2 Z7 [1 G- E$ Q. g 秘书作为一种职业，在一个单位，视其编制大小，有时是一个人，有时是几个人，有时还可能是一个班子甚至几个班子。他们的职责不仅仅是跟首长进进出出，帮首长抄抄写写，替首长收收发发。8 M, e5 |% d/ b! r6 R, }
在党政军的高级机关，常常有一个或几个智囊团，也类似秘书班子，专门为首长出谋划策。他们的咨询作用、决策作用，对我们国家各个方面的盛败兴衰，起着举足轻重的作用。 4 N* ?8 B& Y" N# e, i( b8 ` 我们在这里讲的秘书协助首长决策，仅仅是从某个单位，某个侧面，或者可以说，仅仅是就某个秘书个体，来把握分析的。 - x) E$ J0 q0 Q3 A# k 尽管如此，秘书在决策当中的作用也是不能小看的。那么，秘书在协助首长决策中有哪些好的方法可以使用呢？这里提供以下9种：3 V: i$ b! v [4 z
2 |8 _7 p5 ]+ `0 v2 ~& j( t! `. C1 y7 X4 {3 z7 K6 b8 T 1随机提醒法) N/ I/ E1 E- k2 t; N' I
! M- H/ P5 ^: l6 { 所谓随机提醒法，是指随时随地地抓住机会向首长进谏。8 ?' B5 K9 B5 ^& U' b3 l0 L; \
秘书经常在首长的身边，遇到什么问题，有些什么想法，就可以顺便讲出来。这些建议，不一定要对整个工作提出成套方案，也不一定对全局提出完整的看法。往往是从工作中随时发现的局部的、具体的问题入手，提出建设性意见。 + Q. o4 V+ g2 I7 g0 A 随机提醒法的关键是“随机”二字。就是说，不晓得在什么时候、什么问题上，秘书发现了个什么问题，或者首长突然间问起秘书对某个问题的看法来，秘书就要视情况，说出个“子丑寅卯”来。这就要求秘书： % Q. k( c1 `4 R/ R$ V5 D, O8 L 一要注意收集有关信息。2 `3 X+ u3 c# A& A
随机提醒并不是秘书仅靠自己聪明的头脑，灵机一动，就能拿出锦囊妙计，而主要靠的是知识与信息的储备；没有丰富的知识与信息储备，样样是外行，事事是门外汉，即使问题碰到了鼻子，也看不到，当然也就找不到解决问题的办法了。- t0 [, t1 S$ ~( [+ g
参谋助手论某单位资金困难，部属怨声载道，认为改革大潮如此迅猛，何不开些公司赚上几笔，于是有些生产经营人员想开个“化学研究公司”弄个十万八万，首长也表示同意。×秘书便告诉首长：我们地处繁华闹市，周围工厂、科研单位林立，这个“化学研究公司”准备上马的新产品在市场上已经积压。再说，这又不是我们的优势，我们硬要开工生产，其结果不仅赚不上钱，恐怕连本钱也要赔光。于是首长再次派人到市场调查，结果确实如此。就采纳了这一建议，取消了建“化学研究公司”的设想，避免了一笔很可能出现的经济损失。试想，如果这位建议者不懂得市场信息，不做市场调查，能提出有理有据的合理化建议吗？ $ d& V+ `# }* X' C5 s 二要巧妙掌握时机。 ' S' p$ d" V8 H! O, C) y 秘书在运用随机提醒法时，要想使自己的设想、建议被首长采纳，就要特别注意时机。比如当工作中的错误和损失已很明显时，你的建议再好，也只能算做“事后诸葛”；当工作中的错误和损失还没有显现出来时，你的建议再好，也只能算做“好操闲心”。所以，秘书应经常密切关注首长关注的热点问题，发现不好的苗头，就能立即提醒首长注意，并协助首长分析潜在的危险。在引起首长重视之后，能立即拿出可靠的改进方案。& q9 o2 a8 `- s* s6 b0 H
三要心中有全局。 4 L8 K8 E8 H" r 有些秘书人员只负责某一方面的工作，所以仅能从某一具体工作环节发现问题，提出建议。这些建议尽管是好的，正确的，但拿到全局来衡量，又显得分量太轻，或具有片面性。对统筹全局的首长来说，你的这些建议仅仅是“杯水车薪”，当然不能采纳。所以，秘书只有了解全面情况，才能在随机提醒中，产生出积极的效果。8 [2 X( q. e/ @5 _/ X
6 W( V+ k" s* |' e& S 2预测导向法- D- j3 i/ I& K0 l/ N
7 ]$ v+ X5 v6 T3 R: x) n. T 所谓预测导向法，就是通过预测未来的多种结果，提出有远见、有价值的建议，引导首长向正确的方向定下决心。 N3 d+ i9 p% d6 d( `# p+ W
秘书的预测性建议，从某种意义上讲，在决策过程中起着一种战略导向作用，它常常是决策的基础和起点。预测如有失误，以此为依据的决策，就会使事业蒙受重大损失。而预测建议的水平越高，决策的科学化水平也越高，也就能给事业带来兴旺发达。这当然是就高层次的参谋机构而言的。6 A& l& u1 y5 l( [$ i; U0 Q) o6 M, Z& i
秘书在预测导向活动中，要特别慎重。没有八成把握不要狂言。在预测未来之前，要注意收集各有关方面的信息、资料、数据，尽可能详尽地对历史的、现实的状态和发展趋势进行分析，对未来可能发生的变化做出比较可靠的描述，并针对未来的状况，提出相应的对策。同时，在预测思考中，还要周密地考虑宏观与微观、整体与局部、长期与近期之间的关系，这样的预测才能全面周到，把失误减少到最低限度。0 e* `6 _! n' M, N8 s2 y
6 M b& o; F1 j/ J# ~8 u& H; j4 t; Y8 R& Z: p" ]. e. A8 j 3咨询建议法- y; \' e) S* A4 _( \
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所谓咨询建议法，就是对首长即将付诸实施的决策，通过调查研究，以充足的事实，提出可行性和补充性意见。+ ?4 [4 Z/ W* a7 l9 v
在咨询过程中，秘书要特别注意这样几点： : t/ ^! N p9 T3 _# F2 H7 C 一是防止按图索骥。 7 I) r! B6 q# X' r7 _0 Z; } 认为首长想定的课题是经过深思熟虑的，最好不要动摇和否定它。于是到下边胡乱找几个片面的事例加以引证，把首长的决心引入歧途。+ B/ o9 U: y Q, u# c; ~3 p! N
二是注重客观全面。 0 {* u" C" O* t0 X5 w* O# N 在收集资料、信息时，要到现场考察、了解实际情况及各种反映，及时发现问题，综合分析、研究相关方面的关系和变化，设计各种解决问题的方案和模型，进行各种计算和比较，从中选择最佳方案。 . k3 B: t3 p8 o Y' p 三是写出咨询报告。 ! e' m9 D4 O5 |$ E& l 秘书要在进行了一段调查研究之后，先提出初步的报告，与首长交换意见，取得首长的支持，并在听取了各方面的意见之后，再写出正式咨询报告，请首长考虑采纳。只要事实可靠，论证有力，首长一般是可以采纳的。 / _5 o' b! |$ r & R4 b0 F2 u+ m, ]4提供资料法/ \7 _) C# n5 P5 u
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所谓提供资料法，是将有关历史的现实的，国内的国外的，军内的军外的，以及同行业的资料，提供给首长阅读，使首长从中获得启示。 / g K/ R0 u4 R4 D T" H 这种方法是一种无言的声音，聪明的秘书不必一天到晚在首长耳旁乱嗡嗡，让首长心烦。 $ t( g; ^# {' k* v3 Q: p- {! e" z 提供资料法，有主动提供和被动提供，即首长索要某个资料，秘书很快能够满足；首长没有主动索要，但秘书已猜透了首长的心思，能顺势提供。 : g: L1 p. @7 c$ S# _. ] 有有意提供和无意提供，即秘书给首长提供某种资料，是专门为首长的某个决策服务的；秘书为首长提供某些资料，是仅供首长参阅的，为以后的某个决策备用的。5 }; ^+ O" X- X7 o3 ] S& F
有顺向提供和逆向提供，即有些资料是首长乐意看的；有些资料是首长不乐意看，但非看不可的。 2 }0 }( m$ ?# h- r3 J* z! B) s. ]; `; U 5比较选优法, K% J9 U3 d- I
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' K" l6 m, z$ [ 所谓比较选优法，是指在首长决策时能提出多种方案，供首长从中选择最佳的那种。 0 h, _$ V- n6 G% ^ 决策中的最佳方案并不是显而易见、一眼看穿的，它往往掩盖在纷纭杂乱的事物之中。这就需要通过比较加以鉴别，从鉴别中找到最佳者。- m! h% ^- l) J' f- _
比较的方法很多，有纵向比较法，横向比较法，纵横交错比较法，局部环节比较法，等等。( a8 Z- @: T5 R$ E+ P
在应用比较选优法时秘书要注意： 0 Q# Y% O! k* f 一是头绪要清晰。 1 G& F. J+ c9 N4 o 即是说，秘书不仅仅是被动地把多种方案的一大堆资料或几包卷宗甩在首长的办公桌上，让首长埋头阅读。应该是秘书在杂乱的资料中，先理出几个清晰的头绪，供首长参考。本文由老秘网推荐，这样做的目的，主要是可以减少首长的精神负荷和思维负荷，让首长集中精力，进行决策方案的选择和对重大问题的思考。这就是现代管理学上所提倡的“议决分离”。也就是先让秘书、参谋人员广泛收集材料，充分论证，制订出可行性方案，再交首长思考、选择，做出决断。- y' O& X3 N3 ^5 U! {
二是分析要透彻。+ D- I+ B: L0 j E
秘书要尽可能对所有参与比较的事物进行透彻的分析，不仅要分析参与比较的各相关的整体状况，还要分析各方的内部结构；不仅要分析各个环节的有利因素和不利条件，还要从整体分析他们的利弊得失，从而在比较中，得出较为可靠的结论。$ r0 T) n4 z# M! d
三是比较要全面。 6 ~2 O; m) }" j" d) _" b 在进行比较中，要把参与比较的诸事物从起因、经过到结局进行全面的比，客观的比。比较时，秘书人员要特别防止掺杂个人感情因素。比如在参与比较的单位中，有些是你的老单位，你就说好；有些是你的老首长，你就说好；有些单位给了你什么好处，你就说好。这就很难完整客观了，比较也便失去其意义了。. Q, h6 X T3 I) H4 Y
' C. Q! o; Z- S' w 6漫谈聊天法 2 ~+ k! X* [. L, L* f8 e: D1 r' O& e
所谓漫谈聊天法，是指不分时间、地点，无固定程序、无明确目的的随便交谈，交流某种思想感情，谈出个人的见解。这是秘书提出建议、辅佐首长决策最经常的方法。2 _4 \5 a2 S+ z0 D6 s* `
由于无拘无束，所以讲者敢讲，听者随和；讲者情真，听者意切；推心置腹，互不戒备，在轻松愉快中交流了思想。在漫谈聊天中秘书要注意： / D8 D# V/ T- \4 v0 V 一是在无边际中有目的。, l8 G$ l1 z* R2 l$ {
即是说，表面上是与首长聊天，但实际上（当然也不是所有的时候）是在向首长做进谏工作。某部曾多次被上级评为严格执行条令条例先进单位，个别领导就有了骄傲自满情绪，放松了抓这方面的工作，以至于出现了一些事故苗头。一天，首长和秘书饭后边散步边聊天，秘书就在散步中把首长引入了一些哨兵执勤点，看到了个别哨兵违犯纪律的行为。首长发现问题后，秘书又由此及彼地“闲吹”，终于使这个问题得到解决。+ _* C. t0 x5 o
二是闲聊之中须谨慎。$ ]+ L- W# o5 J6 s! L0 w
秘书要永远记住，尽管是聊天，但不可抹去上下级关系的界限。聊起来要有分寸，不可无限度、无组织纪律地乱说。一次一位首长和秘书在办公室闲聊，讲起了如何用人的问题。 4 w L" b- V7 ^/ f7 L 秘书突然想到刘××是个多年老标兵，可是标兵归标兵，就是不用他。秘书就想借与首长聊天的机会为他鸣不平。于是对首长说：“刘××是老标兵，可在这个岗位上干了7年，有机会该动一动了。”首长说：“这个人名利观念比较强，要压一压他。”秘书说：“名利观念嘛，谁也有。像你们这样大的首长了，不是也有吗？”听到这句话，这位首长突然变了脸色：“你怎么这样跟我说话？”首长来了这么一句，秘书听后半天回不过神儿来。' D T: k7 a# }* U; s- L" e