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使公文的撰制质量，提高再提高，不断地臻于完善，有多条途径，多种措施。择其要者，有以下几点： H1 X; Z% r' `4 f# M. @9 }' X7 | 6 X: r6 C5 s9 O$ h V$ j* ~0 S / N; Q* ]) C% @( B2 P. E7 n ( Y$ b4 k5 b9 ?! h 1． 强化质量意识。任何物质产品、精神产品的生产者都要强化质量意识，确立品牌意识。公文的撰拟、制作自然也不例外。“质量就是生命”这一命题同样适用于公文撰拟。质量对公文而言，是一个全方位 概念，制作者都要高度重视，认真操作。有了精品意识，才会有精品成果。6 V7 P5 ]5 M, A" p
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" v- E' {$ ?1 O. F 2.开展全员培训。在公文的撰制主体内部，应该形成人人皆可动笔的良好局面，这就要求要开展全员培训。只要领导重视，措施得当，全员行动，培训便可开展，开展便会有成效。这样，一马当先、万马奔腾的生动态势就可取代少数动笔写作、多数袖手旁观的清冷局面，而且，在人员流动中，可以一茬接一茬，新的成员很快适应需要，融 入能撰善写的集体之中。 ~7 X7 R7 z4 C, R
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1 _6 |2 `! W1 v/ H 3.创造重质氛围。在造就全员动笔写作的长期目标活动中，领导班子、综合部门都要开动脑筋，多想办法，以调动全体工作人员的积极性，变“要我参加”为“我要参加”，内驱力一 旦形成，成功便大有希望。可由办公室制定长远规划与短期计划，使全员动笔写作，活动长流水不断线，并同正常工作有机地结合起来。例如：开展工作中制作公文评比活动，可由群众评价与专门评委打分相结合；开展同题写作竞赛，搞展览，配以佳作点评。在各种活动中可辅以奖励，并将公文撰拟列人个人业绩考核、职务晋升系列。" `! T* \" ?0 e& j1 {. W
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4.严格把关工作。《国家行攻机关公文处理办法》规定：“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”这就确立了办公厅（室）的地位与职责。非行政机关系列，应参照执行。有条件的单位，可自行制定公文处理办法 一类的文件，以为规矩。要加强公文审核工作，业务部门领导为部门起草公文的第一把关人，变轻易通过为从严把关，力争部门优秀稿件率高。以此为基础，办公室的核稿、领导的终审签发，均应高标准，做到一字不虚设，一文不苟发。 $ P; X9 }7 v9 m2 f I d9 z . J5 O4 t' a+ ?! z @4 I t7 Z) Q
- i! [1 D0 p, T: G6 c9 J 二、提高公文撰制质量的内容要求 . |- n6 u9 s0 k( e( ` & H6 S6 N. w7 N- O: u2 C$ m ! F! e% ]3 t3 f3 b- ~. [
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探究公文的质量．无论作者的撰拟、制作，还是读者的阅读、办理，都是将公文的思想内容置于第一位的。9 G2 q# b# ]% @9 p' c6 g2 Z
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（—）意图的传递与主旨的表达 * V W A$ E; l3 i ) q w5 T. E# n) _2 R# t! L6 z0 s9 Z. W* m( s& f" J$ ` f/ H
公文，是表达行为主体的领导意志的。这主要表现于领导者在交拟、研究文稿时所传递的领导意图之中。所谓领导意图，是指机关、单位的领导者对全局或局部制定政策、部署工作、处理问题的设想、目标及策略、打算。此处的领导，是指领导班子集体，因为我们党的领导制度和国家的政治体制是民主集中制。文稿撰拟人在领会领导意图的过程中 ，要理清脉络，善于从整体上把握，并积极思索，逐步深化，对领导意图的把握做到完整、准确、充分，将自己的思想上升到领导思想的高度。惟其如此，才能达到为领导代言的水准。 , e v$ m3 N' b! Q % M; s+ B, E1 _2 W, N 5 f& r3 }9 U+ b9 B' W7 x z 公文的主旨，是制发公文的行为主体通过全部内容表达出的基本意图与公务目的。主旨之于公文，相当于灵魂之于人体。“意者，一身之主也。”公文质量的高低，效用的强弱，主要取决于主旨。凡制公文必为事，即处理事务，解决问题。办事效果自然体现公文价值，而公文的主旨，直接决定其价值。可以说，旨高则文高，旨平则文平，而旨败文必败。对公文主旨表达的基本要求是：其一，正确。即 正当、准确，排斥偏颇、错误。这就要求公文主旨符合客观实际，符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法规、规定，符合历史发展的总趋势。其二，鲜明。公文主旨要界限鲜明，是与非，赞成与反对，要清清楚楚，明明白白。要语言鲜明，做到一以贯之，排斥前后矛 盾， 一义含之，排斥义有两歧；一说明之，排斥含糊其辞。要简洁鲜明，忌用曲笔，作到秉笔直书，直陈其事，直道而行，直截了当。其三，集中。即主旨勿分散，要聚集，做到一文一旨。一篇公文，既想讲此 ，又要讲彼，贪多求全，注定失败。其四，结合。即理论同实际相联系。这就要求公文作者摸准上情，即“上头”的精神，把握理性思维的依据；还要握准下情，也就是“下面”的实际状况，立稳公文的基石；更要全力结合，将上下两者有机地结合起来，这样，公文才能有新意，才能提高其行文效率。 0 x# ~& ^; u, `0 y P" k % ]/ I1 P' a0 | x
: [. M7 i! z& H: n 对读者而言，公文的领导意图是隐在的，只有交拟者、撰拟者心中有数；而公文的主旨则是明现的，稍加用心，即可把握。撰制者将此两点表述得准确充分，制出上乘之作便抓住了关键。 : F ^# b+ J# e! m4 r: I ( B! _/ @0 `4 u$ N- f) k! S2 Y9 i5 h* n
（二）观点的科学与材料的充实 0 `' O* {9 n2 a # @: |9 M+ r: f& \
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在公文中，作者要表明、阐释观点。观点是公文的旗帜，可为公文带来亮色。在综合性公文中，常常出现若干观点，其中必有一个是基本观点，而其他则为从属观点，前者制约后者，后者服务于前者，共同表现主旨。胡乔木同志指出 ：“写文件与写小说剧本不同，鲜明性的要求不同，关键是观点要突出。”观点是行为主体对公文内容指向的看法，只有实事求 是，符合实际，揭示事物本质，掌握内在规律，才具有科学性。只有科学的观点，才经得起历史的检验。. A- h3 C8 D" R" ?, @& A7 n4 W' [* H+ b
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材料是公文的血肉。在公文的酝酿阶段，可产生观点，体现出材料的基础性；在公文的写作阶段，可说明观点，体现出材料的服务性。在使用中，务求观点统率材料，材料服务于观点，两者应有机地结合，辩证地统一。材料须恰当地支撑观点，有力地证明观点，科学地说明观点，而不能方向不一， 例如同观点毫无关联，甚至两者相抵触。就材料的数量而言，应坚持适当、充实的原则，并非多多益善。有时 对着力强调的重要观点，材料虽然可放手一用，亦当勿滥有度；在通常情况下，选择最有说服力的材料一两份即可，以质取胜。+ U7 y1 {) X6 u0 `; V& s9 i
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5 t6 B7 u, K* E& J （三）结构的严谨与语言的准确 4 p& G& y9 O r% b: V 7 ^& S: n9 i, E# H ) ?( Y7 R/ c# v W, E) G 公文的结构，是作者依据对客观事物的内在规律和事物间相互联系的认识，对观点、材料实施全面调度，用完善的形式组成有机体， 以表现、突出主旨的重要手段和具体方式。它属于公文的表现形式，更是作者对全部内容的科学构筑。它讲顺序、讲条理、讲逻辑、讲协调。 0 k+ o7 e3 c3 C a( F0 H& u - [- u$ H8 s( ^ w, `
$ L" v& o* O% @ T 无论是公文基本形态的设计，诸如标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期，还是结构方法的运用，诸如逻辑型、自然型、复合型的正文组合，过渡、照应的正文内部衔接，都要合理、自然、熨帖，使之承接紧密，开启顺畅，严谨周密，浑然一体。' y* [7 d- W2 K
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- w" k$ D& A+ b' T& Z) C 通过公文中的语言文字，作者表达公务目的，传递信息，读者接收信息，采取相应行动。遣词用字准确、规范，成为公文撰拟的基础性要求。“辞，达而已矣”。古人的这一标准，今天依然适用。公文用语准确恰切，读者才可看得懂，明其义。准确，就是根据字词的含义、属性，将其放于合适的位置。这成为语言使用的第一位要求。要辨析词义，精心选用，包括范围、程度 、感情色彩方面，要精细鉴别，讲究分寸，选准“这一个”．做到表义单一、明晰。在此基础上，还要讲究语法，符合逻辑，进而达到言简意赅的境界。5 P6 U+ l3 X: M( Z. o
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三、提商公文撰制质量的形式要求% y9 v- S8 c: C% k* B
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% M/ t0 v: Q; n# h 形式取决于内容，又服务于内容。在公文内容相同的条件下，完美的形式可圆满地表现内容，而不当的、有缺陷的形式则损害内容。因之，在公文制作中，绝不可以为形式可有可无、无足轻重，而是必须重视，符合规范。 ( i- m X9 h& | 2 \1 y3 N/ l! K0 d- S : a% ^% Y& A7 f3 i2 r( l （一）结构安排得当& G8 t- }( V$ g
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在结构方面，公文同普通文章一样，老秘网整理，表层结构中，既含专指内容方面的内在结构，又含专指形式方面的外在结构。就后者而言，公文通常分为三大部分。第一，眉首部分，指公文首页红色反线以上各要素。包括：①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识；⑤发文字号；⑥签发人 ，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；⑦红色反线，宽度同版心，即156mm。第二，主体部分，为红色反线以下至主题词（不合）之间的各要素。包括：①公文标题；②主送机关；③正文；④附件说明；⑤成文日期；⑥印章；⑦附注。第三，版记部分，为主题词以下的各要素。包括：①主题词；②抄送机关；③印发机关和印发时间；④反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。外在结构的三部分及各要素，从顺序、规格到字体、字号诸项，都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）之相关规定。3 s4 u8 A- P% k' L/ J1 K) p; i
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（二）文面设计规范7 w' y1 z0 s9 B% {; [. \