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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
' {* _- G" h' |2 M( G  B" n. C* g6 Z: f9 N: R8 U% s7 o
　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 # H0 K& g8 W$ p2 a7 i% Q$ {3 {# S
* ~5 j- w( s* d: x& [5 J" U2 K/ A
　　一、秘书的职能/ u$ y/ i, Z" ?9 w( m7 k
　　1.辅助决策 + c" z( H! L/ l+ m

8 A) s, C& a$ ]9 ~　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
  [$ r6 p$ t9 A$ A% b  t2 V% a
/ y+ ?" b, _5 s( e6 n　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
. |) i- a* b3 w* U: N/ f; J
( r8 M- D" M) n$ x　　辅助内容的综合性 : k* `# R- x6 G, e/ X
( ]9 M. J: L6 {( A& w+ N5 f/ A) b% \
　　辅助时间的经常性 6 q: [: C6 r* N: X
+ T& Q* _. a0 i3 X3 B. y) G; Q
　　辅助环节的全过程性 ! h$ `& k  t8 E6 C

" n4 y) r5 f$ A% G) C　　（3）、辅助决策的原则
$ @% L" S/ W, ?9 Y, J
$ X8 t! c. E/ G0 a8 l+ ?9 m$ Q　　超前原则 ! b' c( P5 H* t4 q8 i# ^
3 {& w6 P6 @% g1 W
　　定位原则 / ^% p; b  ^2 ]7 s7 V4 d* K
8 h2 L: @: X* I, b. Q4 V; _
　　信息原则
/ @& y) q: O6 ]6 c; s- ^& y+ ?) q# O# {3 _
　　谏诤原则
; d' [6 A2 p7 J* G: [0 U0 G- ^' V. O3 Q- x8 C
　　（4）、辅助决策的过程 2 @$ W9 K6 \/ \1 ^1 O/ d

/ x# a* z" o! m* t- w　　协助领导确定目标
; w- U. o" w6 e+ W* B: P) [9 F8 C; Y! \- t
　　协助领导设计方案 " `" I, }: A- F4 k8 K, h: ^3 U  _

; R" S8 t4 U% d2 _7 o8 P( Z　　协助领导评优选优 # t7 P% G8 q1 {+ ^4 c* u1 x: ]. c
0 ?0 o) A& h! m$ M! S& x) E  ]% `3 J
　　协助领导实施反馈 " N2 f' h) o' @' U; P" s$ w% \

& K/ R) f/ g  l4 Z, g" v5 j+ s　　2、协调关系 ( s3 E% [1 ~* d0 K, S0 _
- I/ q% ^  z" J- R9 z5 u
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。   u3 c, i7 w  g' b5 @+ R- P  k
2 w2 Y, f, I4 N  P4 c6 c
　　（2）、协调关系的特征
" T; I# e; Q5 I+ P2 Q5 }! {- d, d
; S  l" r1 a# k　　从属性 1 p- m- Q4 B& \# a( `
+ C8 t2 ^: Z8 p' ~5 W( d
　　广泛性
8 X" g( Z# I3 m& M: [* B2 k6 J6 S: P. b2 j1 `4 U6 Q' m2 C# }
　　间接性
8 R% q$ L7 w$ D6 @+ u& c$ d! h( s
　　（3）、协调关系的原则
8 U4 _: S0 p& I0 K3 i4 k1 [
' T- A% \: j3 b9 e　　政策指导 8 K8 M2 {! L; a2 g
: Z' G# u1 A1 y- N
　　客观公正
: B* ^& T8 {, ?$ C9 H# S8 u. T) _8 p  F6 \+ F* s' U# k+ B" s& K
　　平等协商
5 C8 ^7 \8 E& e. F2 T2 h) X2 b! H7 ?) E) I  K4 G
　　注重整体 - ?7 o8 U. D' ]8 T4 f2 K. G9 m$ [( u

7 U$ d3 t( Q( ?2 B! X　　灵活适度
9 w; k. [. F) q" ^. L. c8 D+ A
% g3 G# j& v0 v& y! }　　（4）、协调关系的过程
) G% W  b& r$ d( H
! e0 {& M4 Z8 E4 m7 |　　摸清情况 $ h5 P% J& D# g- A- U# B$ a. [- m/ }

3 B9 ^/ K( J: T) p9 j  X　　找出症结
' A& t1 J! V5 K* K. e7 c
: G8 \: F0 d$ \　　恰当协调 7 B  W' m- k4 q! @1 M# B

( y" g+ c7 `0 I; q7 U　　督促落实
+ q9 X1 J! @% P
& {$ {, w3 u* G1 R, k) q% Z4 x　　检查反馈 $ R) O/ S) b( ~( ^- j% a8 J
5 ^/ p( e5 a+ J
　　3、处理信息
  y/ R$ J  i6 Z9 S$ o" a2 Z3 q, K$ r: @5 [) e6 n* h' y3 k- V
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
0 a; j# x* W* {3 J) {! b( z3 J2 E1 N
( x% X: f: m: g3 ?0 r* E: F　　（2）、处理信息的原则
$ g4 X* \; {" g# p7 \0 h* H! I! H7 J: N# d1 f9 [+ G+ {
　　及时性原则 ( p. \$ S. U+ l6 Z$ k2 ], f7 d. n
* p  l; L! n- o; H1 V4 D7 H6 O
　　保真性原则 . |+ l4 a, K% s3 F& g/ e

! s& ?$ g: Z" Q# P( T　　适用性原则 0 v2 I- l9 D) P
& `  J3 f0 f1 g/ K  i) l* i
　　预测性原则
6 G; W5 W5 U3 @1 m- q& P  q6 ^, a4 _
　　（3）、处理信息的内容 / v- q3 U0 c7 _) \
4 x! {9 C# U! [2 i
　　历史信息 ; D& @( V) ?( {$ i. ~
% V, F! c2 {! E
　　上级信息 # C8 `7 l& P3 Z0 w

; n/ @- b" M4 }+ ?7 R　　内部信息
9 _* `8 p+ s& p5 |
* q' r. j2 k  x# ?7 U+ ?1 W$ e　　公众信息 7 V3 q) S+ n5 l5 V: x) }/ T% b

; B, B# j% M% s; V  ?7 q　　社会信息 , M3 l( J" A% L& X* S* r4 t* }
* N/ j( d  e& c: w7 Q
　　（4）、处理信息的过程
' i2 H3 C( ^# W8 K9 N6 D
- o) s% m* [4 P5 c1 Q　　信息的收集
7 q: e9 ~( T5 R: p3 R  s! l2 T5 h3 b- t
　　信息的加工
8 J& }$ E4 _3 F) g
$ t- c* v3 @" n) M$ N  a7 o6 S1 |　　信息的传递
9 ?. P- F9 C! i) y+ m- p1 @$ T( v. Y
1 m7 V9 |, z: U8 Z) R% H  c　　信息的反馈   z) ~6 `' f8 x2 {/ V$ O" V+ K0 v

9 t3 \5 k1 S4 D8 _7 S　　信息的储存 7 x7 D  b3 Z0 X$ A; C" f) t( _
+ P# c% M' q* W# v9 x  p* U
　　4、办理事务 * g3 x  k4 a3 q4 R  ~: ^$ l
2 C. ~4 r: Y+ l/ F/ \
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ( l7 C5 u& |* Y4 f2 c

; ]. W7 k- Z5 z7 P  B7 l4 B　　（2）、办理事务的特征
' g+ |3 N; C; \$ `4 l6 K' I5 ~1 v2 v) g& Y  c# t: m
　　综合性 + i- E5 `" s" j
: a% B0 Y( m! Z% P. X- O
　　服务性 $ D% l2 x6 t" d0 k: ~
6 Q5 n, x* t# [0 w
　　繁琐性
7 }5 m: W# N' U0 N
! c# A. t: M* K　　突击性
7 Q$ p% c! n/ R7 e6 p  t2 [0 k
$ ?- m# @- n5 Y! I2 ]　　（3）、办理事务的原则 - i, P8 e7 b$ F, G: B  I# Y
" H3 h+ ~) T1 N9 @0 S
　　被动中求主动
  K8 X8 ^: C8 u# e
- `$ L. Y& m/ d6 H　　原则中求灵活
+ t* `* Q8 y/ T& q+ a* @% e8 y$ j  c
　　繁杂中求规范
0 s5 @1 u- N- u; R$ r. r$ T8 Q/ ^, u- E( u7 A( ~8 _
　　（4）、办理事务的程序 ! g1 b- W$ `2 k, L$ {& x

; f& l, y+ p/ _- _# S　　自然程序 * g' s& X+ h5 {; M# H3 ?, J
! p7 J6 R0 n; @- Z; [% R! K5 }
　　理论程序
% p* ~0 P$ p; [; {0 b- A+ S& d
  ^2 q7 V$ V4 H0 R$ r7 h2 w　　指令程序
; o+ n5 R4 T. k  a( v/ w. q* K$ t4 h5 N8 V" z' s
　　法定程序   ?/ k0 f5 l$ M6 |
3 S2 V" }' D% f# h- v  N5 L/ Q7 f
　　技术程序 * H8 P2 n2 S% Z3 s

* ~( b' h! U7 }; W* u　　习惯程序 ( |& O* O$ ^. S
5 V( o; a9 H9 r' c: f6 K% P
　　二、秘书的职责
9 \) H6 _% N& w0 g7 O! O　　大致也有以下11个方面： 0 n' H! W1 t- D4 Q
8 w- k4 V6 R$ K5 i; W1 Y
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
& v* j, L% B8 {% V2 m( Z" S5 m- @$ S, t
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
: B  Z% T! p$ R
. T/ G* {, D1 q8 X( o　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 6 P7 r$ M4 `6 p0 a5 }

$ {* J3 s  [8 i; E　　行政事务 ) a- Q. h( L# ~; p! i- |
  J8 a7 q5 Y6 |
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
' X- {7 y. ~0 E/ J  Q: A
7 p! `# o+ X" [! Y  K8 l　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ! O1 f6 D( z; ]9 W7 C, l
3 _8 v5 M. |/ E# Y
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 3 @0 d" t; _# E: t  a2 A- a' D) k
0 y, r- M5 y+ h2 E9 _: X2 L
　　写作事务（各种文体的写作） 0 k6 v, u% u. e; h$ O7 l/ I

' @/ V; e1 [4 u, r　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
) ]# U1 S5 `2 @3 O! R  B) Z" j& ?. a3 I6 Y; B; ~
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 9 j  H. {2 R& v$ [: V+ t

6 h) u: ^: Y; F7 B. M* [: ]　　其他领导临时交办的任务



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