者就不太容易将内容搞错，但是在写作时，对这些标题和小符号要多加注意。随着文中信息量的增加，适当而有规则地分段有助于受文者的阅读。阅读上面例文，不难发现段落小，在每一段文字叙述中，句子长短错落有致，阅读起来很流畅。

　　自然。人们习惯于用公文式的语言写作商务文书，这种风格老套或是充满公文术语，更有甚者自负或夸大其辞则是雪上加霜。以上文字寥寥数语却改变商务文书写作的语气，如“竞争对手很难跨入这个市场”、“市场只剩下像CC这样提供一流服务的幼儿园”。诚然，商务文书写作应遵循一定的写作形式，但因其毕竟也是与人交流的一种方式，所以应尽量合理地贴近口头语，这并不等于口语化。应该把握的度是比口述稍微再严谨一些，这样的效果比你一开始就把商务文书写成“正式商务文件”要好很多。

　　二、应注意的几个问题

　　1.避免平淡、套话

　　有些语言因素会削弱商务文书的力量，这些语言从技术层面来说不一定是错误的，但它们最终会削弱商务文书的影响力，甚至会妨碍你实现目标。

　　第一，平淡无奇，这是商务写作常见的一个缺憾。这不是由于你的题材错了，而是由于你写作时依赖了“自动导航系统”，不经过大脑对细节进行思考，因而没有做出有意识的选择。使用的词汇或短语往往都只给出平常的或模糊的印象，以致不能最大限度地吸引你的阅读对象。所以写作时，应先问自己究竟要表达什么意思，然后再挑选最合适的语言。

　　第二，办公套话，这是商务写作中又一常见的现象。大多数套话被人们抄来抄去，没有任何改变。这些话虽然很少引起困惑，但也不能为文章增色。如：“随送附件请拜读。”其实只用“随送附件”就足矣。“我们收到……不胜感谢。”为什么不说“谢谢你的……”。“非常快速地运作。”不如用“快捷”或者解释一些到底有多快。要避免这种“瘟疫”般陈旧老套的写作方法，努力改变这些“受宠”的套话习惯，因为这种话用起来太容易，用得太多，且不得体。

　　2.时尚用语的正确使用

　　语言随时都在变化，差不多每天都有新的词汇和短语出现，我们应该关心这些词语，因为你要跟上时代的步伐，但用法上一定注意时间的把握。

　　第一种，为时过早——处于这一阶段的新词不能用，因为很少有人看得懂，往往会成为追逐时尚的败笔。第二种，正当时——正是使用新词的时候，恰到好处。如现在的“大众文化”、“草根阶层”在社会上很流行，词义新鲜，描述贴切。第三种，为时过晚——这些词已经过时，而且听上去有误或者显得不伦不类。

　　3.数字的处理技巧

　　商务文书常常包含一些财务数字，数字令人困惑但也能澄清事实。商务文书一个重要任务就是确保数字能有助于对文字的理解，但在使用的过程中由于有的作者认为没必要，因此不重视使用数字；有的因不能掌握数字说明的方法，因此害怕使用数字或使用较混乱。下面是恰当使用数字的方法，可供参考：。

　　综上所述，要想突出商务文书的个性写作风格，就要从细节处下功夫，在这一点上商务文书写作应遵循写作的一般规律和思考原则。众所周知，决定文学作品个性风格的是语言特色、叙述方式等细节，那么，决定商务文书写作个性的同样离不开这些细节。

　　要想改变商务文书写作的文风，首先应改变学风。现在书店遍布的商业文书写作教材，里面教给我们固定的结构、现成的模板，而这些只能作为我们写作的参考，事物随时间的不同、环境的不同、对象的不同，都是千变万化的，我们只有在细节上下功夫，才能真正体现出商务文书的个性写作风格。

　　（作者单位：广州城市职业学院都晓虹杨青松）

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