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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]

作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说
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    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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' q9 A& }0 N6 I3 y- {    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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- z5 C6 b" j5 ]    秘书一词的来源5 N$ s, [) }% `* t$ T+ o

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1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。- Z; N& d( V, b& q  D7 i1 P

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9 e' ?6 U9 J; B" N8 y2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。: T$ K8 d! E* B  m4 N
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$ d; u! M3 p1 h3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。9 r# b6 ~: ]/ B+ I2 x" V% B

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, R- I3 u0 Q, r" K( U/ w4、宫廷里的藏书,尤指禁书。" V- ]' S/ m+ D5 g: ~

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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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! H! u" j: ?& q7 n* N( x    秘书的类别
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1、从服务的对象上分:1 V! ~& ^  W; x3 r' ^, P
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2、从所属部门来分4 J- F! j3 O0 z* y  A! i# t( t' s

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3、从具体的工作性质分7 {0 L8 L* y- b4 ], s/ l2 s) E9 T  h

6 q8 P* \* F3 K" C1 _) k    (1)文字秘书; {9 n* P' d* F5 R, l; ?1 u

" `8 d" {7 E+ b! I    (2)机要秘书
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    (3)通讯秘书
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" R! \9 G1 m4 W; U7 k0 T9 J    (4)信访秘书
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    (5)事务秘书
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    (6)生活秘书7 L( A+ K; v8 E' R8 ]- N
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    关于秘书机构. T4 Y- ^2 I: C# t3 p; I

+ r5 H  f( O: h+ {4 q# ?) }    (一)各级秘书机构" q, D' K  W; K, T

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/ }+ a, Q9 J% j2 `1 t+ o1、中央机关的秘书机构: I8 {, B0 u. ~0 x+ X9 k$ K% C
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4 @% S' j  f3 J! Q4 z. S( g2、省、市、县机关的秘书机构6 t; T, d( i9 k0 k

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3、基层单位的秘书机构2 D0 g$ b/ H+ Y6 s5 |

# f" }& ]: |+ |- o    (二)各类秘书机构% i! m7 I1 e) p) o6 |
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1、人民解放军系统的秘书机构
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2、企事业单位秘书机构
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+ l8 o4 x, s) \$ \, ?3、民主党派
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4、人民团体
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2 \" x9 p+ z& T    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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0 V+ G: _- r: q) Z: q+ c    二、秘书处的工作性质2 J8 R$ \, m$ D& b. N

$ G2 L0 E, ~$ l3 n& B8 a% n    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:$ _4 O4 S* \5 X' r/ I

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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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1 V* I) K7 e, o2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。2 c; n; I( ?- b6 @; g
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& ^3 N) _# \6 c' e. M5 ]3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。9 ^  [4 m6 S* K) m6 ^
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1 A& r5 K% J/ O* S( \3 q4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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! D1 Z; @% P; q0 m    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。7 S; t1 M) k' }$ d+ `
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”( i' i/ b7 e; T# T
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    三、秘书人员应具备的素质4 }& U8 N# }  s/ d* d- f3 g
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    (一)、基本素质
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# Z7 ~- m  @, C1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。- |% T- `. |& X$ E1 x+ N* z, ^) N
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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
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    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对) ?! V" ]* ^" d

3 m+ g; h  a' _( M; s" V) B    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。" ~. z9 d0 {  b5 f& Q1 X
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9 r1 B# P! Q# I7 w6 C* G  G3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一  Q6 M! c( X7 g3 w

6 y& G0 y  V7 x) s2 R7 @$ m    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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