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标题: 秘书工作心得：好记性不如烂笔头 [打印本页]
作者: 湖南老秘    时间: 2012-2-1 08:22
标题: 秘书工作心得：好记性不如烂笔头
记录是秘书最重要的日常工作之一。无论是日常工作、召开会议、领导讲话等，每时每刻都需要秘书进行记录。因此，秘书要把做好记录作为一项基本功。$ `% N3 F2 c) X2 T; V& ]7 J
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一、记录方法与优劣
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5 t5 G) v, U4 D, q. n记录的方法大概有脑记、笔记、录音三种，每种方法都有其优劣，各不相同。
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脑记——就是凭借大脑的记忆力进行记录。其优点是比较方便，除了脑子不需要做其他准备；在记住的情况下，可以随时随地用语言传递给他人，或者自己利用。但缺点是记录的信息量不全、可靠性差；而且只存在于自己的大脑中，只能用语言传递给他人，或者经文字加工后才能传递给他人；同时随着时间的推移，还会逐渐遗忘，不便永久保存。
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. S9 o( Y: l" I% B2 L# O6 U& |笔记——就是利用纸、笔书写或电脑录入等工具进行记录。其优点是由于使用纸张等物理存储介质，便于二次查阅使用、语言文字传递和永久保存。但缺点是记录过程费时费力费心，需要掌握一定的笔记技巧，有较强的记录能力。否则会造成信息量不够，存在遗漏现象，可靠性不够理想。( j* `! d2 M, b& @- V) n' K) e  [

+ V$ a# d' [& q) G$ R8 r录音——就是采用录音设备进行语音记录。其优点是使用便捷，由于记录的是原始声音，所以信息量全、可靠性好，便于永久保存。但缺点是需要提前做好准备、设备可靠、操作无误，一旦出现失误则很难有好的办法弥补；同时录音需要借助设备才能向他人传递，需要转换成文字，后期工作费时费力、效率不高。% U7 ?; s3 o- E9 G

- ^7 c; r+ l1 R* T' B5 T8 E" }0 [三种方法的优劣见下表：
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/ k6 a" ]) X  |注：本表仅限于个人或者同一个人，具体情况因人而异。
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二、记录方法的选择/ a/ E% n5 e1 g2 b

: H6 T% N# o# H3 B9 o中国自古就有仓颉造字的传说。仓颉投身黄帝部落之初，是一名记事官，负责管理车马粮草各种事务。刚开始管理的事务少，他光凭聪明的脑子就能记住，样样管理得井井有条，从没出现过差错。黄帝非常满意。后来随着部落的强盛，管理的东西越来越多，光凭脑子再也记不完了，难免出错，黄帝就不满意了。仓颉日思夜想，先后发明了结绳记事法和刻贝记事法。黄帝看他这样能干，叫他管的事就越来越多，他又从动物的脚印受到启发，用了9999天造出了文字。可见文字的出现就是为了记事。/ `: z0 B! E: n3 k" @

: d" R  l4 y- t1 p1 E4 ?5 F3 J1 f仓颉使用了脑记和笔记两种记录方法，如果他活到现在，也会使用录音记录。三种记录方法各有千秋，适宜于不同情况。对于比较简单的记录内容，适宜于脑记或笔记。对于比较复杂的记录内容，最好的方法是采用速录，就是由速录员使用专用速录机，一次性记录成文字，但需要掌握这门专业技能，或聘请专业人员进行。对一般人来讲，则适宜于“笔记＋录音”的方法。笔记发挥了文字记录的长处，减少了录音需要二次整理的麻烦；录音发挥了记录全面的长处，弥补了笔记记录不全的缺点，从而达到取长补短的效果。2 T, }9 M3 c  K% P8 y

4 p7 f9 d" y- i  i2 J( f* f对每个人来说，三种记录方法是相互影响的。脑记需要超常的记忆能力，经常使用脑记的人，笔记的能力就会下降，甚至很难再形成笔记的习惯；经常使用笔记的人，脑记的能力也会下降，甚至对笔记产生依赖；经常使用录音的人，脑记、笔记的能力都会下降，对录音的依赖性也会更强。最好的记录方法，应该是“脑记＋笔记＋录音”，其中，笔记是不可少的记录方法，脑记和录音也是必要的辅助手段。只有当录音作为音频档案时，才能成为记录的主要方法。
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' r' d# {% O) u三、怎样做好笔记7 T- W! t2 @) _) E' b
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做好笔记需要集中精力、手脑并用，并形成一种习惯，但也需要掌握一定的技巧，还需要在实践中进行创新，使笔记的量变得较少，方法变得简单，还要容易识别，起码自己要看得明白。* J6 I7 h- W- ~- ]
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速记法——就是运用专门的速记方法进行记录。速记是一种专门的语言文字记录方法，也是一种特殊的技能。秘书应该掌握这种技能。但速记的记录的形式是一系列特殊的符号，需要经过艰苦的学习和训练才能掌握。另外，速记并不具有普遍认知性，不懂速记的人根本无法认知，且速记具有很强的个人特色，只有自己才能够认知，其他会速记的人也无法全部认知。速记比录音更具有局限性，只有本人才能进行二次整理。7 r; z: \4 F% X! e. X

! A  E9 ]" t/ V' j- _造字法——就是把比较长的固定词组改造为一个字，如“中国特色社会主义”可以记作“中义”，就是取词头和词尾的两个字，既可以看作两个字，也可以看作一个字；“社会主义市场经济”可以记作“礻齐”，“河南新地矿记作”可以记作“氵广”，都是取词头和词尾离的偏旁部首，造成一个新的字。
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& y( {. e7 f/ q. ]" P4 Z代字法——就是把比较复杂的字用简单的字或符号代替。如“新疆”可以记作“新江”，即是用简单的字代替复杂的字；“西藏”可以记作“西Z”、即是用汉语拼音字母代替汉字；“三心二意”可以记作“3心2一”、“不管三七二十一”可以记作“不3721”，即是用阿拉伯数字代替汉字；如正方形用“□”代替、圆形用“○”代替、三角形用“△”代替，即是用符号代替汉字。
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) c1 r2 d/ x2 U% @省略法——就是把自己脑子中记住的内容或者知道在哪儿可以查到的内容省去。如我局的职能定位是“找矿、服务、促发展”，已经记在脑子中记住了，就可以略记为“职能”；我局的发展战略是“以科学发展为主题，以改革创新为动力，以建设专业一流的地勘队伍、实力雄厚的现代企业、富裕和谐的幸福团队为主线，以实现跨越式发展为战略目标”，不一定记得住但很容易可以找到，就可以略记为“战略”。) M0 `: m5 ^) D
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四、记录的整理
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记录整理是秘书的重要职责。日常工作中，如果记录只为个人所用，不需要进行整理；如果需要传达、存档，则必须进行整理。所谓整理，就是整齐、有条理的意思。以领导讲话整理为例。/ d: W$ `" W7 H5 Q" M% E, j0 J

9 d- [) M) e+ S+ x( q% w0 T主要内容要完整。首先要作好记录，如果有讲稿，可以对照讲稿作好标记，同时作好录音；如果没有讲稿，必须做好笔记，同时作好录音。整理时要对照讲稿、笔记和录音，把主要内容整理完整。内容完整不是把领导讲话全部内容都整理出来，有时领导讲的题外之话可以省去。
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主题层次要清楚。领导讲话一般都有鲜明的主题和清晰的层次，但讲话时可能没有经过仔细琢磨，没有明确讲出主题，也没有准确地表达每层意思的小标题。整理时就需要秘书提练主题，给出一准确的大标题，同时理清层次给出准确的小标题。领导讲话如果出现前后穿插，要把相关内容归并入相应层次。如果没有鲜明的主题和清晰的层次，大标题可以用《╳╳╳同志在╳╳╳的讲话》，也可以不给小标题，但要在段落上把层次区别清楚。1 s% p8 x4 J$ ~; ]) {# q$ G% E! v
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语言文字要精练。整理领导讲话，并不是把领导的话每字每句都原封不动地整理出来。否则就谈不上“整理”二字。要按照层次去掉重复的内容，把有关内容留在合适的层次；按照逻辑关系，把有关的内容和句子理顺；按照语法规则，把有关的句子表达完整；按照书面语言，把口语化表达方式改文字表达方式。
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作者: 何去何从    时间: 2012-2-5 22:21
xiexiew {:soso_e100:}
作者: 何去何从    时间: 2012-2-5 22:22
xiexie xueix {:soso_e100:}
作者: 869736780    时间: 2012-2-7 15:43
拜读了，辛苦了楼主，好好学习
作者: 福钰1125    时间: 2012-2-9 16:15
受用了，又学了一招。
作者: ccnature    时间: 2012-2-15 11:08
谢谢楼主的分享。......
作者: mutianhuangyuan    时间: 2012-2-15 22:28
很好 ，很实用。但是用笔的时候还是要多一点。
作者: huge19822001    时间: 2012-4-26 13:42
谢谢楼主的分享。...... 2 Z" N; h. m" ~
作者: ewueghr88z    时间: 2012-4-30 23:04
标题: 社区小教堂天涯博客有见识的人都在此天涯社区
　　在神户的社区里，除了有神社和寺庙，通常还会碰上小教堂和清真寺，居民漫着步，便可以到达各自的心灵驿站，非常的方便。
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　　 教堂是举办婚礼仪式的好地方,好私服，可能是结婚的好时节吧，教堂的布置似专为婚礼而设般温馨浪漫。
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　　教堂外面的泥人小摆设。6 }! M) ^, {* g
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9 ?0 ?9 v( ^& \2 b; Q( t, K% y　　另一座带有前院的社区小教堂。$ n, Q, p; b9 z" }/ o
[img][/img] 路过一座清真寺，寺前种植有日本松树。
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+ K3 [2 E$ c5 N. v$ h* f! u; s　　寺塔看上去有些历史,西安违规高球场被取缔 或牵涉违规发债网易财经。# }; j* Z3 ]; ~( R
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! k, d( r: }0 T0 @2 O: L  f　 清真寺前面的街道。
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　　坐在寺前的花基上，买来一罐咖啡,如何在淘宝网上开网店，稍作休息,家具女王 精彩创业人生路。
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　 路边上的一个小神社。
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　　一所小庙门前的告示板上，有佛语般的书法，呼吁人们为灾区募捐。
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#日志日期：2012-3-14 星期三(wednesday) 阴  
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% b7 j$ Q' o4 Z) J! I) z 一个社区街道里的小教堂,《火爆王妃长成记（免费）》下载-epub下载-穿越架空小说-txt小说网。



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