u* g1 N$ e1 v) | 5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔 〕，而非中括号[ ]或【 】。 * o9 y+ I3 d( d" L! ` + u( r- c+ |; b" Q% w3 b 6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。+ ]; {; _* e1 ~2 W
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7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 % y4 I3 P8 R8 X/ w l3 E* k' t
8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。3 Q# n5 {4 {) } U( ~) j+ s
; H; Z0 D- `& u, N 9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。8 j: p9 ^- I' O/ F: J0 I* ~6 _. u% f
% c/ g3 z" S- L! o 二、内容方面的常见错误 4 i4 s+ z1 N7 {& w% ~1 j* L" N" E9 l- [& m5 H
1.错别字较多。 $ F# h b: g- i/ M. y- T9 U' D- x" n% \; N/ g
2.文种选择不当。8 z0 _! T6 {6 H# x* i: [" k) X
* D2 F$ {$ D" o5 ?1 C6 A* o 3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。& y( D6 L. @+ U( z
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4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。( N' ~( v6 d' O, E
u \% [3 _2 h3 ~ 5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。# a- G/ G3 g( E. E9 N2 {
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6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。 1 _7 z) l+ a* H# ~0 r# Q7 R; O 5 y. K1 k- J$ g" b; u 7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。# L2 C; z5 q u3 h9 X- ^
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三、一些常用字词的用法及辨析 1 U7 f/ M* p- o# \ M) T4 L0 a* C6 B0 ?+ S) g
1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。 ; p# `7 u7 m F! G4 `; }$ P* o3 M ~$ T9 U, }$ ^, o
2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。 5 j9 O1 B$ u8 |; a+ ^; y
, ]* }5 G2 X' D% [4 `$ M% M 3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。 " T, @2 j7 P- M f" L& W# z8 N$ I" D' z' W# c
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（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。# V+ K, r) S8 p3 q6 E3 b5 Z% w
' ~+ s" W$ S" Y# t' |; x 例1 ，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。该例中，“：”应改为“，”。7 h+ ^$ g* F; h- H) f