标题: 会议中常见的问题及高效会议的十大原则 [打印本页] 作者: 西安小秘 时间: 2012-9-9 08:30 标题: 会议中常见的问题及高效会议的十大原则 会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？9 [2 F$ K! A. m9 e8 y3 e
7 v! l+ A4 Y6 E/ O 会议中常见的问题 6 |6 f: ? v; _# T" w 0 q! C- N$ r9 m0 ~' N; }4 e: {下面我们先分析一下会议中常见的问题：' J0 ~2 {7 w. l
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会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；" u p$ j4 R; q/ p
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会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”；6 `- L, V) M3 N7 L) h
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拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；6 w3 `4 A- [* \: x
& ?& p! P* @) y+ ^ “陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；/ c. I- f1 ]0 b6 w! x
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会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本 3 b O$ L' Z C( v其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出； : z x+ B6 k3 m. U & C/ ~5 Y! \! @3 L* c 主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标； , T. M- f8 {; {. T ?# n, `* r' s4 U L 7 E- u+ ?4 [1 ^ 议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费； & _4 P U7 o8 z3 {3 x1 H& w; W+ S3 r: N. L- r
重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案； * h5 V$ d, p0 L* {) k ` + Y" ~* K. m2 K S 地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。3 E$ Z. d0 h" }0 Y1 H* o' B. k
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会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；( B4 l. C3 b+ @
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会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度； 4 _' O- G( m: V( m" t6 e; J5 G" E1 K0 l$ @2 U/ X
会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；4 Y0 ^$ {# N: v
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议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快；" P0 f" g" Z7 u' _$ h3 D V8 c
# [3 R* I+ O# ?2 }$ B 决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；3 w$ p' o' `+ u0 D; }: s
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行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。, q* G$ H0 y& M U( D6 E( C