标题: 老秘谈公文写作的“工具性”意识 [打印本页] 作者: 爬格子 时间: 2012-6-7 05:33 标题: 老秘谈公文写作的“工具性”意识 公文是依法行政和进行公务活动的重要工具,公文这一属性表明公文的工具性与行政性紧密联系,公文写作不是一般性的撰文行为,而是制造“重要工具”的活动。 7 f' R3 Q H0 Y# R8 I/ X3 S( D - G# q' f! w6 v& l$ A一、生产制造工具必须严格按设计图样及规格标准和工序的规范生产制造,才能生产制造出合意、合格、合用的工具,而公文写作是生产制造依法行政和进行公务活动的重要工具,公文写作就必须有严谨的程序意识和严格的规范意识。在机关工作中拟写公文稿,制发公文要把公文写作的严谨程序意识与严格的规范意识紧密结合成一体,这样才能制发出合格的“重要工具”。公文写作的程序规定了公文写作进程的时空先后顺序,公文写作的规范决定了公文的内容范畴、制发公文的类型、规格及外观样式的规格标准,使公文产生庄重、严肃和权威的外观样式和完整、严谨有效的公文内容,使公文具有依法行政和进行公务活动的重要工具的外显样式和内核功能。 ' c- n. f8 d; h$ C# [9 @9 b# K ! D" z6 f, T" J) \1 d) s# F; R但目前在机关工作中对公文的规范意识比较淡漠,随心所欲,个别机关甚至是无视公文规范。笔者阅读了 2004年 1月至 2005年 10月的国务院公报及有关省、市的 1820份公文,发现在这些公文中,符合 2000年 8月 24日国务院发布的公文处理《办法》和 1996年 5月3日中共中央印发的公文处理《条例》规范的公文仅 38.76%。其不规范表现为文种混用、自设文种、文件外观标识错位、没有依据机关间工作的隶属关系或职权行文和公文格式的版记标注残缺或多出等方面的不规范。公文写作规范失范,使国家公文标准无法得到很好执行,更重要的是这类失范公文造成了机关依法行政和进行公务活动的权威性遭受到轻视,甚至蔑视,大大降低了公文为机关工作服务的效率。( s) R; w4 U& h- b+ o' P$ V
+ n) ]2 \/ r/ E9 F7 K3 A/ }3 n 二、工具是使用的器物,它必须好操作,好使用,这样才有工具的效用。公文是依赖其文章功能发挥其重要工具性作用的,因此要使公文成为实用又好使用的重要工具,起关键作用的是公文的内容。公文写作目的不是为了求真,而是以对客观世界的变革或改造为目的,有着明显的功利性。公文这种实在的功用性主要依赖于公文篇章内容和表达公文内容的技术与技巧来实现。这就要求公文写作一定要遵循广大公文撰稿者在长期公文写作实践中所形成的约定俗成的具有普遍约束力的模 (范)式,因为凡工具都有各自的模式,都有相对稳定的生产制造工艺和技术,凡工具都有实在的功用性。公文的模式正是重要工具性的表征,实在功用性的体现。模式作为事物或行为的一种内在尺度,在公文内容中物质化为一系列的要素。公文内容一般由“为什么做(怎样)”、“做什么”和“怎么做”这三要素和逻辑顺序组织而成的。公文内容由三要素组成及组成的内在逻辑思路规律,正是公文作为文章又是重要工具的功用性体现。因为一旦使用起工具,越是能快速达到使用目的就越是好工具。而公文内容由“为什么做(怎样)”、“做什么”和“怎样做”这三要素和逻辑顺序构成,正是能使这重要工具快捷迅速并有效达到目的。一是按照公文这“三要素”和逻辑顺序的模式进行公文写作,能迅速展开公文写作的思路,不会出现公文内容遗漏和残缺的问题,同时使公文写作简便,这样能快捷提高公文写作效率及使公文内容更有效,即好使用,使用效率高。二是公文作为重要工具,它要有相对稳定的外观格式,也需要内在稳定要素。公文的“三要素”和逻辑顺序构成,可以使公文内容实在、稳定和布局稳定,这样方便阅读,能迅速把握公文的主旨内容,方便对公文内容处理,能有效地提高行政效力。这正是公文写作的一般模式产生了公文实在的功用性。; ^# Q3 T J" U, m# n9 P
; r4 a) Q8 P. {/ I另一方面公文是用以指导公务实践活动,达到改革(造)客观世界目的的重要工具,因此公文的内容必须针对性强和可操作。公文内容的“做什么”要素一定要明确具体,让主送机关一看就能懂,一看就明白无误,知晓要干什么,而且照着它就能依法行政和进行公务活动,同时做起来又切合实际、实在可行。公文写作时对“怎样做”要素内容要表达得明确、具体,不能模糊不清、笼统抽象,能看着做,有办法操作、好操作又顶用,即切实可行又有效。! \0 P' Z8 B. b% R! [5 B