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标题: 谈写好事务性公文的谋篇布局 [打印本页]

作者: 南方秘书 时间: 2012-10-26 08:09
标题: 谈写好事务性公文的谋篇布局
从机关公文的分类情况看，事务性文体算不上是正式公文，行文上也不像正式公文具有很强的约束性和规范性。但在实际工作中，由于事务性公文具有很强的实用性、通用性和较为灵活的应用体式等特点，被各级国税机关在公务活动中广泛使用。可以说，事务性文体是一种非常大众化的日常性应用文体，它比一般的正式公文使用的频率更高，覆盖的范围也更广。我们在税务工作中经常接触到的各类计划、总结、调查报告、简报等，都属于事务性文体，这类文体在各级国税机关公务活动中发挥着相当重要的作用。单位的一项计划、一篇总结搞得好不好，质量高不高，不仅反映行政工作效能，而且能够直接体现出一个单位的整体形象和工作水平。如果一个单位的工作计划或总结报告内容错乱，文不从、字不顺，读来费劲，给人的印象就是这个单位的工作质量和整体素质不高。因此，学习掌握好撰写此类文体的基本要领很重要。

一、事务类公文的文种特征、结构模式及制写要点

第一类：计划。计划是一种必须具有较强预见性、可行性和一定约束力的具体的、条理化的书面文书。拿税务部门来讲，我们的任何一项具体的征收管理工作都离不开决策、计划、组织和控制四个层面，计划既是决策的扩展和延伸，又是决策目标的具体分析和总体设计，同时，计划又是决策展开的组织方法和落实环节，是协调推动决策施行的前置依据，是阶段工作总结的目标。我们平常提到的规划、安排、打算等都属于计划。具体讲，规划是指时间跨度长、涉及范围广、内容较为概括的计划；而方案是政策性更强、内容更完整的计划；安排和打算则是时间相对较短、内容更为具体的计划。

计划的结构模式。撰写计划都要明确：计划的依据、目的、措施和步骤等方面内容，措施和步骤是计划中的主要部分。其中，措施又包括采取的手段、现有的条件、需要注意的问题及分工协作等方面内容，必要时还需明确有关奖惩及具体的限制性规定。计划的写作格式归纳起来有三种式样：条款式、表格式、综合式，其主要结构都包括标题、正文、落款三部分。计划的标题通常有四项式（单位名称+适用时限+计划内容+文种）、三项式和二项式，标题中具体用那几项可根据需要来选用。正文是计划的主要部分。正文通常包括前言、主体、结尾三块内容。前言是计划的总括，全文的统率，通常较简短。主体是计划的核心部分，这部分要着重表述：计划的具体目标要求、办法步骤措施、执行部门以及工作时限等内容，如果需要，对实施计划的主要相关事项也要写明，如：检查评比、牵头及协作分工等。一般计划在形式上都要有这些内容，但详略侧重可不同。计划的结尾部分可根据情况决定写还是不写。通常在结尾处可点明任务的重点、主要环节、注意事项或分析实施计划中可能出现的问题，也可提出号召或希望。另外，与计划有关的一些材料，如在正文里感到表述不方便，可在最后附表或是附图加以说明。最后，单位名称必须注明。如果单位的名称放在计划的标题里显得太长，可将单位名称放在标题下或落款处。还有一点就是，计划如需以文件的形式下发，应加盖公章。

从撰写计划要把握的主要环节看：一是要围绕计划的预期作用来定位，注意把握政策性和指导性、可行性及时效性；二是对任务的提出、指标的确定，要体现整体性、科学性和灵活性原则，使计划能够合理的配置人力、物力资源，发挥激励约束、组织检查的导向作用；三是要注意把握计划主体的前后逻辑要求。对工作的整体设计必须环节清晰、措施具体、目标明确，特别是对涉及时间、数量、质量及预期成效等方面的内容更要表述确切、前后一致，使计划易于理解、便于操作。

第二类：总结。在事务类公文中，总结是很重要的一种。总结有的是向上级汇报工作，有的是向下报告工作。但不管对上还是对下，总结都是对阶段工作的检查、分析和研究，是一种有一定理性认识高度的概括经验教训的书面材料。总结都应具有高度的概括性、结论性和针对性，应当是对工作实践的真实反映和浓缩；总结必须以具体事实说话，而且反映的对象也应有各自的独特性。同时，总结又是肯定成绩、反思过去、总结教训、提高认识、改进工作的重要方法。其实质是：反映规律回头看，推动工作向前干。总结也只有具备了以上特质的才可能发挥其应有的作用。

从内容上划分，总结可分为综合性总结、专题性总结2种。综合性总结包括的内容比较宽泛，这类总结既要反映工作概况、取得的成绩、存在的问题和缺点，也要写明经验教训及今后改进的意见。而专题性总结只是对单项工作或某方面问题进行专门总结，一般只选择工作中的主要成绩，并突出某类典型经验或带有普遍意义的问题。总结一经上报或下发，就成为我们汇报工作、交流经验和相互促进的重要工具。

总结的标题分为陈述式、论断式、概括式三种：在陈述式标题中单位名称、工作时限可根据需要选择省略，但总结的内容范围和种类必须在标题中写明。论断式标题仅适用于专题性总结，这类标题一般都有正副标题。正标题通常用鲜明的短句来概括总结内容，副标题则标明单位、范围和总结种类。概括式标题是根据内容概括题目，类似文学类文章标题的写法，概括式标题只适用于经验类总结。

在结构上，总结并没有什么固定的格式，撰写的方法也多种多样，较为灵活，但不管用什么样的写法，其基本内容不外乎工作情况（工作回顾）、经验体会、存在问题、今后打算和结尾等内容。在开头部分，都要写一段导语（或是叫引言），这一块有时可能只有几句话，但它非常重要。引言一般都以鲜明扼要的语句概括基本情况，或介绍总结的缘由、依据、涉及的时间、地点、工作概况及相关条件。另外，对工作中的主要成绩和不足如能在此总括提出，为后面的行文做个铺垫也很好。接下来是主体部分：包括全面总结成绩和经验体会，指出问题及教训，提出改进工作的打算、设想等内容。其中，“工作情况”与“经验体会”是最核心的内容，占据大部分篇幅。而“今后努力的方向”、“下一部工作打算、设想”等内容虽然也经常要写到，但表述都很简约。而且，由于撰写总结的角度不同，这部分的具体内容和结构样式往往会有很大的差别。在综合性总结中以上几个方面的内容都应该反映，而专题性总结主要侧重提炼经验体会。总结的主体部分通常有以下五种写法：一种是通用式。表述时要求按“情况－成绩－经验－问题－意见的顺序展开叙述，有主有次，有详有略。这种写法忌平均条块内容，适用于各类总结。二是条文式。就是将总结内容按性质和主次轻重，用序号分层排列。在同一条里把成绩经验、方法措施、问题教训融合起来表述。三是标题式。这种写法是用小标题把相关联的内容分类组织表述，小标题间可以是并列关系，也可以是因果、递进关系。其特点是提纲挈领、重点突出，适用于各类综合性总结。四是贯通式。按时间或工作进展顺序来叙写，这也是最为常见的一种总结模式，但要写出新意难度很大，这种写法适合搞个人总结和工作小结。五是比较式。这种写法通常采用标准比较或纵横比较进行对照总结，通过全方位比较来发现问题，提出改进意见。最后是结尾。总结的结尾应力求简洁有力、切实自然，一般用3-5行话来概括全文主要内容、提出努力方向或表明决心。

撰写总结总体上要把握以下几点：第一，要量体裁衣、突出主干。具体讲就是要条理段落清楚，主体层次分明，资料运用翔实，反映问题详略得当，使人看了一目了然，听了一清二楚。第二，总结的语言叙述要简练、准确。表现在用词恰如其分，语言检点明了，干净利落。把握这一点，要力争使文中的每句话、每个字都遵循“必要”和“适度”的原则，坚决摒弃不必要的说明和解释，多用直笔和概括性、陈述性语言及缩略语，少用“换言之”、”就是说”等诸如此类的解释说明性语句。另外，由于总结只能使用第一人称，在表述上也不宜追求文采和文学性，因而以群众式语言来表述较适宜，而运用对照、排比、引用等修辞方法时则要适度。再就是要避免堆砌材料、讲套话。堆砌材料是总结的常见病，其表现就是对材料不加取舍，事无巨细、报流水帐，既不提炼观点、也不归纳分析，通篇只讲本单位做了那些事情。讲“套话”的具体表现一是喜欢讲“形势”：一国内二省内，一直讲到本单位，形势越讲越明，意义越说越大。二是避实就虚，“八股”气十足。常以文件精神和领导的论述来代替对本单位情况的分析，不论什么工作都要“在上级的关怀指引下，在本级的正确指挥下，在同志们的共同努力下，取得了多么大的成绩，最后还是离上级要求相差很远”。这类总结模式往往是“一份总结常年用、框架格局不变，标题改头换面”，貌似结构流畅，实则空洞无物。

第三类：调查报告。调查报告又称调研报告，顾名思义，它一定是在展开调查和研究的基础上形成的，具有一定感性和理性认识的书面报告。调查报告是一种适应性较强的文体，它是因特定的工作需要或是领导交待，针对某项工作或某类问题展开调研，通过掌握第一手材料，将所得到的材料和结论加以整理后形成的书面报告；调查报告又是一种说理性很强的文体。它区别于工作总结，一般采用第三人称表述，而且侧重于分析与提炼，有很强的专题性、研讨性，常以提供决策依据，扶持新生事物，传播典型经验，揭示事实真相，回答焦点问题，推动工作创新的角度，通过集中于某一点来揭示事物本质和内在规律，提出解决问题的办法。调查报告总体上分为：综合性调查报告和专题性调查报告两大类。

调查报告的格式和总结十分接近。但调查报告的正文部分主要是提问题、摆事实、作分析、下结论，最常使用的方法是分析与综合。其开头有三种写法：一种是交待背景并扼要点明文章的基本观点，写明报告内容的重要意义。再一种是概括全文的主要内容及要阐明的主要问题。还有一种是揭示主要矛盾，引起上级领导和群众关注。但不论采用那种开头，都有一个共同的要求：就是要开门见山，尽快触及实质性问题。正文也有三种写法：一种是阶段式。按照事物产生、发展、变化的过程或时间顺序来写。使用这种写法应注意将时序过程分为几个阶段，逐个去叙述说明、综合分析、归纳提炼，在重点部分要有典型事例作重点阐述，不要写成流水帐。第二种是平铺式。即根据内容和矛盾的性质，把主体内容分为几块，将材料排列进去分别叙述，最后总括主题思想。使用这种写法既要注意各条块间的相对独立，又要使各部分的逻辑关系顺序保持一定内在联系。再有一种就是融合以上两种写法，同时具有阶段式和平铺式的结构特点。这种写法的长处是不论运用对比手法、分点规类还是顺序铺开，都适于结构安排，表意也较自如。调查报告的结尾灵活不拘，较常见的有自然式结尾、强调结论式结尾、引发启示性结尾或以警示语结尾。

写好调查报告，首要的是有新意，选材具有鲜明的时代感和敏锐性，要能抓住热点、疑点，及时回答那些迫切需要研究和解决的问题。再就是有说服力，能以事实为依据，靠事实和规律说话。调查报告不仅要报告事实，更重要的是分析概括、探究本质、阐明方向，通过充分确凿的事实去揭示规律性的东西，得出令人信服的结论。另外，调查要迅速，报告要及时，要能服务于现实工作需要。撰写调查报告讲求叙议结合、沟通感觉、启发思考。潜词方面要注意使用严谨庄重、简明扼要的书面语言，叙述事实应朴素准确，用词确切，不可渲染、夸张、虚构。相对于总结，调查报告可广泛使用口头语言以增强文体色彩，有时也可视情用说明及少量的描写和抒情方式来表述。

还有一类事务性公文是简报和按语类，其撰写的基本要求是把握“简、快、新、准”，在表述上做到简约明确、不松散，直白扼要、不走调即可。

二、撰写事务类公文应注意的几个问题

1、标题的拟制问题

标题在各类公文的写作中都占有特别重要的地位，因为标题既是材料的框架，又是文章的点睛之笔，而且领导审视文章也习惯首先看标题。因此，在写好标题上多花些功夫常会起到事半功倍的效果。一组好的标题既要准确概括和支撑所要反映的内容，又要照应总题、言约意丰、简洁有力，在此基础上，标题还应兼顾逻辑得体、醒目美观。标题的拟定主要有三种形式：一是对仗式。讲求字数的对称整齐。二是排比式。通过使用介词作提示语来统领语势，增强标题表现力。三是提取式。就是用段落中概括性的“原句”。

2、怎样合理把握文章的结构

从实务角度看，一篇文章结构设计水平的高低、形式新颖与否会直接影响文稿的质量和气势。设计文章结构，首要的是把握文章内容的前后逻辑性和连贯性，对主要想写些什么，那些问题要重点强调，手头可以使用的材料有那些都要做到心中有数，只有把握了问题的主次，才能合理布局，准确使用各类素材。其次就是要重视对素材进行概括提炼、梳理加工，搞好素材归类、重点提炼，对在行文中详略层次、收放观点很有帮助。再次，行文中应注意灵活使用一些调整结构的技巧，最为常见的包括：抓两头带中间、点面与点线结合、解剖正反典型等。对有事实根据的内容可以用例子和例证、统计数据以及引用专家意见等方式加以论述。统计数据是工作事实的数字化体现，一定要有可证实性，使用时要十分小心，绝不能编造数字。而且使用例子和数据一定要适量，事实上，几个重要数据比一大堆统计数据要有效的多；引用一个事例可以说清楚的问题，就不要用2个。同时，要注意反映的情况必须是最新的，包括统计的数字、取得的成绩、存在的问题、有关政策规定及解决具体问题的办法措施等。再就是比较和对比，比较不但使观点更清楚，而且使之更生动。比较表明相似之处，对比强调不同之处，比较和比对应选用具有共同体验的内容。要引用既能阐述问题又能使文稿显得生动的素材。一般来讲，历史结论和专家的权威观点较适合引用，而对理论文章和文件的引用则要慎重对待。

3、怎样使文章重点突出

从一定意义上讲，文字的使用也是一种创造性的活动。在表面上，词句和词意之间的关系似乎相当清楚，但事实上，词句和词意之间的关系并不那么简单，要使文章有新意，能形成共识，离不开潜词的创意和句式结构的变化，这就需要我们平时注意总结提炼，多从细节处着手，学会用知性去思、去想、去写，不断摸索驾驭素材和使用语句的有效方法，有选择的尝试各类文体的表达方式，努力以新的感受和视角去组织文稿内容，用有新意的句式来整合词句或以旧词新用去替代那些陈腐和平庸的词句，使语句的表述更加准确、清晰、形象、具体。左文恒）

作者: zyz_jsnt 时间: 2012-10-26 11:18
很好，学习了
{:soso_e179:}

作者: 后会有期 时间: 2012-12-13 12:07
从实务角度看，一篇文章结构设计水平的高低、形式新颖与否会直接影响文稿的质量和气势。

作者: 时间飞鸟 时间: 2012-12-26 09:34
这个确实很重要~~~~~~~~~~~~{:soso_e100:}

作者: 大地 时间: 2012-12-30 09:17
很好的经验总结，学习了

作者: xsms 时间: 2012-12-31 18:14
实务角度看，一篇文章结构设计水平的高低、形式新颖与否会直接影响文稿的质量和气势。

作者: QQ_4293B5 时间: 2013-1-9 15:17
写的非常好，对我们这种年轻人有很大的启发。

作者: 政治秘书 时间: 2013-1-31 14:20
好好学习，天天进步，楼主辛苦

作者: √茜寳ヽooc 时间: 2013-5-17 10:03
{:soso_e179:}

作者: 团委书记 时间: 2013-6-23 16:21
支持好经验，学习了，期待更好的帖子

作者: 上古祭司 时间: 2020-11-25 16:31
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作者: 菜鸟小菜鸟 时间: 2024-12-15 14:12
从实务角度看，一篇文章结构设计水平的高低、形式新颖与否会直接影响文稿的质量和气势

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