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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题   v* O+ j7 V3 b2 ?7 O" G

: r( G* p, I: s' `4 j　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
9 g+ G) i9 y9 a# j- C, |. v% R3 T' {5 ]% J! f. k" \& r! ^& R8 I" f2 C
　　一、秘书的职能
2 Z& a8 P/ Z9 f. w  t6 f. x　　1.辅助决策
. w  k# v! C5 x' Z2 q4 Q/ u. U$ ~, [
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ' o. C  O2 E, s7 [6 ~8 D

9 h0 G  O' o7 o& z* c! F, ]+ _　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 3 a  m# `# f2 t; R4 [
1 Y, n# }% t0 h' _
　　辅助内容的综合性
. Q0 M1 W3 W, u, ]: b! ^# U- Q, _! l. ?) ?* t
　　辅助时间的经常性 ! Q) ^$ f1 y+ r# [  }
9 u- _5 D" S. D$ }* w' [* {
　　辅助环节的全过程性 0 F) `2 i5 d' v+ @; j6 [' V

3 M9 w: J7 a# h8 y　　（3）、辅助决策的原则 - F1 P; \4 F) P* P/ E

2 M7 a! Q+ j% ?1 P: `　　超前原则
! l" d+ k, D$ f) |& [  G
: H6 c  s- T" Q+ u1 n　　定位原则
7 _5 ^6 v! e# s5 R& [6 }! N
# O! c9 b4 U& z# ?% G　　信息原则
" |% C/ M, V1 B" t& t
5 r! g! }# g) E  @　　谏诤原则
' I  R- p; c5 P3 j% z$ ^, ^" i
　　（4）、辅助决策的过程
. e8 }2 P- B; t5 P% L( d: l; m# t1 u) t6 p- a, r
　　协助领导确定目标 " E2 X0 N, x/ f- `. J% l: I

# c8 r# l9 l3 `/ k　　协助领导设计方案
5 K9 ]8 ?2 E; \' c
4 Q9 M$ c& {; x4 ?! ]6 ]　　协助领导评优选优 $ I! V1 T  ]* n) T) E  z! N

, B- t1 w: W8 @6 L1 v　　协助领导实施反馈
# v5 J* ?% ]  A' y4 B
* B* {. R) P( o( S. V4 z4 u　　2、协调关系
' E0 j- W7 F( ]* d5 C/ G% J3 u! |" h. R- r$ T! F0 L, Y
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 6 m+ l5 B7 Z; }4 |
6 S& F# p. ^0 r( U8 C3 i
　　（2）、协调关系的特征
2 H2 [* J& R/ x/ T6 ?
& P* D* z6 Z7 N3 X) G) w　　从属性
& b1 g" E/ B7 s3 T( b' U: E9 C' e0 R, I9 Y4 e
　　广泛性
. L/ I! G& m+ e7 c
! |/ }7 m0 e. @, R　　间接性
/ z0 Z, S9 \" h8 S7 ]6 K2 q, @) F, Z+ N
　　（3）、协调关系的原则 ) E' G3 g, G3 |; [* k
( s, i/ Q, \$ `( @8 R
　　政策指导   T4 c# ?1 o! \* o8 R
; K) l* O# Y* r
　　客观公正 ; \% ^+ L/ l- h: B# v" B1 z$ v

9 ^: g9 l9 d; c4 q% Y" O2 D% U　　平等协商
# C5 ]$ `2 T0 C  e& C. p$ U- O$ r! \, d
　　注重整体
$ D1 [' k: j( ]- W: O4 ?) q9 |( [1 l* I# p+ q; Q
　　灵活适度
, j3 }) w9 M1 w/ d+ P, N$ l$ x" ]7 J
　　（4）、协调关系的过程
" p  j) \# S7 @$ l* }  s+ \, u" E- {; u( m
　　摸清情况
' |# `- K) K& _3 w* L$ e. t+ K
! R) @$ N# }6 s　　找出症结
% N/ X; D( c+ J7 q; `2 V: x  w2 i8 H  y- C
　　恰当协调
; O! e& q% p! R, ~  u) v- T3 T0 Y" y1 c7 P! G( h4 g5 A2 p
　　督促落实 7 |3 X* G! u; A6 v5 }7 e" }, c
! F5 T7 @' @3 |
　　检查反馈
3 t7 Q. w$ A# W- A2 }
/ Q0 O# q5 \/ b" L6 b9 a; o　　3、处理信息
$ y. x9 S+ ~7 H8 g) P& v% a5 |" u* B, l0 t/ f" N
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
$ p# q  O* U' e3 q) P3 |4 X
& w- F: S7 c1 n7 @7 d4 i5 c　　（2）、处理信息的原则
; h/ ^  x% d/ r. J5 T+ @+ `! @  f3 k  `: d! L8 r; H( V) s
　　及时性原则
7 }5 \" P0 g4 \. p4 ]- P4 w  ^( V+ T$ e$ u7 O+ j- ^+ q" Q
　　保真性原则
2 n! p+ N( H6 k2 U" E' J+ _* x; f7 ]; H5 O
　　适用性原则 % Y; C- p( U0 z3 O( F; {4 B/ h
2 G; g+ g' P6 \! {
　　预测性原则
8 o5 X  \, z) J1 Z9 @; V0 L4 j$ b  e  l
　　（3）、处理信息的内容
  h9 b4 o* p5 L4 i) f. o# d; X. H5 y2 j  ^) X& v4 |# T  E, I. Y
　　历史信息
$ H- Y& a& M+ r  q4 z& }# i
3 E- R, ]9 e( [& h' [6 `　　上级信息 4 D( t, \* x& X9 \. G+ k. G0 M
& M: ?0 C9 G/ t
　　内部信息
% M" [; r7 b( o% f. U+ o
' Q# Q: M$ X* s9 V% H: m+ e' ]+ h　　公众信息 4 k+ P% s0 z4 i" `! l
+ m1 q4 u$ Z7 H) }) i" p
　　社会信息
$ `; M7 t* {% l; L- j' _
0 R- F- S8 C' c* _( ?+ {　　（4）、处理信息的过程
# f7 ]8 i, H% i% B' B: x
7 k9 j* `% C0 r2 _' }; K8 w　　信息的收集
: e0 G8 ?- f& z+ v' g
* J6 m8 x! N* R$ N. l　　信息的加工 3 ]3 V' ^  {: D9 M2 M% n& r0 r
5 X- Z  ]: L# p' n$ l
　　信息的传递
3 v' b# G5 w* I. R7 c9 V; v" M3 e3 \; U+ U; I$ }6 d1 y
　　信息的反馈
) u9 w0 N8 @0 M0 Q7 a: W6 G- j
9 e- H# u7 \2 m# R& b! }　　信息的储存 0 `6 _7 y9 P: V5 }$ i

+ S" j/ M" H7 w2 H- q& W　　4、办理事务 . n" M( P5 K7 @& p$ L, b$ k: y1 c! _

; {6 v, J& o5 K2 z　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 , a4 Y4 F8 ^7 T

. F( L; z; R; d" \# h9 e　　（2）、办理事务的特征
1 ~! ~1 [( V  e/ J4 y; |8 j0 j3 e, p1 }+ k( @8 i4 G
　　综合性
9 O: j' Z: p! V9 @% Z# I- `+ T1 A! y& D" D
　　服务性 , X2 [$ l7 p* r" O
+ ?3 m) m( C3 V1 i8 Q
　　繁琐性
9 ]4 B* B! q; q; {$ P. x5 H
+ h& H' k& ]7 K+ R' X6 d　　突击性 * N" ~  Q3 F7 i( w* ^

5 ~/ _3 ?. E: Q# _0 `　　（3）、办理事务的原则 6 z: q( r6 O. N+ z  p" a

3 Z) y; q  P% t　　被动中求主动 ' W) r8 u. ?4 V3 I) ]: ]! a

3 _1 ]  i" T  _% c+ O( S; {8 g1 g' V6 n　　原则中求灵活   p) K$ O7 f* L2 X  m" F
& Z( T  V. M/ P  Q: M
　　繁杂中求规范
/ E$ s- P) D8 |) [: g% X
7 R" Z: w3 @$ O　　（4）、办理事务的程序
  d# {0 A$ ^2 d% O% P8 r: w6 I$ u- y. e, T* L" }
　　自然程序 - K- b/ X6 n4 O# n, |, \
% h$ h3 E- E5 s; b3 w) w
　　理论程序 5 i. k8 L0 a6 z* |: S* j

- x4 {7 P( d4 \4 b　　指令程序
% x4 Q% C0 j) G+ ]) m6 _7 v& q7 r6 U3 ^
　　法定程序 " E6 [" X8 Z) {( R: W
# c" }9 L7 C1 N7 M
　　技术程序
5 s4 S; t( p+ S$ @+ |6 V" _9 c3 Q7 R8 d, T1 ]0 L$ n
　　习惯程序 / x  h4 h6 X* J/ s! |& ^' z. s

( j. E% J& @# I! o  y　　二、秘书的职责
7 _3 X0 x. r4 @9 ~  {　　大致也有以下11个方面： % g, t- U* v% p- Y
7 C5 a* a; f- i) H4 y' @) Q
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） " s6 }8 _: Y+ M5 i
" ~) G6 Z  X  [* p+ L
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
$ T1 N7 ^$ l: t, z+ R3 o9 a
* _9 {% B4 Q4 }$ U9 z$ Y( g. T0 L　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
( n5 Y8 a, c( T& Y$ `  P1 w( p9 V, L3 z3 T
　　行政事务 . N% s& F4 G9 _5 G

/ A: a$ Z# U* d4 v( H　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
( R$ H! w( t# k9 u% }: M
9 h- E9 R$ l  G　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
( }% ]7 m7 f# C/ D
  E/ H+ O+ x, h& n4 O　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） - O+ A9 C$ }" B" r) Z5 E: j' [

2 G; R1 W* P' Z7 `" m' E, i　　写作事务（各种文体的写作）
; P' n$ x" Y/ Y! c
9 d& u9 ~& q  j) b( p$ n8 L# F! a' \　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
5 u& f& S! m5 N/ o3 E' o, s, U+ m4 \. D( w$ y1 i
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 3 Q* O$ {$ H  n

8 [- s# ]9 C- f& J0 P　　其他领导临时交办的任务



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