老秘网_材夜思范文

标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理 [打印本页]

作者: 大秘书    时间: 2012-4-12 13:55
标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理
第三专题% P. g: z0 e8 |6 a6 ?* u2 ]. ^
+ V( H8 p" z, H
加强办公室建设与管理
0 w2 l3 F2 y+ [$ B
& z4 x) T, S' R# o/ m* n! l1 U& j一、办公室人员岗位认知与基本职责% w3 X3 ^$ B& S0 l" q/ ]" u$ ~; |
8 o3 U$ g" h  |7 Z* D$ _! g2 S7 @- V
二、加强办公室建设$ V6 Y" l9 J  Z
6 Z: n' B7 U/ b9 M5 @9 ?; v
三、办公室办会工作基本规范8 L/ i/ r$ f* ^1 ]
7 \. z2 ^# B1 B# w9 g. ^
四、加强办公室的日常管理
% Z* N) [1 Z/ h+ m6 P
( W9 ?' l. H( b) n% f" M一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ I* E& ^! E+ c
' H& V1 m; w+ S: P1 i' v/ t(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
5 ~+ ?* `3 m2 ~+ G* T4 s3 w& {5 d
5 h! |0 t4 S- l5 D联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。% y& U0 j) R' ~6 N' i, U
; m6 F8 ]5 l5 Z. A3 U: t
职能定位:& s4 D$ L0 f/ I1 K7 y" Q
6 Z' q* b3 G; C) ?2 M" I( X; C/ j9 K9 v$ {
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。/ y- d8 B3 R) q1 I  S' h

3 Z8 p+ U; o, g% Y一、办公室人员岗位认知与基本职责& A: R8 u6 I& y1 \( b8 U

- x) q$ K8 W( l5 A3 L9 n) P(二)办公室工作内容与特点工作内容:
2 k) h3 p  D1 a+ u9 D0 e/ e  O& T  q
按性质分:3 Y  [5 O, e# S7 Y+ }
9 s4 t; ~- X$ \) u  j% A
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
; B! S# z) g8 t! e; ^6 k' C: p& Z2 `5 C
按内容分:4 V* `4 p; h* x( b

. P, [  D. {, C) D( J7 H5 \办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:% c, H; s$ c$ T8 c
! G, w" ]. R) [; E4 Y, ?6 U
综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。" P# V" \% L( g4 Q

2 O" E4 m7 x8 p一、办公室人员岗位认知与基本职责(/ w& W, V8 C: S4 t9 P' R

6 y: d  V* n  X3 S9 O6 _三)办公室人员角色定位) D8 n* |1 b, i( y( V% B. n

! u6 {" H) ~5 T1 X1 W# E8 W办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊, G$ s, B. _2 [& A; p& e) R) O# w

( w3 r8 p7 w# V1 W$ n; c(四)办公室工作对人员的要求
# H, D" w5 W- f5 P7 x( U& u7 a, e5 O0 r3 g
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:
$ P( E7 C  n" j. X- \4 v# K
, N0 C3 \1 r3 `, w! l一、要讲事业心和责任感;. y# i5 Z) z  N# X5 r' J  N& Q
1 [' j1 \, Q" ]0 c
二、要认真细致;0 U1 P4 c, H7 ]  ~+ ~

" j  f' p* l! |0 ^/ F, O$ \三、要讲究程序(不要打乱仗);: G1 D( b/ Y" H' @

- J8 L) W! W7 S5 q5 y5 c. G3 z四、要讲工作效率。- Q( \4 C: a, f: L& Z
; |0 a: A" S7 U# T* u( I
(四)办公室工作对人员的要求8 L8 t0 U* M3 {* F
2 I: o3 a0 I+ Z( X! ^
1、思想素养
; x" Q9 N2 d2 S' e5 q$ t# X. {8 _" s. i( X7 Z% V( U( ^1 b# S
热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
" Y. U% ^* o- y) g" p9 [, S) s6 O
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
, W' c6 u, G% U$ b8 ]$ @$ z) S/ b  }; u! X$ L
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
9 t/ w( n2 f3 K2 a; F( @0 Z* I: B4 ?& ^, t! U$ _1 p
踏实肯干。舍得为工作投入。
" \/ d: y4 P! f2 e. v& }: q0 ?8 S% U) m. q7 C$ Y# R) C, y
(四)办公室工作对人员的要求6 a. T/ ^. ]9 `  f, Z4 d
# z9 f3 \4 @8 N& i" i+ [3 x
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。9 L7 c* A) z& A% C

, Z1 I9 I2 ~/ R. l3 u9 v调研能力。善于通过调研掌握大量情况。% _9 ~. U  ?5 ~; ], F. y0 C
" r. Y  }% {1 {4 N
思维能力。善于思考问题,抓住关键。% ^. H( X# d8 [* P: i) Y

. S" O# Q, h+ a5 [5 U7 c表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
) K2 L. l& j: l0 q1 C
* Y# k9 s% Z0 w4 ~* c1 c(四)办公室工作对人员的要求
9 H7 _' w7 c6 ~! E6 p
* m) d5 I3 w, r3、心理素养
2 l% J) q/ p, ^, R7 R6 o$ B. B" S3 }: ^2 ?- t
心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。
4 r: N. q, k; Y0 E! V
+ x1 N% I' ^+ D, Y" y9 z, A注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。2 p1 O9 O  b  i2 d

+ @. N* t7 E. ?  I6 f% J- V调控力(控制情绪的能力)。
. O" A, V: W: g1 h5 c  q9 A2 V& B1 O- c6 @+ ]0 l$ F, m; ^, j
意志力。/ l" X! r2 w5 }; O  `  H

1 N/ I3 c1 \1 @# Z) d; x4 \(四)办公室工作对人员的要求
5 H' d- ^9 a/ r+ ^' B& ~1 \4 o8 |, z& t# V* U
4、角色意识7 T3 S- W8 ?' ?+ t* l
1 j, W2 m& N9 g" f. z7 R( I1 c+ R
做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识) f; R) X5 i( F3 e; \( W5 ]& Y
8 _9 y9 ~0 \5 G' A3 M
全局意识
- O$ X  V& l6 D
6 F- l- H! N$ m9 w" E5 t责任意识
! O& B1 i' \4 k$ w" V* \) \" b
4 F3 v7 i8 P% E3 W创新意识0 R) u' _+ ]2 X9 l# y& }) I+ w% P# }

5 i$ W8 o# n; e- \% u2 H奉献意识
! k: H  D) E$ R% ^- D6 r6 S8 V4 q% |
信息意识, G; b6 g3 |5 G2 x7 L
. J  B% j/ {# w$ ]" g
程序意识* G- L8 q9 ~! j  c" Q
6 z! x( J6 Y0 H5 h" ~. b
学习意识
: I/ H% X. {8 e- a
8 H5 c, ~; i0 x" n! B) n/ i(五)领导对办公室人员的期待) {2 K( ?6 X* y

+ }0 \; S$ y6 Q4 @, h2 G. Q领导测评办公室人员的20道题目
' u: s: M3 W" V: i: a2 U0 N3 ?" k
1 R0 g8 m- U# r3 \0 I+ p1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
. W& F6 C$ E9 W( r- N& P% I) {( K+ k  I3 V
他是否了解你的目标和意向?  Z3 |2 s0 N% `) b. \
" Y  m6 p1 U% a8 l) e) i
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?: [, h& u* ?0 J2 ]/ D" p
! p; T4 J, R+ \0 U% j
2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
0 z6 k( g2 N( {1 y3 \
7 @. o6 N" s3 V5 }3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?/ M# a7 P' x+ X. h1 d: s* E
, u5 Y$ L3 n3 o* s; ]/ p. {3 Y
他是否很会安排时间?5 ?0 r+ ~8 a. }/ p9 u5 h
4 ^2 _& M$ H8 y
4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
% s3 E( @6 ~0 w. R5 E, _+ X0 W
2 I  f6 @' `& ^& c: |9 O领导测评办公室人员的20道题目
* C* `) [: W+ v: {
. D( c8 m/ l3 a! \4 k8 [# {: M: ?5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?  G% J/ W  z7 S1 ^" i* z) f
% }: C' n: D- J. b
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
8 E/ ?/ A- d! \" I+ x5 N. o9 T. F+ v/ M- p- H# h: ~" ^5 p
6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?' L; ]- L9 A, ?

, K$ a. o3 s* X/ `) V5 H# E能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?
. L& D" ?& O% R6 Z9 o& b
; ?* ]: |7 t5 H+ S  l4 W( F能否制订新的工作制度或工作程序?
% r6 }# P0 W' G* E9 B) t6 G  ]  h+ u: _! Q; `- R
他的工作有条理吗?
! c; _. e) \- n/ Q. D* Q; k1 `, z" U  c; M+ f% ^, b
7.他是一个机智的人吗?! H/ X; X4 O' u6 B3 n& x5 b

$ R& u; i& x+ b' I( _能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
+ S% I# z" X9 h% j3 ^5 n6 d+ j8 @# e  t, R+ D: y; O
8.他能否提高文件运转效率?' n, W- T! q  v! C/ ^( d& d

, z$ j+ i* X% S6 D* F9 \能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?- B2 I) g. o+ H/ G
- ]" B! ^$ B  l3 ?0 u$ C2 v: ]
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
% ^2 E; y% N' ~1 B: g+ S+ v( y2 Z5 r5 P+ ^' l6 o6 h
领导测评办公室人员的20道题目
% e  |; U, d. Q! |) D  U! f2 _* H( z# E2 V4 u6 I& T
9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
: c! \9 E) E' l# c. x6 J
' m; z4 o6 ^1 r+ W* q4 @10.他在危急关头是否沉着冷静?6 R( W. V; d* v' w
; e' F. i  v& P1 m
当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?; {% b& l+ x: L3 H  C9 k

6 `+ {+ J# I2 Y1 \+ e& E9 b' k11.他对你的忠诚值得信赖吗?! t8 K7 u& v4 N! `; E

, K: z. J2 b& [( U你能把一些机密信息资料委托给他吗?
& r3 M- r' u( T- O$ N! B' I' T9 s7 E5 G6 ?
12.他是否有较广的阅读面和知识面?
. ~3 Z# m* h' b0 C, i8 d2 k5 V0 U& r3 ^
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?9 N; a# X. c# K; b
, c& w; Z4 Q0 h: [% g4 P6 {
领导测评办公室人员的20道题目
! L( Q$ _' _8 ?8 u. }- F6 K
6 h1 M3 V+ }& @9 m7 U( e13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
2 `! N+ H/ c, Y( U4 {- L  ^& ?* d; [6 W1 d% x
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?9 u6 T1 ~2 J! B. e- N$ p
: k" I$ f9 O6 K! Q  ]  a3 q# T: _
14.他是否有个人学习计划?
+ {% E% N8 E  }" u! J" I- r# U! H
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?* d; v' V/ n2 b) O# \* r
( Z7 A" U+ W, z& w9 o5 S* n
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?' L# `. c, P7 b* ?9 n7 _/ i5 Q

7 C8 b; G2 S8 Y+ M& j5 ~15.他语言表达是否清晰?' e1 I) u9 F* q& x
+ C0 I0 d+ L; O; p) n# [
能否以书面或口头方式简要汇报情况?
  [1 D8 t* G" s: }$ D" [% I3 w1 o' {+ T! X
能否准确地传达你的指示?
$ M/ R8 d7 y6 V9 ^5 r7 z* |9 G0 T6 }$ _
能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
& N4 z; ]7 u* a- M" }- R1 T7 h( `* l) m4 b* k
16.他是否按时完成每天的工作?
' y/ E: R* \+ o3 C' i: Z# O  W2 I; z3 U0 w3 i
是否根据需要自愿在休息时间加班?
+ J6 e( a" t, v) e* H" y* u% x, A0 B  Z9 y+ a0 R, R2 j1 Q
领导测评办公室人员的20道题目# I9 _3 ?7 o( u5 e- @& C) y
. ]4 r' c! r6 V
17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
$ X: i) h2 o# H0 S, H
6 Z( Y* f, g' R6 V18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?
$ p4 {$ E$ u5 Q* J5 O
( F8 l6 v: n, _6 e19.在调研工作中他是否称职?
2 \2 h$ `* i6 Y9 |/ m$ z7 v& r/ l- P5 \- i! X* p$ y
能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?& b. z, |$ P: I+ G

. W/ y; {4 V" b  ]- W( _20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?2 s& r( g8 F; i6 V* k6 Q% a

' n. Y' \2 U2 Q3 g& J% H4 F8 K启示……
* z1 D' D# M, x" X5 X! M3 W
, D5 }! W+ m. R" X二、加强办公室建设
( _( {" V0 Z3 J  a4 f7 |8 Y: k
( t6 r, E5 n4 j: Y4 j(一)办公室建设方向% r; z; X) |6 Q4 N% n
' D# C1 f1 n1 H8 |" ^
1、不断优化硬件和工作环境
* i$ b# z& [* p; R% U* v3 y
5 r& R. p8 W2 `+ W3 D# r2、积极推进建章立制工作
: ]. C' u1 J! G8 }+ S/ e/ l. Y& e# q' \/ ]  H( S
3、努力营造和谐人文氛围% q' a6 _' h4 k8 Z1 T

* W4 T; ]- K' l  @% _1 z3 u, E! `4、大力倡导团队精神
& b( `8 o0 j0 w: F  a% \5 J. U
. s  K0 J: \8 r4 Z(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规6 G/ h$ o  W/ N; p1 ]9 j6 u

1 P( M& J: U0 h7 \良好的礼仪形象1 l1 T7 \) s& d+ \
% G. f5 |! E2 y' X) T8 Y5 t
良好的电话形象% Q0 l. W: a: X+ {$ W* w# _! F

: M# D% u7 B$ t$ G, h! e! ~良好的文字形象! `- L, _/ g, N+ Q$ e  V& D

, n) ~/ @; M0 h5 I% ?5 L' }; H良好的语言形象
( l) F9 T# o, `8 \
' N# B4 }% O* L4 o- c* H二、加强办公室建设+ ^% \6 G3 o, l2 h

6 V7 V- \$ t' e: {# B% a1 s(三)人人争作办公室受欢迎的人员
) G% b) T7 C6 S5 F
; L% i# b; C' {8 q# }* b; p1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;
$ m  q1 ^- ^& F7 T2 s- W9 O2 P. B: B
2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
) S) s- B& j0 ^+ Z" m
9 n( d- X* V" J, O; b# _3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;6 m# U5 Y" F& O

( n  g% X/ ~; r  e3 r4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;9 L8 r, Z: Y/ ?0 A
. c+ w2 @' k8 B# w: X
5、随时让同事知道你对他的感激;
) m* w) i, w( G, k3 w( G
# U. b! s9 T6 z9 R6、尊重个人隐私,公私之间分明;
+ c# e# g8 _& l3 s. w. {6 }
# w2 X, o0 d* V( w' O" s( l7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;3 p4 N9 C# `2 C! F5 @) f9 L' @

: E3 h. N$ s: A# d8、不居功自傲,有容人雅量。% p) a& k  g4 ^
- d1 I0 _& ?0 r+ b
三、办公室办会工作基本规范1 f; h0 [5 O: d) {
( L4 D5 o! B. \7 ?
(一)会议服务的基本内容会前准备工作
' a6 w/ i% p% c8 J, n. ]: C0 h& p6 Q
1、设立会议承办部门和服务机构
+ g7 _& Q% W& A
0 S- W. R" y- p6 A! c2、协助领导确定会议目标和议题
! M1 j& J) A' F' A" M3 F* G
4 `- U5 f, k; L2 ^- S7 w(1)确定会议目标
5 q# }) ?8 J. u
1 H8 W  ~/ K" j6 Y  s7 o0 W(2)拟订会议议题# y( D( n. B  i4 I! r; V
" O2 X6 G! R, b) X/ p
3、拟订会议财务预算和会议方案
4 A2 V6 z/ d4 q; E( Q5 m$ a
! ~% |, B4 \7 @, }8 K(1)拟订会议财务预算
( f  c! d- p8 O+ N. k5 k
0 u7 h2 o- x1 g(2)拟定办会方案
9 {+ @) L% T; `" d! j) E: X$ D" I
5 M" F7 r3 x. J- Q+ s1 K(一)会议服务的基本内容
; b# S6 A3 t5 B5 O( \; P" I  O  ~& Q* C* c
会前准备工作
0 ?+ G$ x6 i6 @
8 B! ~5 u2 ~/ z, c; u4、确定会议的议程、日程和程序# N0 o8 D: H" k  S5 ~

: r( E  U& O4 x' `5、分工撰写会议文件, u$ H% \8 a% [  o: N

& Q4 ^+ a: @6 k" Q# L6 N3 w7 J6、确定与会人员名单以及会议编组方案5 p( s- L& t' u: O% [* M/ ?9 c
, e3 I0 |0 n! J
7、会场的布置工作; _2 i0 f- U  ]& y* y

  W6 A$ X' S# h" R7 K衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
1 n8 u4 j' C/ {- y1 c( C
: v3 M, w6 E0 \! S$ _$ l1 K8 |主讲:姬瑞环7 _+ g" t" k, y& e- X& L: ^6 P

作者: 游曳    时间: 2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者: 鹅毛笔    时间: 2014-9-29 20:21
办公室管理!!!!!!!!!
作者: qcs456zlx123    时间: 2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
作者: 潘正明    时间: 2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~




欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://laomiw.com/) Powered by Discuz! X3.4