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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]

作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说
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7 M$ a# R3 c  T- E% L5 ~$ h5 u    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。! K. W! ~5 ]/ k) H) p
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    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。9 L6 |4 e( J; ~0 i5 s$ Z2 ~" t2 l
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    秘书一词的来源9 Z* o' Y2 V$ ]) y% \
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# M$ g9 z0 B5 v1 ?8 r. O4 k6 j1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。2 |/ e% i3 \( M, D

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; q8 K# D; ?( u) m0 F2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。1 V4 Y, P& U7 H
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0 N9 }' \2 p1 Z8 E6 z: u) i3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。3 V; \; r# a# N) Z4 P$ j
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6 ^" q& l! o- T1 W, o4、宫廷里的藏书,尤指禁书。0 W0 ?& Z, K4 g% E
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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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    秘书的类别
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1、从服务的对象上分:7 H6 ?( K1 u# M4 T1 c+ X
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2、从所属部门来分: w" Q& @2 a! f' w, S5 H0 |& w5 @5 ~
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) k, j  W; }+ I: k: d6 P3、从具体的工作性质分
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    (1)文字秘书
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& \1 L' g- _, O+ k" N$ }# v) N    (2)机要秘书
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; K! @5 B' I& n7 E    (3)通讯秘书
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    (4)信访秘书( F# d3 ?( H4 Q9 C7 J

. O1 j4 m0 U  i: Y; F* p    (5)事务秘书- [% u+ B4 O2 e7 |% }& h

. V2 p( n0 b( P' _    (6)生活秘书( c5 h8 d! c6 D# Q5 |% ?' C$ Z
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    关于秘书机构2 R, ~2 W5 U: m0 Y5 k
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    (一)各级秘书机构: z* o: t! H2 O0 r1 ?+ F

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7 s& h( W7 \/ R8 ?7 F1、中央机关的秘书机构4 ?- u( s: U! d* b# K# A0 m
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2、省、市、县机关的秘书机构% N; j5 v1 u# x; d

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3、基层单位的秘书机构
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    (二)各类秘书机构
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1、人民解放军系统的秘书机构- y0 K$ e. k% B" `+ r6 F! q3 E
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2、企事业单位秘书机构) k. C. |) {' @5 q4 e$ D9 D) e6 W

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3、民主党派
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4、人民团体
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    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。. P* l, H1 R. [0 `$ i  W$ C
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    二、秘书处的工作性质% E/ v  @( B( B' j: s

  I+ R& ]! g" ~    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。) z- i$ z  n3 z7 z9 }

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! y; u6 D+ P& q' T) q: e2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。9 T7 [" i, [4 S* b
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) i* K. X: d8 g3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。4 z9 G' C2 Y2 G, R  k4 b! _  `' m
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4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。( m8 X6 P; `; `& N6 b

- F- M- G) G' M/ {( B! d    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。9 P. L; t; f* g' \  d( o8 t
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”5 Y5 v# @. T. K' S& \+ f

' y# t  b; z" m; V8 i4 _$ n    三、秘书人员应具备的素质
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    (一)、基本素质
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+ w& ~* w! N2 R& \1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个* w: b9 w% N; u5 t% W9 s- V

* }* m8 h% t4 ~& V5 B( k8 J" @: v    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左+ ~4 g, r& w1 u# R( S4 n
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    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对# D( c2 y$ d' N6 E
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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: p( b- `" M  I3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精' }* i" H1 `1 y5 {

& j, S) @9 s& t* ^, n4 F7 r    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!+ o* F7 v( k! v) ?5 }

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