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标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
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作者:
浙江秘书
时间:
2012-5-1 19:13
标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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* O+ O+ y/ F2 ?+ J( n
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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2 s/ a" }1 R$ W. A+ n
一、秘书的职能
( W: Z+ U; @! Q5 U' n: q* f
1.辅助决策
5 t* h2 A" x$ W! K/ O
' q6 \/ L6 u/ E+ M4 G* q; z- [
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
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5 a& B2 X6 ?7 X$ ~5 n! F
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
- c4 x4 ]& z/ ~1 f6 k+ s
: x h: `+ q% w5 o* ^9 H" b+ \: ~
辅助内容的综合性
3 e; @4 T6 x5 i" T# @6 Y
! Y( d# j% v& i+ N
辅助时间的经常性
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1 q a) a: [. M3 W7 s
辅助环节的全过程性
$ H$ }# @* y7 U6 f, r1 @7 @4 R
$ Q% E8 \& U: _
（3）、辅助决策的原则
# c3 G5 o, `2 v* d1 I; \5 u# A
' {. V+ G2 @6 A2 C$ N0 ?+ f
超前原则
5 b0 r2 u) `6 n! ?1 V
& W/ k s& }4 Q& B* e2 d9 ^
定位原则
6 m$ N2 |" s. v' g, R- k* S0 E2 O# J
* J) y* C. ~ t+ Z& _. C
信息原则
0 j: X6 z" m$ P' e8 K& o2 N% E
0 M; ]) b- e& j5 @+ z4 L) \& J& n$ I
谏诤原则
0 O8 }! d" x- ~ T- u5 i
0 e* _' i4 c. g/ Y8 G; e$ _' @
（4）、辅助决策的过程
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, P# ^( F9 K3 G& k
协助领导确定目标
( ]+ `9 ~: s( K. x' s0 p
, w g% J, v q" M" B
协助领导设计方案
" E4 e0 i+ @0 s) v3 V3 _
# [3 g. E- ]/ \* G
协助领导评优选优
3 j- T3 \+ _* A
6 F, M& v4 U: |- Z4 m
协助领导实施反馈
: ~' t5 S- ?1 y; t H' }
6 O8 h3 I( A& o) {! Z7 a; D+ j
2、协调关系
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) F, ~ f2 s3 e! e+ @9 |/ v) n% \$ o
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
. e. s9 D* h$ {; P! S; A
$ i3 c. Z% n+ V' b+ a }. U
（2）、协调关系的特征
- _3 A* U5 u; d# J: F$ Q3 h( d
3 r: j8 o) O- V# B: U6 [0 a: a8 F M
从属性
2 u8 r- a2 m7 J" G5 |4 r; S
! @9 x4 c) ?0 ?- F
广泛性
7 d7 p4 y, r$ N+ v; a8 C7 ?# y
5 n C6 T6 C+ ?5 l
间接性
) V; w, ^1 |* K. j6 y
$ K! y [( G+ _; z9 N% W" O
（3）、协调关系的原则
( s. v* F2 r/ v, L
. y5 U& J8 h# u: p. n
政策指导
& v4 [$ V5 k/ r, W- \8 C
: F. R* V! k. S2 n# Q
客观公正
0 M3 t7 ^0 L4 x$ y3 l. ] q
! m8 v. @1 N- b, F
平等协商
/ j' X$ g8 q9 E N1 p" r
* {. X+ `: k2 }& _: b4 b2 a
注重整体
2 N0 ?) a& S9 L: Y% G
9 V5 h( ?. o$ l; Q/ `
灵活适度
( o4 x# q& I' ^7 A
( N6 S1 E* u6 G% n
（4）、协调关系的过程
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" J2 v2 l8 D4 G2 K! n1 V1 @8 U1 s
摸清情况
) [3 |7 n6 W. m/ A/ b2 f( q/ k
+ C: r0 t- ]" _
找出症结
7 d- P& p, D* t7 {$ r3 }
' U, ` j m5 R, a3 C# p$ \" O
恰当协调
1 R+ E# {! X! P/ [. `" r9 ], @6 a
: ~: j: y; b% c: ]$ R8 g
督促落实
. J. H. I- I ]3 H8 ]2 O
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检查反馈
0 _: L7 V8 Q! o% S
) J" J$ M2 _4 N' i/ Z; L
3、处理信息
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# |0 o& k9 E2 Y/ k* [7 V6 _% R
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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# X: {' {: j) q# {/ b9 H
（2）、处理信息的原则
. W3 R4 f# I t; T3 f9 V/ d
# c5 p1 u. v; [1 N6 _
及时性原则
5 u8 p5 m; Y4 T; ^
* p! Y$ A" n) R
保真性原则
; g& w t5 W$ p/ R! E6 S( {/ o2 b% d4 ?
1 F& z- Z! D, s/ k' _2 V' W
适用性原则
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/ T/ y& ~ U! Y- @4 q4 G6 `
预测性原则
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. @ o Y" f$ t8 N
（3）、处理信息的内容
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/ k: c' R( G0 j( g8 C
历史信息
1 A& \3 B- W$ w* E* c
8 D" I7 {. \8 P5 l
上级信息
4 D o( y1 d% `% _( |; Y5 V
( m( _. p7 z) s$ h( k
内部信息
' D+ n9 @& _( {. _
F, u2 F: Z" H- b
公众信息
6 T- j) k" P! m z
) s) G+ G2 }( G* ~* M" v5 Y3 U6 C
社会信息
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2 Y+ V' z9 M- _5 |- e9 j
（4）、处理信息的过程
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* F) s9 s$ u B; I6 V
信息的收集
6 H: n. |! V9 B: Q/ Y
1 v6 Q6 e H4 P
信息的加工
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4 R" w1 |- g. c
信息的传递
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9 R& c" t( X: g- K
信息的反馈
& u) j1 m* N2 C L* `
' U! X& F+ E4 f; u
信息的储存
6 J. B- e* W$ v, H5 z! K( f3 o
$ R" W8 y& r+ d6 [# \
4、办理事务
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2 R- O7 a9 [, d3 k* K
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
0 S% U4 c$ D$ D! F2 y# u
; q5 ~" n G# D0 R; G
（2）、办理事务的特征
: ]' g% E9 o% ^* v m
5 v4 v# n% O& r
综合性
/ k: |' M6 O e
( b# G7 d) Q7 i
服务性
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: N1 a& s' I- c! w
繁琐性
& i4 C+ S) H% y A
2 O2 ^# B% D5 T. p$ h/ R; Q3 ^' {
突击性
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; `, v1 }1 y7 S* ? i
（3）、办理事务的原则
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" k7 v3 b* C4 U
被动中求主动
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G* a- T( C- A& s+ D0 p
原则中求灵活
9 G5 g9 Q$ b7 z; F
2 v5 T/ T( R5 s0 e5 D6 i* @& U
繁杂中求规范
5 b( j6 | C u! H' q, \; I
. r. M- n2 T+ a/ h% F' e
（4）、办理事务的程序
3 y& M9 Z' ?4 `# b6 c" x0 v* a& c; T
6 O; o3 s/ O0 r# ?- c
自然程序
: O. i }% j) I5 @& X. q3 Z
) p; z9 F( {/ H6 H. U: O* J
理论程序
2 W0 s U( r, e) U
- A" l, m2 @! l# Y( d' `( g
指令程序
6 W: j, ]4 B+ ]" b, H/ [
5 K; J- Y/ w* B: ^" y
法定程序
* K; W9 H) \1 R! g+ T) U
$ H( c; W* [& i, S" p# R2 Y$ H
技术程序
: A u; [* W8 ^1 i- n k
/ T3 L4 `, d' D- ~- ]' _1 W
习惯程序
3 a: H1 m1 G; f/ \; C) [0 x8 |
2 ]. a# T* E8 @* y3 X- G& O W
二、秘书的职责
6 d( v6 ?8 J' V% G( w, H8 y
大致也有以下11个方面：
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0 Z# z2 ]2 x# O1 ]- D* _9 s. A
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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) T! }) {5 N( \- n" T* E3 G
接待事务（来访接待、安排服务等）
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1 E' ~2 S [ x+ v& d2 R/ ~
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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行政事务
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8 c8 ^! U3 ~ d) @/ K" P0 v
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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F" w" y8 G2 r) M
写作事务（各种文体的写作）
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2 p& f' f6 ?1 @( N9 R' h. \
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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其他领导临时交办的任务
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