标题: 秘书学课程：对上关系协调的技巧 [打印本页] 作者: 问道 时间: 2012-3-31 08:40 标题: 秘书学课程：对上关系协调的技巧 (一)学习目标 - k/ r! h* d9 p j* ~: |6 Y/ f9 T1 w1 {5 d1 O ~$ x4 u# j+ d
对上关系协调是指组织对其上级领导人和领导部门的协调。这种协调往往通过正确贯彻上级的政策、指示，全面领会领导意图，局部利益与整体利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上级下达的工作计划和工作布置，并及时汇报执行情况等组织行动来实现。秘书要在上级与本单位间做好沟通工作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，又要促进上级及时、全面地了解本单位的实际情况，从而促进本单位与上级保持一致协调运转。 5 y* S) n. z6 {7 V( \5 S* D $ M* a! }! f9 r `/ A: H(二)运用对上关系协调的方法进行协调4 m" q+ o. }& y# C5 m% k, N% `
d5 s0 s5 ^4 b) G3 ?% Y: v1.及时发现问题 1 d, a. ]( ?7 K8 o+ Q9 X' W ; [; r$ ~, d; j' u% ~% F发现问题是解决问题的关键。秘书人员是领导人的近身助手和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置，一旦发生某些不够协调的现象，他应能敏锐地从文书往来和领导的言谈话语中及时发现问题。发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。 7 M2 d2 \$ g: z1 F8 x6 f4 A7 m, D 0 u$ \) _! |8 I' X4 K" X. ^: k V2.解决问题的方法 + S q" p2 W8 w% P$ A* K A0 v# f9 E; l4 b' K( k( o" y i1 T" A- E
和上级领导部门的关系，与其他关系相比具有一定的特殊性，解决的方法也应与之相适应，它没有公式化的程序，而要根据情况不同、问题的性质和大小而采取相应的办法。大体上说，可采用以下几种方法：+ c2 R# S' n+ J1 S8 B# i
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(1)自查：自查就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图，是否贯彻了上级部门的政策精神，是否局部利益服从了整体利益，是否在各方面与上级领导保持了一致，是否完成了上级布置的各项工作。; Z6 P( B k6 `/ }3 U4 R8 t
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(2)整改：一般而言，如果本部门的工作符合上级部门的要求，得到领导的肯定、认同，就不会产生不合谐现象。但如果在自查中发现有与上级要求不相一致的地方，那就应该加以整顿、改进。* l6 s7 |8 t# ^' o) m7 e
4 S P& k7 a- K( z0 d9 z(3)积极请示：在贯彻执行上级的工作要求时，会遇到各种不同的情况。这些上级在布置工作时未必都能考虑得尽善尽美。遇此情况下级部门不宜擅自决定，而应多作请示，请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把工作作好。 ; n. ~5 B4 q* M/ }$ m) n4 Q8 `) M2 U" k; r# u6 r8 \ u/ Q
(4)主动汇报：将本部门的工作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。这一方面能使上级全面了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断、作出适当的决策；另一方面也体现了下级对上级领导部门的充分尊重。' |( G8 z, f) L& J3 ? G
Q* }3 _6 W" R(三)相应知识 9 T- m. X! I& f1 J5 z% z) ?' c z. i: a! i$ `. O B, k
秘书协调职能基础。秘书部门进行协调有着特殊的职能基础：1.作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。2.作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。3.作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。4.作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。5.秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。6.秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。9 X y+ G3 s# |& K& i& R: T' }