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标题: 公文写作应力求简短 [打印本页]

作者: 老秘在线 时间: 2012-2-19 12:58
标题: 公文写作应力求简短
简短是当代公文写作发展的客观需要及必然趋势。据《参考消息》报道，联合国每年印制各种文件要用去５８５３吨普通纸和２３４吨影印纸，另外还要用掉８２吨卫生纸，总计相当于毁掉１０．５万棵树。为此，联合国秘书处建议：最好缩短各种文件的篇幅，删除不必要的词语，只印最重要的内容，以极大限度地挽救树木。把写短公文提升到挽救树木的战略高度来认识，颇具理论与实践意义。

公文写作应力求简短。对此，无产阶级的革命导师曾经作过许多精辟论述。毛泽东同志在他的那篇著名演说《反对党八股》一文中指出：“我们应该研究一下文章怎样写得短些，写得精粹些。……文章太长了，有谁来看呢？”（《反对党八股》）还指出：“要‘精兵简政’。讲话、演说、写文章和写决议案，都应当简明扼要。”（《党委会的工作方法》）他很形象地将那种繁冗拖沓、又臭又长的公文喻为“懒婆娘的裹脚布”。指出：“我们应当禁绝一切空话。但是要紧的和首先的是把那些‘懒婆娘的裹脚布’赶快扔到垃圾桶里去。或许有的同志要讲，《资本论》不是很长的吗？那又怎么办？这是好办的，看下去就是了。俗话说：‘到什么山上唱什么歌。’又说：‘看菜吃饭，量体裁衣。’我们无论做什么事都要看情形办理，文章和演说也是这样。” （《反对党八股》）毛泽东同志把“内容要扼要，文字要简练”作为对“报告文字的一条基本要求”。他在1948年1月所写的《关于建立报告制度》一文中指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。如果一次写不完全部问题时，就分两次写。”革命导师列宁也是这样，他提倡机关公务人员要学会写五行字的材料，认为一般的请示和报告，“写五行字就够”。他说过：“请写得简短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。”并表示“写长了我根本不看，一定不看”。“如果有切实可行的建议，可以写在另一张纸上，要像电报那样写得极其简短。”（《给伊·克·叶若夫》，《列宁全集》第３５卷，人民出版社１９５９年版，第５２４页）。他还十分严厉地指出：“污浊的官僚主义使我们陷入滥发文件、空谈法令、乱写指示的境地，而生动活泼的工作却淹没在这浩如烟海的公文中了。” 1920年，俄国《火星报》编辑部成立的协商委员会制定了一个社会民主党的统一纲领草案。其中有这样一段：“虽然在整个文明世界占统治地位的同一种生产方式给各国社会民主党人确定的共同的最终目的是统一的，但是他们对自己提出的最近任务是不同的，因此这种方式的发展程度不是到处都一样，它在各国发展的社会政治环境也有差异。”这是一个相当冗长的句子。列宁看后，批注：“能不能把这句话压缩成‘民族特点’四个字或其它等等呢？”（《列宁全集》第六卷第52页）可见列宁是多么注意文件的简短。

我国古代有一首制鼓的秘诀，最初是20个字：“紧紧蒙张皮，密密钉上钉，天晴和下雨，打起一样音。”后来，有一个秀才认为用语太罗嗦，就加以改动，改成：“紧紧蒙，密密钉，晴和雨，一样音。”这样，由原来的20个字简化为12个字，仍不失原意，因此改动是成功的；后来又有一个秀才，认为简化为12个字仍然不够理想，于是又做了进一步简化：“紧蒙密钉，晴雨同音”。由12个字又简化为8个字，也没有失去原意，因此更是值得称道的。后来又有一个秀才，说还可以再作简化，又减为“紧蒙密钉”，说这4个字仍能把鼓制作出来。这究竟好不好呢？我们认为，这首制鼓秘诀非常绝妙，妙就妙在将整个制鼓的工序以及鼓制成以后的音响效果都表现出来了。由20个字减为12个字是可取的，由12个字减为8个字是绝妙的，但减为4个字以后就显得差强人意了，因为没有反映出鼓制成以后的效果。因此，这就要求我们在写作过程中应当尽可能地求简，这是一条基本原则，但有一点必须注意，那就是应以不违反原意为根本，而不能随意苟简。这就是“紧蒙密钉”给我们的启示。

无独有偶。古罗马的恺撒也给我们留下了惜墨如金的佳话。凯撒（前约100年——前44年）是古代罗马共和国后期的著名军事统帅、政治家、优秀的史学家。他在戎马倥惚之际，给后人留下了《高卢战记》和《内战记》两部史学名著。

公元前60年，他与庞培、克拉苏结成前三头同盟，前59年，当选为罗马共和国的执政官。公元前53年克拉苏出征“安息王国”阵亡后，庞培阴谋与元老院一起解除凯撒的兵权。此时，凯撒正征战高卢地区。闻讯后，即于前49年，率军进占罗马。庞培与一些同谋者只得逃至希腊，又浪迹埃及。前48年，凯撒率军追踪庞培到埃及，杀了庞培，并拥立他所偏爱的年轻材夜思克娄巴特拉七世为埃及女王，而废黜了她的兄弟。凯撒迷恋于克娄巴特拉七世的宫室之乐，不思返国。第二年，传来了小亚细亚地区米特里达梯六世的儿子法那西斯兴兵反抗罗马的消息，凯撒统帅军队日夜兼程赶赴小亚细亚，镇压了法那西斯的反抗。

这次战役胜利后，凯撒给罗马的元老院（另有一种讲法，说是写给凯撒在罗马的朋友）送去一份有关这次战役的“捷报”。里面只写着三个单数第一人称的拉丁文动词：“veni，vidi，vici。”译成中文，意思是“我到、我见、我胜”。如果再简洁些，用“到，见，胜”三个字就足够了。这份“捷报”惜墨如金，字虽少，意思却非常明了。恺撒不愧是一位惜墨如金的拉丁散文大家。

公元前45年，凯撒被元老院宣布为“终身独载宫”。翌年被反对派刺死。

随着科学技术和经济的发展、生活节奏的加快，节省时间、讲究效率，已经成为当代社会的普遍要求。反映到机关公文写作中，简洁明了更为人们所传诵和强调。在不少国家，都把它视为公文的一项改革。比如新加坡在1976年就成立了“华文应用文改革工作委员会”，制定了《华文应用文改革大纲》，目的是“使应用文变成容易学、容易写，既快捷、又简省的通讯利器，从而更好更广泛地为现代化的新加坡社会服务。”再如美国前总统卡特为研究如何改革和精简文体，专门举办了由200名联邦政府官员参加的学习班，而且自己带头，把原来总统签署命令的首句“我秉承合众国宪法和法律赋予合众国总统的权力，兹发布命令如下”改为“我作为合众国总统命令”，这就推动了美国文风的改革。

那么，公文写作何以能“短”？笔者以为，主要应从以下几方面着手：

一、一事一文，主旨明确。公文行文必须做到主旨明确、集中、单一，力戒枝蔓横生，繁冗芜杂。每份公文要解决什么问题，必须首先确立一个明晰的中心，然后再紧紧围绕这一中心去组织材料。除综合性报告以外，一般应采用“一事一文”的方法，特别是请示类公文，更应如此。这样做，既便于承办，又便于事后立卷归档，并能有效地缩短行文篇幅。否则，一文数事，势必形成“多中心”，造成冗长杂乱的现象，令人不得要领，从而影响行文目的的顺利实现。

二、用语简洁明快，干净利落。公文总要直接地、迅速地传递某种信息，因此，其用语必须做到言简意赅，精炼概括。具体包括：

其一，摒弃不必要的解释和说明。在公文写作中，为使阅者准确理解有关内容，有时需要对其进行解释或说明。但要注意遵循“必要”和“适度”的原则，切忌过多过滥，造成篇幅上的繁琐和冗长。这样，对于“亦即”、“就是说”、“换言之”等等，诸如此类的解释或说明性语句，应尽力避免。

其二，删掉可有可无的字、词、句、段。这主要是在公文的修改环节来完成。毋庸置疑，好文章是改出来的，“文章不厌改，修改出佳篇”，“写得好的本领就是删掉那些写得不好的地方的本领”（契诃夫语）。鲁迅先生说过：“写完后至少要看两遍，竭力将可有可无的字词句段删掉，毫不可惜。”毛泽东同志对此又做了进一步的引申发挥，指出：“鲁迅先生说至少要看两遍，至多呢？他没有说。要我看，不妨看它十遍，认真加以修改，然后拿出去发表。”当然，这种“为求一字稳，拈断数茎须”、“两句三年得，一吟双泪流”式的文章修改法，并不完全适合于公文写作，因为许多公文都是“急就篇”，往往是“今天交任务，明天要稿子”，容不得你去做精雕细琢。但在时间和条件允许的情况下，这种认真修改的精神却是非常值得提倡的，也是确保公文质量所必需的。公文初稿写完后，要反复检查，认真修改，重点应在语言表达方面下些工夫，竭力将可有可无的字、词、句、段删去，毫不可惜。为此，要特别注意：删掉这一字、词、句、段对公文内容有没有影响？会不会使人产生歧义？上下文义是否仍然连贯、顺畅？等等，如无妨碍，则应大胆删削，以省减文字，缩短篇幅。

五、要善于运用数字和图表说明问题。在公文写作中，特别是在总结类文体的写作中，往往涉及对事物的特征、性状、本质等的介绍，在这种情况下，如用文字表述，未免过于繁冗。倘能列举数字进行说明，则不仅能使阅者对所述内容有较具体的了解，还可使行文简洁凝炼，说服力强。图表说明也是如此，它通常借助于插图、表格、照片等进行说明，能使公文内容集中概括，令人一目了然，可以代替许多繁冗的文字叙述。●岳海翔

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