3 _1 @! H" ? B 一、公文规范化的重要意义 ) F; Y( H- y* n + @0 D4 }/ @' n* E& N1 H 所谓公文规范化,简言之,就是要按照既定的规则和标准来制发公文。就审计机关而言,既定的规则和标准主要有:《国家行政机关公文处理办法》、《审计机关行政公文处理办法》、《国家审计机关公文格式》、《甘肃省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》、《甘肃省审计厅实施<国家行政机关公文处理办法>细则、《国务院公文主题词表》、《审计署公文主题词表》。以上办法和细则,是实现公文规范化的重要依据。为什么要强调公文的规范化和标准化,实现公文规范化和标准化有什么重要的意义?概括起来主要有以下五个方面。* _0 R7 y; ^. ~* N
. k1 M# P- f- i! w5 X (一)实现公文规范化有利于充分发挥公文的作用。公文的作用主要是传递信息、反映情况、指导工作、记载事项、约束行为。公文运行不规范、不标准,往往会影响和妨碍其作用的有效发挥。比如在一份公文中,如果主题表述不明确,就会使人无所适从,不知所措;如果主题错误,就会使人误入歧途,给工作带来麻烦,甚至造成损失;如果文种选择不当,就会闹出笑话,达不到预期的行文目的。所以,实现公文的规范化和标准化,对于充分发挥公文的作用至关重要。 % l8 i0 ^8 Q: M. F# m) V - p5 ?, q! B: v" |1 d0 E (二)实现公文规范化有利于全面提高工作质量和效率。高效有序的工作,是完成任务、实现目标的重要保证。我们各项日常工作的开展,都离不开公文这一工具。如果公文不规范、不标准,其作用就得不到有效发挥,势必影响工作的质量和效率。如前所述,如果一份公文的主题不正确,就会把工作引入歧途,必然影响工作的正常开展;如果文种选择不恰当,就达不到预期的目的,必然延时误事。所以实现公文的规范化和标准化,既可以保证工作的顺利开展,也有利于提高工作的质量和效率。7 C$ x/ r3 j. c, F% s
3 ?" ?" W3 E$ ^5 ?1 L Q (二)长篇大论,语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字,语言不简练,拖泥带水,前后重复。或者是画蛇添足,浪费笔墨,一篇请示,说明困难,讲清理由,请示问题后,又接着发了一番议论,表了一通决心,这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性,没有新东西。提出的要求比较虚,比较空,缺少具体的目标、要求和措施。: S' r; q! y3 v: n, q; |0 W
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(三)文种不分。主要表现是请示与报告不分;工作报告与调查报告不分;会议情况报告与会议纪要不分;通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍,有的甚至用“请示报告”。$ G- }, } K, I" t. J0 `; t
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请示和报告虽同属于报请性上行文,但却是两个不同的文种,在实际使用中要把它们区别开来,不能混同乱用,二者的区别是:* R# S- P; @; K' B: ~
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1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的,必须批复;报告多为上级了解和掌握情况,沟通上下级联系,大多不需回复(有些报告也批转或批复)。( `7 B a6 i0 j7 [, w
1 t3 B% o7 y: _2 s2 Q0 w1 l: k) ] 2、写作性质不同。请示是请求性公文;报告是陈述性公文。 j/ W, ?3 ?3 b, I
- i% L3 Y# v; U! b! o+ } 3、行文时限不同。请示必须在事前,得到上级批示后才能行动;而报告在事前事后、事中、事后均可。" k# c3 k$ S7 h: g3 c H, D- }
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4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”;报告一事、数事均可。8 C2 l0 `! X" I: S3 A
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5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成;报告由报告目的、报告内容和结束语构成。; V) \; ~8 p) X+ N
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(四)语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺,也就是所谓的“病句”。# `/ e3 e4 P# o
/ C1 f4 K7 S- g. l 1、用词不当。% X5 ^5 ~' M3 y# w5 U3 Q! J* b* O5 p
7 z+ t2 P1 |' V: {' v: B& C" Z& G! U (1)搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当,主要有主谓搭配不当,动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如: 1 i' K# m r- q/ c3 I2 e! J; b' f; h3 F$ ^: e4 [$ g9 l5 F0 R
(2)关联词使用不当。 : W/ I( m5 |6 o+ g' ? $ U! T0 E' [: L$ u9 x G! G 常用关联词:“虽然……但是……”(转折),“只有……才……”、“只要……就……”(条件),“如果……就……”(假设),“因为……所以……”、“既然……那么……”(因果),“既……也……”(并列),“或者……或者……”、“与其……不如……”(选择)、“不仅……而且……”(递进),等等。如果关联词语选择或搭配出现错误,会造成句子的意思发生变化。 2 d0 p5 r7 w2 w: d( [) D# O! I; a/ @/ n- e
(3)褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩,凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的,称为褒义词,反之,属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如:( O4 S7 }. B5 U" V" w
8 V1 K: T, r3 H, f (4)使用口语。公文的语言要求庄重、平实,应使用规范化的书面语言,尽量不用或少用口语,更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比: ) h" _/ o/ N; P% a5 a G 3 i" @0 e. T# F/ r) ^( M 不然--否则,马上--立即,爸妈--父母,见面--面洽,收到--收悉,打算--拟,吃饭--用餐,走路--步行,给--给予,偷着--私自,等等。" b; h8 M2 n: C, x
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2、语序不当。3 g6 o) g" D/ o$ \! b
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语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。 ( ^3 E; D, g; ]3 _ ]$ f! q# G6 r# W- S* A8 c
3、句子成分残缺。 ! J1 U$ {4 O1 S" Q. k7 g. S- y# X& s# Z. Y" X* r
成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。6 o: J& Y( B6 G$ o
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4、表意不明。 % A, { ] Q1 j! {3 \: @& l" p$ G 2 H0 s7 ^+ J6 y% v" o- B$ m; o 有的句子意思表达得不明确,易引起歧义。或是自相矛盾。8 w8 G! _, z2 f! I
4 ^1 t: X+ Q% [* k 5、不合逻辑(概念、判断、推理不正确)。 / a6 @7 w; j# W8 v . M3 D8 d' H7 g6 R (五)口气不当。 ) k$ C O4 c& e8 E5 @ \6 u0 s5 Z 7 r9 U$ ?7 [! P) Q 主要表现在用语不妥当,尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时,公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等,表现出一种催促的口气。. I' `5 X) h* g! {- |2 m7 s4 s
' Y. o! E- ?) p- N5 V% p (六)错别字。/ g* I5 z0 z3 R. }/ q! t# t
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文稿中出现错字、别字,也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。9 [+ H0 _7 H1 E% v8 e4 i
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1、“的”、“地”、“得”。 6 w5 e0 V, d' D& b) |$ j1 T 3 Y: K2 R3 P2 W) C0 ?# I# g) q, e 从语法上讲,定语后用“的”,状语后用“地”,补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。. `9 C' Y q/ }* q1 ~- q
* g8 u' [' L+ J% Z# s2 H 2、“相”、“象”、“像”。+ F" e8 ?" J' }
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相:主要指相貌、外观、姿态。常用词:照相、相貌、亮相、长相、真相。 3 |) V8 \1 }$ K r; Z% r+ T+ m4 d3 c' Q$ {/ A# O. F 象:主要指形状、样子、模仿。常用词:现象、景象、气象、印象、象征。/ D( |! X" T5 \3 m4 |% o0 C: V