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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 $ w, v+ m: w' x: r

1 h# D- X9 z* {: U　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
# m' n4 }5 E* S' U. ]+ ]) J; ^# w5 l9 F! c' b, i. r
　　一、秘书的职能8 x( |5 G: p. [3 T% [
　　1.辅助决策
3 c' `* l. _4 ^2 X; i- \0 T
* \% g9 j3 |/ q+ |. `3 t　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 4 z: z/ {. x% t- b: x: \$ o  q

. i3 @2 J6 W7 @6 p% _: |: |+ O　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) |& p) j: H) ~% d& z+ g% F/ k! n9 _! O, m6 x6 `
　　辅助内容的综合性 ) L4 @. F1 c6 Z
1 C  ^3 q8 f6 ]; ^+ p/ U, O
　　辅助时间的经常性 5 s# P% C8 T2 @/ s7 p' ?: I  V& }9 Z

/ G! y9 \# F- a! N1 U' j5 L　　辅助环节的全过程性
- @% `6 {2 w2 I8 v2 F: G: @+ w3 d
　　（3）、辅助决策的原则 7 {0 ^8 z  \2 v8 K0 Z/ d0 W. m9 T& Y
1 N" l: o% R6 J. V7 g* W: n
　　超前原则 " |1 T4 N) Q) m" J7 E) l* n

+ m$ W) [* _& }　　定位原则
7 [0 K( V1 K$ C& p6 ^+ y: C
; I0 f" a- x* o; {% _: }　　信息原则 4 X2 }( v9 ?! Y* X4 j* F( v
, b8 J* [: M6 L0 P* Z$ R; _% G
　　谏诤原则 4 v/ [' s3 T4 D2 k9 J& Q/ k
. u8 I8 Z7 q! t- Z& [% v$ {
　　（4）、辅助决策的过程
4 d+ S6 z/ R: l  h5 m, b1 `
" Z; F$ u" ]" L! p* d9 z　　协助领导确定目标 : _: a; ~% `! _# }8 P$ P
+ h$ e- Y* Z& J) k5 X& `
　　协助领导设计方案
/ d( G% \. N" e
  r* H- ]3 P6 i0 @" o" p　　协助领导评优选优 & w* i9 v/ |! n1 \
- ^$ u. j5 E9 A
　　协助领导实施反馈
; z7 i( L8 I4 C; A9 g1 P1 D: A9 M! ^3 [; _- r' D% @- Y
　　2、协调关系
0 p, R5 [0 g, D& R! E8 Q' G7 y
. R$ x3 s0 u1 {! b. s3 d　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 : l& w  B! W% I
" q& Z2 G, \* k, {' d6 D
　　（2）、协调关系的特征 9 a$ O9 n: L; G
0 |6 h' _- C. c3 [$ X) e
　　从属性 - r# S; w: B; `9 F& k
4 M, X- b, Z- H6 b  W$ v
　　广泛性
2 I7 B1 ]7 x% C9 Y5 U
/ G, c; c, S% k) ]$ r　　间接性 8 u0 p- F0 `2 R$ o; ?/ V9 x4 L& ]
6 o! ~0 M* r! Y9 s0 a
　　（3）、协调关系的原则 . D- N4 ]& A6 |* @4 E5 X

! v% S" j. Y! K7 ?+ ~# c　　政策指导
, r6 p# {, U! g4 [
2 {, M: S. ?" F& c, n" o　　客观公正
; \- Z: J& P# W0 |" Z
/ q$ i( v( ~: x, v& ~　　平等协商 3 V+ o" |7 i% X& b

9 `: W+ X  N* S0 ^, x/ S2 J9 i　　注重整体 , Y1 x+ u3 L8 y* _, c
& c. I8 W2 s8 c, C- Q7 B0 c
　　灵活适度 / L6 `: t/ \; d- }( K- V

) R: X! X, T7 x　　（4）、协调关系的过程
! e4 E- x% G, g. Y$ B. D6 Q/ l
1 V8 E& ~5 P  v! i+ I0 d　　摸清情况
1 x$ }# Z/ ^3 g) w- R% {# g- f
# `% `# `( Y! _$ g# k6 N) g4 W: T　　找出症结
8 [* b  e- F: a" G8 F1 b4 ~) p2 {. L( y# }
　　恰当协调 / ?1 m1 L/ j' M" y! P7 \" R6 X% A
9 e& j/ d7 x+ n/ K7 T( c3 J  P1 j
　　督促落实
" W9 k! q) t. j. b
6 P4 Z) d% \; o. U　　检查反馈
& |4 S; V  `' e; [6 h6 _2 u$ d; O* y! m) k5 _
　　3、处理信息
/ _0 \; p; K* H9 }! e$ `3 b* [3 n; w4 W8 q9 p0 F
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
/ D( I; p- J/ Q/ b; G4 P: F( A; |. P: v
　　（2）、处理信息的原则 " t# N# w6 _# U4 r2 s6 r8 z
: G; R' P" X$ v
　　及时性原则
9 T% A/ a# A2 ^5 F. R
& u; R7 R  C" v# D7 S3 V　　保真性原则
0 T3 N/ A) e& b8 j
" p* E) q: o+ }; w　　适用性原则 ' Y/ Z) {" s) ^; t! }

. d8 @2 J' T, s8 U/ V/ L- L　　预测性原则
0 V: t8 k. @$ b0 ~( a# I  L' w& p
　　（3）、处理信息的内容
2 W( o% s# p; a# u9 x# s9 B8 f0 b7 X7 `2 K: n$ {$ z8 {
　　历史信息 ; \* t5 B) |( n, g2 p1 I- O6 N: F
0 ^% v# R! X2 {) v
　　上级信息 8 g& Z1 _* k8 b* n( K$ h
+ `$ l' a+ E: f, X% W9 U3 b
　　内部信息
3 f; C  \1 w+ d5 ^
- g5 C( W% b: M- T　　公众信息 / j0 c5 J, X9 o7 d: ^7 X
4 L% J7 O* X9 \
　　社会信息 ( L, n) q; a; S$ D/ \/ B% G. l9 r  ^
( ?5 f8 x$ y/ @
　　（4）、处理信息的过程 - n; q& d' y2 A. K. x1 W4 a9 o6 I
0 a7 \6 r& Z3 p4 F  C; `& J
　　信息的收集 % @9 f  E9 a) E1 Q& [
3 T7 ~& {$ C) l% w/ j; B( t
　　信息的加工 ; V+ T# }! `* r" ^9 V8 r/ \0 |- X

# @+ z% O( O, g9 g2 ]　　信息的传递
4 N* l5 h7 }1 p  |% F+ I/ ]5 J9 H& l9 ?3 k: m
　　信息的反馈 $ s& `5 K. X5 C" i. {" ]7 {) \

( E( O: X0 l9 o" }　　信息的储存 ! _  X1 S& s6 Q9 x* w
. S$ }6 _5 j* T4 g, p9 [7 |1 {$ l
　　4、办理事务 1 F- |9 q! K& G
" ~2 B. j0 |& M
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
) ^1 i  [0 o% l3 W
1 r& N6 g7 l) ^- R4 I/ o( \' O, V　　（2）、办理事务的特征 + F. x$ d. V5 x. R+ \$ q8 E% V7 M
+ Y/ p/ t8 b% D' N( }$ o
　　综合性
7 p  j  i# }/ ~+ r; T! O
* P8 `9 n5 @4 l( z$ n　　服务性
5 v3 e- U2 Z; O' Q$ |) j# L3 L( o$ J0 u- g; h3 B9 H7 c
　　繁琐性
6 b6 ~* b1 O4 t- t
( t. h4 p/ Z6 {* _1 N4 _: F  d　　突击性
& O  }% w, a) s, e7 w; X- w8 {3 z3 n: p; s* h
　　（3）、办理事务的原则 8 I7 K8 O& t9 ~8 ]' Z, N; W* l8 x
  s2 e) G5 w7 m! c
　　被动中求主动
# s+ L. ^: C2 J( t
' x5 R) n. k5 S　　原则中求灵活
' H2 f0 I* F: F5 ~9 P- r$ K9 V% z, j+ |2 D; U8 H% z
　　繁杂中求规范
3 o& \7 h7 Z) ~7 X" q/ m
3 c  I* a5 v% O. _" u　　（4）、办理事务的程序
7 ?! {3 Z! C; g: e9 J8 o
3 f- D  _, c/ m- R  b& B7 @/ G　　自然程序
* R; j! `1 s7 @9 n) s
. U. U1 j8 l/ H　　理论程序 " G, y) o0 }+ H5 {: w$ u. ]' Y) g
2 H3 u7 G# }' m, ^
　　指令程序
0 o) g$ _% G/ k: q
1 u: U) N# _+ k: w　　法定程序 ! f3 Q1 q: G  C% ^
& k. C* N: @6 h' v( Q
　　技术程序
- i3 P+ Y0 B. H
. T" K# g# x9 {8 D　　习惯程序
! e  c4 B% h) p3 d( I  J9 |7 U# I& D! {1 y9 K
　　二、秘书的职责7 t! e$ H4 r" K; E7 G1 @
　　大致也有以下11个方面： : S7 _  p6 P1 @& J0 r

3 d' S$ M! w) A* ?) E　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
6 K! n5 H- s2 q. v
% I( T3 u3 m0 k: Y) o8 [　　接待事务（来访接待、安排服务等）
; c/ a( L4 q2 \" k# t* D+ F' D1 W5 ]  Q; P9 r3 m) _4 J5 v
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 6 M  ~, M) y3 U. v4 G
7 E( W+ ?* x4 b0 ?
　　行政事务 , c6 ?, o& k+ j

4 T- C- _, J" r　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
; n1 d, O7 ~+ X) y) X
5 A6 d* ^& y/ A+ b6 z# R+ L6 X　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） $ E& c6 ]+ g) R+ f1 ?7 `+ u4 I
) t2 }" `# e4 W% N4 i1 ]% }, k
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 9 b& D2 ]- x$ a$ o8 O- o
7 ^' Q, Y' T8 m" o4 d: A4 l' r/ K
　　写作事务（各种文体的写作）
2 n! I& D# e0 r' B# f
. s! V8 T, d! J" c7 c/ k6 z: C( q　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
$ ~. L- C( D9 w& f7 d1 T" ?8 [9 G% W/ o# n
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
5 [# V5 W* A* ^5 r# f
. d( ~* D: c- g' L　　其他领导临时交办的任务



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