( o4 Q- K& z( @3 z j3 C1．首页。文稿的首页也叫封面、片头，应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅，可以只演示，不讲述。通常包括发言的题目，发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息，发言稿的写作时间等三项内容。2 ]- u/ y" h: D- {6 D8 R# S {! }! Z
5 o- U* L# h5 U. p0 k. Z2．主体。包含引语（也叫开场白），内容目录，主要观点，重要概念或专业术语的解释，内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，引申内容，内容小结或结束语等七个方面。 $ z" J% e( g# d) c% w. f2 ~; v* X$ o
除专业或学术讲座外，在一般30分钟左右的讲话中，这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容，让人难以把握要点，更难以记住重点。+ U& `+ l8 Z5 v# o& K* E5 K7 p( w
2 d- j+ g# B7 ^为节省篇幅，主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能，将内容目录呈现在每一页的左边，既可以节省单设内容目录的页面，又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的；另外，主讲人可利用PPT文件的超级链接功能，将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹，根据现场需要选择性地呈现；再者，主讲人还可以充分利用PPT文件提供的“演讲者备注”功能，将一些不必或不宜呈现在主页面，但又需提醒讲话人自己不要忘记表述或需精准表述的内容放在里面，放映时打开“演讲者备注”即可。 / X+ n# a( X0 K8 X) A7 _) _& S, _% X) q7 ]4 H: x9 w& H
对重要概念或专业术语的解释以及对内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，PPT文稿应尽可能采用图表的方式来表达。善于撰写PPT文稿的Google全球副总裁李开复就经常采用这种化繁为简、变抽象为具体、变枯燥为形象的表达方式。他常根据内容的不同，设计不同的图表，并采用层次分明的形式随着内容的推进，逐步展开图表。这样生动、形象的视觉表达效果，是传统文本无法实现的。6 E4 _3 v! C3 `/ B
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3．尾页：包括（1）致谢：对观众或对自己写作讲稿有帮助、提供资料的人员或单位表达感谢的意思。（2）联系：给对讲话内容特别感兴趣、愿意进一步交流的观众提供自己的联系方式，如Email地址、办公电话等。# u; A5 i) }% j2 m7 X
0 {1 n/ O& e" D这部分内容也应只占一页篇幅，两项内容不必都写。- p6 I4 G ]8 C9 J. {' V5 d
; ?6 Y, ]- @$ f5 g三、PPT文稿的结构 5 A' p8 R, x& n% b) G) H9 N! v M/ S" p3 j. x7 f; H3 j
结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇，是发言人思路的外在表现。PPT文稿的结构既要在排列先后顺序上下功夫，也要在呈现方式和程序上仔细推敲，更要有整体把握的原则和制作技巧。具体应注意以下几点：# S5 ~. C; J" Z: W% F+ g
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第一，结构完整。如前所述，PPT文稿通常由首页、主体和尾页组成，其中主体部分由引语、基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿，PPT追求为读者提供视觉享受，虽不像传统文本那样进行细密的逻辑勾连，但基本结构要素要齐备，便于讲话人通过口头连缀对文稿进行内容上的逻辑衔接。* o1 Y! j% S) ]6 @
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第二，层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容，形式是为内容服务的。但是实际上，不注意文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对PPT文稿而言，形式更是与内容并重，在内容的演示上，应有明显的层次感，为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分的余地，以便为内容添彩。因此，PPT文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接，除并列式线性结构外，还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。) G! j( e: Y$ `6 n& s
7 k. o5 i. }: U Y9 ZPPT文稿的所谓“层次清晰”，除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的衔接等问题外，还有一个演示中层次鲜明的问题。为此，撰写PPT文稿不仅要准备文字脚本，还要对文字脚本进行编辑。PPT文稿的编辑要素和技巧很多，要特别注意的有以下几方面：6 `$ b- ^& N9 L) A
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1．文字的编辑。即对PPT页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。' x& k5 Z; A3 P' R& c9 c
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PPT文稿的每页字数不宜太多，否则影响页面的视觉效果，给人一种“堵”的感觉。这就要求文字脚本要尽可能精炼，编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外，对大段的文字要尽量化整为零、化抽象为具体，如采用分段表述或图表表述等。反过来，每页PPT的字数也不宜太少，否则会给人一种“空荡荡”的感觉。对此，可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。 ( F6 r4 Y2 l4 f* h$ P9 A3 u. y . m0 t+ V& g/ b" O- P5 E9 S7 D一般情况下，一个PPT讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会场的大小来判断。如果是小规模的会议室，可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场上，为了保证视觉效果，最少也要用30号以上的字号，并且要排列清晰，行距适中。 ; j+ F+ D# B6 G. m% C% K, g# ~ ^# Z6 |
另外，一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。 + s% S ^# T* A1 M! }: H# G % u, k) p2 Q4 [2．标题和内容的编辑。即对PPT当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。 : I. O# A# C% X4 Z 2 ]( t. R" `# Y& d8 v原则上，PPT文稿每页都要有当页标题和内容，采用不同的字体、字号和字色，层次分明、一目了然，不能混在一起。在呈现方式上，为了做到动静相宜，标题一般不采用动画效果，随着页面的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制，随着发言人的讲话节奏、速度和内容的展开逐步呈现，根据需要设计“出现”动画，如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。 % W5 e6 E H: i# o D+ j5 T! y+ X* ]$ P0 J: F
另外，正文主体内容的文字应分级，不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。 3 W/ [$ _/ `/ \* c; z F$ B. N 6 Y8 L. M6 z7 ?) {- H3．模板的编辑。即对PPT首页、主体和尾页模板的设计。 ( W: [7 C. r1 O y* d* ]$ x2 e% l+ n; h! O) L
为了省事起见，人们通常会采用PowerPoint软件自带的幻灯片模板，较少自制模板。但其实自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的DIY模板不仅能达到与众不同的效果，还可以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对PPT自带模板的修改达到独特的效果。无论自制还是修改，应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。9 m! E0 C0 X0 [' X& ?
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PPT文稿首页模板的设计要简洁大方，突出讲话标题，同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模糊不清的现象，所以最好选用白色为底色，图形的基色最好以公司或所在单位LOGO的基色为准。另外，PowerPoint默认的主标题字体是44号宋体字，为了美观，可以把它改成48号隶书，并在字体格式中添加阴影效果；副标题反映与讲话人相关的信息，字体修改为32号隶书，并将文本框向下移动少许，使其和主标题之间层次鲜明。! { ]% l$ O: f/ w
( N' M. c4 U7 m( [通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了。例如：8 Y( ], S9 F l6 r
6 u+ N7 Q* A* S% d, J$ Y$ l- i* c; t TPPT文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下善始善终的完美印象。0 j: ^' A$ f3 ^
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四、PPT文稿的写作要求/ B$ E, f9 J, g4 F