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标题: 新手必看：最规范的办公室工作流程图 [打印本页]

作者: 娱记 时间: 2012-5-16 07:37
标题: 新手必看：最规范的办公室工作流程图
办公室是综合性的组织、协调和服务机构，发挥着“枢纽、参谋、助手和窗口”的作用，地位重要，责任重大。办公室工作如何履行好“三项职能”（审核把关、督查落实、跟踪调研）、搞好“三个服务”（为领导服务、为部门服务、为基层服务），争取“三个满意”（领导满意、部门满意、基层满意），增强工作的规范性、有效性，一直是从事办公室工作的同志长期思考的问题。经过一段时间的调研和摸索，我们按照“行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效”的要求，提出了以规范工作行为，优化工作模式为突破口，制作《办公室工作流程图》的构想。

一、《流程图》的产生

我们在2003年6月制作了第一张《办公室工作流程图》。之所以设计制作《流程图》，主要是出于“三个需要”：

一是政府职能转变的需要。今年7月，温总理在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上，提出了要建设“法治政府、人民满意政府和廉洁、务实、高效政府”的要求。年内，国务院和省政府分别对《国务院工作规则》和《四川省人民政府工作规则》作了修订，都突出了建设“行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效”的行政管理体制的目标。办公室作为政务运转中枢，更应该尽快适应转变政府职能的形势和要求，深化规范服务的理念，形成按程序办事的作风，养成依法行政的习惯，具有按制度透明化办事的风格。

二是检验检疫工作必须适应国际形势发展的需要。随着我国经济逐步融入全球化的大格局，检验检疫工作在经济和社会发展中的作用日益重要。各级检验检疫部门推动对外经贸发展的任务日益繁重，打破国外贸易壁垒的压力日益加大，防止有害物质和疫病疫情传入的难度日益增加，适应入世过渡期结束带来的新变化日益紧迫。比如这两年抗击非典和禽流感，都突显出检验检疫工作的极端重要性。检验检疫部门的任务越是繁重，就越是需要一个能够高效运转的办公室系统作支撑，这对办公室的工作质量、工作效能和工作水平都提出了更高要求。

三是建设服务型规范化政府工作程序的需要。政府部门的办公室连接上下、协调八方，工作是“没大没小、没轻没重、没完没了”，事无巨细，头绪繁多，有时难免使人感到手忙脚乱。如何使办公室工作做到科学有序、不打乱仗，提高工作的质量和精度？搞好“三个服务”是办公室的第一要务，如何在尽量适应领导个人风格与习惯的同时，保持办公室工作的规范性和连续性？办公室人员流动性大，新上岗、轮岗人员多，个人素质、专业不一，对办公室工作的认知、体验也不尽相同，如何统一大家的认识，使办公室的工作规范化、制度化、正规化？这些都是办公室自身建设必须认真思考并加以解决的课题,也是按照党的十六届四中全会所提出的加强执政能力的要求,提高办公室工作谋全局、抓大事能力的需要。

二、《流程图》的内容

办公室的工作运行其实就是一个接受——执行——反馈的请求响应链条，其有效运行的过程就是促进信息流合理流动、消除信息“孤岛”的过程，即管理学意义上的流程。根据这一理论前提，我们把流程管理的思路渗透到工作管理之中，把办公室的主要工作任务提炼、整理到一张流程列表中，以此构建一个集中的、统一的流程管理平台，实现由粗放管理向精确管理、功能型管理向流程型管理的转变。

《流程图》编制的总体思路：以“三办”（办文、办事、办会）为基调，以规范、高效、实用为目标，以任务驱动为牵引，以流程管理为手段，以持续改进为灵魂，有选择地借鉴商务流程再造的优化思路、方法和手段，合理配置资源，强化责任落实，健全工作机制，促进办公室运转更加规范协调，办事更加公正透明，工作更加高效快捷，实现办公室工作的制度化、规范化和流程化。

《流程图》编制的基本原则：在编制过程中，我们遵循了以下4项原则：(1)规范原则：严格按照各级政府《工作规则》、《国家行政机关公文处理办法》、《四川检验检疫局公文处理办法》等法规制度设计工作流程，努力使办公室各项工作标准化、制度化，在此基础上把规范、程序和效率意识“内化”为办公室人员的行为模式。（2）优化原则：《流程图》的产生过程也是对办公室工作进行任务梳理、流程再造的过程。在编制中，我们对办公室业务流程进行清理、整合，废除了原来工作流程中的冗余环节，对清理后的流程进行了合并简化。（3）改进原则：《流程图》具有良好的开放性和可扩展性，便于根据实施过程中发现的问题和有关新政策、新要求，适时采取相应的调整和改进措施，实现《流程图》的持续优化。（4）群众原则：《流程图》的产生，是我们四川检验检疫局办公室全体同志群策群力、集思广益的成果。在编制过程中，我们多次召集办公室全体成员开会，由每个人对其所担负的工作和要求进行详细描述，同时广泛征求曾在办公室工作的老同志的意见，最后进行汇总。

《流程图》编制的实施步骤：一是流程梳理：通过调查研究和梳理分析，收集流程信息，详细了解办公室各项工作的操作过程，明确各个环节的工作要求和办公室各部门的工作责任，通过撰写职责说明、任务要求等方式，为下一步的流程认定做好基础工作。二是流程认定：根据规范化、标准化原则，将办公室总体工作分解归并为文秘工作、行政事务管理、会务工作和内部管理制度等四大主流程，再往下细分为秘书、档案、督查、信息、保密、接待、目标考核等11个分流程，同时根据“任务”、“角色”、“规则”和“标准”等流程构成要素，绘制成工作流程图，将办公室各个工作过程以图形化的方式描述出来。鉴于我们检验检疫系统即将全面展开办公自动化系统建设工作，《流程图》的编制也为办公自动化系统的功能模块设计打下了坚实基础。三是流程优化：通过流程跟踪，找出影响某个具体流程执行的瓶颈，发现工作流程中的容易出错环节和不合理环节，然后对流程进行评估优化，达到流程再造的目的。例如，为防止公文越级上报、横向传递和体外循环，减少公文流转中的延、压、错、漏，我们严格规定了文秘工作办文流程的单向循环模式，加强秘书科审文分流程和文档科传文分流程的衔接，从而提高了办文效率，保证了办文质量。

三、《流程图》的效果

《流程图》在四川检验检疫系统推广运行两年多时间来，取得了较好的效果，达到提高工作质量和管理水平的预期目的。四川检验检疫系统办公室的同志普遍认为，《流程图》浓缩了办公室各项工作的关键要素，层次分明，重点突出，体现出办公室工作的目标性、动态性和层次性，从而使工作安排有序，工作标准更加统一；职责定位清晰，工作行为更为规范；流程便于监控，实现了闭环管理和精确管理；环节协作能力增强，政务运作更加顺畅。《流程图》还引发了很多单位的关注和兴趣，尤其是得到了四川省委党校（行政学院）政务管理专家的肯定，认为该图简单易行，对规范办公室工作具有推广价值，是办公室人员特别是新进人员的好帮手。2003年叶黔达教授在我局举办的办公室主任培训班讲课期间见到《流程图》后，多加肯定。其后，叶教授在全省乃至全国林业、卫生、商贸、税务等的办公室主任培训班、公文培训班上，都向学员推荐了这份《流程图》。迄今已有几百家单位来电、来函索要了《流程图》，并根据本单位实际修改、补充和完善，拟制了符合自己单位特点的新《流程图》。

当然，我们的《流程图》在某种程度上讲还是初步的、浅层的。下一步，我们将在办公室资源整合、管理要素优化、管理行为规范、管理方式改革等方面继续下功夫，不断对《流程图》进行优化改进，并将其与我局全面展开的电子政务建设相结合，以此为载体，实现办公室工作“业务流程化、流程电子化”的目标，推动我们的工作再上台阶。文/罗建

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