老秘网_材夜思范文
标题:
会议中常见的问题及高效会议的十大原则
[打印本页]
作者:
西安小秘
时间:
2012-9-9 08:30
标题:
会议中常见的问题及高效会议的十大原则
会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？
$ o9 i3 V, `1 a' Q* b4 G
# B4 U2 w0 c4 I- J/ {- h& E
会议中常见的问题
* P0 C$ E+ `5 k% [
- p/ t; y# G; i% a P1 p6 ?
下面我们先分析一下会议中常见的问题：
# n% ?; w* U9 B7 a
. i* i6 F7 X+ j/ Q
会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；
0 {( l# @; }4 U+ E* l6 y. j4 D
U. V3 {0 k ]
会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”；
/ E( |5 w0 B1 t! o e5 E8 e
$ o, v* j( R4 N) l! f) I
拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；
- u! q6 i: D: \3 m4 r& o
' C2 c2 ?: [$ h( k5 Y$ ^
“陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；
; x4 j( {' P$ j1 k+ S% S5 U4 g
$ Q, h. J: E/ A: L2 W2 t V
会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本
5 h6 p1 D9 V8 ]: n" }
其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出；
. o9 S9 |3 U& P. I% m; N
/ b6 o$ O8 [# s6 x- s! U! z
主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标；
/ ^9 Z3 D+ _ A4 X0 [$ z
7 h7 B5 P1 ^' c: {, T
议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费；
* {2 x# l4 w, m
! ^& {9 f7 d0 A# G. y7 _0 K' C8 ^
重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；
) @" i0 `3 _2 R1 k) b% ~! X( O x
1 ]- g- g' D' u$ k
地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。
6 B) R% ]! d, l$ @; ] y
/ W, @* Z, @' X! A* P
会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；
7 z! d% W) c- D9 h. h8 d" j
- C& i0 x+ a& V1 o3 \$ r- O
会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；
/ ?9 W# B9 q t! {
; _ N" D' `) r( r2 S. C7 c
会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；
5 D( h6 o4 K0 s! I/ `
$ h/ K1 b: {& O1 A d9 g
议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快；
7 L0 A3 m9 R3 q( F7 ]. I
0 e2 B4 G% d5 g8 Z4 G! c
决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；
, b5 r) ~3 h m
- W2 {# J+ K" r
行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。
+ H3 c# s) @8 N. s1 {. H
* M5 j+ [$ l/ y ]. |8 m$ W
通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。
) t B# v v. R. s& Y# k: I
# o2 C/ e% K( u" d# v% @; E
知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：
1 A$ q) A q+ P2 P' t
* D' s# s& P' C4 e0 U
原则一、 会议要规划
" l. ~$ S; M9 T6 p5 u
) W8 |$ F0 g& z/ m
根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。
, K# V- G0 \ f' P. e( S
: D3 \8 u/ w+ b: j: @3 m8 e
原则二、 准备要充分
2 H( H/ l* o7 O
% s( l# [2 m' Q& G2 w
- [4 F+ \! F5 J4 B7 Q \
# F% \4 S( m" \% i( _5 V# t, y ?
原则九、 执行要检查
% o% |& P/ q$ {' I" l/ V; e
$ s5 b8 X( v8 M, r
会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。如果没有，则需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力强的人持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。
. C& w) S& e, ?7 o! w8 h" Z
' C9 D1 D; S. b6 [
原则十、 结果要奖惩
4 ?5 e5 {6 P7 L' c1 |6 x
8 L% m; Z. }4 s* h
大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。
1 i( C1 k5 H9 E# J- Y+ {
总之，高效的会议要做到会而有议，议而有决，决而有议，决而有行，行而有果。
作者:
老猫
时间:
2013-12-13 10:27
开会是一大特色，也是一门学问。其中体现领导水平，也考验秘书能力
作者:
04011418shy
时间:
2016-8-2 14:33
提高开会效率，要开短会、讲短话，出实效。
作者:
沧海行云
时间:
2023-2-21 11:06
会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。
欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://laomiw.com/)
Powered by Discuz! X3.4