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5 年5 月5 日 ' L; a. c& d. S; C% K5 ^8 p ; [# s+ s4 N8 o; P, `, ^" f" p9 K(正文)8 x/ X% O F# B/ D6 T1 w6 u6 e
(三)相应知识$ T. N7 A! p2 y& p+ v
请柬,也称请帖。它是为邀请客人参加某项活动而专门制发的通知书。请柬是在不同社交场合中经常使用的一种礼俗性专用书信。它虽属书信类,但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以,一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬,而不用一般的信函,以示对被邀请者的尊重。从这一意义上说,请柬也是一种邀请信。请柬的发送要掌握好时间性。发送太早,被邀请者容易遗忘;发送太晚,又容易使被邀者感到时间仓促,安排有困难。因而,请柬的发送应有专人负责,以便适时发送。 " x, g& B, w6 q, m(四)拟写请柬注意事项$ y& I, v1 @& G! U& I* |
1.简明、扼要。 ( l; R: t) Q( X) V6 `( E4 v" I2.语言诚恳、热情、有礼貌。) A4 {* x& X) k- n+ f# C
3.款式和装帧要美观大方。8 M) v2 ]" f6 ^% V2 z4 t0 Z" ]( L
四、感谢信* R: u5 u! `, e2 m1 I$ k0 b
(一)学习目标& A' B, K8 ]2 }' e
如何拟写感谢信。$ v2 r4 S) d' h' _% P
(二)感谢信的拟写2 |, z, W0 K) C+ h9 r6 t2 I! A2 l
感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签署五部分组成。 9 K5 {% l+ X! P' c- P V" ?标题:感谢信的标题有两种写法,一是用文种名称"感谢信"直接作为标题;另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成,如:"致×××的感谢信"。( Y5 B, \- D7 [ u) D, y* h/ e
受文对象:在标题之下,正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上"先生"、"同志"等相应的称呼。然后加上冒号,引出正文。 & \- T$ C9 h6 p% r! U正文:首先写明在什么时候得到对方的关心、支持和帮助,对此表示感谢;然后简述对方关心、支持和帮助有什么效果,或陈述这种帮助在今后将起什么作用,最后再次向对方表示感谢。 , p/ N! S# K A4 ?* I结尾:写上表示感激、敬意的话。9 m+ A* R3 v! }
签署:感谢信的最后签上写感谢信的单位名称或个人姓名,同时签上年月日。% F! H* t3 |/ }* W9 u( ?
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例文:感谢信4 V, U) l* }' O0 `- O
' k& ]3 }8 f' M, x2 `) ]. @感 谢 信$ Q5 T5 f$ _1 V! k- d2 H
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××公司:" m$ n; ?- D v9 I, j
×月×日下午我公司业务员××到市百货公司购买物品,不慎丢失皮包一个。内有人民币五千余元、工作证一个及**单据若干张。当我们发现后正在焦急寻找时,贵公司职工×××主动将拾到的皮包送到我公司。我们再三感谢并表示要赠送纪念品,×××同志却说:"这是我应当做的",一再表示不能接受纪念品。她这样拾金不昧的高尚品德,对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司,深表谢意,并建议对×××的高尚行为予以表扬。 ) F4 J, ~% r( r: @3 d, \- X : x& S3 {7 Q0 L' I××公司+ x( ^, c8 P3 ]4 l
×年×月×日 $ H& w/ Z d3 i5 p3 |& b) Y, j * |6 G1 }) b( | k( t(三)相应知识0 ]; v! Y6 H- v2 p& u8 s8 U
在企业各项工作中,感谢信的使用也十分普遍,当应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后,为感谢对方的关怀、支持或帮助,都应当尽快给对方写感谢信,这是惯例,也是一种礼貌要求。感谢信的使用很普遍,秘书人员应该很好掌握。) O4 p- J( e0 v- m0 S
(四)拟写感谢信的注意事项3 G! x% A! x4 u8 r; ~2 C
1.简单而有诚意,语气亲切而自然。4 l+ O+ `0 |7 g* r
2.既能表达出感激之情,又不宜太长。6 t) l9 J# k% U1 P* C
五、拟写企业事务文书的一般注意事项 ; ~0 O0 G# i3 Y" k4 _& {(一)要了解企业事务文书的写作特点 9 G( j) t! I6 z7 |6 m企业事务文书的拟写除具备一般文书的写作特点外,还具有自己独特的地方。表现在:2 O. d' M: J* ]8 ~; ?
1.个性色彩较鲜明。企业事务文书的拟写受格式的束缚较少,写作手法和表达的形式较为灵活多样。交际文书中作者情感往往有较多的流露。2 N. D' \4 C( D6 l" A" F
2.重视礼节礼貌。企业事务文书属于平行文的较多,主要用于单位与单位之间的交往,除了实质性的内容外,在行文中十分注重礼节礼貌,注意说话用词的份量。 3 \- u; i) `& Z; }2 B Y0 K/ [6 t) N(二)要掌握企业专业知识 & B+ ^7 R6 u) B7 m. Z反映财经问题的企业文书,涉及到企业经济领域许多方面的专业知识。比如为企业制订生产计划,就涉及到市场调查、经营管理、经济联合组织等专业问题。如果对企业专业知识不熟悉,写起来就十分困难。因此,掌握企业专业知识,对于企业事务文书的拟写十分重要。* Y6 X. N2 z! a& Y# e9 e" y
文书处理 , J, O9 R8 B+ m3 t9 A5 X9 [+ ^(一)学习目标 2 d6 [6 h Z+ n了解文书处理过程。3 d S, s3 h) o ]' M' Y. W
(二)文书处理过程" }: [: g8 u5 c; D
文书处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书拟出后,只有经过处理,才能完成它的使命。8 t0 M' p8 j$ I- i, }3 N9 L9 o
文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。每一环节又包含着若干个互相衔接的工作程序。 : s z. c9 |" R" t- o1.收文处理# i: ]: t& I) Q
收文处理是指各单位围绕所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序是:- z' v. L" `# q$ q2 e/ D4 P8 S
签收:是收件人在对方的传递文书单或送文簿上签字,以表示文书收到。 2 g- r$ B0 r, p$ {0 b登记:对收进的文书进行注册,目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记的项目主要有:顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。# C8 i8 e9 p6 l) M9 n7 K- _- Y# \
分送:由文秘人员将收来登记后的文书按其性质和办理要求分门别类,以确定应分送给谁或哪一部门参阅或处理。 - b" N% L3 N& W1 n" `2 Z拟办:是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见,以供领导批办时参考。; s/ _2 T# R7 p# R! I( Q
批办:是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。; m. w n0 K7 W3 j5 i' I
承办:从文书处理的角度讲,承办即指草拟复文的工作。收文从承办开始又进入发文处理程序。 4 O& e/ `1 ?# q G, I$ S& s$ W催办:文秘人员对文书办理情况的督促、检查工作,以提醒有关人员加快办文速度。在发文处理过程中也同样存在催办工作。 9 G; `) u8 w+ z% y5 w" Y2.发文处理' @6 H; {) Q* H- N
发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序是: * H; G7 u3 [1 F5 `& t- F; p拟稿:是秘书人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初始稿的过程。它是发文处理的首要环节。拟稿环节必须严格按照撰写文书的基本要求来进行,以确保文书的质量。, p+ }) w/ N; B" ^! ^: B4 b" S
核稿:是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行的审查、修改工作。目的是为领导签发作好准备。 5 L( {( l$ F7 c2 y签发:是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为确应发出,即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿,可以据此生效。签发人对其所签发的文稿从政治到文字上的准确性负完全责任。/ ] r" `/ _/ t# c
编号:即文稿送印前要编好发文字号,并注明缓急或密级标记,确定印制份数,以便一并缮印。 - z" ^: P$ ^5 I缮印:由文秘人员对已签发的文稿进行誊抄或打印。 4 h( _! ~3 T9 t( Z- |: U校对:将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查,以发现并纠正各种错漏。校对工作一般由文秘人员承担。6 v" f8 |* [. ` M4 ]: E0 R
用印:对已缮印好的文书要加盖单位印章,以表示文书生效。1 p `2 [7 J5 O6 I- F% H
登记:为待发文稿注册,以便于今后的查考利用。登记项目包括:顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注等。 7 P7 ^5 V3 l: x7 p) A' q- ~3 i5 w分发:由文秘部门将印有公章的文书通过适当方式发送给受文单位。( @5 l+ D) I/ Z1 g
3.文书管理 ; |+ H% V1 \8 y3 b, g: A在文书处理过程中,无论是收文还是发文,都存在一个科学管理的问题。如何有条不紊地管理好各种文书,既不遗失、泄密,又便于查找调阅、方便工作,是很值得研究的问题。; N6 X' |7 w" f* k+ M+ ^
做好文书管理工作,最重要的是贯彻集中统一管理的原则,除此之外,还应包括以下几个方面的工作内容: 8 R5 d* N( g* C) O" [! u$ R8 Z编制立卷类目:这是文书还没有形成以前,根据单位工作活动和文书形成规律,对一年内可能产生的文书事先编制成的一个文书管理方案。它既是平时文书归类的依据,又是文书立卷前的重要准备步骤。立卷类目由类别和条款组成,其中类别的划分方法有两种,一是按组织机构分类,二是按问题分类;每一类下面是条款,条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题。有了条款,文书一来就可对号入座,避免了零乱堆积,查找、保管、统计都十分方便。 - g5 b- H5 r, f; z6 M* U( ^5 k平时归类:立卷类目编好以后,要为立卷类目中的每一个条款准备一个容器,并随时将办理完毕的文书归到有关的条款中。使文书能够随时办完,随时集中保管。7 X5 M5 f( [& h9 v1 b8 J
调用:对已归类的任何一份文书,要能随时调出,为单位各项工作利用。 2 [) E2 [! _" Y立卷:将办理完毕的具有查考保存价值的文书,按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷,就叫立卷。这项工作一般在年终或次年的年初进行。经过平时归类工作,文书都集中到了相应的条款,在正式组卷前,对每个条款内的文书再进行检查调整,使具有相同特征(文书的特征有六个,即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征)的文书集中到同一个条款,通过鉴定,使每一个条款内文书的保存价值大体一致。没有保存价值的剔除销毁。这样,每一个条款内的文书基本上就是一个案卷或者数个案卷,装钉成册后,再写上案卷标题(案卷标题要尽量指明卷内文书的作者、内容和名称), 立卷工作基本上就完成了。立卷是文书管理工作的重要内容。 ) H# `, h7 V2 u$ u9 ?归档:是把立好的案卷按规定的制度移交档案室集中保存的工作。立卷归档代表着全年文书管理工作的结束2 S- E8 z# c! ]+ F7 g. l 作者: 江西老秘 时间: 2012-3-7 08:36
一、决定 1 d I8 h0 f8 D- J(一)学习目标 % {5 M6 e* D+ L$ e( a3 T如何拟写决定。 $ @7 `6 _8 L! \% F8 G8 j) X(二)决定的拟写( H+ o; y" q7 e2 O1 c0 f
1.表彰与处理决定的拟写 & U2 K: k s" p$ W" \ 表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体;或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。无论是表彰决定,还是处理决定,都是重大的带有全局性影响的事项。 0 `" J6 V) y$ U 表彰决定的正文由四部分组成:被表彰者的身份、事迹,对被表彰者的评价,表彰决定,希望与号召。3 \3 v+ z) b0 ?+ b; _! N" N
被表彰者的身份、事迹:主要写明被表彰者的姓名、职业,以及英雄模范事迹。事迹部分的行文应丰满、具体; # g% @4 `* h1 W3 q评价:是指对被表彰者的评价,应中肯而准确;5 x5 N6 o6 _& j9 Z6 v) Q( n
表彰决定:是发文单位对被表彰者精神或物质方面的奖励措施; 4 Y/ Z$ ^: j8 S/ V6 a7 L3 ]3 P 希望与号召:即用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。/ G n% b; F1 d% }4 b# N
处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题;然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等;最后写明处理意见并提出希望。 L; k0 U: @4 V! k - v8 @; f1 M6 Q6 k1 F
例文:表彰决定9 L8 M9 X" V9 U& Y' G: M2 M
××厂关于授予×××、×××+ H9 E6 j! w# P; y/ k: M
先进工作者称号的决定 / q, m/ F4 W/ }4 N" d9 B5 w4 U2 j×年×月×日% d: P7 {+ ]- A
9 o( Y( m; C& T ××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上,不怕困难,刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献,是全体职工学习的榜样。为此,经研究决定:授予×××、×××先进工作者的称号,并颁发证书。 1 a# c3 K) f" M! y! [希望全厂职工,向×××、×××同志学习,为超额完成今年的生产任务而努力工作。 ; J6 Y, c5 g, F3 c- s : i+ z: Y* ~( k3 r& Q2 ]1 r
2.知照类决定的拟写 2 u. g/ t, W. j* G 知照类决定多是较简要地记述决定事项,传达给有关范围,一般没有执行的具体要求。因此,其正文一般由决定根据、决定内容两部分组成。 % P+ ]; E. x& w7 L( j 决定根据:是指作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。5 C( k' w) a' [7 X5 e' ~) Z
决定内容:指决定的事项,往往分条列项写明。 . `# F! ^3 r$ S1 U: c) d! k知照类决定的使用范围较广,诸如对一件具体事项的决定,机构设置、调整与撤销的决定等,都属于知照类决定。知照类决定的特点是重在宣告、知照,只要求有关部门或人员知道就行了,没有执行的具体要求。 : o2 B! f8 Q9 r 4 r* p9 g2 s, F1 W) ] + ~0 O, n @- t
例文:知照类决定 * R5 [# K) A) ~: \4 H, Q 1 b6 J7 I V p, D& U. P, j七届全国人大一次会议关于设立海南省的决定' V- o$ t% y# q: w V5 l& J9 q
(一九八八年四月十三日七届人大一次会议通过)1 v$ t8 N% c. x8 F1 r5 d