标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页] 作者: 浙江秘书 时间: 2012-5-1 19:13 标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 4 J& A+ ^% x9 R0 }4 W8 ?& M0 _+ k* f: X
; c6 Q3 A; s9 t& c& l- F
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 E; |$ o# E/ p( e
% n' I5 q' d$ z+ w# f 一、秘书的职能0 W* X1 G% R1 Y: I8 S; Y+ Y
1.辅助决策 ! w+ M4 Z) I) N+ v" l, [) F4 Z
: l0 I2 N" S1 b; s
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 / w, V% p4 w7 Y+ L! f \- S
8 f- \ ]) i' E2 b \8 \
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： ) j0 }7 h5 `: a6 k0 D( ?( l
& Z2 O8 |! @4 s. } y+ E+ o+ r4 Q
辅助内容的综合性 - }! r& Y) h" `- E- L& h4 p! S4 W; Q* z; c7 I
辅助时间的经常性 & w5 i* C6 o) o- b
: q2 f% Y3 m/ H A* |
辅助环节的全过程性 ( _) T Z& v+ i3 z B: S1 H
. D$ a2 F9 x _: p' y; H2 S! P7 u$ f
（3）、辅助决策的原则 8 V' o/ T* f y+ \. X" w7 u) h2 V7 o' S + ]0 ^$ m/ r# u 超前原则 7 W9 _# e/ j0 r$ z; H 9 i( O: r$ f1 s, O 定位原则 $ K% [5 o w+ w9 L4 z! }1 ]" z % K. X9 L5 X7 T2 T: }2 a' F 信息原则 ( W8 j2 U$ y5 v j- Z6 N4 P8 F 谏诤原则 6 ^0 I! B) V" V" f1 } 2 z* k+ b; ?/ r2 e （4）、辅助决策的过程 1 y, o! C7 M4 M5 I {6 P9 m$ f, x; g# z8 ?7 c7 L
协助领导确定目标 0 |, |+ U8 R2 M. a, E
% C ]' w1 _0 i) N9 v
协助领导设计方案 & I5 |3 Y2 B* R) s
$ q' i" r) g- N0 S) A
协助领导评优选优 . T, v/ H" X8 W( v, b) ]2 R& ?
6 `" R& s z9 v7 ` 协助领导实施反馈 ) W+ i$ Q& T. r3 G . D$ f1 A( m7 q* h! S( Q) b 2、协调关系 3 q; w: h2 k3 B: X" x & R6 K, P5 \; w0 S （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 d* i! I. ?9 d# W% M . s0 h* d' n/ J6 ]2 u# V （2）、协调关系的特征 ' J$ N( G r; }& _' _* R
" X$ o# k# o; f- K$ k
从属性 4 o) T) E' }$ Y$ j" `9 Z/ K
$ s O3 _. B1 R6 n0 K
广泛性 Z- c+ _/ l/ |
0 q( \2 m7 |0 U 间接性 $ H) D, k$ |5 O$ Y& D9 z9 Q/ i! L
% c" m$ Y: `4 J" h" p( I# F
（3）、协调关系的原则 % `4 Q* J4 B$ u# j: Q# p0 w t" k3 |5 c8 h2 P. ^ 政策指导 3 j' Y2 b9 J8 m/ M- v" e
4 P; b+ d+ N4 |* i# V# ^; z 客观公正 , M) \7 ~. z/ C* I! S
/ N7 i4 I9 j# i, ~. i: K
平等协商 * n& }+ S r' x, V& r, I5 z+ I% y4 o3 {
注重整体 ' t" r& u2 }( j% P* Z/ f# O/ m7 i0 C/ E5 S / Q" f9 c2 c* Q6 ?/ f" ^7 E, R 灵活适度 0 E* C1 w4 `) e
# e6 y, {! z5 n, P
（4）、协调关系的过程 / M& N* O* ~3 v8 ^1 p
i+ g/ b& p h2 X& O
摸清情况 , O9 L" o' Q( b' | 5 U( I1 l8 f9 A0 A 找出症结 " [& O; ]2 \" t; O* U 7 Z% g* z+ ?0 |9 f& q( R/ o4 I 恰当协调 $ g! K J+ B. O7 o% |( z1 C2 S0 _9 c) c( m3 `
督促落实 % d: }/ P6 z* k* F- w N% u8 Z 8 [/ v8 ^- S5 d+ s7 r2 A! s 检查反馈 : }% v. V: C/ T; P* q. ]" m
) `7 `3 N! X/ @8 m
3、处理信息 * o2 @. f, V: T; P; p8 s2 ~ 7 H4 |6 p3 O. T% [9 i7 ~ （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 P$ I- f+ \' E) I+ ^5 y+ y ) @$ ^" O) v; n3 U （2）、处理信息的原则 3 n2 c, C* ]) X) }+ ]
- t K, ~& B* h: e: R% G 及时性原则 / i* ?$ a. Q2 k" k3 w; p, _
1 N- s+ a9 R$ }3 g5 E: i 保真性原则 % f5 G+ {$ }& ]- I7 e' d4 Z+ i( v# W$ \
适用性原则 $ ? a# Q* s- ^9 [7 S+ k/ O + z. ~# |$ W7 ~9 {. s h" M 预测性原则 2 j% C% N8 x' e
6 N* S a, a' X
（3）、处理信息的内容 + |2 v6 p0 {* h$ N0 m/ \* {
; {) E3 j1 G+ h 历史信息 % ]7 o( Q) A0 H3 u# c9 C 7 `! j# N- g+ c5 z( ~! j. v 上级信息 # A8 X. g0 b4 k4 \/ k( i# ^8 w( |
内部信息 , H7 o7 W$ H% L$ x5 Z
d4 `( t) _- T5 P' q+ x
公众信息 - A" L1 u. B# T* C0 w7 |% S* R3 N4 H: p( a. l
社会信息 + e% ~( ]# V; [2 d( b0 ]4 a6 }' b) h1 S5 q# e/ q" M4 B
（4）、处理信息的过程 / Q! i5 D+ Z; @1 u/ N! h7 ~
4 b1 Y/ J9 }7 l' a: g0 \( N
信息的收集 3 V$ e* |0 P0 u3 P2 u9 S4 f! G6 ~- d3 T
信息的加工 e! b4 `1 {8 x* \! X+ w' j % e% M1 k$ H D' `; a 信息的传递 3 j1 f) h( F# z3 [/ M
' V& u$ Z* M. y* M. c; W# ^
信息的反馈 " s& {1 `9 G# C# [* \- J3 b, N3 S y; L! x
信息的储存 8 ?+ {: J0 @7 |, x O5 d+ a' H
" c7 d/ P3 J0 B& O: I ]- r( ~' W7 w 4、办理事务 2 W9 B/ m& N3 k( ]; R
! \$ k/ |$ o/ s" g. W$ O （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 : n, e* u4 |+ y- F. m
U6 h8 T0 ^5 F* K# P1 y （2）、办理事务的特征 , n4 L7 m; R- N! N; P7 l7 x3 P3 B. q1 ^+ e
综合性 . e' Z! n' M9 s/ K4 b- b0 r2 G9 e0 v7 K! d# H m s4 i
服务性 / i, v. ?# Z* G4 l, J& N + N6 M5 k- N4 W/ C+ I 繁琐性 ; B4 E% J$ W. O! Z' _# B C$ b
. s; i( [, T( f/ C- Q+ h$ g 突击性 $ L) |1 E' D* n/ j1 X
6 a4 A7 l/ A( D4 y( C: a （3）、办理事务的原则 : X( M! C' K& E9 p/ L7 H8 d/ U+ L- r4 A3 ]6 O
被动中求主动 1 ?& R0 d! o, Q
9 @) M. T. U* V
原则中求灵活 : ^; F: O- w* X/ E/ J8 X! L9 l 9 }. j$ j# v, B 繁杂中求规范 ; T2 D0 u; F/ ?- C! i- H' n
/ `" Q. m) P9 ^, _ （4）、办理事务的程序 ! Z0 {4 Z4 l2 k5 `& Y o
) Z' N( Q6 u) w* m$ ^4 c7 u! F
自然程序 9 X2 t7 R0 J: o+ D/ i3 L : D2 T' l7 a6 b+ P$ Z5 y 理论程序 }8 X7 g; p0 S3 K5 i
" k$ g1 T! s+ G2 p* L4 {: g
指令程序 . j0 f- \3 M4 A% B$ M y" e- y2 E: g. ?0 R$ t* u 法定程序 7 e: S& s3 N: s5 k
, {( u+ Y7 f. ]
技术程序 " |7 A d% {# A2 U+ B2 p+ Z I. w
习惯程序 + f% \) V- \0 s
E8 D+ k7 E V二、秘书的职责 " @; ]2 G0 B' _/ K4 u% O/ O; p 大致也有以下11个方面： 2 Y7 u8 t- x8 c
0 r) w9 _5 h3 t) d2 z9 G 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） ( Q5 g! c# P. r' y @. ~( Q/ I
( f5 ?0 `* M# L
接待事务（来访接待、安排服务等） 9 M" o/ k8 ?3 q ~2 W ! Q2 A. T% e8 e5 m$ Y0 \' x- k- o 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 0 R. g' @9 e+ X6 K5 N5 P1 g4 }. n: A( a; I( c* n
行政事务 . \ }* R3 z* Q$ \0 Q" [8 |