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标题: 如何创作出文质兼备的PPT文稿 [打印本页]
作者: 裁叶思    时间: 2012-5-28 11:00
标题: 如何创作出文质兼备的PPT文稿
PPT文稿是适应当下现代化行政管理和业务管理的需要而产生的。不仅一些现代化大企业在组织专家讲座、新产品发布、与客户交流、大型活动策划或重大工作安排时要用到，而且一般机关和企事业单位在领导讲话、干部或专业技术人员述职和汇报工作时也要用到。
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' B8 \; l( B: [; h作为讲话人发言的“蓝本”，PPT（PowerPoint）演示文稿和传统文本讲话稿由于呈现方式或者说展示平台的不同，平面的纸质文本换成了立体的屏幕，特别是PPT讲话人所面对的“听众”变成了“观众”，不仅要求可听性，而且要求可视性，两者在写作构思、内容、结构和写作要求等方面就产生了显著的区别。" z9 Y/ x# n5 u7 d! F. j' ^" b! U

6 r# X: Y+ d9 r' d一、PPT文稿的构思
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1 ~' B  m  m  Q( N0 |" Y构思是写作的基础，构思取决于写作理念。有些人习惯于先写出传统的文稿，再转换成PPT形式。作为初学写作PPT文稿的人，这不失为一种掌握制作PPT基本要领的方法。但是，如此翻版，受传统文稿的制约，缺乏独立色彩和创意。要想写出文质兼备的优秀PPT文稿，还是要逐步掌握并坚持独立构思的原则。& ]4 `+ I) M( e1 E- ?# O: p$ \
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与传统听觉文稿的写作不同，为了使PPT文稿达到良好的视听效果，作者在构思时不仅要考虑写什么、如何结构布局等传统文本构思中也要思考的问题，更要考虑如何呈现或展示的问题——如何化繁为简，如何使抽象、枯燥的文字和数据等内容简洁、形象、生动地表达出来，如何将相关材料与主体内容有机地组合在一起等等。具体而言，主要包括以下几方面的内容：4 A2 B& _9 c9 @9 W

0 \% Y$ r2 B4 W9 P1．讲什么。即文稿的基本内容。作为一种动态的文稿，PPT文稿并不需要把要讲的话都写出来，它的片断性、演示性等特点决定了它的构思一方面要设计好引人注目的开场白、余味无穷的结束语；另一方面，要考虑主体内容有哪些方面需写出来、怎么写，哪些东西采用非文字的叙述形式效果更好、如何叙述，哪些方面需为口语表达留空白、如何留，哪些内容不宜放在文稿正文，但可以放在“演讲者备注”中或做超级链接等。
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# u4 r3 K( H) H! P1 ?2．如何讲。即作为视觉文稿的PPT将要采取的运行结构，如每个知识点应采用怎样的手段、运用怎样的媒体(文本、图像、声频、动画、视频等)对其进行表现和陈述等。这些问题的构思取决于作者掌握的技术手段，也取决于作者对讲话目的的理解。只有明确PPT的具体用途才能恰当选择PPT的表达形式，如是否配音乐或画外音等。
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和传统文本写作构思相同的是，PPT文稿的构思也不要试图一次到位，应将构思、起草溶为一体，在不断修改的过程中使其臻于完善。8 A0 n! V) S4 E' ?7 }3 j5 w* B
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二、PPT文稿的内容
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* U# ^5 i2 M1 l+ B2 U8 y7 T4 o采用PPT的形式是为了打破传统文本沉闷、八股的气息，发言人要避免对传统文本的copy，自觉追求内容的创新和表达形式的创意。
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! i, t/ D& y! C) X日本著名风险投资家盖川崎（GuyKawasaki）提出了一个PPT文稿的10/20/30法则——演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点（30point）。# `! U+ q& k, S3 t& |- u

" l! d' f. Q' L1 J$ s: |对习惯按传统文本念讲话稿，不善于口头表达、即兴演说的人来讲，实现这一法则是一个很大的挑战。在“10/30”这么少的提示下，20分钟似乎就显得漫长了些。虽然我们不必对此僵化理解和盲从，但一份优秀的PPT文稿的确应在简洁、生动、鲜明、形象上下功夫。
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3 \8 E( }0 G0 C& @4 g! A首先，PPT的编辑脚本虽然可以请他人协助完成一些技术工作，但文字脚本必需由发言人亲自拟定。PPT文稿的演示迫使发言人与观众有更多的目光交流，要求发言能体现出更多的现场感，发言人要更注重对现场气氛的适应和调动，有机变、擅发挥。发言人只有亲身参与PPT文稿的准备过程，熟悉自己要讲的内容，才有可能运用自如。
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: @, @" f' f0 y" i* y* ], B其次，PPT应突出内容要素，但又有别于发言提纲。从PPT写作理念来分析，演示文字是提示发言人的，更是为观众服务的。PPT讲稿的发言人绝不能埋头照稿宣读，也就没必要把所有要说的话都写出来；同时，作为视听文稿，PPT含有“演”的成分，也不是传统意义的发言提纲，在内容表达上不要受传统提纲的束缚。, K! c+ \8 h7 w& \) X9 G

/ }: w" \4 g6 }/ v, m, o1 G! T/ \明确这两点是写好PPT文稿的前提。一份完整的PPT文稿应包括以下几方面内容：
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1．首页。文稿的首页也叫封面、片头，应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅，可以只演示，不讲述。通常包括发言的题目，发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息，发言稿的写作时间等三项内容。9 k) H3 v3 I% r1 M
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2．主体。包含引语（也叫开场白），内容目录，主要观点，重要概念或专业术语的解释，内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，引申内容，内容小结或结束语等七个方面。2 G+ a: E& x1 C1 Q( c" G1 Z' \
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除专业或学术讲座外，在一般30分钟左右的讲话中，这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容，让人难以把握要点，更难以记住重点。: ?5 R2 W* U. x/ t
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为节省篇幅，主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能，将内容目录呈现在每一页的左边，既可以节省单设内容目录的页面，又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的；另外，主讲人可利用PPT文件的超级链接功能，将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹，根据现场需要选择性地呈现；再者，主讲人还可以充分利用PPT文件提供的“演讲者备注”功能，将一些不必或不宜呈现在主页面，但又需提醒讲话人自己不要忘记表述或需精准表述的内容放在里面，放映时打开“演讲者备注”即可。
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对重要概念或专业术语的解释以及对内容涉及的重要数据、事实或资料的展示，PPT文稿应尽可能采用图表的方式来表达。善于撰写PPT文稿的Google全球副总裁李开复就经常采用这种化繁为简、变抽象为具体、变枯燥为形象的表达方式。他常根据内容的不同，设计不同的图表，并采用层次分明的形式随着内容的推进，逐步展开图表。这样生动、形象的视觉表达效果，是传统文本无法实现的。+ G: f' M) P6 X% d4 b9 P" Z' V
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3．尾页：包括（1）致谢：对观众或对自己写作讲稿有帮助、提供资料的人员或单位表达感谢的意思。（2）联系：给对讲话内容特别感兴趣、愿意进一步交流的观众提供自己的联系方式，如Email地址、办公电话等。' |8 Z+ Z# B7 {: T+ p" ~8 u

! U& S6 @$ F3 W1 }% n这部分内容也应只占一页篇幅，两项内容不必都写。
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三、PPT文稿的结构" I; I; D/ |- ~  q0 u
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结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇，是发言人思路的外在表现。PPT文稿的结构既要在排列先后顺序上下功夫，也要在呈现方式和程序上仔细推敲，更要有整体把握的原则和制作技巧。具体应注意以下几点：! i9 V$ L/ E5 {; i8 a

9 u8 v) _! C# w1 n, F第一，结构完整。如前所述，PPT文稿通常由首页、主体和尾页组成，其中主体部分由引语、基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿，PPT追求为读者提供视觉享受，虽不像传统文本那样进行细密的逻辑勾连，但基本结构要素要齐备，便于讲话人通过口头连缀对文稿进行内容上的逻辑衔接。
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2 w: L+ C; d; K; f  l2 z) W( A第二，层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容，形式是为内容服务的。但是实际上，不注意文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对PPT文稿而言，形式更是与内容并重，在内容的演示上，应有明显的层次感，为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分的余地，以便为内容添彩。因此，PPT文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接，除并列式线性结构外，还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。
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PPT文稿的所谓“层次清晰”，除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的衔接等问题外，还有一个演示中层次鲜明的问题。为此，撰写PPT文稿不仅要准备文字脚本，还要对文字脚本进行编辑。PPT文稿的编辑要素和技巧很多，要特别注意的有以下几方面：
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1．文字的编辑。即对PPT页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。# h  o$ t5 W) ~  l# y4 P/ z7 J3 _1 C3 b$ Z
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PPT文稿的每页字数不宜太多，否则影响页面的视觉效果，给人一种“堵”的感觉。这就要求文字脚本要尽可能精炼，编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外，对大段的文字要尽量化整为零、化抽象为具体，如采用分段表述或图表表述等。反过来，每页PPT的字数也不宜太少，否则会给人一种“空荡荡”的感觉。对此，可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。0 F, R8 j0 o' B6 o2 W4 m

* j( u0 G5 H* t* U3 _! a一般情况下，一个PPT讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会场的大小来判断。如果是小规模的会议室，可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场上，为了保证视觉效果，最少也要用30号以上的字号，并且要排列清晰，行距适中。! z# L7 F  S- \( E. f

9 ^* {; ~3 M+ `3 m: p另外，一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。
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2．标题和内容的编辑。即对PPT当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。# |9 I0 {: u, l3 z* [! K# T; G6 k
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原则上，PPT文稿每页都要有当页标题和内容，采用不同的字体、字号和字色，层次分明、一目了然，不能混在一起。在呈现方式上，为了做到动静相宜，标题一般不采用动画效果，随着页面的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制，随着发言人的讲话节奏、速度和内容的展开逐步呈现，根据需要设计“出现”动画，如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。
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( k$ M& f5 n' q) O# I; M: s, h另外，正文主体内容的文字应分级，不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。
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& G3 b) h0 ^, A! O3．模板的编辑。即对PPT首页、主体和尾页模板的设计。6 E3 u+ F: N8 e6 |9 f
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为了省事起见，人们通常会采用PowerPoint软件自带的幻灯片模板，较少自制模板。但其实自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的DIY模板不仅能达到与众不同的效果，还可以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对PPT自带模板的修改达到独特的效果。无论自制还是修改，应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。9 g& L: ]- f! ~+ B; M7 C1 L& Z
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PPT文稿首页模板的设计要简洁大方，突出讲话标题，同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模糊不清的现象，所以最好选用白色为底色，图形的基色最好以公司或所在单位LOGO的基色为准。另外，PowerPoint默认的主标题字体是44号宋体字，为了美观，可以把它改成48号隶书，并在字体格式中添加阴影效果；副标题反映与讲话人相关的信息，字体修改为32号隶书，并将文本框向下移动少许，使其和主标题之间层次鲜明。
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通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了。例如：
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  |5 c; N8 U' e$ s; u$ SPPT文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下善始善终的完美印象。
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四、PPT文稿的写作要求, Y6 J2 V! z+ N5 L, b
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总之，只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果，体现出不同于传统文稿特质和优长。作者：张江艳
作者: 时间飞鸟    时间: 2012-12-17 13:23
{:soso_e100:}
作者: 杨咏峰    时间: 2013-1-1 10:07
RE: 如何创作出文质兼备的PPT文稿 [修改
作者: 宁夏大指    时间: 2015-6-9 16:27
一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。
作者: wb236708303    时间: 2015-7-29 10:01
给人留下善始善终的完美印象
作者: 黑哥    时间: 2015-7-30 11:15
不错                     
作者: 龙海    时间: 2015-9-9 09:05
恩。很受用。PPT给受众视觉、听觉等感受，效果会更好。当然，是在制作优秀的前提下。
作者: 蒋斌    时间: 2015-9-20 10:42
每年都要做PPT，每年要求还不一样，怎么样才能做好，做动态的PPT，要认真学习下才行，楼主的帖子讲的很有意义，将注意事项讲到位了，谢谢
作者: henmao2    时间: 2018-1-3 07:39
通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；
作者: creeneason    时间: 2018-1-22 09:58
谢谢分享，非常好的稿子！
作者: 书院行走    时间: 2019-5-25 10:08
通常PPT文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息；对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了
作者: 金钢宝贝    时间: 2020-4-27 20:51
老秘网真是应有尽有，在下正在学习PPT制作，此文对我帮助极大，感谢楼主分享此文~~
作者: 走进樱桃村    时间: 2021-9-30 08:58
总之，只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果，体现出不同于传统文稿特质和优长。
作者: 小木七子    时间: 2021-11-18 10:42
PPT文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下善始善终的完美印象。



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