标题: 党政机关常用公文的写作要领 [打印本页] 作者: 铜陵秘书 时间: 2012-7-21 12:20 标题: 党政机关常用公文的写作要领 一、公文拟写工作的重要性" `, T: X: M- n7 f7 |, P6 a
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公文，是指公务文书的简称。是党政机关、社会团体、企事业单位处理公共事务时所使用的一种书面文件或文字材料。是上传下达，来往于各个公共部门之间，代表着一个机关、单位的整体素质，体现着一个机关、单位的理论水平、业务能力和工作作风。 # v( |; f3 [5 Q" l5 b; p, f1 Z$ b1 G8 r
公文拟写是机关发文处理的第一个环节，在全部文书处理工作中占有很重要的地位。文件起草的好坏，对于保证文件的质量和发挥文件的效应都有很大的关系。因此，文件的拟写比较起收发、登记、打印、催办等文书处理环节来说，往往需要花费更多的时间和精力，尤其是一些重要文件的拟写，更是一种艰苦细致、劳心费神的脑力劳动。特别是党政领导机关所发的决策性文件和各种重要会议上的领导讲话，涉及面广，影响力大，所产生的政治影响和社会效果比较深远，最能体现发文机关和讲话者的理论水平、领导艺术、业务能力和工作作风。因此，拟写公文既是一项思想性、政策性、业务性很强的工作，是保证文件质量的重要基础，也是对每位公文拟写者综合素质的检验。每个党政机关单位应十分重视文件的拟写工作，并要求写作人员都能十分熟练地掌握文件的拟写要领和写作方法，不断提高写作能力和工作效率，以高度的政治责任感和严肃认真的态度搞好公文写作。4 {: Y8 C7 Q1 k6 m& u) }
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二、党政机关常用的几种公文写作要领 + z9 z9 `- W1 H; }- I2 j8 m4 A6 y$ K
（一）关于领导讲话稿的写作。在日常工作中，领导讲话稿的使用频率很高，使用的范围很广，发挥的作用也很大。我们每次阅读一篇优秀的领导讲话稿，都会从中感受到党和国家的声音，感受到时代的号角、历史的脉搏和人民的心声。从一些卓越领导者的讲话中，都不难看出其中蕴涵的不同凡响的力量。如毛主席的讲话生动诙谐、气势磅礴；邓小平的讲话绵里藏针、简洁明快；朱镕基的讲话机智幽默、谈笑风生；胡锦涛的讲话思维缜密、情理交融；温家宝的讲话温文尔雅、坦诚真挚。他们在不同的场合、不同的讲话中都充分表现出了个人的魅力，使我们从这些领袖人物的讲话中体味出他们渊博的知识，高超的领导艺术，从而去追求睿智的人生，去呼唤奋斗的激情。同时，领导讲话稿的写作对于完善领导者自身形象，体现其工作成效也发挥着重要的作用。因此，作为一名政治上成熟的领导者，都很注重讲话稿的写作。讲话稿的结构，一般由标题、时间、称谓、正文几部分组成。正文又包括开头、主体、结尾三个部分。* s" T7 e5 a( e: m5 h, D* l
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1、领导讲话稿的标题。标题是入眼的第一印象，要给予高度重视。拟写标题时，或揭示讲话主旨，或明确讲话的主要内容，或提示受众注意，或引发读者兴趣，总之，要起到画龙点睛的作用。基本要求8个字：准确、规范、醒目、精练。所谓准确，就是在确定标题时要抓住讲话稿的内容和要点，准确地加以提炼，使题文相符，概括精要。所谓规范，就是要合乎格式要求，根据不同类型的讲话确立不同类型的标题。所谓醒目，就是不抽象模糊，力求特色鲜明，感染力强。所谓精练，就是标题语言应凝练概括，言简意赅，使人读其题而明其文、知其意。: k f7 [5 B3 W2 b! g; E
! Y _8 N' ?/ M, \2 ~6 {3 K2、领导讲话稿的称谓。称谓是指对受众的称呼，写在正文之前的顶格位置上，根据参加会议、活动和各种仪式的受众不同来确定，要求称呼要适宜得当，不卑不亢。0 Z4 q$ @. u1 I5 I
2 x# l% ~1 Y) ^ ] 3、领导讲话稿的正文。正文一般由开篇（引言）、主体、结尾三个部分组成。 5 J/ r3 Q1 I8 Y+ i( w' z" I4 |8 s/ G& d( ?
（1）开篇。这部分虽然内容不多，表达比较简洁，但在文中处于特殊地位，具有引领全文，确定基调的作用。常见的开篇大致有以下几种形式：一是开门见山式。即用简明扼要的一句或几句话点明讲话的主题，不绕圈子。一般比较严肃的工作会议或部署性、指导性会议常用这种形式。二是综合概括式。用精练的语言将讲话的主要内容或基本精神进行高度浓缩，概要精当的表述出来。一些比较重要的部署性会议、指导性会议或交流性会议常采用这种形式。三是提示说明式。在开头先把要讲的主要问题用简单的几句话概括一下，说明讲话的缘由和要点，以引起受众的注意，这种方式多在专题性会议、座谈讨论会议中出现。四是阐发意义式。一般适宜于一些重要的部署性、总结性、交流性和礼仪性会议。就是在讲话的开头既概括会议召开的背景，又全面阐明会议召开的意义。五是开启作结式。先将讲话全文的主旨或结论置以开篇，然后在正文的主体中用事实和依据分别予以分析和说明。一般礼仪性讲话和总结性讲话常采用这种开头形式。六是自然入题式。开头先说几句"题外话"，将听众的注意力和兴奋点吸引过来后顺势进入正题，这种开篇方式比较适宜于座谈、研讨会议。七是礼貌祝福式。就是在各种不同的礼仪场合，如表彰庆功会、欢迎欢送会、节日庆典会上对讲话受众或表示祝贺，或表示欢迎，或表示诚挚的慰问，起到宣传教育、鼓舞人心的作用。 ' y) Z s3 q+ w9 w( ?7 j% r. y- t7 N8 L& p$ l6 k
（2）主体的结构安排。这是讲话稿的核心部分，应写得充实具体，条理井然。鉴于领导讲话稿特殊的实用功能，在长期的写作实践中形成了基本固定的结构形式，一般包括横向式、纵向式、总分式和纵横结合式4种结构形式。第一，谈一下横向式结构，也称并列式结构。即在讲话稿的开篇，以寥寥数语阐明讲话的背景、目的、意义后，直接展开各部分的内容，各部分内容之间在逻辑上呈横式关系。部署性会、指导性会、总结性或表彰性会议常采用这种结构形式。第二，谈一下纵向式结构，也称递进式结构。是指讲话以时间或空间为线索，按照事物的内在联系和人们的思维习惯，将其结构安排得循序渐进，层递有序，在叙述论理的过程中，不断使讲话主旨得以确立和深化。部署性、指导性、座谈会议以及领导干部就职、述职讲话常采用这种形式。第三，谈一下总分式结构，具体可分为两种形态，即先总后分或先分后总，以前者居多。先总后分一般在开头部分对讲话全文进行总的概括，明确讲话的主要内容、基本观点或总体评价，然后以此为中心分别进行阐述和说明。总结式讲话、经验交流式讲话常采用这种形式。先分后总的结构方式，即先进行分述铺垫，最后进行总结。这种结构形式的好处是把最重要、最核心的结论性意见或评价安排在结尾，起到余音绕梁的作用，产生较强的说服力与震撼力。第四，讲一下纵横结合式结构。这种结构形式是在纵式、横式结构的基础上，将二者很好地融合起来，形成纵中有横、横中有纵，彼此交错的结构方式。一般内容比较丰富、篇幅较长的领导讲话常采用这种方式。如温总理06年1月9日在全国科技大会上的讲话（摘要）分了这几部分：1、深刻认识制定《规划纲要》的重大意义； 2、准确把握科技发展的指导方针和目标；3、明确我国中长期科技发展的重点任务；4、落实推进科技发展的政策措施；5、实施《规划纲要》需要把握的几个重大关系。这是一篇比较典型的纵中有横式的领导讲话。讲话先是阐述了《纲要》发布的重大意义；然后阐明其指导方针和目标，这是讲话的总纲；接着说明今后科技工作发展的重点任务和工作的要点；再是阐明规划纲要具体落实的政策措施，这是实施纲要的保障；最后强调在实施中应注意把握的几个关系。这种结构安排，符合人们的思维习惯和认识事物的规律，也符合讲话层序分明的表达习惯。可使讲话议题集中、主旨突出、条理清楚、说服力强。 0 ~& L N1 [# q' C / p, v F; {% I& h6 o（3）结尾。这部分写得好，能给听众以完整的印象，使人们能从即将结束的讲话中受到启发，开阔视野，明确方向，增强信心。结尾一般应根据讲话内容的需要，或总结概括，提纲挈领；或自然作结，干净利落；或深情寄语，提出希望；或抒发感情，表达心愿；或强调意旨，引起重视，使讲话充满号召力和感召力。 ; x- c. Z6 q$ U; E: M 5 B. j; t( `+ K' p- v6 h* {（4）领导讲话与工作报告的区别。从广义上说，工作报告也是领导讲话的一种。但具体分析，二者既有联系，又有区别。领导讲话一般是指各级组织的领导者在各种会议上或公众场合，就某项工作或某一问题表明其基本态度或提出工作要求的应用文。工作报告是各级党政机关、社会团体、企事业单位的领导者，在重要会议上向与会者就一个时期的工作进行总结和安排部署时使用的应用文。一般的专题性会议不需要工作报告，只要有领导讲话就可以了，而重要的工作会议既有工作报告，又要有领导讲话。工作报告侧重于对工作的全面总结和安排部署，而讲话则是就某个特别重要的问题加以强调或阐述。" t2 B9 q2 M& M" I
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（二）关于汇报材料的写作。汇报材料是党政机关经常使用的文种，在日常工作中有着非常重要的作用。汇报材料的结构，一般由标题、成文时间和署名、摘要、称谓、正文等部分组成。 : Y1 i" M8 K8 [2 E2 l: A 3 i% b( @8 A& V- f) Q 1、汇报的标题。一般有三种写法：一是公文式标题，也称简式标题，即由"汇报事由+文种"构成。如《关于义务教育法实施情况的汇报》等。二是非公文式标题，也称复式标题，由正标题和副标题两部分组成。正标题一般是同汇报内容有关的一句话，如《突出实践特色确定活动载体》；副标题一般是标明汇报的内容、范围、文种等，如"关于我老秘网县开展"创先争优"活动的汇报"。三是文称式标题，即用简略的文字直接点题，如"××工作的情况汇报"。/ C) s7 e# p5 }* {
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2、成文时间和署名。汇报的成文时间一般以作者定稿的时间为准，署名多在标题、成文时间的下面另起一行，居中排列。% B" ?( h# H. r H* [) g* d8 s q
' V( M& w/ O8 d4 Q2 i1 ^; V3、汇报的称谓。称谓是指汇报的主送单位和个人。若是书面报送，一般只送单位不送个人。如果作为面对面的口头汇报材料，则应根据听取汇报的人员情况来确定。! R( r8 Y* E9 R
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4、汇报的正文。一般由开篇、主体、结尾三个部分组成。第一，开篇部分，也称前言、开场白，主要介绍汇报的目的、原因，或概括工作的总体情况、得出的有关结论，介绍汇报的有关背景情况等。但不论何种开篇，都要体现简洁明快，开门见山。第二，主体部分。汇报材料常用的主体结构分为三种，即纵式结构、横式结构、纵横交错式结构。纵式结构是指按照事物发展的内在逻辑或时间顺序来安排观点和材料。横式结构是指将掌握的材料和形成的观点按照其性质或类别，并列放置，分别叙述，从不同的方面综合说明汇报的主题。例如关于加强教师队伍建设的汇报，从基本情况、队伍心态、意见或建议三个方面写起。纵横交错式结构，就是纵式结构和横式结构的结合使用。第三，结尾部分。汇报一般有一个简要的小结，用于对汇报的总体内容作一个纲要性总结，这一部分可以省略，也可扼要表述。汇报单位的名称可写在标题下面，也可放在文末，与成文时间并行。 3 j! [. O5 |4 r, u- D, K0 i# K7 x* I# M, ^: o, K! {
5、要把握好汇报材料的文体特色。汇报材料的文体特点有五个方面，在写作时一定要把握好。一是针对性。要根据汇报对象组织材料，要求汇报什么就汇报什么，不要讲不相关的事情，千万不要答非所问，风马牛不相及。二是真实性。汇报必须尊重客观事实，以大量具体可靠的、可检验的材料为基础，真实反映事物的本来真面目，引用的事例必须准确无误，不能使用可能、大概一类语言。三是新颖性。要体现工作的创新性和实践性，汇报的事实材料要新，不能老生常谈；汇报的观点要新，不能老调重弹；汇报的结论要新，提出的意见、建议要有创新性，并能用于指导实践。四是条理性。内容要合乎逻辑，概念准确，阐述的观点不能自相矛盾；同时在通篇布局上要脉络清楚，整齐化一，让人一目了然。五是朴实性。语言要朴实简练，准确精当，汇报材料一般以不超过3000字为宜。 ; ?# e v0 ]; X7 x" y, e2 }7 `& @! Z
（三）关于工作计划的写作。计划通常包括计划和规划，也称之为纲要、方案、安排、要点等，它是机关、团体、企事业单位及个人预先对一定时期内所要进行的工作或者所要完成的任务所做的书面化、条理化的安排，是人们用来解决该做什么和怎样做的问题中长远打算事宜的。. p9 ^1 G+ v! O
+ p$ M0 J& I5 F: D1、计划的基本内容。比较完整的计划，一般包括如下三个方面的基本内容。! K+ F4 I. Q# ^9 j; q# ?
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（1）指导思想和基本情况。指导思想是制定计划的主要依据和总纲，用以统率全文，主要回答遵循什么方针和指示，根据什么情况和问题，开展什么工作，完成什么任务，达成什么效果，也就是"为什么做"的问题；基本情况是制定计划和执行计划的基础和条件，主要回答"能不能做"的问题。指导思想和基本情况结合起来，就形成了计划的前言部分。% H, H2 t w9 J( V
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（2）任务和指标。任务和指标是计划的核心内容，是体现计划所要达到的目标和任务的主体部分。它在计划中回答"做什么"和"达到什么程度"的问题。因此，这一部分的内容要尽可能写清、写细。一般来说，大凡要完成上级机关下达任务的计划、单位内部涉及全局性工作的综合计划或较长期的计划，都侧重用较大篇幅详细阐明其任务与指标。 Q5 R& p, o+ j* o0 c# p
$ J( u8 T; q4 R' ?; _（3）措施和步骤。措施是实现计划目标、完成计划任务和要求的方法，也就是回答"怎样做"的问题。措施一般包括人力、物力、办法、手段、组织领导等内容；步骤是从时间上分段安排工作过程和完成任务的顺序，亦即实现计划目标的程序安排。每个环节要相互衔接，环环相扣。 & D: y7 w: ~2 ]$ p4 b + O) x' H; y; Z( }* `2、计划的结构与写法。计划的结构一般由标题、正文、落款三个部分构成。下面简要介绍一下计划的一般写法。 : T/ ]. j6 `8 ?; H6 T; @! R $ H5 M' K w: z0 ^0 R（1）标题。计划的标题通常由制定计划的单位名称、计划时限、计划内容、计划文体组合而成。例如，《××县教育局2010年工作安排》。 3 \* K3 [" M! ] ( |# a2 x. U4 D) Z/ B（2）正文。正文是计划的主体，是计划的最主要部分。正文的结构形式，不同类型的计划有不同的表述方法，现将应用最广泛的条文式写法阐述如下： 0 m1 A1 [+ L0 L6 Y" i ) D' T& i4 N z4 k# w6 w% j" e条文式计划的组织结构通常采用前言、主体、结尾三大块。前言部分通常是阐述计划的指导思想和基本情况，说明计划的目的和依据，包括根据上级的哪些文件、指示或会议精神和本单位的实情情况等。前言是计划的总纲，一般要求简明扼要，提纲挈领，可以写成一段式、两段式或多段式。本文由老秘网推荐，主体部分可分为若干层次或部分，阐明计划的任务和指标，措施和步骤。结尾部分是计划的辅助和补充，通常是提出贯彻执行计划的希望和要求。如果这些内容在主体中已经反映，便可用主体的最后一段自然收结全文。, g7 E1 f A6 M; }3 o0 t
' G# u0 H2 J6 c（3）落款。计划的落款要写明制定计划单位的名称或个人姓名，置于正文的右下方。如单位名称已写入标题，落款处可不必再署名。最后标明制定或通过的年、月、日。. N% D8 Z- h2 V4 o' E
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3、计划与规划写法的区别。"意见"、"安排""要点"要求比较简单、概括一些，是在一定时限内完成某项工作任务的大体轮廓要求；而"方案"则要求对所要做好的工作或完成的任务，要制定出一定时期内的工作进程和工作方法、步骤，要求比较具体；"纲要"、"规划"则是指跨年度、涉及范围较广、内容比较完整、任务比较重大的计划。 2 Q. l: N# h9 b2 _0 X8 g) a : }5 ?' t+ ?+ w, E9 l（四）关于工作总结的写作。总结是人们在实践活动中应用非常广泛的一种事务性应用文。总结就是对已做过的工作进行理性思考，主要是回顾过去做过什么，如何做的，做得怎样。总结与计划是相辅相成的，总结要以计划为依据，计划总是在总结经验的基础上进行的。 # w! i5 ~: w& E, a/ J. E( U; V) W6 y1 g
1、工作总结的结构形式及内容。年终总结（包括综合性总结）或专题总结，其标题通常采用两种写法，一种是单位名称+时间+文种，如"××单位××年工作总结"；另一种是采用新闻标题的形式，如××县教育局的专题总结："我们是如何加强教师队伍建设的"。正文一般分以下三大部分表述：（1）情况回顾。这是总结的开头部分，简要介绍工作的目的、背景、内容、主要成绩和经验，并点明总结的主旨，总领全文，为正文的写作做好铺垫。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析评议。（2）经验体会。这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。专题性的总结，也可提炼出几条经验。（3）今后打算。这是总结的结尾部分，主要是根据已取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设想和打算。内容包括应如何发扬成绩、克服存在的问题及明确今后的努力方向，也可以展望未来，提出新的奋斗目标。' z+ A* }$ f7 c/ D# K4 w