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标题: 老秘谈如何做好秘书工作 [打印本页]
作者: 第一范文网    时间: 2011-12-18 11:43
标题: 老秘谈如何做好秘书工作
一、“秘书”概说: k6 P: i- f2 r$ v# l+ S$ T
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    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。+ N# h/ g; {5 y: H- p' S( G, s1 \9 A
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    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。7 a6 q, C& S2 r- c( c% J

6 K/ P2 S1 K1 c    秘书一词的来源0 ^" o7 e, k" X( q. f4 I
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: k+ ]0 \9 u  q1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。/ O( ?$ F1 |% a1 n- ^( \
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7 P% b6 Q& R% o# a0 ]7 Z2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。" L1 c: ^" b0 H2 @; {
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3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。
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" @6 ?2 C& V5 V$ `$ k4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
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: M7 S7 \3 m9 {5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。2 B4 N- m3 E3 b1 }8 D/ i3 X
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    秘书的类别
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1、从服务的对象上分：
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" }! c: k" t5 h5 _7 `# s2、从所属部门来分
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3、从具体的工作性质分# Q1 @9 f( m1 G% R5 V* _1 o
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    （1）文字秘书
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    （2）机要秘书4 W' N( L, m  n& P7 h7 K
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    （3）通讯秘书- c" u7 T; v4 Q

* x3 _, b) B! h9 Z    （4）信访秘书
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    （5）事务秘书
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    （6）生活秘书7 z/ L; ?3 h6 G" t. y1 e
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    关于秘书机构! l3 p: c" o6 W
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    （一）各级秘书机构
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1、中央机关的秘书机构
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2、省、市、县机关的秘书机构4 V% H! U; }9 i5 C' _/ x$ z6 _

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3、基层单位的秘书机构  v( w# H/ ]: v2 K& ^

  u; A  A/ j1 S) U1 p& G6 ]! T    （二）各类秘书机构! T/ Z+ r+ N7 n# h2 X
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1、人民解放军系统的秘书机构2 ]: u( a% d/ s: ~: D5 `: w
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% |" t7 U6 ]. [5 _) x) j5 B( D# Z5 C2、企事业单位秘书机构8 D5 G  p% G' K& R$ `

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6 G3 E. ?, d% U& J$ j3、民主党派
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6 M  Y/ v& _* F; P2 G  w! W- p( M# M4、人民团体
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    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。6 y+ y% l8 t5 q% A9 ?
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    二、秘书处的工作性质
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. r  F# r; B+ @8 E3 y2 W+ t/ `    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：$ p9 d- N- ?$ ]. j

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1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。5 _$ r. E- }: l
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  d/ E: ]% `/ G( g& t7 O* ?2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
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3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。" F5 {  m1 O& g! B0 M$ Q

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% _; E# v  S- B4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。* ?2 y) ?. F: R0 o

, V; ?/ [1 S* G. K: _9 i    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。" y" ^* _9 y  \+ N
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    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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; S; d) P) o8 Y) m    三、秘书人员应具备的素质
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2 v* c/ Y' \9 @! Z: B( c: o1 t    （一）、基本素质
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1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个3 M. b& T( m# C8 w9 P! D( `
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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* ?; l' Q4 ~4 [& {+ D2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
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7 U; M7 R% m' L( A  U* R' @* ^6 O    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
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    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
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) n# S* ~+ w1 ]% A    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精) ?7 [2 h: W6 `8 E0 i' C7 _- J
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    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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1 n9 c/ h/ C! _: a! o# K    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
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