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标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
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作者:
浙江秘书
时间:
2012-5-1 19:13
标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
" Q" q6 W* @5 a. D
# Z* N5 t; k* G
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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; n6 i$ u0 J) |& u3 c0 Z5 b! K
一、秘书的职能
9 }1 k0 ?1 v: |4 ~
1.辅助决策
" |! b: [; r" O- ?. b# N; f# |
8 Q/ m3 K/ }; j2 K
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
0 c9 ?, R8 t: j
5 g% p) ~6 r2 ^9 a2 ?, J% [0 \
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
4 Y1 A" K! g5 V. w& [3 b" E8 E
% v. O, r- L. K. S! l: p) L
辅助内容的综合性
2 {2 S; J" Y7 q( q/ e
- a* X; `" X" n$ C" S" N+ V8 U
辅助时间的经常性
3 R7 G* \0 b0 M. l f" B( d* i
7 D' S# |3 R0 s1 t' W, q
辅助环节的全过程性
& e/ t* E1 \, {4 Z, } q
+ Q4 y; X% @& L
（3）、辅助决策的原则
8 |1 B; ^4 d6 S
& T* A- t% ?( e* w1 |: f* h
超前原则
/ s7 V# o2 z. b) `% O6 ~9 W, n
& Z! W' Y7 V! @0 w' _, v
定位原则
8 `* y# a! F6 O; J% u: J
1 ]& W4 T4 ? ~# _) @
信息原则
9 }4 V2 |% K& M1 o3 g1 I9 f
2 N; M6 y' m+ V
谏诤原则
3 w& ?6 }( L2 ]9 F; `
+ t8 q9 J. Q3 N$ t( q
（4）、辅助决策的过程
^- _$ d% e# M$ y6 t) Z
# o, ?2 E& Z' `+ e( S
协助领导确定目标
8 r8 c1 J S8 s! t6 J
( L8 x; a8 t: e; I4 _9 {( v
协助领导设计方案
) R- O! i' d. J# }8 ^
3 O2 p1 z$ r5 j
协助领导评优选优
/ R b4 W2 d2 p1 ` Y, r
% h* ?2 n9 U' h$ I# u( C5 k( C
协助领导实施反馈
5 y2 |, P2 w! ]/ Q$ r" R; _. i
G" C# r! j3 }9 M1 p2 J3 n
2、协调关系
6 l" q3 V5 l( B
* ]4 u- Q8 F9 u- h! b( s+ C
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
7 A7 ~ q% w. R- G2 Q u; {& `4 [
; q; L+ G* u/ `9 [; _# U5 P
（2）、协调关系的特征
" ]8 J5 M' M/ g: n0 |/ i4 d
4 h2 H& S' F: i3 p7 N& @
从属性
2 ~1 Z6 q& y9 ^: a ~
) U" Q9 q" }0 i9 r; _8 j( F" k
广泛性
5 }% x% a0 ^' \: r4 ]: O$ c
! }$ C1 f6 I1 K1 }' L
间接性
# O- E% n9 [5 O; g7 s8 s
7 M6 e+ M/ f S; Q6 g( H1 K
（3）、协调关系的原则
% q8 D, k: s: E
Q" v& z( q, j
政策指导
% s: e8 {" r3 E% P, K/ u5 _3 X
9 Z! z' Y: f( P
客观公正
* L- b7 W% E& O" W7 z5 M' g. P! @! m
3 s. f3 o5 x/ \ x7 u/ y
平等协商
1 [: I* L0 f7 X2 U# Q: m n. O: Q& z
& M1 s2 ]! w' U' v X) W+ B, c
注重整体
) [! F* E0 x0 ^3 A, b
1 v% ~6 H3 Y. ]; F7 Q0 \! _. I* b& N2 [
灵活适度
2 _4 N+ l: w; X! q" B
3 U9 x' \# K( n4 X
（4）、协调关系的过程
% `; q$ ~ v' R4 j- Q
1 z d: ^6 l7 n: U2 B1 { A7 E" x
摸清情况
1 b5 F# Q+ P7 L q2 Q
# \7 x' L4 U6 [ L! X
找出症结
4 f& X. O2 [( N
; H1 u( h2 Y, P: u
恰当协调
0 W; P: ~& G* g* [) |" f3 F( `" h J
! ^# ^2 ?( d- Y% N" k6 w! _; L1 V
督促落实
* Q& @; S8 P# ?2 r5 K, f, W
3 u. U% ]# W# g d
检查反馈
}0 Q9 n% P+ H- o' H& b
6 c1 i& G) b/ ]! H$ }
3、处理信息
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6 A& E8 B! a3 J+ B* g1 t, I/ F, H' h
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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' R) ?; z, X4 |; P" ^
（2）、处理信息的原则
+ Q! _0 r" k$ P* ~* Y0 f' Y
1 C# D. n, i0 r! I! E4 _! z
及时性原则
( K$ u; t: g$ e5 w# ^- x
$ U. Y1 ~6 a6 ?1 ]( y/ \
保真性原则
9 n" A1 O9 G1 L1 I4 s% E# h5 t/ T
5 f2 Y; Y8 H' u$ n
适用性原则
! ~' ^8 w! _6 j
' H6 x2 |% U2 B# t) E# X4 z
预测性原则
6 | Z) R- {; D0 S" L5 l
( O: Q% v t- J+ c8 J
（3）、处理信息的内容
+ U# D" W0 y5 |; X6 u, X0 O0 s
3 b7 g$ O# ?% d1 ^8 s
历史信息
4 w! d+ V: j* Y8 Z* t. O" U
. a6 W- I" w( c& m6 H: z0 m
上级信息
) s( U& N+ J* T, H, _2 n7 e$ i! M$ k1 I
, c( z1 k* Y+ w- [$ S& N% m
内部信息
4 w8 Z7 x0 m3 D( b8 {
7 _2 L- S) K" J
公众信息
% ^: K3 z4 @8 I9 c$ | g: h: `
% c! g/ b. j9 s! e! ?) F- o
社会信息
! o" D5 S3 L" r" r2 n: g
Z7 ]/ O$ w- r. b: @
（4）、处理信息的过程
5 k# k# V0 V! T9 P1 s/ V! I6 k2 p/ h0 {
4 T6 A) J" I% D) I3 P1 I1 m
信息的收集
* n `. e# E, z0 S5 s6 e
0 |8 P8 k# h2 E
信息的加工
' ]" Z9 O- e! D3 \5 }' F2 Z: x
$ H2 }5 s+ Y+ K
信息的传递
* G' P2 E( V2 k3 b/ _4 A7 z: C. v
+ a; W' L& X- `
信息的反馈
6 U4 b- K4 n& G2 l! ^+ L( w7 L. s
6 t! }6 n1 v3 Y0 F5 t
信息的储存
6 w: M% X$ q% m$ S. a* t
2 I% U" m+ k, A3 t8 w
4、办理事务
4 t& p1 u' N' Q' h# I
6 C/ [$ j3 U" u
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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! \3 f. S7 P- K5 L
（2）、办理事务的特征
& F& o3 j6 c5 p' @$ k4 ?
8 h8 |% m: Y% k! ]" a0 u3 L
综合性
) H: } z9 U5 b' R) B! V# p2 h- P
|# q1 d; @7 B) x/ ^
服务性
! _- M0 c9 U7 |% w% W. U7 n
" u* ]: s0 F1 T$ E6 n3 O, y: T
繁琐性
# H- ^0 @% K- ?3 Q; {/ R5 p R
4 N5 H$ l; A% h4 h
突击性
% m9 c8 w- a1 C5 X& _! k: J! ~
7 Y6 J! V( G. C5 l
（3）、办理事务的原则
/ K; ~& c( y5 o! Y
4 N u! w( @/ J8 N+ _8 ?1 M
被动中求主动
/ z, X0 \# N: z1 M/ C3 C
7 l. W; @( A6 t
原则中求灵活
8 R0 h6 F; | w+ b! t- ?
, ^) o2 u3 B8 W2 q5 a2 d+ P' j( s
繁杂中求规范
6 ~, P! I. R7 s0 D: I
4 J+ T8 C* A( G6 D
（4）、办理事务的程序
; d3 x5 j0 |8 ~0 Z: Z# @) e
; G- \0 q4 Q/ U% `1 C. ~
自然程序
2 o n- D0 M' M( E: B4 O
& e2 k3 K7 B8 t$ L! E8 f
理论程序
& e2 ]. D- ?1 t# O
, y ~3 }# ~ N6 d
指令程序
- k9 X, ?5 y; I$ N* I B- B
& P! |3 l* D. {' G% B/ Q d, U: B
法定程序
& e3 y' b% q3 z; s2 E& S
9 O% p! q9 Z2 t0 T6 F, t* m( N
技术程序
1 Z& z+ T1 T! W1 i) `. O& u' L
2 L& S! C9 H* W1 _( {/ ]1 _( D
习惯程序
8 |$ ?5 I4 H g. c8 j) [+ g
9 {: Q4 l: i1 E" x: q* @
二、秘书的职责
: P1 @9 p' Z+ A
大致也有以下11个方面：
7 s. I9 S: A9 i, e/ X5 c9 A
0 T( |# e0 r1 ]+ I; Y! d3 `
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
3 E. n: Q* Q8 F0 r) b. V
: N; s1 Z5 G# G0 H+ U
接待事务（来访接待、安排服务等）
& y. l9 L, \- B0 M" e4 g: Y, x5 T
6 L% P( `9 f" Z1 i: i0 ^
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
& j+ a& I& V& F$ f. P( ?5 ~
& `6 h3 |1 @3 d% t) l
行政事务
- m M' z9 M7 [" E
, H- i$ r& r9 q! T: O( U3 r
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
: g1 o) \. y. o: S) b( C$ r) @( O. S
& t+ B, ?6 d# x* ] L& R
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
R, D5 A+ x5 A
5 Z& A v7 K t& m( r
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
+ |3 G/ l* i Z* `7 d; G
# c! J+ P* i* P w9 @
写作事务（各种文体的写作）
$ p4 r% A9 j) d7 d! @* j# Y9 P* m# Y
8 r7 z4 C( ^) T, I* I, ` T1 m0 Y
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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$ a3 S$ C! d6 q5 V% C
其他领导临时交办的任务
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