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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 - `: k1 q- n# Y" t) X$ a

6 O5 k* g& g* I+ Z: ^  g9 L8 j　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 % U1 g. R- T) [6 \: I
) m/ O5 Z+ Y/ D: q7 v/ }9 {
　　一、秘书的职能! u: X( Z$ m7 M$ I, I% V
　　1.辅助决策 2 D& o5 Y$ d+ t$ V' ]- b: N: t

# E2 j3 t) }% h/ n% {　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 9 H, c8 p. G) ~! ~. |

1 [- w9 ~0 I2 d: Z　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) v+ T, m0 n3 x
. ~: ~/ g% z' X; t9 Q% ~# q% E3 M: i0 g　　辅助内容的综合性
0 m& T/ ^0 ^4 W9 r& }1 V* ^& K: w3 D" F
　　辅助时间的经常性 ! W6 f0 N. M# q% |+ {
' n9 S6 F& |5 }! t) }$ P* t
　　辅助环节的全过程性 6 Y+ A8 g# ?2 X; q
; |7 @$ C0 W5 E- C
　　（3）、辅助决策的原则
  _% |0 r8 O+ O. r0 s8 _0 P: O" L- C$ S  D1 o
　　超前原则
9 H9 W1 P6 X1 _  X% a* Z: x5 p# ~, T( M  g- ^
　　定位原则 * u. @9 Z& A# Q9 W
' t# j. ?' P+ N& n9 H" _
　　信息原则 ' H* E* Z6 S+ r2 Y& G6 `" {" [

: g0 W: s. L5 O& I　　谏诤原则
, O4 a3 n" d# U2 G: n. U0 d9 S2 S5 _% C5 g6 B7 z4 h* x
　　（4）、辅助决策的过程
6 j2 F2 z/ I6 I, W. e
& N: J; g; N1 o$ u8 F　　协助领导确定目标 - q/ ?( s5 `, `
- b1 Z8 |/ ?( x( a# B4 R. a1 E
　　协助领导设计方案
: J0 b7 s5 R4 j1 x7 O" a2 X5 Z8 J
　　协助领导评优选优 * L9 Y8 e5 x% h9 e, K8 O
! A- @5 F/ C* T% z- B, l; L
　　协助领导实施反馈
: x/ x5 U7 \4 Y7 b4 s3 M4 S4 S( Y
　　2、协调关系
! I  t: K1 f. g2 b/ @2 C+ X- O8 S7 l  X+ \- q. ~( X6 [! Q
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
+ I& H0 l3 y1 U1 @* K, R4 J# a9 p$ J( p5 J! a+ s* B
　　（2）、协调关系的特征 4 [9 C! q1 f4 }9 r% m' _

6 v# c1 l) F% H& i　　从属性
9 B8 h* ^- N  W) s$ g0 H0 U/ q
: e5 j0 ~* b$ g, A; X# Y3 @　　广泛性 " A, B: U, p  J# W; Y' n$ G
8 H6 U: C3 w$ K0 P/ ]6 i4 b
　　间接性 ! A8 h' D1 d2 y

  ]! n7 R1 t( I9 M　　（3）、协调关系的原则 9 Q: W5 O9 s& j" |: }! Q" S3 _, C

/ B: g' ~( w$ o1 d　　政策指导
" E. S8 d, i8 W3 i
0 Q6 S) @! \( Y, W0 [* t% r　　客观公正 4 V# S% ~+ z. s2 k" x
, }" G3 Q3 w; h: Z& D) B
　　平等协商
; I# R9 m7 @- E2 j, {9 a2 J
5 V( `' Z$ ^% c3 G% B/ @　　注重整体
8 J+ T0 \$ w  J3 n: ^, f; M6 E0 y2 f& w2 R. {- ?8 J2 a
　　灵活适度 0 Q; G$ W. V/ s4 q" d' I

1 }3 _4 t$ t8 D& F　　（4）、协调关系的过程 ' L6 x3 ?8 h7 J( ?7 q% \* e

0 ~/ Q: ?6 t# Q3 n. g! d　　摸清情况 $ w3 N, e( A' d; p& F) L
" `+ X2 {/ |+ |8 M3 Q
　　找出症结
1 Q' z* f2 m% K7 E2 t. l+ g" d4 M/ ~! ]. u- T# E$ M  ?2 ]
　　恰当协调 8 o9 F, P- @6 H; p# j% U
7 M# v# L3 s' r6 ?/ d
　　督促落实
2 M4 P, f* w' E" A& U. F  a8 \2 z/ ]# G/ [3 t% P/ O; m
　　检查反馈 2 [$ P+ ^5 G/ H# r8 W' q
* M9 e( e: D# t! `, c- W( X+ C
　　3、处理信息
; t- `$ p  ?+ q* X) I
" j3 Q" }; u) I　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ! ^: g7 g5 L6 H# N& `. \9 Q+ S6 v/ ]
$ J6 m+ P* K, C5 e" q/ k
　　（2）、处理信息的原则 & V5 g, I. C/ h/ `& T
* W9 S. L1 D9 o+ D% T; ?* Q
　　及时性原则
" |. w3 s7 s& f% z4 d
$ m( D! P6 W! B　　保真性原则
) p$ z8 z5 M. d+ r2 N5 Z2 B- P; l2 q  k* @0 y# t4 o! R
　　适用性原则 " O2 ~7 n% W% x& N$ s

; f; s+ Y4 I4 y9 J　　预测性原则
6 b( R0 k' s8 U# F' m" g
5 ]; ~# @+ d; h( V- Z　　（3）、处理信息的内容
. t3 c: D, u) s5 m
) J+ U8 m% x7 `8 z4 n4 ^8 e% Y% M　　历史信息 ! ]2 a9 R/ S0 A9 D2 w7 `

: ]8 D6 q3 {0 R3 F　　上级信息
, T$ D  ^$ U' O# b" t' M8 [: [
" }! h2 b) V6 M' g1 w, Q　　内部信息
: _4 p9 h; `# f$ O
5 v8 Z' k, C2 X8 ~. ^　　公众信息 - j3 n+ u! }  J. ~1 e' E& t

0 [; y  w: w# C+ ~0 A# [  D) l( |　　社会信息
& C' ~7 S; L2 |0 E  j$ |# b
4 L- |4 V; h) O9 l　　（4）、处理信息的过程 " z( W( R' K- [- v/ r: I
& l/ j" |7 Z" y) V  \# J; ]
　　信息的收集 * \$ u  F3 u$ N3 C- y  b
% q, v3 a0 O  W6 t
　　信息的加工
% x9 c: G7 [& G) n! V
: s" J, I( ^/ H: y/ L. V! W　　信息的传递
8 p9 C! E: K1 z6 ^0 j1 F" v5 j& @! b% I% z5 {
　　信息的反馈 9 F( P: s. [  z5 m
/ z: p! G8 c1 z5 r$ Z
　　信息的储存
2 j1 ~6 C$ f4 A8 b; M3 _# F' y7 \* b7 _" V) I
　　4、办理事务
5 z7 |) l) t* b+ D: [4 C  ?5 ^- L$ X2 w* J$ `( v
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 / s$ ]* I1 @$ H* K
' j: U/ x8 Y7 ]7 i7 l& B
　　（2）、办理事务的特征 % Q: e/ X; m4 a9 ?
: R& b% z3 Z) X
　　综合性
1 b4 ]( U! K9 m0 ]0 t0 Z! U4 F0 n: A* O+ a( b  s) p
　　服务性 7 A+ S; u8 j9 `0 x! o
3 T! w2 m& q5 W& ?; s
　　繁琐性 ! A5 u% S& s& @! e7 e  I1 p+ q

8 y' n- U& O) R　　突击性
* q( M. G: F, Y6 t1 r
, q! h( b- ]  X" H% D　　（3）、办理事务的原则 & h/ A3 `+ [  m( _6 s, O5 @

$ [2 r; Y4 ^9 H4 r2 W# _　　被动中求主动
: n" U+ _  C1 g  y  p
7 ^8 g1 C9 u( S　　原则中求灵活 8 Y* I5 p3 r! l1 x2 J2 S: O
* X  W4 b& S' i: p4 B) L# k' J
　　繁杂中求规范 , Z# u" L1 g  V. z* m% D
+ ~: A6 G- Z3 N, [! M% x
　　（4）、办理事务的程序
& }  c) ]3 r4 {" t/ J
* E, g9 i, |( q7 L# a# t; Q% Q　　自然程序
$ Z; r& f, H* S( g" Y! h- M" {0 j$ T- `, A) M: a
　　理论程序
! }4 i0 Z' i: h: ^$ L4 a$ U' T/ _) T6 p. Q) T! `
　　指令程序 ; H; P, t0 ]  y, v
6 {$ t5 G# _: U/ @4 H7 ^
　　法定程序
' H6 e' u2 A4 @' N5 E* d+ S* K3 }! e5 m6 T0 {: n6 }
　　技术程序 + Y( S: v0 A8 e7 ?9 c9 C6 G$ [
( U9 B1 @) c) A2 u$ ~! v: S+ r: ?
　　习惯程序
: I  X& `- ^3 M+ ^# J
1 r9 w& a* p! C* w　　二、秘书的职责
) U: s. B' ?5 _# D) F　　大致也有以下11个方面： 3 j2 `+ ?. v  n' y. z' \

$ Z4 M" d! o/ o. @, O2 k& x　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） & D$ d4 U2 ^- S0 `' f

; |* t- f1 `+ y* f( m, C* j1 H  A" e　　接待事务（来访接待、安排服务等） ! a/ A9 K- D3 P& O4 f; S: a

& a7 e# U% k4 R' k　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 4 Z6 N, v8 y8 {2 Z2 T0 ^
% _; m8 C& @0 R, K
　　行政事务 * r! |# j2 s1 P8 B% A; J& E- g
7 l# z1 E  X3 p2 b: k
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） & ?% i* w" K% z! W0 h/ n

' h! `$ s; G7 f+ p/ |: t$ p3 ?* R　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） $ c# @# O3 A- `/ d
' w' D' P7 e! R- L0 @4 {( I
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） & \9 E/ @' u. C2 R
) g) H7 [: r. t: I
　　写作事务（各种文体的写作）
/ v& `" d+ W8 Y- v" \. R( K: w, W& O: {. t6 N7 B/ }! k0 S5 W5 n
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
+ u& r. u* g! K5 ^
$ d# a1 U2 S7 u: n　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
# J0 ?) B% S9 \8 |* k0 h. p  Y7 k, ~7 }3 M; E& J; S3 o
　　其他领导临时交办的任务



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