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3.创造重质氛围。在造就全员动笔写作的长期目标活动中,领导班子、综合部门都要开动脑筋,多想办法,以调动全体工作人员的积极性,变“要我参加”为“我要参加”,内驱力一 旦形成,成功便大有希望。可由办公室制定长远规划与短期计划,使全员动笔写作,活动长流水不断线,并同正常工作有机地结合起来。例如:开展工作中制作公文评比活动,可由群众评价与专门评委打分相结合;开展同题写作竞赛,搞展览,配以佳作点评。在各种活动中可辅以奖励,并将公文撰拟列人个人业绩考核、职务晋升系列。 & L9 m1 D% V" U9 c( O7 ^ - d9 l' T! F* g( f / E5 q1 R: }; h! B& J- o$ S# p 4 Y# o, z( w1 I+ e" @- V# D. O 4.严格把关工作。《国家行攻机关公文处理办法》规定:“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”这就确立了办公厅(室)的地位与职责。非行政机关系列,应参照执行。有条件的单位,可自行制定公文处理办法 一类的文件,以为规矩。要加强公文审核工作,业务部门领导为部门起草公文的第一把关人,变轻易通过为从严把关,力争部门优秀稿件率高。以此为基础,办公室的核稿、领导的终审签发,均应高标准,做到一字不虚设,一文不苟发。3 z1 d3 q! g' J9 ~/ J7 v7 M4 P: q
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二、提高公文撰制质量的内容要求 - s1 m s ?1 c2 s 2 r( v, t) i: H0 [8 e ' D# Y4 [2 R- @1 x
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探究公文的质量.无论作者的撰拟、制作,还是读者的阅读、办理,都是将公文的思想内容置于第一位的。1 q. M# I/ Y: J) I5 [
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: S- b+ t* ~; u+ U9 ^6 w (—)意图的传递与主旨的表达1 N3 V d/ a# d; N( D! X' q
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9 S; F5 z* P4 } 公文,是表达行为主体的领导意志的。这主要表现于领导者在交拟、研究文稿时所传递的领导意图之中。所谓领导意图,是指机关、单位的领导者对全局或局部制定政策、部署工作、处理问题的设想、目标及策略、打算。此处的领导,是指领导班子集体,因为我们党的领导制度和国家的政治体制是民主集中制。文稿撰拟人在领会领导意图的过程中 ,要理清脉络,善于从整体上把握,并积极思索,逐步深化,对领导意图的把握做到完整、准确、充分,将自己的思想上升到领导思想的高度。惟其如此,才能达到为领导代言的水准。 9 a# U4 }" m! s7 s ( q" E' j/ D' i% V3 ?. ]1 H8 g) n Q' J0 V. V; `
公文的主旨,是制发公文的行为主体通过全部内容表达出的基本意图与公务目的。主旨之于公文,相当于灵魂之于人体。“意者,一身之主也。”公文质量的高低,效用的强弱,主要取决于主旨。凡制公文必为事,即处理事务,解决问题。办事效果自然体现公文价值,而公文的主旨,直接决定其价值。可以说,旨高则文高,旨平则文平,而旨败文必败。对公文主旨表达的基本要求是:其一,正确。即 正当、准确,排斥偏颇、错误。这就要求公文主旨符合客观实际,符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法规、规定,符合历史发展的总趋势。其二,鲜明。公文主旨要界限鲜明,是与非,赞成与反对,要清清楚楚,明明白白。要语言鲜明,做到一以贯之,排斥前后矛 盾, 一义含之,排斥义有两歧;一说明之,排斥含糊其辞。要简洁鲜明,忌用曲笔,作到秉笔直书,直陈其事,直道而行,直截了当。其三,集中。即主旨勿分散,要聚集,做到一文一旨。一篇公文,既想讲此 ,又要讲彼,贪多求全,注定失败。其四,结合。即理论同实际相联系。这就要求公文作者摸准上情,即“上头”的精神,把握理性思维的依据;还要握准下情,也就是“下面”的实际状况,立稳公文的基石;更要全力结合,将上下两者有机地结合起来,这样,公文才能有新意,才能提高其行文效率。5 g- Z. ]: @5 ^! u/ i& B
' n c r6 k7 v4 u, c) I! j 0 d% c* x) a7 r2 O2 ^ 对读者而言,公文的领导意图是隐在的,只有交拟者、撰拟者心中有数;而公文的主旨则是明现的,稍加用心,即可把握。撰制者将此两点表述得准确充分,制出上乘之作便抓住了关键。 . `! C8 ]" K3 b+ i+ O) G3 L0 U 2 ?8 z/ |7 j4 `) a% ?' M3 m9 \! w+ F
(二)观点的科学与材料的充实% {3 t& V4 u# o
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3 E% f; F0 b V, H! |/ Z( v 在公文中,作者要表明、阐释观点。观点是公文的旗帜,可为公文带来亮色。在综合性公文中,常常出现若干观点,其中必有一个是基本观点,而其他则为从属观点,前者制约后者,后者服务于前者,共同表现主旨。胡乔木同志指出 :“写文件与写小说剧本不同,鲜明性的要求不同,关键是观点要突出。”观点是行为主体对公文内容指向的看法,只有实事求 是,符合实际,揭示事物本质,掌握内在规律,才具有科学性。只有科学的观点,才经得起历史的检验。4 j" m4 F4 j' w' h$ {* z5 _, w1 W
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材料是公文的血肉。在公文的酝酿阶段,可产生观点,体现出材料的基础性;在公文的写作阶段,可说明观点,体现出材料的服务性。在使用中,务求观点统率材料,材料服务于观点,两者应有机地结合,辩证地统一。材料须恰当地支撑观点,有力地证明观点,科学地说明观点,而不能方向不一, 例如同观点毫无关联,甚至两者相抵触。就材料的数量而言,应坚持适当、充实的原则,并非多多益善。有时 对着力强调的重要观点,材料虽然可放手一用,亦当勿滥有度;在通常情况下,选择最有说服力的材料一两份即可,以质取胜。 $ {8 L% A6 p% B1 L: s+ w1 Y! W8 M : p1 [* _& B- g# P P H3 S8 W: D9 f7 _' w0 x
(三)结构的严谨与语言的准确 9 t( K0 R( E( G3 j 9 b' X; s' |" g+ m. \ : L8 z3 H, D4 o' f. t3 t5 Q 公文的结构,是作者依据对客观事物的内在规律和事物间相互联系的认识,对观点、材料实施全面调度,用完善的形式组成有机体, 以表现、突出主旨的重要手段和具体方式。它属于公文的表现形式,更是作者对全部内容的科学构筑。它讲顺序、讲条理、讲逻辑、讲协调。) s# x6 r1 P8 |0 V& P
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无论是公文基本形态的设计,诸如标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期,还是结构方法的运用,诸如逻辑型、自然型、复合型的正文组合,过渡、照应的正文内部衔接,都要合理、自然、熨帖,使之承接紧密,开启顺畅,严谨周密,浑然一体。* B. F# z3 W6 \0 H
% C. C# B6 y5 `5 M# P! A0 d) p* N* u 4 ?% Y+ A9 {* m9 e+ C; s7 Y$ H 通过公文中的语言文字,作者表达公务目的,传递信息,读者接收信息,采取相应行动。遣词用字准确、规范,成为公文撰拟的基础性要求。“辞,达而已矣”。古人的这一标准,今天依然适用。公文用语准确恰切,读者才可看得懂,明其义。准确,就是根据字词的含义、属性,将其放于合适的位置。这成为语言使用的第一位要求。要辨析词义,精心选用,包括范围、程度 、感情色彩方面,要精细鉴别,讲究分寸,选准“这一个”.做到表义单一、明晰。在此基础上,还要讲究语法,符合逻辑,进而达到言简意赅的境界。" G& R5 Q$ }' d$ v3 G2 x
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( K3 W8 a. k! Y4 X 三、提商公文撰制质量的形式要求 2 K5 [- z! R# q2 x- ] # p8 W S/ f d1 E0 W$ Z
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形式取决于内容,又服务于内容。在公文内容相同的条件下,完美的形式可圆满地表现内容,而不当的、有缺陷的形式则损害内容。因之,在公文制作中,绝不可以为形式可有可无、无足轻重,而是必须重视,符合规范。+ W1 Y" ?: o% N V
1 J/ n; G' m+ Q9 l3 I' m' T2 w, e 5 T' N2 o+ s `4 O (一)结构安排得当. V5 ?& V1 s i) N7 G: Z
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) o, j1 J3 B8 o# z 在结构方面,公文同普通文章一样,老秘网整理,表层结构中,既含专指内容方面的内在结构,又含专指形式方面的外在结构。就后者而言,公文通常分为三大部分。第一,眉首部分,指公文首页红色反线以上各要素。包括:①公文份数序号;②秘密等级和保密期限;③紧急程度;④发文机关标识;⑤发文字号;⑥签发人 ,上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧;⑦红色反线,宽度同版心,即156mm。第二,主体部分,为红色反线以下至主题词(不合)之间的各要素。包括:①公文标题;②主送机关;③正文;④附件说明;⑤成文日期;⑥印章;⑦附注。第三,版记部分,为主题词以下的各要素。包括:①主题词;②抄送机关;③印发机关和印发时间;④反线,版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。外在结构的三部分及各要素,从顺序、规格到字体、字号诸项,都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)之相关规定。 - T, z) f4 _% }- r" P: F% Z' l ! R" S( r; B G2 |* ^
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(二)文面设计规范 2 V0 H/ \* i2 N" ^ ! T/ ?" k& O3 b Y