标题: 老秘谈如何进行公文修改 删繁就简使文章更精炼 [打印本页] 作者: 广东老秘 时间: 2012-2-5 09:51 标题: 老秘谈如何进行公文修改 删繁就简使文章更精炼 修改是公文写作走向成功的必由之路。由于人们对客观事物及其规律的认识，需要经历一个由表及里、由浅入深、又粗到细的逐步精深和渐趋完善的过程，所以说一篇高质量的公文，无一不是经过认真推敲、反复修改而成的。本文从修改的修订观点、核对材料、规范文种、排查标点和推敲语言五个方面切入，以旁观者、朗读者和求教者三种角色进行修改，以达到公文修改的满意效果。 + n+ ~4 }4 p: o) {. H M5 r1 {" C) q W' w0 d
公文的质量由于作者的水平的高低而优劣有别，这是毋庸置疑的。然而笔者在实际工作中发现一个现象：重视写作而轻视修改。在不少人的意识里，存在搁笔之后就意味这文章作品彻底完工的想法，或者说写文章与修改文章是两个截然不同的过程，二者互不联系。其实，修改是文公写作的一个重要组成部分，是写作过程中，对公文的内容和形式反复修正、润饰，使之不断完善的不可或缺的重要步骤和手段。: A# D D6 a! q. p* ]7 w7 ~+ V& Q/ g
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一、公文修改的重要意义; S0 t1 e' M( U: n
( D. D O9 i: a1 x+ p3 z为什么说要充分认识到修改的重要性？因为修改是文章完成的最后一道工序。一篇高质量的文章，无一不是经过认真推敲、反复修改而成的。初稿写成后，因其大多只是“毛坯”，需要精雕细琢才算告成，特别是那些重要的大文章，更需要反复修改。由于人对客观事物及其规律的认识，需要经历一个由表及里、由浅入深、又粗到细的逐步精深和渐趋完善的过程，因此，在写作之处，也要受到这一规律的制约，即便开始考虑得极其周密、详细，但随着写作实践的不断深入，思维的活跃，总难有这样或那样的疏漏和欠缺。这就需要修改，加以丰富和完善。可见，修改是文章写作走向成功的必由之路。7 w2 K2 C4 V& O1 h6 M5 N. K% C$ ?7 j0 o
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二、如何进行公文修改 ; F2 a- J4 u2 \- w: ` @2 S- d) H/ Q2 n2 A2 B
（一）修订观点 3 V* |8 i0 O- u: D$ Q/ I ) D2 x9 d9 S- X思想观点是文稿的灵魂和统帅，观点站不住脚，整个文稿就会失去其存在的价值，因此要以极大的努力反复推敲和审核，既要检查在思想内容方面是否符合党和国家的方针政策以及上级机关指示精神、又要注意解决的问题是否清楚明确，是否切合办单位、本部室的实际，例如在党的十一届三中全会后，确定了解放思想、事实求是，改革开放的大政方针之后，如果某单位在制定某项具体政策时，还在强调“两个凡是”，显然，这篇公文的思想观点和国家的总政策就是相悖的，因此就是错误的，必须更改。' o( \* f9 C+ B/ T, l" a
( o* [$ D5 a: U0 _) z（二）核对材料 * g7 @7 c$ w$ W9 F + \1 h. F' v2 F: {材料是公文写作之母。所以，材料的使用要围绕主旨来进行，主旨能否做到正确、鲜明，关键取决于材料的优劣。因此，在公文写作过程中，对于材料的组织要经过鉴别、筛选和核实。首先从材料的源头上查找，做到准确无误；其次看材料的价值、也就是材料对主旨的支持力度。在这里不妨采取“缺位法”，在判断材料是否必要的情况下，不妨把这段材料删掉，看是否对主旨有影响；第三、要认真检查一下材料中涉及的人名、地名、单位名称等是否准确无误；第四，还要看材料是否与思想观点达到了有机的统一，即材料是否恰当地、有力地证明了论点，对于那些没有确切把握而又限于时间的条件那一查证的，要毫不吝惜地将其删掉，否则会贻误工作。0 u* P5 f6 j- Q
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（三）规范文种 % M4 H( _* F. S) u/ D/ `2 ~6 z9 B: q. j' J$ W8 T9 f# A
在日常的公文写作中，由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的混淆滥用。比较突出的一是“报告”和“请示”不分，“公告”、“通告”滥用，“决定”、“通报”混淆，有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”；第二，对结尾语的使用也不够规范， 如请示文种常用“以上意见当否，请批示”报告文种常用“以上报告如有不妥，请批示”、“以上报告是否可行，请批复”等等；第三，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如"汇报"、"批示"等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性。5 y* o% N8 U3 O& A
; e K' _: q( e% ]' S（四）排查标点9 B) `$ s! x2 k6 p4 y c" M. N
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标点符号是公文的有机组成部分，它能帮助人们分清句子的结构、辨析句子的语气、识别词语的性质。对公文来讲，更有其特殊的意义。在修改公文中，对文中的标点也应该全方位排查。一是看标点的用途是否符合国家颁布的《标点使用法》，如有出入，必须改之；二是注意标点符号点放的位置是否规范，例如：标号中的引号、括号、书名号、破折号各占两个字的位置，不能分为两半放在上行的末尾和下行的开头。% E' [- S1 K; k9 o: _* t8 C7 Q6 X
& }) Z3 [* M4 q4 f7 p7 `（五）推敲语言5 w; r' w9 H; y$ `# S: O' B/ u! T
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语言是公文的“细胞”，没有语言这个载体，任何公文都将是一纸空文。推敲语言要注意以下几点： 5 p, ~( l: t5 F7 [2 y2 Q2 e$ M" x
1.要得体。公文的内、语气要求与撰写单位的地位相符合，用语要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的以及客观环境和谐一致，要根据各自的行文关系和行文方向合理选择，做到恰当得体。例如：材夜思文秘网，指示性公文，用语要坚定有力，报请性公文，用于要平和委婉。 : v4 ?! x9 f. W; d, u: ?: [+ N( u H5 l9 L8 ]) b- f
2.要通俗。公文的语言要力求朴实无华，力避浮言巧语。第一要注意不要文白夹杂；第二不要追赶时髦、附庸风雅，例如:“要树立整分合观念”等，让人读之迷惑不解；第三，不要乱用修饰语。公文可以用一些生动形象的语言，可不要滥用，更不能用一些双关、借代、象征等修辞手法。; ^# G9 c! E7 L% y