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标题: 秘书与老板说话的技巧，你必须知道的。。。。 [打印本页]

作者: 学文 时间: 2012-4-1 21:07
标题: 秘书与老板说话的技巧，你必须知道的。。。。
“长期以来，从使用秘书的领导到秘书本人，受‘君子欲纳于言敏于行’，‘病从口入，祸从口出’等训诫的影响，重写而轻说。不少秘书把‘少说多做’作为自己的行为准则，处处‘谨言慎行’。”[1]显然，这种现象与新时期秘书应有的素质和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了秘书人员个性的发挥和自身能力的全面提高。

随着社会变革和国家开放政策的不断深入和发展，在国内外各项事务交往中，如接待来访、情况统统、通信联络等，秘书说话的技巧显得越来越重要。现代社会中，秘书说话是秘书人员顺利完成秘书工作的桥梁和枢纽。但是，秘书的说话不是日常生活中简单的说话、聊天，而是具有技巧性的说话。秘书的说话技巧主要包括以下四个方面：

一、去伪存真，敢言善言

秘书为领导、部门、群众服务，应做到说老实话，办老实事，做老实人，事事以诚相见，不虚与应付。秘书人员作为领导的参谋和助手，作为单位的枢纽，无论是提供信息、协调人际关系，还是处理事务、解决矛盾，都应去伪存真。工作中，秘书人员语气要温和，与人友善，要以真挚的感情说话，态度诚恳，便于缩短与听者的距离，忠实倾听他人，给人感觉你是真诚、可信赖的。最重要的是，不论所要反映的情况是好是坏，是喜是忧，都应如实地向领导人和单位汇报。一般情况下，如实反映情况以及信息的真实与否对领导的决策尤为重要，它能帮助领导认清形势，“对症下药”，保证领导决策的正确。

说老实话、办老实事、做老实人应有个限度，绝不意味着什么都可以说，什么事都可做，老实得头脑简单，丧失主见，给工作带来问题，甚至给单位造成不良的影响。秘书在与领导交往中，不要因为个人情绪的宣泄随意透露领导之间的意见分歧，以致损害领导之间的团结；在协调部门之间的关系时，不要客观主义的充当“传话筒”，沟通情况应有取舍，不致扩大相互关系的对立。三是上报情况须经核实，下达领导指示要忠实愿意，决不能似是而非，阳奉阴违。四是对外要做好单位的保密工作，做到莫谈公事，对涉密事宜守口如瓶。

秘书不仅要有“敢言”的决心，还应有“善言”的艺术。在对待领导的错误和缺点时，秘书应表达出真实的想法，而不是一味的阿谀奉承。但是在规劝领导时，秘书应注意自己的言语，说话不能过于直白。对领导的缺点直言不讳，可能有适得其反的作用，不仅让领导尴尬也，让自己有面临解雇的危险。因而，面对这种情况，秘书应该通过比较婉转的提示性话语话语，让领导自己注意到自己的不足，这样就可以避免不好的局面出现。

二、把握分寸，谨言慎行

　　秘书是一种特殊的职业，因而其特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话要慎。秘书说话一定要看对象，掌握好分寸，避免简单、片面、主观和武断。如当有人想要见领导时，秘书不能直接让他人进入领导的办公室，而是要征求领导的同意。如果秘书经常出现武断的行为，不但给领导带来困扰，也给自己带来麻烦。

说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。秘书要时刻认清自己的身份，说话时注意切合身份，注意场合和环境，该说的说，不该说的不说。在有些情况下，不合时宜的话语会造成不佳的后果，而有时，不要别人问一句答一句，保持沉默也会给人不好的印象。当他人在参观公司是，秘书对参观者的问题始终保持沉默，这样的秘书室不称职的，而且也使得客户对公司留下不好的印象。而且说话时要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降温”。同时，秘书不应将个人情绪带入工作中。说话的语调往往会泄露个人的情绪，因而秘书不能把生活中的不满表现在对领导或同时的言语中。

为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的语气，能够避免被动。例如在对待领导的缺点和错误、群众的反映等方面，秘书都要学会掌握分寸。当接待来访的群众时，对于有些过于不便回答或无法回答的提问时，秘书应委婉地拒绝或者提出建议，而不能表现出不耐烦的说话语调。

　　三、长话短说，讲求效率

现代社会生活的快节奏，更加注重秘书的概括能力，秘书要顺应时代潮流讲“短话”，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。在工作中，秘书要确保自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要学会用最少量的语词传递尽可能多有用的信息，使说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。
　　秘书对领导讲话语言要简明扼要，思路要清晰，概念要准确，层次要分明，逻辑要严谨，主题要集中，重点要突出，不能浪费领导时间。当领导要求秘书汇报工作时，应提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地输送给领导，如果简单一两句话可以讲明的问题，却不断地添词加句，显得累赘而冗长，不仅耽误领导的时间，有可能还将汇报的主旨掩盖，将不该省略的省略的了，贻误工作。秘书将领导的命令下达给各部门时，要将内容整理妥当，确保万无一失。例如，领导要秘书转告各部门开会的通知时，如果秘书打电话通知，往往比较简短，所以要将会议的时间、地点、人员等重要事项准确及时地通知到各部门。

为了提高说话的效率，从而提高工作效率，秘书应注意选词，在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不要用口头禅，也不要随意使用新词语，多用基本词和常用词，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于沟通感情，传递信息。否则，就会影响对方的理解，导致交谈兴趣减退，达不到交际的目的。
四、随机应变，处变不惊
　　秘书的地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化。有些工作，在特殊的时间、地点、条件下，经常出现始料未及的情况，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，针对突发事件随机应变，临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。当领导人之间产生分歧，彼此向秘书抱怨时，一旦说话不当，便会处在尴尬的境地。面对这种这种情况，秘书应从维护领导的团结出发，运用恰到好处的语言，促进领导之间矛盾的化解。
　　接待来访者是秘书人员的经常任务。在这些来访者中，不乏有修养差、偏激执拗，或有意刁难、出言不逊，或自以为是、以势压人，或观点不同、故意添乱的人。对于这些突然出现的情况，秘书应保持镇定、处变不惊，首先表现出宽容和大度，依旧礼貌地与来访者沟通，这表示秘书谅解别人冲动的情感和行为，切不可因为几句过头的话而同来访者“唇枪舌剑”，使别人对你的工作抱有成见。

此外，幽默是消解尴尬的一剂良药，也是秘书随即应变的重要法宝。“秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到亲切轻松，易于沟通感情，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际气氛。”[2]在有些交际场合中，领导会遇到尴尬的问题，而秘书就要学会运用幽默，化被动为主动，化尴尬为愉悦，调节气氛。但是，这种随即应变的能力并不是见风使舵，而是既要符合原则，既要有一定的机动性和灵活性。

在现代社会的秘书工作中，秘书说话成为秘书不可或缺的一项技能，秘书“善说”，有利于工作的开展，有利于协调关系，有利于树立单位的良好形象，也有利于信息的传递。因此，现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，注意语言技巧，善于说话。

下面举三个例子，具体说明：

　说话谁都会，但把话说得动听，通过说话给别人留下良好印象，却未必是每个人的专长。在和老板相处的过程中，懂得说话的艺术极其重要。老板在公司里掌握着生杀予夺的大权，一不留神说错了话，后果你就好好掂量吧！前往上海卡耐基培训学校旁听了一堂人际关系课，学员在课堂上纷纷提出：如何正确把握和老板说话的分寸？他们大多有过在老板面前说错话的惨痛经历，对这个问题深感苦恼。专家们当场予以指点，归纳下来，不外乎以下几个关键，相信对有着同样困惑的职场中人也会有所启发。

　　关键一：不要代替老板做决定，要引导老板说出你的决定

　　佩佩年轻干练、活泼开朗，入行不几年，职位“噌噌”地往上升，很快成为单位里的主力干将。几天前，新老板走马上任，下车伊始，就把佩佩叫了过去：“佩佩，你经验丰富，能力又强，这里有个新项目，你就多费心盯一盯吧！”

　　受到新老板的重用，佩佩欢欣鼓舞。恰好这天要去上海某周边城市谈判，佩佩一合计，一行好几个人，坐公交车不方便，人也受累，会影响谈判效果；打车吧，一辆坐不下，两辆费用又太高；还是包一辆车好，经济又实惠。

　　主意定了，佩佩却没有直接去办理。几年的职场生涯让她懂得，遇事向老板汇报一声是绝对必要的。于是，佩佩来到老板跟前。

　　“老板，您看，我们今天要出去，”佩佩把几种方案的利弊分析了一番，接着说：“所以呢，我决定包一辆车去！”汇报完毕，佩佩发现老板的脸不知道什么时候黑了下来。他生硬地说：“是吗？可是我认为这个方案不太好，你们还是买票坐长途车去吧！”佩佩愣住了，她万万没想到，一个如此合情合理的建议竟然被打了“回票”。

　　“没道理呀，傻瓜都能看出来我的方案是最佳的？”佩佩大惑不解。

　　专家提示

　　佩佩凡事多向老板汇报的意识是很可贵的，错就错在措辞不当。注意，佩佩说的是：“我决定包一辆车！”在老板面前，说“我决定如何如何”是最犯忌讳的。

　　如果佩佩能这样说：老板，现在我们有三个选择，各有利弊。我个人认为包车比较可行，但我做不了主，您经验丰富，帮我做个决定行吗？老板听到这样的话，绝对会做个顺水人情，答应你的请求，这样岂不两全其美？

　　关键二：不要和老板开黑色玩笑，虽然它只是玩笑

　　青青是个报关员，更是个聪明的女孩。她脑子快、言辞犀利，还有丰富的幽默细胞，是公司的一颗“开心果”。但如此可爱的青青，却得不到老板的青睐。

　　青青工作非常努力，有时为了赶时间，一大清早就要赶到海关报关。满身疲惫回到办公室，老板不仅不体谅，还不分青红皂白地说她迟到、旷工，怎么解释都不行。青青委屈极了，向专家求教。专家启发她，“你平时有没有在言词上对老板不敬啊？”

　　这么一问，青青想起来了，。

作者: 哥只是个传说 时间: 2012-4-2 16:54
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作者: 山青水秀 时间: 2012-4-2 21:19
此篇文章针对性很强，无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义

作者: zmrcg 时间: 2012-4-2 22:55
受教了，多谢。启发性很大

作者: 呱呱密友 时间: 2012-4-2 23:03
日常工作中，“说”是重要学问，该如何说呢？

作者: ipiak 时间: 2012-4-3 02:10
好东西哦，大家不要光看不顶

作者: lzzboy123 时间: 2012-4-3 10:07
此篇文章针对性很强，无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义，要好好学习

作者: 1qq1 时间: 2012-4-3 10:58
不错的帖子{:soso_e100:}

作者: LAOLIN 时间: 2012-4-3 11:40
值得借鉴！{:soso_e179:}

作者: 携笔从戎 时间: 2012-4-3 12:35
学习了！于老板交流，很重要！！！！！！！！！！！

作者: lj9076 时间: 2012-4-3 13:23

学习了！于老板交流，很重要！！！！！！！！！！！

作者: jamie 时间: 2012-4-3 15:41
用时方知奥妙楼主辛苦了

作者: 苏俊亮 时间: 2012-4-3 17:03
呵呵学习了
做人、办事、说话

作者: qazxswqazxsw 时间: 2012-4-3 21:43
yhhhhhhhhh ggggggggggggggggggggg

作者: overyahoo 时间: 2012-4-3 22:01
指导具体,操作性强,很好的文章,学习了

作者: hcb137 时间: 2012-4-5 11:58
政府机关部门就是这么混的，搞技术的就不是这样了吧

作者: chutianshu 时间: 2012-4-5 22:33
与老板的人际关系很重要啊

作者: xdl1013 时间: 2012-4-6 09:07
sdgasfascasfwre1312eawdasd

作者: 石头希迁 时间: 2012-4-6 21:50

有理论有实际指导性很强

作者: 风雨之酷 时间: 2012-4-8 18:09
oihkljlkjkljlkjlkjlkjlkjlk;jkljkljlk

作者: aqiang 时间: 2012-4-8 20:43
很好要看看看看卡就那块

作者: sunwu728 时间: 2012-5-24 16:53
恩恩额额为奇偶平稳健康的破位空间跌破网卡的排污口【

作者: 思密达 时间: 2012-5-31 18:28
会说话是一门精神的学问。。。。。。。。。。。。。。。。。。

作者: ┖甜的┌ 时间: 2012-6-3 20:53
秘书与老板说话的技巧，你

作者: sugerabc 时间: 2012-7-1 23:12
好文章就是要学习的嘛好文章

作者: 403989957 时间: 2012-7-5 19:27
写的很到位，受益匪浅

作者: 笑面佛 时间: 2012-9-19 11:52
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作者: clover 时间: 2012-9-20 13:28
很有帮助啊！！都是经验！！

作者: musiclover831 时间: 2012-9-23 13:45
写的好，有理论，有实践经验，多多学习.

作者: 飞翔111 时间: 2012-10-9 15:55
哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈

作者: 维丫头 时间: 2012-10-17 14:45
秘书与老板说话的技巧，你必须知道的

作者: qyzhouqing 时间: 2012-10-23 21:08
l楼主威武，好好学习，天天向上

作者: wuhui222 时间: 2012-11-1 10:29
111111111111111111111111111111111

作者: 莲花盛开 时间: 2012-11-28 22:37
哎呀，太及时了能看到这篇文章，太需要了呀

作者: 爱吃包子 时间: 2012-12-6 22:16
写的很具体，学习啦！

作者: 明年今日 时间: 2012-12-24 11:15
此篇文章针对性很强，无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义，要好好学习

作者: sd3322935 时间: 2012-12-24 19:21
henhao ,学学学习了

作者: hjt 时间: 2013-10-11 16:28
学习学习再学习，在学习中提高，在实践中学习。

作者: hjt 时间: 2013-10-11 16:29
此篇文章针对性很强，无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义

作者: 肆线叁格 时间: 2013-10-13 08:01
好好好…对新职人员来说太受用了？

作者: Jillzoe 时间: 2014-3-24 21:57

就是说的我感觉到很实际，不管官大官小，得一步一步按规矩来，无论做什么事都要用心去想，去体会，不要对领导一个样，东身边的同事一个样，这对自己很不好，做工作要实在，对待工作更要踏实，不要忽视你身边的一切！

作者: 南通小秘 时间: 2017-4-21 15:18
学会说话技巧，终生受益，妙不可言！

作者: 零度线 时间: 2017-5-3 17:20
从小失误中汲取教训，见证成长

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