标题: 实践出真知，分享做好秘书工作的不二法门 [打印本页] 作者: 南靖秘书 时间: 2012-10-24 06:54 标题: 实践出真知，分享做好秘书工作的不二法门 秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法，但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位，甚至不同个性的秘书会有不同的做法。比如写文件，有的人喜欢先写提纲，再打草稿，有的人喜欢先打腹稿，再一挥而就；又如接待客人，有的先说亲切友好的客气话然后再谈正事；有的则喜欢开门见山，直接进人问题核心，很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的，不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度，着重谈谈做好秘书工作的方法。 , ?# f, R& t: W
5 i( x6 [; d$ f, }& F4 w- J+ j, d 1、思想上的“三个意识”4 g% D; R/ c, Z- d
秘书要做好工作，要树立“三个意识”，即组织文化意识、全局意识、责任意识。 " K/ ]: V8 H( @* V) _, r2 f: c 5 a( Z0 ?- F D (1)组织文化意识 6 E2 W% O- k' B; X3 Z ' R4 z5 E) y/ ^9 ]4 s0 b 没有组织文化的融合性就没有思想和行动上的统一性。组织内部的每个成员都要深人学习组织文化，把组织文化深人渗透到每一项工作中，落实到实际行动上。领导的思想就是组织文化的重要组成，领导的命令都必须不折不扣地贯彻执行。 ) Y( P# c; P! X) S4 n / q, i( ?9 q) j0 b# Y (2)全局意识 " s: y( Q" A3 a6 m " C# E# e# R) J6 c" e, g9 C ]# I# w 服从、服务于全局是做好秘书工作的基本要求。每个秘书人员都要时刻以大局为重，牢牢把握大局，要善于从大局的角度思考问题。如果大局意识不强，就很容易陷入本位主义和小团体主义，工作就不可能做好。办公室的每个成员都要正确处理大局和小局、全局利益和局部利益的关系，服从、服务于中心工作。 ]# R. P+ ?2 E 0 \( l6 M0 G4 D2 c' t% G/ T ^8 t (3)责任意识" v3 s. M# {1 R6 ^4 z! t
p3 |' o( Z& A- ` N 创造一流的工作业绩的关键，就在于是否有强烈的事业心、责任感。要不断加深对秘书工作性质、地位、作用的认识.发扬高度负责的精神，自觉做到在标准上求高、措施上求严、工作上求实，尽心尽力、尽职尽责、扎扎实实、创造性地开展工作。6 a. q. d! v( u, d/ m' g
* }' v: O1 e5 }- Z9 c3 O( B$ K 2.工作上的“三个满意”; ^/ n6 t3 i ^/ W! k
" q( M' P* o; [4 U4 e$ s 即让领导满意，让员工满意，让客户满意。让领导满意，就是在工作中准确领会和把握领导意图，当好领导的参谋和助手，使领导感到得心应手。秘书应当做一个有心人，仔细观察、认真了解领导的思想方法、工作方法和领导艺术在为领导出主意、当参谋方面，坚持超前性，把握准确性，注意针对性，讲求实效性，做到问题准、内容新、层次深、来源广、传递快，想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需，最大限度地满足领导的要求。让员工满意，就是要从大局出发，从员工实际悄况和部门实际利益出发，充分发挥秘书部门的桥梁和枢纽作用，加强领导与下级部门的联系，让领导了解员工的情况，把下级部门的呼声、要求及时传递给领导。同时及时向下级部门通报组织一个阶段、一个时期的重要工作，定期或不定期地征求他们的意见和建议。对下级部门的请示汇报，要分清轻重级急，及时办理。让客户满意，就是对来宾要做到进有迎声，走有送声，问有答声，热悄、礼貌、周到，杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。让客户满意与让领导满意、让员工满意是相互联系，相辅相成的，是一个密不可分的统一整体。让领导有更多的精力和时间考虑大事、考虑全局、考虑内部员工，让员工满意是更好地调动员工的积极性，共同为领导、为客户做好服务工作，齐心协力把工作做好，让客户满意是让领导、让员工满意的落脚点，只有最终让客户满意，才是最好地让领导、让员工满意，才是秘书工作的根本目的。 w2 {0 ?8 h' E& a
6 D h' \0 k1 i1 U3.为领导做好事前准备 2 `& i/ O) G$ j8 `7 F ) B6 Y% f, j) V+ I& r# v 秘书工作中的很多业务活动都是为领导的工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理，领导召开会议前的筹备工作。领导出差前的出差事务准备，倾导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果直接影响领导工作的进程，秘书做好铺垫工作应注惫以下几点。# @# D0 J& r1 d% e) [) i2 M
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(1)准确把握领导工作目标 , u5 i. h2 C8 n Y. W0 l7 ^; T + Q0 [$ [; F+ E0 C& Q 既要准确把握领导整体工作的目标，又要准确把握即将开展的具体工作的目标，并将两者结合起来。整体月标不明确，工作就会顾此失彼，具体目标不明确，工作就会失去针对性和有效性。5 j: g# Z4 g' b" y/ H7 w
% m+ g7 {( k& k2 o (2)明确领导工作进程与各个环节 : z% W7 e8 }& q- X; u( v6 u9 @- {* Q5 `; Q
主要包括：各个环节的任务要求，各个环节的时间进度，各个环节与相关方面的关系，各个环节的人员组织、政策决策等，在顶导决策中秘书要积极主动地进行协调，秘书部门是综合协调部门，要按照领导要求和“有理、有节、有度”的原则及时解决依法行政中出现的矛盾和问题，避免“鸡毛”挡车和其他扯皮现象，促进各项决策和工作部署的落实，明确了这些，秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。 ! g& V. Y. z1 }9 E2 b8 Y% t+ O- i5 u, B2 m5 D6 s* Z
(3)做好事前准备工作) a3 t6 Z4 ^( o" c
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比如领导要实地考察，秘书就应事前安排好考察路线与交通工具。领导在考察中如需电视直播，秘书就需要事先与电视台联系落实。# M! h2 M+ `9 Z6 k2 a! X' t) |