: O. l6 @# }& I+ Q+ O ! @2 U5 Y- J5 ]) G# i+ E# a
8.2.4 附件 + u2 d" A4 Z0 O, ~9 Q) U7 e9 W) t5 u# Z1 ~3 j
2 n* k: Z( h. d9 S, Y p+ w 公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。0 n5 I3 }7 V/ u! Y2 M- v% S
! w6 y& ]7 r. H2 U. l; j% }
" W1 v. {2 Y" |) h1 b! ] $ k, g H% r% j/ E8 Y& T8 T 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。 : a3 g. O9 @0 @& I1 f' `% Y4 T : l7 N4 ^3 x( Z1 |$ M 1 }6 B% m) ^- z: W E0 b0 U3 _/ l8 m
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上; * [, [: Y! J) }6 d4 k; E8 [' L9 t0 B) A$ ^ a) D9 K
* T4 H; H: p1 t: _9 `' ?
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。 : q9 [9 v m1 V4 K( M% j3 X6 \) ~5 _3 J+ ?, a* y
( ^* a, r% y6 d 8.2.6.2 联合行文印章 " k" ] l, Q5 Z; D 2 l8 O! `# G9 z3 m5 Z' r8 K ) y- K2 k7 D% I, B3 P4 Q/ J( H 当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。# O3 m$ v, f( i3 ~& `& O p+ c6 }
# p9 u2 T$ Q) T! R/ P @0 l% r 4 A) z/ `" {* }4 Q4 K% y 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4 [5 m+ ^! ~: V# Y' t
" c4 F9 p( P& T8 v, c - {! c3 f( l9 U. z% k. @4 v# m' ]
8.2.6.3 特殊情况说明4 I0 S* g2 r4 N6 x# [
u( P0 I/ L5 ~* ^- `% X
4 T o4 V, O6 [+ \) W# L, F- P# F& @
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。7 l2 {+ m+ U1 y
8 x& B; W6 w# A& [3 R3 y4 z
& ]1 A5 k% L! a& c" S
8.2.7 附注0 m+ _7 G( @; t- R: H4 h. q8 I
. Y* H' c4 G$ v' U$ [, z7 u
$ @- J* V( s. k0 N0 R1 x% n
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。 4 [9 y6 C N( P6 q 5 u e3 n* w: u- ~4 j8 R' G- X 2 z) Y. j. b5 i 8.3 版记 4 Y, j% B0 M x, ~! A ) R! z8 G3 }* o8 s! ^ 0 x# ~: T$ F" k: m3 i/ H1 [ g
8.3.1 主题词; ~5 S- I4 G4 k; }6 X) {! g
. l4 T6 P2 X7 l3 N# m
: K1 @9 u: J5 I; }# g5 Q1 T9 ^, e
主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。 % c. A' o* k6 c2 I' x ( o. c R3 ^8 S s7 Q& s9 y . _( m. ^. k' C5 s/ j7 t
8.3.2 抄送 ; X9 U% I n+ D2 F" ~ G8 f) D* z5 D6 D8 [
" z3 o! `# w; |! ~ 公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。 , S' O: o/ _( ?$ k V, Y& V3 |% O7 L6 l/ ?& G
! P7 L( X) V0 `4 H) X
8.3.3 印发机关和印发时间 / H% N X0 h: ?+ p7 g% y0 D $ X: c) [) B9 C7 T, p & Q/ m$ e9 d. O
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准,用阿拉伯数码标识。 6 Z6 U) L6 P- L" s. A& ^% L & P; W9 @" z! `" Z 4 f* i, r: ~2 S; K 8.3.4 版记中的反线 6 Z9 @7 z$ D }* L1 C9 F1 i ' u# \; j& X; ] f' b) j1 o " z; m9 V- p5 v+ v: a/ } o$ [( |) e6 d
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。. C9 D3 R+ B3 f1 _8 E
2 H+ I3 }$ b, s! q1 W
! A6 E& Y9 X: L
8.3.5 版记的位置 * u: Q- J1 X6 B8 `- r: ?+ h ' ]- l& q4 C7 v B- [" o 0 @0 f/ M% h. e% ~
版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。& q3 g f9 Z' u: ?
. J" @" [7 T$ i2 I 3 P+ S4 t. J, w8 F* q* S
编辑本段 ' D$ T. q" T0 C/ y8 e9 页码 7 X; g: v4 C7 D( C4 u 用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 ; M4 t0 l1 P1 {/ }: b% k: p% C, G+ h; C2 y% }& @$ a! k9 w
# Y: f9 M, @! m3 ` X3 E
编辑本段 + y' f1 ?& `7 p1 W2 {4 n- U- i6 q7 B: {10 公文中表格/ H. w$ O' J! L" h
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。 $ Z: _7 q5 F Y# s3 L% x9 e9 s9 o+ W) G6 x% A
/ X( t Y5 k) a% {
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。 & t; d& t1 g6 ^, n8 c9 n + J0 ~6 E9 i! \7 @. h- l3 H % _: r( r9 @0 w: C- k' }# O& G. S编辑本段3 _; q/ E# ] l2 }0 M* L* M
11 公文的特定格式( b8 ~- k+ s* s( X& L; r
11.1 信函式格式 + O. F& i( B& C7 h; l- J. r, b s9 u3 E! S+ ]5 d
; ` s# W2 H" W$ v. j
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。8 b6 r9 @) t' l* F, I! e7 d
7 S5 K! x; } Y/ ] s4 v 4 n L R' o" C. P7 B' r
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。 % h% z& H2 { P1 P. R' p4 P0 ~! w) s+ }; a5 |
. w8 `$ c. H, [7 ~ 公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 2 O! B% S) m3 |9 O) P# [3 J9 w7 T- g2 j! f2 [ Q
. A( j D+ Z w7 w5 M
①标题; ]4 z7 }6 @7 p
, J% j' D' I; q. H- j
4 B* t/ L( H5 | ^8 d / H8 f' c9 m* x
一般包括三层:简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求,如:"务希研究承复",敬请大力支持为盼"等。% v( V: c1 N- _. S4 h O
% B+ \) w% v3 j& e
- e0 L4 e, z$ v7 l$ e" p, ^1 e
11.2 命令格式 H' T- q# A+ y6 y) f: E' s S3 t: p1 y: e$ O9 h5 y
6 E. z0 O2 m6 m2 k/ c2 _3 C 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。' I; i7 o+ @; g
: L+ J, O O% J1 Q% N
5 j! q, Y* Y2 U# J, ?! o作者: 老秘网 时间: 2011-12-13 08:22
《国家行政机关公文格式》释义 & a7 X( S3 @4 o; u. n" O* u
4 ^9 G$ o5 |; y& a1 S( ]$ @3 k( A9 G1 H
9 o. \ H6 Z' Z4 k0 G# `5 W5 G2 p% H- l# ^$ L' R& R* Z5 y7 b8 p
9 R' v6 X8 n# b( ] 3 F$ P/ O* D6 G! G- h 1、范围 " K" l( l [) k/ k" X 0 U/ M9 I' F( { I0 W. @ 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。$ i! R3 ~: E4 ^, g
. |+ l' \& w+ e. U& X 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。" ]$ t* T- d8 }
, d# w/ x" i) H/ k+ q( n
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。 - X+ P0 n9 c5 R) G0 U; j ( l3 ~/ O: w& G" V! x [ 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。 5 ~7 h: W( i4 p# H- k d' D; Z- W. S z+ k
(1)内容范围 6 A! R9 u; z% }6 b- X7 W3 E3 ?1 M! C, ^/ y
内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则,并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。 ' R8 D4 q, {" Z/ ?8 [! t" Y 9 Q2 v+ K, j. J2 V3 T (2)适用范围( x: ]9 l4 Z: G' ~2 E
; _. s% {% s' q- k/ ], e 本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。& T! b( _/ I& a$ I" N
! Y+ N0 H* B3 \/ l
(3)特定范围4 [! V& X$ J5 E9 Z2 E
$ {; b& ~7 V2 R: W% s/ q
《办法》规定,少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同,执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。! i* H7 g4 Z0 ~. C: M
5 g) p9 q6 T& z0 j- n& B ; w" ?( K% O9 o
7 x# G. f! l$ T# R' Q$ X2、引用标准 ' Z n1 l" V+ k+ [, i% _8 D: b' Y: _, i7 H
GB/T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 ( q- O p7 g! e& B7 B4 Y1 N, \1 S( t3 X; S
在本标准中引用的国家标准GB/T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸,在一般的公文用纸中,主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的,因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中,公文用纸的纸型为A4型,即幅面尺寸为210mm×297mm,并规定各裁边的误差为土 3mm。因此GB/T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB/T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。 4 \2 m l! I, M- u& w $ x) }3 ~( }5 k. e$ |' y. r4 Z ( S* i4 Y2 ^; {4 k9 [7 {2 P! a1 X! S* a1 U2 C7 f2 V# K+ Q. O
3、定义 # B% E) d; {! Y& u3 f6 I# F* j. A! o X" d; R9 |$ m& r
本标准采用下列定义。 0 A, M( h& ^3 S- j ! l5 W. l2 ]5 `2 q& Z7 M F8 A C 3.1 字 Word- P5 S4 e1 E2 p0 r- }! o" d c0 J
- N+ u% U: T9 S' V7 p( u8 W1 f, u 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。+ L8 P) M' k% E4 n9 a* t
3 `5 g6 q! x( @& y
3.2 行 line2 ?2 Y% }# r$ N8 M' J
7 f0 a" J8 l1 { k7 O7 i6 B1 x
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。6 N Y3 `/ \/ D1 h4 l* `) C
% t2 P' Q9 i! E! S! C* S
在本标准中为确定公文中各项要素的位置,就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此,对于公文的横向描述形式就是“字”,纵向描述就是“行”。在这两项定义中,“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。 0 R: O. H0 u; P% {9 N1 {: s0 h) f2 s. v% G; ?% H6 T) @0 E' k
: z9 h5 k7 U$ P r1 [- n/ [) q0 @4、公文用纸主要技术指标. b8 c3 Q( k) m
, A* c, H- @6 ~) K& M0 D 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m一80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%一90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5—9.5。 c; h& j0 l. v$ E ; H5 U) I- c. l# E2 P' t* \ x) O( I 由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求,因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 : L! b; a& Q; {0 o: _( B. Q) Q+ f9 }) o8 u" {( ?0 ?
公文用纸的质量为60g/M2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g/m2的胶版印刷纸,一般公文用纸可以采用70g/m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法,各使用单位可根据自己的情况具体掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。 & U( x- r; s# F) { , {0 L2 l7 j" E! Q( K6 _ q 公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标,进行分析总结得来的。纸张白度如果过低,看上去纸张较黑,如同报纸一般,很不庄重;纸张白度过高,反光度加大,看上去晃眼,特别是在晚间,纸张白度过高,对视力影响很大,时间长了很不舒服。 , U3 Z8 ^% Y; j4 w* \$ f* Q8 K8 N, }" w- M
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转,如果公文用纸过脆,没看几次纸张就发生断裂,使公文不能完整地保存,将直接影响公文效力的发挥。2 p& h; L5 g: y- l' C: o
, g8 Y# \4 G+ N T5 n" W* _' T 不透明度≥85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高,在正反两面所印的文字就会出现相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高,影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。$ \, M6 M! q" O1 z% k
3 w2 @1 e% f# n! j2 g. s pH值为7.5—9.5是根据国家档案局制定的行业标准DA/T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。 ! |# ~ w. ~/ E e4 L$ L w# W- [& [3 H
这项行业标准规定,存档时间在200年以上的一般耐久纸,其用纸的pH值应为7.5—9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要,因此有必要对此项指标加以规定。 / }" G# K( B% x8 N- h# b$ p0 `! j+ _: x* E0 R+ j
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5、公文用纸幅面及版面尺寸0 o& k* i' u. N, l0 e" z$ d
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5.1 公文用纸幅面尺寸 9 d$ ]9 x6 O3 W" h3 R/ E+ A7 [5 p! w
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148。 X: y" a+ a! ^' \/ E) C5 a7 a% a( O* L
5.2 公文页边与版心足寸 * O w! l U" C; c* y6 `, G . W; V% H! w" m7 R3 x: ], _ 公文用纸天头(上白边)为:37mm±lmm 6 ~" O3 l2 d" v5 i6 W* A# W & K% N0 h7 r. E, | 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm3 V( B' L% P# O& r) U; L
! q5 `7 W D% ^# N1 M/ _! a 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码) ' _% i+ V0 I8 q. @7 a$ i0 @& s o+ |. Z1 v
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型,而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。* {; D5 c% I- e: G& u
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作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑:/ G" Z/ U) a( R6 Q. T6 y
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(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 9 z9 G, D+ @. d3 c& |# J " k- j' s0 U9 H! {& e& F0 | 国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准,即ISO 262:1975,其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用,即可容纳较多的信息,又大小适中,让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。- }2 L7 C3 C5 E
8 F. P3 f/ Z( |, w' u 鉴于A4型纸是国际标准的纸型,因此得到各国和各国际组织的广泛应用,其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中,修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查,在所收集到的公文范例中,无一不是采用A4型纸作为公文用纸。5 X g1 N$ i) ]5 H
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(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件! C. e# C5 Z7 a C; R
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我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB/T 788和GB/T 148。但考虑到我国的实际情况,在这两项标准中,还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及,各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸,同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能,使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB/T 148和GB/T 788已作了修订,明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸,这也为我国公文用纸采用国际标准A4型,使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。/ R. C( b0 K, q4 e
& Z1 t" n- y. ~5 s7 x (3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析 4 o. R2 \0 e% p7 R5 ]" i. o' n2 k0 T) H: ]5 E! T5 I; L* l, |
长期以来,我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。 # [' r6 X; ]" T& `0 _$ ~. y0 n; k5 V
用这种纸型印制的公文承载有效信息量小,不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格,还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一,导致有的政府文件的前后页大小不一,公文质量受到影响,也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格,无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm,可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型,采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。 ! Q3 w" y' A T% Q1 [! ^1 n, }5 w. \' d$ V2 j! F
将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型,是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看,我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备,并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机,绝大部分都是以A4型作为基本纸型,很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新,可以印制A4型公文。& [5 U6 F$ Q7 W* ]6 ?; S
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目前,淘汰16开型纸,采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。 0 {! Z2 y9 a1 K* X; R- j' [2 Q) X! C' w* r2 b
1 T9 S" l8 ~: \% c' w$ z # n, ^4 h( \. a# U- _. |; N: B6 \6、公文中图文的颜色 9 e1 ]5 j0 R4 _ 0 H; R$ ~. ^ o6 k7 ^ j' a 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 % U9 J# f1 y' e8 W8 K0 O1 n% E e
公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复,在此作总体规定。 8 ^+ [) e5 [. N1 D I" d5 K6 [; v3 c, U& t, x) M ; \' C$ p* m: c$ Z8 Q0 R/ g- ]
) U2 J: `) |( p9 l( r* c4 \5 X _' Z' h" m5 U& B
, y6 }' ?' p x' I- j/ H
9 K7 B/ B }, i; l" N$ P 正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。4 @6 g% W! o- l3 L
* h, Q7 z" D) x* d& @7 Y. E6 E. x) r
7.2 制版要求 / D$ ^; t! r$ _; `5 ^ 0 {9 M8 T$ n* U/ J" N* D; G 版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过lmm。 * ]1 w' e. M4 X3 v1 @' e2 `' K( [1 m2 H7 E0 l+ ?" v% P) _% y
7.3 印刷要求8 R/ Z: `: w# |. m3 p+ B
' I# w! V( s+ R5 R- R 双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。 2 ?% X& G n. x G* @* B' J . H+ Z0 h) }' ^$ `) W. P# W 7.4 装订要求( }" [# y. J( s: J( u! m3 x& t
- q0 z8 y3 a: N7 z) { 公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm,四角成90度,无毛茬或缺损。 8 f& x2 u! c; @( g$ V* | / I. ] @1 N8 I; i5 W 长期以来,我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求,使得公文印制和装订不规范,质量差,也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来,主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。; y- o* W3 {6 a0 C1 p6 H2 E w
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(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定,是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下,应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时,就需要调整某一面的字数和行数, 以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 3 k2 F& A$ ^+ H$ f8 M& y6 S1 Y1 T& h T0 t) I0 g
(2)在标准中给出制版要求,是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定,以保证公文印制质量,减少不合格公文的出现。1 ?! U5 Y% Y; } g# J ~
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(3)在标准中给出印刷要求,是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的,在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标;这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是,为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致,在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标,只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文,就可以基本保证公文的颜色的相对一致。 : k# P0 j3 u0 N# ^! Z( o & q1 e5 b: E- S* n" ?, z0 V (4)在标准中给出装订要求,是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存,对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现,一些公文在装订时不规范,散页明订的现象普遍,坏钉现象时有发生,钉锯的钉位也很不规范,因而导致公文掉页现象出现,直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定,就是对形成公文的最后一道工序严格把关,以保证公文的质量。! f& d* K. G6 I
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8、公文中各要素标识规则 8 E2 s6 h" i5 L3 d + ?$ U/ P. b# ?. t8 {) w 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。 6 {1 r% T8 [* r ]) i2 P8 b 5 Q {2 C! t- s4 j# ~ 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分,是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用,“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分,是为叙述方便,更重要的是这三个部分各有其特点,具有相对的独立性,界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定,掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定,就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。4 V m8 @8 [8 T# `; [/ Q B
5 W& A, f: r M/ S 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。8 D5 H5 `8 |5 S9 t2 ?
) b1 ?6 | n, b 发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。5 v4 x# [2 h; `3 O( Z" d
' w) J# j+ u" a ?0 b$ a R6 s& m 联合行文时应使主办机关名称在前, “文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。* t) Z. z" U) A8 N: k$ W( D
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发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 ) @3 I7 S3 P/ C7 }0 r' w ) F" H. K, K8 y* c6 b O d 有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字, 如国务院就有“国务院任免通知”红头形式,本标准给这类“红头”留了余地,未规定一律要加“文件”二字,但只限于特定的公文。一般来说,行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。 9 Q& p6 _- i0 x' L) u4 W- h+ x4 q/ i; B" v0 }% g( K1 G. f
发文机关标识的字体,本标准推荐使用小标宋体字,是因为小标宋体字显得庄重,其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分,应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。; N8 x7 i% h0 k8 R" c# {# @) M
, p3 a3 ?; Z5 o" E 发文机关标识的字号,本标准以22mm×15mm为高限,现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限,就是要求除“国务院文件”以外,其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”,以显示国务院作为最高国家行政机关的地位,具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。 9 O* j; l# {1 ~6 d; D# p 3 e/ \; b. `1 |# S% V4 F9 J 关于发文机关标识的位置,本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意,即使上述3项要素均不需要标识,也要留出这段空白,也就是说,在设计文件红头时,发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm=62mm的距离。: T8 U j" E. Z. ]
( j4 R+ x7 K8 f1 n. v4 t 第二种仅限于上行文,凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上级机关批示文件用,也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm=117mm。! T- F' p( A. W( a
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各行政机关在设计文件“红头”时,两种形式均应具备,即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm,上行文发文机关标识距上页边为117mm。 H3 B% {9 J6 o0 s2 b & h0 P4 M8 D4 [- r* f" ~7 _# { 关于联合行文,本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联合行文),就可能出现把正文挤出首页的情况,而公文如果首页没有正文,使人一看首页还不知道文件内容是什么,是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文,发文机关过多只能挤发文机关,不能挤正文,可将发文机关字号缩小,行距缩小,直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。 " }' F" H( P1 E; \! w ' ]! z; F# _' J2 [# Z( F, y* ?6 [! s( e1 y 8.1.5 发文字号; P6 @/ ]) y/ o! [: g5 S$ J$ ]
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发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 - U" k' q; l" L% ?* T# k9 v- u 7 j6 }6 m' X, I4 w 发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等,“铁”代铁道部,“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要,特别是知道了文件的主办部门是谁,可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次,如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”,“国”代国务院,而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多,可能各有所代的层次,但尽量以简化为好。 5 }+ e# H3 \4 G$ ]+ m1 q/ \5 v
年份要用全称,不应简化,如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起,今后也要按本标准的规定使用六角括号。( r$ ]/ _5 q# Y7 Q m. P8 |
! ?0 {, A6 X' _" T' W) N 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期的标识位置见8.2.6。 8 x8 f/ [* l2 p9 R: J# x6 s7 ? 6 |9 H+ t4 t w/ h+ ~7 m" Y 成文日期是公文生效的时间,是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间,在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性,本标准规定成文日期要用汉字书写,即俗称的“大写”,不能用阿拉伯数字与汉字混用,同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”,是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列,而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。 ; w- Y" X$ w2 t) A9 k P! x1 n0 u1 J& M } s. s9 H6 N/ G+ ^
由于印章一般要盖在成文日期上,成文日期要依印章的位置而定,这一点在8,2.6条会分别介绍。% K e) M: g3 M! V& {: W
: `% ]/ b% b' M; P* }2 h 8.2.6 公文生效标识% y; V" T' P; T' { _4 x+ n
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公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。; A% B, q* n5 W1 \- i
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8.2.6.1 单一发文印章8 H9 _! @% A, B7 J$ |
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单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;力g盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。( S7 J# D) W$ [' A" ~
2 I/ i e* E& M. {: v& H/ D 印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外,不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能,《中华人民共和国刑法.》第二百八十条规定:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、 印章的,处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的,处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性,提高印章的防伪性,本标准对印章的格式做了详密的规定。: _2 o, Q2 d/ u+ H# s6 ~& N& C
: q$ V8 d+ j/ p2 Q' E' f+ Z 对只盖一个印章的单一机关发文,本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字;纵向与正文的距离要依印章的大小而定,其标准就是印章加盖在成文日期上,上距正文l行之内,也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文, 因为如果空白过大,就容易被人私自加入其他内容,即“变造”公文。 1 F# Z6 G! @3 X ; J- I& `, m. y( K 本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单,但执行起来却要认真对待,特别是手工加盖印章,稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微,把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章,制版时也要严肃认真,严格按本标准执行。 4 M; v* L; J/ K0 E $ A# D/ k( v. q3 d% m2 M$ e L 本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式,适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是,印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期,仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定,一是显示印章的庄严性,特别是完整地显示国徽;二是增加成文日期的清晰度,防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式,适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。 * V! n# m4 {5 {8 Z, q# d 7 z7 U- E9 ]9 C) x# a6 A 8.2.6.2 联合行文印章, J5 A* Q" Q5 m
" q1 R: t) e! D6 V7 f+ \/ x 当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主力、机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。0 W% v4 [+ k0 n0 l: l& f- {
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当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。3 W. _$ ~7 K" c3 B
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两个单位联合行文,本标准规定应将成文日期拉开,左右各空7字,主办单位印章在前,两个印章均压成文日期,互不相交 或相切,相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。 + l2 V v6 L, r& C: q# B# v+ c3 _7 a7 e, V: }* e
三个单位联合行文,会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上,也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备,其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此,如果公文出现空白印章,就等于把单位印模送给了所有收文对象,极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章,本标准做了这样的规定:所有的行文单位都要署单位名称,将印章加盖在单位名称上,这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个,这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前,协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时,应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置,右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交,每排印章中心线对齐。+ B0 X) L- |7 M8 A) e. o% _
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本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式,即不管个别印章适合哪种加盖方式,而统一采取一种,要下套均下套,要中套均中套, 以保证印章排列整齐、美观。. n, |# {! n; ]) U! a8 b, X1 C
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8.2.6.3 特殊情况说明 ( p) O1 }0 I1 f4 G3 W+ V9 O: X) N! v1 B5 m
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。4 I: L: X3 R" I4 J. ` V& V* p
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现行公文常出现一种“此页无正文”的格式,即当正文之后的空白容不下印章位置时,需将印章加盖在下一空白页上,于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”,并用圆括号括起。( u( X8 @: N, }) H% z! A1 }3 L
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这样做是考虑到了防止在空白页私加文字,但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口,本标准作了规定,即在出现上述情况时,以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小一两行字距,挤出能容下印章的空间。这样,使印章与正文务必同处一页,不留任何空白,堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定,出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后,各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。 . K3 }6 h: Z6 u Q4 J& e* u& O- o- T7 y4 m! O. }1 M4 R
8.2.7 附注 - E4 q7 j) x% K0 u) F$ M% V/ L5 v+ _# I! ]
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。 " z) z& z- @, G9 j) V# c" |* l- }- R4 _
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县团级”、“此件可见报”等,不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决,这一点在使用附注时要加以注意。4 C8 Z$ u# E& @* m, U
# D8 u) |/ S! ]" k4 E7 m8 X( C, B, n 附注应用圆括号括入,左空2字标识在成文时间的下一行。 * F7 Z/ S% N6 g) [4 [0 c/ \6 J; b5 Y! p" l8 y$ J
8.3 版记0 m6 e, W1 {. u
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8.3.1 主题词6 G3 L8 ~$ f/ E5 q2 `$ Z1 b
" |% K$ V$ K4 R: s “主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。 O5 ?, p" s& z4 S3 w0 m3 f8 F . Z+ @+ T, Q2 q& S- I$ w 主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。 . F1 E9 ~8 Y, Z# D % j; `/ R$ c+ n 本标准规定主题词居左顶格标识,“主题词”三字用黑体,后标全角冒号;词目用小标宋体字,词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同, 同时要注意词目之间不要加顿号,而是空l字。 2 @; v! Z% [0 J, E r" I9 ~& L; G7 D; _+ v
8.3.2 抄送机关 ) s m8 h+ a6 S9 I0 I1 j7 G7 K N3 |
公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。 4 {5 p, L8 w& x7 o( ]8 y6 K- E. i: e* P0 v( h# p' m
本标准规定抄送机关标识于主题词之下,要注意三点,一是抄送机关居左空l字,这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐,这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开,最后要标注句号,这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关,同样有防止变造公文之意。 ' T3 k% w% W- b8 ?& L. B/ e: s) |9 N4 A# F% D2 Q& h3 q
如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关,前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明,标识方法与抄送机关的标识方法相同,即也要注意上面提到的三点。 " S0 m- ?7 L. h9 x, ~/ _1 S) J" @
8.3.3 印发机关和印发日期+ V- w" ?* w( T6 O( }
3 ^# p# J" E' T 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。 $ W5 S2 F" U: L6 \+ \% |1 m+ p ; A. N! a: V7 a& [- t- n 印发机关不是指公文的发文机关,发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅(室,)或文秘部门。有的发 文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门,也可标识发文机关。 ( u0 S' w2 R8 n+ D4 N+ @) N : {3 I& @$ ?) w, x" [4 z 标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说,公文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明·了印发日期以公文付印的时间为准,是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,均有利于公文的办理。/ L) e7 e1 ?6 [. O/ ^, \5 H( F
@! y% S4 b( `% ~/ L+ j0 \# W) ~/ u* k3 u 本标准规定印发机关左空1字,印发时间右空l字,并且只能占一行位置。因此,印发机关如果字数太多,可以自行简化;本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识,也有尽量缩小位置的考虑,以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。 ! k9 }( d5 G5 J5 |5 G/ W 4 h1 o: Y( J+ F) i( X' n1 b 8.3.4 版记中的反线! f' R% a9 h9 Q$ F. ^
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版记个各要素之下均加一条反线,宽度同版心。8 U, m3 E# F- G/ e* x2 Z" J
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本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开,一是为显示各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线,具体标识方法可参见标准中的图4。, i' U# L" Z) q2 b! J
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8.3.5 版记的位置 + U$ S* O& g$ g7 ]" W ' e' `; H* t- x( f9 _ 版记应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。 . V. n6 F3 \* Z) N3 T2 X3 ~) e/ J+ {( h; z
本标准规定版记置于最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的 最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定,是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显,即印有红头的首页,而结束部分就是本标准规定的版记。这样,红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分,由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况: , v$ Z0 j. h2 J * o2 J; r" y9 z4 I) D- t (1)公文主体之后的空白容不下版记的位置,需另起一页标识版记,此时版记要放在最后一面,即使前一面完全空白也没有关系。4 }1 t' z& O8 d! l
8 h# M3 p; |! ~" i! }6 N (2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。7 G1 Q& T7 O, A
. V! ~" i+ J0 y1 ]" _) A# U (3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记,而该页又正是4的倍数,此时版记应置于该空白处,以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件,该文件后面也有版记,此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记,转发文件还应标识自己的版记。. q: J" z( i) c
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9、页码 7 ?+ P0 h- H. i0 u& q9 [5 c7 s U. g$ M/ _. [) m- A" n6 i1 x
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6 @/ {0 d3 I* g( }5 Z! \8 ^ 用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 4 i7 r0 ?) z% v, p' _- u L ; A) N' f) B& k1 F/ ?" j2 U7 F 本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角,并在页码左右各放一字线,是为了方便阅读。 ' w" P& d( r `) W1 l9 d9 [0 j4 A3 K* e% ~
规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说,页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体,就需要在该页标识页码,印有版记的那面也就要标识页码,这样,真假公文一相对照,假公文在页码上就会露出马脚。3 P( Q+ @2 i! n0 _/ u