1 D4 s. m3 {* t 发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(GB／T9704——1999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[ ]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：+ R. A# O7 t. Z3 z
1、机关代字混淆。! f q! T( U# f0 [* O" g
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3 [9 G1 m9 O) M0 T 机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。1 b8 m. [& m1 D0 Z! C
9 o3 Z7 n5 V! ~" b 2 V2 w& e! [$ m0 |: r: j 2、年份不全。乱用括号。例如： - u5 P$ f, M- u% V! g& Q6 O$ I& A3 X" n- o `4 L( H) S
①金计生 (96) 第15号 * `9 \: ?' M' e# S! Z D8 E# a+ i& Z% l; h
②夹民政 (2003) 16号+ t1 m6 [' i' A) f: s' A# y
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③夹府发〔2002〕 47号. H7 A5 D' _- [6 E0 T! ?+ C# k
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以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。; t. `! m1 l+ y5 G
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(2)函与请示错用 & J( M* u0 D7 x: Q4 G- q( [5 b: r9 r" x% j; ?
《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事．而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。 : H) X3 v. E& B/ b! \7 l, o) ?3 K4 J" A
(3)通告与公告错用. ^3 `5 g! B5 A& Z
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通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项” (《办法》)，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(《办法》)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：; i# c. j6 T7 q
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' x# B4 w1 Y% k+ a3 M" A ①《××商场有奖销售开奖公告》1 Y% w; `; w9 P. e& e
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②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》. S6 |/ N) A2 j4 R4 q: f0 J$ r2 e
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5 U; V. ?( {6 d% K/ X9 h& W ③《××火车站关于火车晚点的公告》. k. g% A- }3 Q2 x
1 z+ k& ]% L' n ; f0 ?8 S. b5 [- d ! t) Y9 f0 c0 S' N: g7 } 以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。 7 m4 M. i: J4 G5 ]' B - f' w/ c% ]* s4 R$ E' D6 ?0 Y. E; o) H5 l6 N; k
除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列举。 1 X$ Y* S$ I. ~5 O9 l0 X/ \* s4 `' a3 o
; q) h- Q% [+ P; C; _ 2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确 ' X) I+ h# h( k! Y, m1 {; l . s% t& J. B4 O% ?. Q2 U0 H7 ? K
公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如： ( ]) L/ k9 {# E- _$ o8 N7 M+ D 8 ` J) p: v. h4 l$ B3 u5 O, s1 a* @; a7 a* V; a" O0 q6 y( ]
4 W9 w; o8 n- f( `( |3 K ①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》) r9 B, Q x E% R7 u( `8 Q2 N; D: b
* C9 y4 {0 M' `' ~- u; B& `7 n' L+ f+ ? , B T% K+ o" v+ h% O. P8 q ②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》 ; p" p! _& _ x! R9 e( F1 T5 C- C" l! z' s$ o7 H; D w
: j; t: ]) N3 R* R/ n T! a3 _! x4 j# b ③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”，少了介词“关于”。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)/ y; f/ M7 J3 X0 ^. X
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④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》( b4 |7 D3 p7 d: T& j$ z7 x/ N
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4 A! h: f _/ k7 g# \7 d 例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为《××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报》；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》。$ J+ R3 w2 t g" Q3 w( }8 N