2 b* z) c8 x& U8 M9 G1 f: z 1.利用文件夹管理档案+ C$ y1 E- o. m+ p5 l R- k) M
: E7 d; x, }! N+ V. |建立专门的文件夹来管理档案是一种科学的做法。文件夹可以根据档案的内容和自己的习惯进行分组,否则档案会越积越多。全部存在C盘或E盘同一个目录下,当需要某一个资料的时候,仅仅是浏览各个文件夹的名称就要消耗很多的时间和精力。 * o, C: z6 S' f; Y( `" u. h+ d: m
3 D5 C3 R0 E' L4 \ 2.定期备份档案 4 v1 N1 M2 n+ A- h6 a; @$ _- e* Y% @2 U4 N
备份是保证档案不丢失的最好办法,档案备份的方法有以下几种:" g8 ?/ n/ J/ @ w( z, O
! Y7 I) \ L* D0 U
A最简单的方法 * c, a. m0 D$ D* H+ q1 H . [' t3 F7 z* d/ i直接将档案进行复制并存到另一个档案路径,但是一旦硬盘发生了问题,备份的档案也会丢失。 ' r1 k0 R- h# S2 y9 @( o' N: f; ]! K9 }1 a0 j) M: j% N
BNORTON GHOST2002 + \+ ?9 m% r# A. R% p ! ]8 n6 x3 v/ k& `把整个硬盘或硬盘分割扇区所有档案做为映像文件,当系统损毁时通过映像文件直接覆盖硬盘或磁盘来恢复系统,并提供硬盘及磁盘的直接拷贝映像文件的检视及编修功能。 , t6 m( u* ?4 K- V. P% Z' w$ N% }9 p 2 W: B6 G2 [" p+ kC数据处理器(Data Process Utility), r4 \' G2 _; B) I- m" j
1 A* ^9 a# `: [+ i. ]. D- B佩带领带时,很多时候要用领带夹,领带夹的使用也很有讲究,男士上衣的左胸口部位一般有一个口袋,这个口袋的中间位置就是夹领带夹的标准高度,如果太低会使得上半身拉长,如果太高则会凸现大腹便便。/ J: p5 w: ^7 K) X' l
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2.服装配件 % r! @# T# h' o+ r8 o% s) Y7 k0 ?9 `8 G
服装配件包括皮带、皮鞋、袜子、眼镜等等,这些配件是整体着装的点睛之笔,专业秘书不但要使配件与正装搭配得当,而且可以通过配件来显示自己的品味和修养。 ' { K( Y- B, p
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3.礼服+ }- r" t# |3 K0 u$ e
) I4 l [6 D8 V n4 J& n" S" T/ |$ c在一些非常正式的场合,男士必需穿礼服出席,比如参加一个国际会议,举行一个晚宴,这时礼服就是必备的服装了。 + C* w# E$ i u: y p; x% W {3 x- k) X
礼服又分为早礼服、晚礼服和燕尾服,下面将分别进行介绍: % z: x5 G+ N: y7 G- T$ {- M& [ 0 G g2 H. H: ]9 S" h/ [A早礼服(Morning Coat) 4 n1 t z x7 M# E v1 a8 Y+ h! I! s" w, N6 C; u' Z2 x0 L
早礼服盛行于18~19世纪的上流社会,适用于在早晨至下午6点前的典礼,一般是单排扣或者只有一粒钮扣,礼服的下摆顺着腰际斜削下来,目前只有在非常正式的场合,才会看到早礼服。 " E9 R# @4 h% @& U2 H. ~ 1 }. x, e* T5 y1 l5 i7 I0 u$ V$ CB晚礼服(Formal dress) 2 Y) W/ q7 q t3 J, Q8 L- v6 }; \- \- G. ?' N' E) o
晚礼服出现于18世纪初期,现在在各种正式的宴会中最常用的就是晚礼服,晚礼服一般就是小礼服,这种礼服的衣领部位常常镶绸缎,有的是丝瓜领,有的是标准的西装领,在腰际平行裁剪,由腰侧斜下往身后裁剪。. Z/ W+ z% A }5 i& [
: B% {1 \2 C. q1 n8 P1 A2 \6 IC无尾夜礼服(Tuxedo) q# c) E/ U Y" n1 m
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无尾夜礼服属于夜间的半正式礼服,样式与普通西装相似,差别在于这种礼服一般采用西装剑领或丝瓜领上缝上绢领,长裤外侧缝上一条绢缝边,裤脚不反折,不系腰带,用腰围或吊带,搭配小领结。 - V6 q. f3 |, P
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) v2 K, K u3 s; m+ d/ Y女性专业形象塑造" D: o* w; K3 z4 k
4 }9 w5 O9 @; w1 \ ^9 T* ^& f; b作者: 县乡干部 时间: 2012-4-9 17:41
如何做一个称职的秘书(下)( M$ B0 x: Q& o
% `) c. |: W& g 餐具的摆放与使用 7 y/ o! U b( G0 ` " U# b! x- [+ {) S 3 B6 f- W: t4 b. D% V2 R / X$ N5 d7 Z x" w4 A1.筷子的使用 8 ^. |6 c6 g2 ]1 Q) q# D o, _6 b! g 9 o9 ^6 |7 \0 x5 v筷子是一种非常实用的饮食工具,在中国已经沿用了几千年,但是还是有不少人不知道如何使用筷子,其中不仅仅有外国人,还包括许多中国同胞,在餐桌上常见到有人挟菜挟到一半就掉了,就是因为拿筷子的姿势不正确所致。筷子是利用杠杆原理设计的,有支力点、使力点、着力点,需要三力合一才可以挟取食物,用大拇指来固定两根筷子,中指与食指一起作用使筷子一开一合,无名指和小拇指在下面支撑筷子。 5 ?* k0 y( Q1 @% l& z7 F! {- e% ^5 V
; b, ^+ `6 B. n ^. A
; u& g% W" J4 S. A2 @在准备会议的时候,要注意以下事项:* c4 N5 B! [( u0 i
5 U- W& _( v' TA考虑周全0 u( E; a- P8 v& X
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要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材,由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作,才能保证会议地顺利进行与圆满结束。 2 n% N" p# I0 i5 q% ?( b+ ?! p' A, S" a6 Z! s
B选择合适的会议场所 . k# e+ ?$ l/ T " S* u9 n8 U; X# c; O会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。/ j7 [ Q' g# O& @& w. y8 G
' {; }: u2 ~# x1 D, E& T- bC用文字记录会议的相关事项 + J2 q. T) M& ^# O# g l7 F3 C 9 e! T6 b1 h) M0 }在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。 * G- b! A6 V2 y: o. T! x( |& h) ~( @1 q4 N1 g
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4.会场的器材准备 / [$ o5 [6 H; ~ B( u# s) l. b; j8 r 4 ?3 T7 e* h# O1 b( s现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。8 E1 d( |1 Z# y, V2 [: Z3 n
0 k0 y7 b1 f: W. b2 ~ iA桌椅、名牌、茶水: j# T- K: [. S
9 B1 `# b2 k+ S; a桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。/ A! i( o5 u7 q% P Z9 D
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会议上的茶水饮料最好用矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。 / n W" W9 V; p$ a6 a5 Y , n- ?% \8 S" M; K! qB签到簿、名册、会议议程7 C5 \$ X- |4 P/ G& h2 c
2 M: t+ q6 R$ l" A0 g9 H( }签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。 0 s& x& D+ T0 }5 k 4 ?! O8 `- N7 i 2 f0 R1 p" n3 I& b) C( Z7 l
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C黑板、白板、笔! j0 P5 I3 a4 {0 Z1 j$ Z
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在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题,虽然现在视听设备发展得很快,但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。5 ?; W2 `1 I6 z: b3 u9 F9 C
' m& f) h& Y6 z0 G1 e8 E8 tD各种视听器材* m- ~% t5 x+ Z/ @% V2 m' ?
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现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。 K9 T- M# w' M( \8 e + r# @4 z: Z( J/ L e |1 qE资料、样品 ) \5 B; \: p( \. c1 D- u0 f8 `: K* \
如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。 ; e- q1 o) u; @4 Z
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跨国会议的安排 + |$ s! O6 w } V$ n2 W. _& p/ G6 t6 k3 n& Y, R3 r2 S
如今已经进入国际化、全球化的时代,参加或召开跨国会议并不是新鲜的事了,很多企业经常会参加国外合作厂商的跨国会议,或者接待外宾。从国际会议上的表现可以看出一个企业的实力如何,可以判断一个企业的制度是否完善。( ?1 C g) ]2 L6 c9 g8 W. l7 X6 ~0 z
+ j/ T4 ?6 B- m% G) \7 k 1.与会议有关的安排) z2 `/ B# T0 B$ B0 n
' e' N3 ~* w; C) J一个经过培训的秘书在安排国际会议的时候应该顾全大局,并且对所有的细节都进行周全的考虑。. a/ B& o3 G5 f) S* J
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A翻译人员的安排 : _& x3 O; N" E" f x% L 9 G/ ~2 B; Z/ i& y会议的接待人员必须要熟悉外宾的语言以及国际礼仪,在会议上应该有专门的口译人员,可以及时、流利地传达双方的意思,甚至对于一些专业名词也要现场翻译出来,不会在信息的传导上产生误差。 + _- \/ Q$ E- T/ y! }1 A' L" \. H2 a6 S) c. S8 Z
B会场的布置; u' v& {5 x3 s! q( C* o# u$ g
0 g; P' U: X; x4 k/ N5 J; s会场布置包含海报、会议桌的排列、视听器材的准备等内容。在国内开会,典型的做法是挂红条幅,但是在国际会议上应该换个形式,比如可以用电脑输出一张海报,请美编人员做一些美工设计,贴在会场,在会场的门口要有两种语言的指示牌,让所有莅临现场的来宾知道如何到达会场。 ! J7 D0 c3 K- y) o" c$ h' ~1 W3 [" r9 \: T/ \" P+ Q4 c
2.外宾的食宿安排/ r% G0 ]& G& a7 y* n! G
1 N' Q% ]5 r- e0 T2 F
首先要为外宾提供一份行程表,告知他在中国停留的这段时间里行程是怎样安排的,如什么时候开会?接待人员是谁?怎么联系?入住哪家饭店?在哪里吃饭?在开完会后是否安排了观光旅游的时间?有的话是去哪里?5 S4 B% H6 m4 G' a) j1 o
0 |, n2 D( n) l& J. m
国际会议一般以高级饭店为接待场合,并且要请饭店代为准备鲜花或者水果。在接待重要的外宾时,可为男宾准备一瓶洋酒,为女宾准备包装精美的巧克力,同时在桌子上附上一张短笺,感谢他(她)不辞劳累长途跋涉来参加会议,说明这些礼物是公司特别准备的一份心意,祝他(她)在中国的这段时间能够过得愉快,留下美好的回忆。 & X! ^+ J' v% J0 |: r5 ]8 a" {0 N, D! @2 B6 `2 b- O7 ^
3.接待外宾的注意事项 7 ?# a& u$ r8 ^- o # c# G: [2 d6 t8 G在准备国际会议时,有一些事项与国内会议有所不同,需要注意。 0 k, f0 @1 \4 Q* U+ p, c2 }. P/ D& a2 K& i
A了解外宾的生活习惯、风土民情与禁忌,才能做出让外宾满意的安排。 2 X/ Z, `* y* R x4 j% R " u8 W- M. a2 H: g; OB外宾如有家眷陪同,要为家眷另外安排轻松有趣的行程。 + V$ u# B: j/ w; M( G / K8 G; \/ q0 }, f2 UC要了解会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等国际礼仪。. B: X( T( Q% m- c8 l- v! F
. i( P. T# _3 {4 gD对外宾既要做到礼节周到,又要不卑不亢,维护民族尊严。 + f2 x8 t3 Y! x- |1 m+ V" r/ z M! L V & a E. r* O* h. ^ 5 \: J4 a( v1 w! g) k- Z' n s5 Y
/ t4 _ V$ x# c 会议上的礼节9 {7 V' Y, a2 H' K
: u, _, W/ v z) {* K
1.开会应有的礼节' |$ A1 T4 a2 s; L
! x1 v4 U% m0 x: t/ Y秘书应该协助上司掌控会场气氛,在会场秘书与一般的行政人员是同等的,应该尊重出席会议的所有人员。 : g* D) w; K# {# c7 k$ e ; |6 [" m! d: E: _6 J( n/ h+ t在开会的时候,应该关掉所有通信设备,如手机、呼机等,或者把它们设为震动状态,如果在会议期间,自己的手机铃声大作,或者接听手机,都会显得自己对会议及参加会议的其他人员不尊重。( J, V4 G5 ?/ u" N2 F' F
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在想要发言的时候,应该先向会议的主持人示意,请求发言,得到同意后再发言,不要别人的话还没说完,就打断他人的谈话,这是非常不礼貌的行为。在提出自己的见解时,应该做到对事不对人,不能因为个人的喜好而偏袒或攻击某一方。& I8 \1 ~3 D( c4 s, U1 k8 V1 t' S* p
; q) s9 e, q+ v, u当会议做出决定时,应服从会议的决定,如果会议的主持人征求大家的同意,应该坚持少数服从多数的原则,不能认为大家都应听我的;如果自己的意见确实很好,可以等到以后有机会,或许意见成熟一些了再提出来和大家共同讨论。 ( E! A6 R% j" }! l1 I/ u
0 V e$ l" l) g3 R; w; N 2.会议上的失礼行为 S- s# a. B- p ' O% m0 t( f) {9 \6 w$ I8 C事实上,在会议上经常看到一些失礼行为,有些是因为本人没有意识到这是失礼行为,有些是因为对礼节问题不以为意。下面列出一些常见的失礼行为,专业秘书应在今后引起重视,尽量避免。 $ ]3 W5 t+ B! U, l m9 Q. c' Q( I; n* m- r! f2 d, D, x, [# A4 w; }
失礼行为:与旁人窃窃私语,不专心开会。 2 m+ l% r6 V7 Y& k5 y. {6 `5 p7 r1 A+ U9 S" X5 q
在会上打瞌睡。 1 V1 G0 w, v8 u2 u7 E; Y $ z; U; `3 ?4 d$ Z- B3 J 在笔记本上涂鸭,心不在焉。 1 }% P6 P5 ~. X5 L
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咆哮,倒喝采,扰乱会场秩序。 , s) }7 n% z. V' E " U4 J* |6 |+ Y M* p$ y5 ? 出现与会议主题无关的意见与质询。 7 o; p& A V9 H% q3 ~
1 [9 `- r( a9 i 沉默不语或滔滔不绝。 9 X9 R. G# J% g" g5 C ! p$ G4 i& S. Y! d' ^; P# D* a 6 s+ C! j" I4 M4 m1 \
3 B% @% ~% u( @- p 上司出差前的准备工作 / k9 l2 a+ P& I) ?/ p! t \ ( M! g! Y* T' j ' H+ G; {2 a* ~( [8 [5 e% a. |7 T1 ]$ s3 Y& c1 J5 L' [& b, I
秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程,对于这项工作,不少秘书都感到头痛,因为有关行程安排的事项非常琐碎,如果准备不周,可能会影响上司的公务,秘书自然就会受到上司的批评,甚至其能力也会被否定,所以要想成为一名优秀的秘书,必须学习怎样来安排上司的出差行程。 ' M2 Y+ R _! n& z5 A/ R4 W& t. i6 N
+ P' G, {) l. M. q
5 |$ F$ M' g% v, ~/ a& W. P: ^1.确定出差行程 3 T- C- a: D; g/ G/ n5 z5 M5 Q8 C7 f* {. Y7 f
秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程,包括出差的目的,是去拜访客户,还是推销产品?出差的时间有多久,什么时候出发,什么时候返回?在出差的行程中要到哪些地方,每个地方停留多长时间? ! C& l5 r* G% Z5 q- b ' _5 u: ~: n* s( R5 m0 L% w 8 A3 E, V" k; s/ U O
1 C& Z+ h3 K" D b# E6 O
在安排上司的行程时要估算好时间,既要让上司高效率地完成出差目的,又不能让上司的时间太过紧张。 ' |- ?1 `0 R- V' q: G " H: b- T( ^* X T k( G$ j' u# p& U+ O/ p. U$ w5 S/ C ]* J* z. Q" f2.旅程中的安排2 R( W, J/ t/ h. z0 W6 T
3 D. P- a5 s" R3 z! r) ~: P& i
在确定了出差行程之后,秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务,使上司能够省心、省力,从而能够致力于处理更重要的业务。 + F2 r1 m/ O6 g! [% V1 p+ |4 J! |- X4 G$ A) X# Y/ `6 ?
A交通9 _: Q8 d9 x" @0 y* G8 L; F/ R
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首先根据行程的远近和时间,选择合适的交通工具,是汽车、火车、飞机还是轮船?并且确定中途是否要换乘交通工具。在选择了交通工具之后,就要预定车票或机票,注意不仅要订前往目标地点的票,还要订返程的票,不然上司出差已经很辛苦了,还要去挤车回来,这就是秘书的失职了。秘书要把订好的车票、机票用信封装好,并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间,以免上司遗失或遗忘,信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。 , m$ u% J; y0 e% |5 o0 } 8 `8 U, s, V9 [如果须要在中途转车,应尽量挑选比较小的站转车,因为越大的站,月台越多,中间要穿过高架桥或地下通道,会增加转车的时间,而比较小的站一般只有一两个月台,可以不用换月台就直接换乘车次,比较方便。' ^, J( O9 W( V4 \& n
9 u8 |1 \& L" _0 O" r- W' H, m
如果是上司自己开车,秘书应该为上司准备好沿途的地图,并且在地图上把路线和目的地用红笔标注出来,让上司一看就知道什么时候上高速,什么时候下来,下来之后又怎样走。2 i/ X% M. r% P# f" p
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B住宿9 U4 i! P4 G! X% h5 N: `2 Z- P
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预定饭店也是秘书的职责,秘书可以直接打电话预定饭店,或询问拜访的公司是否有合作的饭店,或从网上查询。预订时要依照上司的喜好习惯,如果上司喜欢豪华型的饭店,认为只有五星级饭店才能凸显个人的身份地位,那么秘书就应依照上司的需求,帮他预订五星级的饭店;如果上司是属于务实型的,只要求房间干净、不噪杂、安全就可以了,那么秘书就应该选择这样的饭店。注意预定的饭店离上司的目的地不能太远,不然每次上司去拜访的时候都要舟车劳累,而且浪费时间。 # w0 g, d* i9 j; S. J! S9 e% J; j' E& b' E
在选择了饭店之后,应该打电话进行询问,了解一下饭店是否有附带餐厅,是否提供早餐,有没有其他的休闲娱乐设备。一些高级的老秘网会提供免费的服务,如健身房、桑拿等,秘书最好在备注上写明饭店的附带服务,当上司劳累的时候可以有所选择。! }# R) v7 u; B/ Z" Y' w
) b. F+ n6 P+ ?/ O2 Q7 h$ E6 QC接待& n$ N- ?, O2 O! q2 T. B; D
3 C6 w& A/ @/ k R; H" d在上司出发之前,秘书应事先与出差目的地的有关人员取得联系,并且沟通好接待事务,如确定对方是否派交通工具接送上司,如果没有,怎样克服这个困难,是坐出租车还是选择其他的代步工具;如果对方有餐宴,秘书要说明上司的饮食习惯,尤其是上司有禁忌或忌口的食物,更要提前打好招呼。 , g3 o9 X5 J' n( c
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3.注意事项- A% z3 k' q( `0 h4 M; G) e
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在为上司准备行程的时候,有一些细节问题必须注意,对于上司没有考虑到的方面,秘书应该为他考虑到,这样才是一位优秀的秘书。 `5 v1 }. U( |6 u. {9 z0 v7 Z
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需注意的细节事项有以下几个方面:7 }9 A' t, y- P9 N9 n
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A打电话询问出差地的天气如何,如果与当地的气温相差较大,要提醒上司注意添减衣服,如11月份从上海到北京出差,上海的气温还比较高,穿一件衬衫就可以了,而北京可能已经穿毛衣了,那么就要准备毛衣、手套、围巾之类的衣物。2 h$ G N9 u, f, F) t# C& C
) O1 E3 z* Q: T% R* uB出差前再次确认行程,确定对方是否有变动,并口头向上司或陪同人员说明。 ! j0 l" N6 S, U5 W/ ?6 C1 B7 M, Q* _1 [* o1 i
C记得为上司准备一些常用的感冒药等,如果上司身体不适,患有宿疾,秘书则需要为上司带好备用的药品。 / Y. p5 d3 N, ~, A5 Q8 C9 n9 V7 y$ \- x1 F" ?6 w# u8 u9 c
D帮助上司备妥名片、公司产品目录、新产品的样品以及其他辅助工具等。如果上司出差是为了签约,秘书还要准备空白的信封,当合约书签好之后,上司可以将合约装在信封里递给对方,以此表示对合约的重视,同时表明自己的公司是一个规范的公司。 3 X& ^; }7 z4 _# W3 V- q& ~" p : q" H0 q( x, w# l0 J/ \- LE如果需要准备赠品,应该把礼品妥善包装,并在包装盒里附上主管名片或是公司的有关资料。 ; w. Q g" N, o6 d! ~" f' _3 P: C. t/ h- r9 w3 G% |
& I- ? b4 k6 K, M" u! ~* Z! {9 _* }+ b' N: W 上司出差当中的工作处理$ ]* V) s, Q% r# z
! _0 R5 z& }8 y. @* j$ V - T; g h5 i- K 3 x1 v/ p# T, P1 E: ?1.向上司汇报工作 . E2 y9 w/ o/ L" T# O; v# l( r( D* n4 q; @2 ?- Y5 L
在上司出差的时间里,公司的业务照常进行,这时秘书应协助上司处理相关工作。首先,秘书应该定期向上司汇报工作,如果没有紧急的事情,可以两三天汇报一次,如果业务繁忙,则需要每天汇报一次。汇报的方式有打电话、发传真、寄快递邮件等。 ( p4 _& x4 r" ?' E. @9 m3 C& c. D1 U1 r* y8 C* w0 z
) r {" Q2 q( u; j0 b8 F, v: s+ U
1 n( l) g& w, U7 S* T. [2.处理力所能及的事务 : R9 y6 K+ N# Y. _" Z ^# Q, X% n% i- @8 Z7 w) [ f& S0 {
在上司出差的时间里,秘书除了要尽职地汇报工作以外,还要承担起一部分责任,帮助上司处理自己力所能及的事务。比如有人打电话问候上司,秘书可以代为转告并感谢他的问候;如有客户需要增加订单,秘书可以帮他转到销售部。2 K5 q1 Z) h1 m* O
+ a& c* E* U" q' p3 o S如果任何事情都要上司亲自过问,上司会很辛苦,所以说一位优秀的秘书是上司的得力助手,尤其是当上司出差在外时更是如此。但是,如果碰到只有上司才能处理的紧急事件,秘书则应该马上与上司联系,以免耽误了商机。 ' e& f, b" P; v9 I) K0 P! F4 ^& X! Z
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上司出差回来后的工作处理, L! \' r8 P8 ?+ n$ h
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' o5 p! Y9 i, u, H- \1.迎接上司归来 8 f d+ f. f" F# N$ v1 ~3 Z& o 5 l n- r9 Y+ k% V" [在临近上司返程的时候,秘书必须提前做好迎接工作,安排车辆到机场或车站接人,如果上司的行李比较多,可能沿路带了很多大件的样品回来,这时要考虑到小型汽车是否装得下,如果装不下,就应换辆大一点的箱型车并配以适当的人手。 $ V1 v& B6 C9 z2 i) V) H3 S% @: X( R" _
在上司回来之前,秘书还需要把上司出差这段时间里公司的工作做个简单的总结,写成文书资料,放在上司的办公桌上,便于主管一回来就能进入工作状态。& h+ V$ p4 Z# A9 r5 m
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2.上司回来后的后续工作 2 c+ E; h; F, Z1 F 7 n8 t f, y! V* ~- i V* E上司出差回来之后,秘书应该帮助上司处理一些后续工作,如资料的整理、报销差旅费、寄感谢函等等。这些工作虽然琐碎,但是却不可缺少,秘书主动替上司分担了,上司才能迅速地、全身心地投入到公司的主要工作中。 2 N! z1 n% n; @6 [; t% r1 _/ n
2 ]& N) ~. i4 r6 M8 c# u% }4 i - M' n% S5 ?1 l# ~ - M/ A$ q2 S) ~' Q2 Z W0 n+ O0 i最后,需要提醒的是,秘书应该把每次上司出差前、出差中、出差后要做的各项工作和注意事项记录下来,并且记录在专门的本子上,这样可以为以后的工作提供参考,而且还可以作为继任秘书的职业训练内容。 ; ?6 B% {+ Z% O* \; d/ Z+ P. n& c/ n& L u# N# U1 \1 R
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! {6 @% V! ]& Q7 A; s陪上司出差应担负的职责 & `: h( i4 t+ {8 ? 4 ~4 O' O& j7 ~$ r' ~ `; o0 ?. Z& R( U. R/ d \( ~* D
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1.做上司的助手 ( V7 C) w: r$ H2 ? 0 p4 n8 H) i/ c: ~) f% [* o |有时候,秘书可能会和上司一起出差,这时正确的自我定位非常重要。秘书首先要弄清楚自己的职责是什么,那就是上司的助手,应该帮助上司处理事务,尤其是衣食住行方面琐碎的事务。比如下了飞机,秘书应该立即寻找接机人员,而不能向上司说:“我们到了,怎么没有接机人员呢?”这样的话就是把自己与上司的定位搞反了。# w |4 V; \ m0 p' B% H2 p5 O' X
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在上司出差的过程中,秘书依然是上司的助手,比如上司与拜访单位的人员交谈时,秘书应该作好记录,如果上司或对方作出了任何承诺,都要及时记录下来,并用红笔标示出来,便于以后提醒上司。( g+ }% H) }& Z1 t& [
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" z, L) {5 c1 M. D2.不要喧宾夺主) {& B) u4 R1 @/ s! t
( O' x. V$ j# o( L, `在整个出差过程中,秘书必须时刻提醒自己不要喧宾夺主。在安排饭店、选择车次的时候秘书应该打前锋,而在有关人员的会见、产品的推介时,则要由上司亲自出马。 4 q. A1 U( A8 {- ~
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企划案的撰写 $ h" K% x& l D: s. \ & L, s+ r# h. e% D1 A/ o" b / H% F: o3 I1 x- A1 ~6 Y+ n & U3 B/ o5 R. i8 s/ P l3 l% ]" I对企划案的认知 - K1 {/ w& H' }( M! F6 c " [6 [' D' T7 w企划案是一个比较时髦的名词,是现代企业管理的一个术语。很多企业都有专门的企业策划部,所以对于秘书而言,并不需要做专门的企划书,但是帮助上司做一些简单的策划书则是秘书不可推卸的职责,比如部门要举办一次促销活动,秘书就应撰写促销的策划案。事实上,开展任何一个活动,都需要进行策划,只是有的形式和过程比较简单,有的比较复杂罢了。 9 e# C5 p6 f; I' c Z+ e& h' }# L; ]* H, Q4 J, n0 v+ H/ G
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企划案到底应该怎样写才能达到预期的效果?下面以举办促销宣传活动为例,说明企划案的组织格式。$ j: o6 R# _. g: z$ w
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1.主题及副题的拟定 % w: X6 J! H: S" V( f% S " N+ z& @/ n! _- }: }一个优秀的企划书首先要有一个准确的主题,人们常常可以在报纸上看到一篇文章非常醒目的大标题,然后下面有一个副标题说明文章的大致内容,做企划案也是如此。例如在情人节做促销手表的企划书,可以把主标题定为“真心真意表真情”,这样既能吸引别人的注意,又能和手表的主题联系在一起,那个表达的“表”就是手表的“表”,用手表来表达真情,可以吸引人们购买手表作为送给情人的礼物,然后副标题可以与公司联系起来,比如公司名为时代公司,可以用“时代新款手表送给您,让另一半满心欢喜”,从而用副标题与主题相互照应。 4 A1 `% K2 w' }1 v- n0 ]2 N- O1 T, i/ O- c2 r7 s; F
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2.企划目的4 T* y Q% F1 X; T0 ?
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企划的目的自然是赚钱,不能把企划目的写成为了服务社会大众,这是虚伪的,一个企业的最终目的当然是为了赚取利润,否则早就倒闭了,所以“为了提升公司的营运目标,达到利润的收益”是比较适当的表达。 q6 Z! s2 ~% i
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