/ ?+ f9 o% E! [, M W; _8 s (九)将公文标题简单切分后用以标注主题词4 t R% H, R7 q4 U6 t. g1 y, ?! ]. G( d
; r& E) r# t* v. R. g! d! d 标题与主题词的作用不同。标题的主要作用是引导阅读,用自然语言书写;主题词的主要作用是反映公文的类别、主题、内容和表现形式,为检索、查找文件提供方便。主题词是揭示公文主要内容的规范化的词或词组,必须从公文主题词表中选择。主题词由类别词(范畴)、类属词(内容)、文种(文件形式)组成,其中类别词反映文件内容所涉及的范围和应归属的类别,一般情况下不会在公文标题中直接出现。所以,标注主题词不能简单地切分标题,而应分析公文的内容,弄清公文的类别、主题、主要内容和表现形式后,从《公文主题词表》中选择适当的词进行标引。需要强调的是,公文的主题词必须是《公文主题词表》中的词汇,不能根据个人理解随意编造。否则,标出的主题词没有分类、检索意义。正确的主题词标引应是“(类别词)+(类属词)+(类别词)+(类属词)+(文种)”。/ q2 H% m% u1 P; k) H
' p4 x" I, h3 |/ ^! R (十)使用计算机起草修改公文时仅将定稿归档、用传真件归档 3 u6 N" w, X* ^. n: T X- H 0 x+ r3 d; K+ n" J6 I7 Z1 b 随着办公自动化程度的提高,许多文秘人员直接用计算机起草文稿,每次修改也直接在计算机上进行,最后也只是将定稿归档。但是,由于定稿无法体现修改过程,一旦文稿出了问题,无法反映公文的处理和运转情况,难以分清责任。这就使公文处理环节的制度化建设面临新的问题。正确的做法应当是将草稿、历次的修改稿和定稿均予保留,一并归档。! h: S1 B& @( z$ E, d5 k
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由于传真纸张材料的特殊性,收到的传真件保存不久字迹就会褪尽,所以不能用传真件直接归档。遇有传真件时,最好找到正式文件,用正式文件归档,如果确实难以找到正式文件,应先将传真件复印后,用复印件归档。作者: 山东老秘 时间: 2012-4-15 08:03
二、公文格式常见错误 ( j7 R! B8 m" Y6 V& w 2 C5 ~1 k0 A1 D) ~0 Y 根据国家质监总局1999年12月发布的国家标准(GB/T9704-1999),公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 5 e! L4 m5 u2 ?+ J2 L# Q/ z& j; ^7 |% C
(一)眉首部分 - l! T5 z3 p& W1 }5 f+ d 4 L; u1 _, h$ D% ?" J9 {# P1 x1.发文机关标志。下级应小于上级。 8 ?& N; z; z6 o7 ?% U3 n; c7 k7 Q3 P/ Z6 W; ~- q+ T
2.发文字号。上行文的发文字号居左排列,左空一字,但这一点往往被忽略,左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某段发[2002]21号”;函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,可是有的将发文字号置于武文线上,有的标识时没有右顶格到边缘。滥用“发”字。 只有重要文件才采用“××发”字样。, U: u. A0 @! r+ ?" R: v
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3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,如“签发:某某”、如“某某:签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。7 q# t6 w6 H( I0 l# {7 p$ ~1 x0 @! ^- b
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4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星,可是有的单位党政不分,行政公文也使用中间有红色五角星的反线,这是不对的。, T# ]' g' |9 z% f/ d2 U. Q
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(二)主体部分1 K' m# Y% p' n6 x5 {
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1.标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,《办法》规定除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号。有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来,有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。 ! t% l5 ` w: Y, }0 H3 K/ h1 f2 O% _. l9 ^
还有如“关于转发×省公路局《关于做好春运工作的紧急通知》的通知”、“关于转发省公路局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”,以上两例中的“《》”符号都不应该使用,应改为:关于转发×省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知、关于转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知。; @: ^1 I6 I3 d& r$ R4 U1 g( y+ y
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层层转发公文时,尽量不要弄成,,,关于转发关于转发,,,,的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。" Z7 ]3 b' ?9 t8 ?2 e3 |
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文字累赘。如《关于请求解决××××的请示》,应为《关于解决××××的请示》,后面有请示,前面用请求就是多余的。 & d% C* p9 p6 D! d 7 T7 f, w6 f9 b: l8 R$ R7 q除批转法规性文件外,公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号,如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》,标题中加书名号是错的。7 k! Q8 t/ g3 H/ [+ Q* W0 ~
! Q4 Z# R1 e) f 标题中“试行”要放在书名号之内。如:《武汉市统计局奖惩管理办法(试行)》 9 J5 i6 C( O" \ s. u( d" r: Z2 V- p4 q8 ]1 U7 p/ w
缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如:“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。; @) ~! u, s b+ c
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2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。要注意《办法》规定的序数数词的写法,其中“一”、下面是顿号,“1.”下面是圆号,而(一)和(1)括号外面是不带顿和点号。序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。. u" t: L+ U8 E8 {7 S5 M: |
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第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);/ ? H1 b% c! I7 O: r4 ~" z4 b
$ O6 m3 H4 b7 K6 H 第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无); " F3 s0 f) e* D* d: t5 ?5 w4 ]7 U* ?9 q! z
第三层次为:“1.……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);( C# U* j9 S: n
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第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。$ T# h+ e) C S7 q; g! i; S
5 R( p: n4 d4 G+ a" l/ D, r1 D5 y 1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型,一般每个页面排22行,每行28个字,双面印刷,左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐,行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等题。: A, d. k9 b ~1 k1 Y( r
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2.页码。置于版心下边缘之一行,左右各一条4号一字线,单页码居左空一字,双页码居右空一字,目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中,还有的页码两侧没有一字线。. _3 z( A) Y5 ]! L9 ?