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标题: 秘书工作的多重性与复杂性 [打印本页]

作者: 当代秘书 时间: 2012-7-6 06:50
标题: 秘书工作的多重性与复杂性
　文秘事业伴随着社会主义革命和社会主义建设事业发展，也在深入的发展，特别是我国步入市场经济，加入WTO以后，文秘工作更呈现出了空前蓬勃的态势，秘书学理论和文秘队伍，也在不断的发展壮大，政治、业务素质日益提高，文秘工作不断拓宽服务内容和服务方式，逐步走向制度化、规范化和科学化的轨道。

　　秘书学是二十世纪八十年代诞生的新兴学科。近二十多年来，不少专家学者做了大量的研究工作，取得了不少可喜的成果，秘书学也逐渐从管理学的一个分支学科上升为独立学科。秘书工作同其他许多工作一样，要实现国际化，也必须进行大胆的变革与创新，要正视我国秘书工作的现状，明白我国秘书工作与世界标准的差距，找到缩小这个差距的办法，只有这样，才能实现我国秘书工作的国际化。由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，当前我国的秘书工作的状况普遍不理想。具体表现在以下几个方面：

　　首先，秘书制度不完善是实现我国秘书工作规范化的主要阻力。全球经济一体化已是大势所趋，加入WTO以后，我们固有的许多法规已经不适应这种状况了，这里面当然包括秘书工作。因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施，也是我国管理界与秘书界要认真考虑的问题。

　　其次是秘书工作不规范。秘书的职业化是世界性的潮流，但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性。经验性是指其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措。这与我们民族的文化背景和思维习惯有关，缺乏创造性和超前性是秘书领域中的普遍现象。随意性则表现在秘书工作的规范化不够，从组织活动的角度来要求，管理者在行使不同的管理职能时，秘书人员应以不同的工作方法相匹配，以辅助管理职能的完成。然而，在实际工作中多数秘书人员是以不变应万变，以一法应万法，没有起到应有的辅助管理的作用，故很难适应秘书工作职业化的要求。

　　公文运行标准不一是当前秘书工作不规范的具体表现之一，从世界范围来看，秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了《国家行政机构公文格式》，使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或业务不熟，常出现"上报公文新格式，下发公文老面孔"，或新旧公文格式混用、使用不规范的情况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。

　　最后是秘书工作手段不够现代化。信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。秘书工作现代化是实现管理工作现代化的重要保证条件之一。因此，秘书工作必须与管理工作联系起来，与管理进行同步研究，以提高我国秘书工作的水平，跟上国际化的步伐。

　　为此，我们需要从以上几个方面着手，系统的分析应对方法，使秘书工作在新时代新形势下，更加符合规范化、科学化的要求。

　　一、秘书工作的多重性与复杂性

　　秘书是领导者从事实践活动的直接和内部的辅助人员，每天都要与各种各样的人打交道，同时又要穿梭与各种场所。这就决定了一名合格的秘书必须适应环境，使自己与周围的环境达到统一，才能更好地有针对性地辅助于领导并开展工作。

　　“天时不如地利，地利不如人和”，这是古人留下的思想精华，也是现代人们的成功之道。纵观古今，没有任何一个人能游离于集体之外而获得成功的。在现代社会中，秘书的身份有其特殊性，在很大程度上有角色模糊。作为集体化、合作化的生产，存在着领导与被领导之间、同事之间、员工之间和服务对象之间等种种人际关系，因此秘书机构在机关中，单位中，处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位，既直接为领导服务，又要为机关各部门工作服务，服务对象和范围较广泛，因此，秘书人员就要严格要求自己、豁达大度，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，处理好主观条件和客观环境的关系，主观条件与客观环境统一了，生存第一性的问题就解决了，然后我们才能谋发展。

　　二、在统筹工作中协调与匹配最重要，科学运用统筹方法

　　秘书要很好地我完成领导交办的工作，就需要学习统筹。我们面临的环境不是一成不变的，一定要注意人、时、空的统一。秘书的工作非常具体繁琐，起着参谋、助手、桥梁的多重作用，这时秘书统筹就变得尤为重要。在信息化、一体化和经济全球化的大趋势下，当代的社会情况和社会发展要求日益复杂多变，数量众多、性质各异，可把握程度有别的各种关系交织在一起对事物产生影响的境况日趋繁杂，“一着不慎、满盘皆输”的现象不仅时有发生，而且出现频率越来越高，这就必然会对秘书的实践及其素质、知识、能力结构产生非同寻常的要求。生活中，会随时出现领导的主观要求与时代的客观要求矛盾的情况，作为秘书，就要以符合客观要求去实现主观要求，从实际出发，最大限度实现主、客观的整体统一。领导和环境，不是一回事。但二者必须协调统一起来，才能使领导者的作用获得最大限度的发挥。秘书正处于领导者的主观要求和环境的客观要求的交汇口上，秘书的这一地位，既可能辅助领导者更好地同环境匹配，也可能帮倒忙，而使领导行为同环境更加脱节。为此，秘书要统筹研究自身是领域中的每一个具有重要价值的潜在或显示问题，规划好解决每个问题的各项因素，要统筹安排好每一项实施，秘书统筹要讲究实践效用，突出重点，兼顾方方面面。秘书每一项任务的完成都要尽可能完整的效用，坚持成功是第一需要，在形成和内容的结合上坚持优化服务成果的原则。这里的关键是要协调匹配，是实现整体统一。

　　三、明确角色，服务领导，当好参谋

2.加强管理，从工作机制上适应。一是优化结构。将懂经营、会管理、有市场经验的优秀人才充实到秘书队伍中来，改善秘书的知识结构、经验阅历。从小处着手秘书要具备能驾驶、懂电脑、会英语、写作强的特征，这样才能适应工作需要。二是运用现代手段培训现有秘书队伍。目前在岗秘书一般都不可能离开岗位培训，便捷的培训渠道就是通过互联网实现远程教育。这样既可提高水平，又能熟悉互联网技术，可谓简便、实用、省时。三是建立党政秘书动态管理机制。对有作为有能力的秘书尽快提拔到领导岗位发挥更大作用；不能胜任的秘书尽快调离，否则于己于单位均不利。四是改善秘书待遇。拔出专款用以提高秘书生活福利待遇，同时从工作手段上改进，配置必要的通讯、交通工具，为秘书创造宽松、有利于激发创造性的环境。

3.积极探索，从工作方式上适应。一是建立秘书信息交流平台。依托秘书老秘网实现秘书信息交流。开发秘书软件提高工作效率，使秘书有更多时间能考虑一些重大问题，为单位的建设发展提高有益意见和建议。二是建成网上秘书。实现远程咨询和调研，召开网络会议集中一大批优秀秘书共同完成高难度课题。实现无办公地点办公和无纸化办公，减少成本方便生活。三是秘书工作职业化。探索秘书无固定服务部门、无固定的领导、无固定的收入，实现秘书服务有偿化，达到规范服务和终身秘书的目标。作者：蔡娜

作者: 塞北老秘 时间: 2012-7-6 10:50
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