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标题: 秘书在会议筹备过程中的会前和会中要做些什么？ [打印本页]

作者: 政府办 时间: 2012-1-30 13:00
标题: 秘书在会议筹备过程中的会前和会中要做些什么？
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会前要做的工作：

①会议的筹备。围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要制定预案、组成班子、明确分工、责任到人。
   ②通知的拟发。拟写通知要完整规范，标题、主题、会期、出席人员、报到时...
   ①会议的筹备。围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要制定预案、组成班子、明确分工、责任到人。
   ②通知的拟发。拟写通知要完整规范，标题、主题、会期、出席人员、报到时间、报到地点以及与会要求等要点要全面明确；通知的下发要及时，不能延误；如有必要，应提前收集报名。
   ③文件的起草。会议的文件材料，包括议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、《会议须知》等，一般应在会前准备妥当。
   ④常规性准备
   一是会场布置。包括选择场地，安排桌椅，调试检查照明、摄影、照相、录音、通风和多媒体等设备。
   二是与外界沟通。包括联系新闻单位进行报道，通知公安部门协助安全保卫。
   三是用品的采办。包括记录本、笔、文件袋、座位签、饮料等等。

  在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。
   1.会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会
   议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
   2.通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。
   其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。
   其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
   3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
   4.常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
   其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
   其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
   其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。

会中要做的工作：

  ①例行服务。较大型的会议，应安排专人负责迎送、引导、陪同与会人员；对于与会贵宾和身体不便、身份特殊的重点人员，还要重点照顾；对于与会者的正当要求，应有求必应。
   ②会议签到。一般在与会者入场...
   ①例行服务。较大型的会议，应安排专人负责迎送、引导、陪同与会人员；对于与会贵宾和身体不便、身份特殊的重点人员，还要重点照顾；对于与会者的正当要求，应有求必应。
   ②会议签到。一般在与会者入场时进行，签到结果应及时汇总，并向会议负责人通报。
   ③食宿安排。会期较长的会议，一般由会议安排食宿。食宿安排应在《会议须知》中写明。安排会餐等活动，届时应有专门人员进行组织。对于外来与会者在食、宿、交通等方面的其他要求，在符合规定，力所能及的前提下，应尽力予以解决。
   ④现场记录。重要会议，应以笔记、录音、录像等方式进行现场记录。手写笔记时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决结果等基本内容，要力求完整、准确、清晰。
⑤编写简报。会议简报的要求是快、准、简。快即讲求时效，准即准确无误，简即文字精练。

会议结束后要做好工作：

会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：
   1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。
   2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
   3.协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。
   二、会场的排座
   举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，基层公务员不但需要有所了解，而且必须认真遵守。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。

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