' w3 R$ f k5 I* m1 v" E i 第二类：总结。在事务类公文中，总结是很重要的一种。总结有的是向上级汇报工作，有的是向下报告工作。但不管对上还是对下，总结都是对阶段工作的检查、分析和研究，是一种有一定理性认识高度的概括经验教训的书面材料。总结都应具有高度的概括性、结论性和针对性，应当是对工作实践的真实反映和浓缩；总结必须以具体事实说话，而且反映的对象也应有各自的独特性。同时，总结又是肯定成绩、反思过去、总结教训、提高认识、改进工作的重要方法。其实质是：反映规律回头看，推动工作向前干。总结也只有具备了以上特质的才可能发挥其应有的作用。 . L/ F8 h9 v6 D' I! b4 G/ E* ]1 ^
从内容上划分，总结可分为综合性总结、专题性总结2种。综合性总结包括的内容比较宽泛，这类总结既要反映工作概况、取得的成绩、存在的问题和缺点，也要写明经验教训及今后改进的意见。而专题性总结只是对单项工作或某方面问题进行专门总结，一般只选择工作中的主要成绩，并突出某类典型经验或带有普遍意义的问题。总结一经上报或下发，就成为我们汇报工作、交流经验和相互促进的重要工具。 . `- L P3 [1 W8 z% ] {/ K/ r6 f5 q8 b! x4 k$ i
总结的标题分为陈述式、论断式、概括式三种：在陈述式标题中单位名称、工作时限可根据需要选择省略，但总结的内容范围和种类必须在标题中写明。论断式标题仅适用于专题性总结，这类标题一般都有正副标题。正标题通常用鲜明的短句来概括总结内容，副标题则标明单位、范围和总结种类。概括式标题是根据内容概括题目，类似文学类文章标题的写法，概括式标题只适用于经验类总结。 # T# `7 I2 i. {+ I# l
1 y: Z; }$ f( \! ? 在结构上，总结并没有什么固定的格式，撰写的方法也多种多样，较为灵活，但不管用什么样的写法，其基本内容不外乎工作情况（工作回顾）、经验体会、存在问题、今后打算和结尾等内容。在开头部分，都要写一段导语（或是叫引言），这一块有时可能只有几句话，但它非常重要。引言一般都以鲜明扼要的语句概括基本情况，或介绍总结的缘由、依据、涉及的时间、地点、工作概况及相关条件。另外，对工作中的主要成绩和不足如能在此总括提出，为后面的行文做个铺垫也很好。接下来是主体部分：包括全面总结成绩和经验体会，指出问题及教训，提出改进工作的打算、设想等内容。其中，“工作情况”与“经验体会”是最核心的内容，占据大部分篇幅。而“今后努力的方向”、“下一部工作打算、设想”等内容虽然也经常要写到，但表述都很简约。而且，由于撰写总结的角度不同，这部分的具体内容和结构样式往往会有很大的差别。在综合性总结中以上几个方面的内容都应该反映，而专题性总结主要侧重提炼经验体会。总结的主体部分通常有以下五种写法：一种是通用式。表述时要求按“情况－成绩－经验－问题－意见的顺序展开叙述，有主有次，有详有略。这种写法忌平均条块内容，适用于各类总结。二是条文式。就是将总结内容按性质和主次轻重，用序号分层排列。在同一条里把成绩经验、方法措施、问题教训融合起来表述。三是标题式。这种写法是用小标题把相关联的内容分类组织表述，小标题间可以是并列关系，也可以是因果、递进关系。其特点是提纲挈领、重点突出，适用于各类综合性总结。四是贯通式。按时间或工作进展顺序来叙写，这也是最为常见的一种总结模式，但要写出新意难度很大，这种写法适合搞个人总结和工作小结。五是比较式。这种写法通常采用标准比较或纵横比较进行对照总结，通过全方位比较来发现问题，提出改进意见。最后是结尾。总结的结尾应力求简洁有力、切实自然，一般用3-5行话来概括全文主要内容、提出努力方向或表明决心。 I! @4 e! _0 \% @2 X0 m4 E
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撰写总结总体上要把握以下几点：第一，要量体裁衣、突出主干。具体讲就是要条理段落清楚，主体层次分明，资料运用翔实，反映问题详略得当，使人看了一目了然，听了一清二楚。第二，总结的语言叙述要简练、准确。表现在用词恰如其分，语言检点明了，干净利落。把握这一点，要力争使文中的每句话、每个字都遵循“必要”和“适度”的原则，坚决摒弃不必要的说明和解释，多用直笔和概括性、陈述性语言及缩略语，少用“换言之”、”就是说”等诸如此类的解释说明性语句。另外，由于总结只能使用第一人称，在表述上也不宜追求文采和文学性，因而以群众式语言来表述较适宜，而运用对照、排比、引用等修辞方法时则要适度。再就是要避免堆砌材料、讲套话。堆砌材料是总结的常见病，其表现就是对材料不加取舍，事无巨细、报流水帐，既不提炼观点、也不归纳分析，通篇只讲本单位做了那些事情。讲“套话”的具体表现一是喜欢讲“形势”：一国内二省内，一直讲到本单位，形势越讲越明，意义越说越大。二是避实就虚，“八股”气十足。常以文件精神和领导的论述来代替对本单位情况的分析，不论什么工作都要“在上级的关怀指引下，在本级的正确指挥下，在同志们的共同努力下，取得了多么大的成绩，最后还是离上级要求相差很远”。这类总结模式往往是“一份总结常年用、框架格局不变，标题改头换面”，貌似结构流畅，实则空洞无物。 2 O8 k; \5 J$ W; i$ ] ' {. _+ H1 a" y0 d3 Y 第三类：调查报告。调查报告又称调研报告，顾名思义，它一定是在展开调查和研究的基础上形成的，具有一定感性和理性认识的书面报告。调查报告是一种适应性较强的文体，它是因特定的工作需要或是领导交待，针对某项工作或某类问题展开调研，通过掌握第一手材料，将所得到的材料和结论加以整理后形成的书面报告；调查报告又是一种说理性很强的文体。它区别于工作总结，一般采用第三人称表述，而且侧重于分析与提炼，有很强的专题性、研讨性，常以提供决策依据，扶持新生事物，传播典型经验，揭示事实真相，回答焦点问题，推动工作创新的角度，通过集中于某一点来揭示事物本质和内在规律，提出解决问题的办法。调查报告总体上分为：综合性调查报告和专题性调查报告两大类。 7 s4 P; ~- T: m: I+ V' V, i + f6 v. V. H9 t! b0 K8 Q 调查报告的格式和总结十分接近。但调查报告的正文部分主要是提问题、摆事实、作分析、下结论，最常使用的方法是分析与综合。其开头有三种写法：一种是交待背景并扼要点明文章的基本观点，写明报告内容的重要意义。再一种是概括全文的主要内容及要阐明的主要问题。还有一种是揭示主要矛盾，引起上级领导和群众关注。但不论采用那种开头，都有一个共同的要求：就是要开门见山，尽快触及实质性问题。正文也有三种写法：一种是阶段式。按照事物产生、发展、变化的过程或时间顺序来写。使用这种写法应注意将时序过程分为几个阶段，逐个去叙述说明、综合分析、归纳提炼，在重点部分要有典型事例作重点阐述，不要写成流水帐。第二种是平铺式。即根据内容和矛盾的性质，把主体内容分为几块，将材料排列进去分别叙述，最后总括主题思想。使用这种写法既要注意各条块间的相对独立，又要使各部分的逻辑关系顺序保持一定内在联系。再有一种就是融合以上两种写法，同时具有阶段式和平铺式的结构特点。这种写法的长处是不论运用对比手法、分点规类还是顺序铺开，都适于结构安排，表意也较自如。调查报告的结尾灵活不拘，较常见的有自然式结尾、强调结论式结尾、引发启示性结尾或以警示语结尾。 # i$ ?/ P8 L+ ^4 s9 S& Z% h, R! f
. u9 R4 s6 L' e9 w$ f 写好调查报告，首要的是有新意，选材具有鲜明的时代感和敏锐性，要能抓住热点、疑点，及时回答那些迫切需要研究和解决的问题。再就是有说服力，能以事实为依据，靠事实和规律说话。调查报告不仅要报告事实，更重要的是分析概括、探究本质、阐明方向，通过充分确凿的事实去揭示规律性的东西，得出令人信服的结论。另外，调查要迅速，报告要及时，要能服务于现实工作需要。撰写调查报告讲求叙议结合、沟通感觉、启发思考。潜词方面要注意使用严谨庄重、简明扼要的书面语言，叙述事实应朴素准确，用词确切，不可渲染、夸张、虚构。相对于总结，调查报告可广泛使用口头语言以增强文体色彩，有时也可视情用说明及少量的描写和抒情方式来表述。 4 F: I8 ?% I, @% t& E2 t- f% y t3 l B- w5 F% y2 O
还有一类事务性公文是简报和按语类，其撰写的基本要求是把握“简、快、新、准”，在表述上做到简约明确、不松散，直白扼要、不走调即可。 $ I. V4 Q5 k2 E! V h' i" _& A' q2 j. Y4 N
二、撰写事务类公文应注意的几个问题 e5 [+ Z j! @( n1 i& E' |3 e* A2 L. P* _% S- ^
1、标题的拟制问题 + Y2 d# N% B. W! J' j) Q . b1 H. I# e6 t# Q3 h 标题在各类公文的写作中都占有特别重要的地位，因为标题既是材料的框架，又是文章的点睛之笔，而且领导审视文章也习惯首先看标题。因此，在写好标题上多花些功夫常会起到事半功倍的效果。一组好的标题既要准确概括和支撑所要反映的内容，又要照应总题、言约意丰、简洁有力，在此基础上，标题还应兼顾逻辑得体、醒目美观。标题的拟定主要有三种形式：一是对仗式。讲求字数的对称整齐。二是排比式。通过使用介词作提示语来统领语势，增强标题表现力。三是提取式。就是用段落中概括性的“原句”。 6 n- x+ {+ w! u2 g5 R