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标题: 办公室如何做好外地客商接待提高招商引资成功率 [打印本页]

作者: 颜如玉    时间: 2012-11-22 08:37
标题: 办公室如何做好外地客商接待提高招商引资成功率
本帖最后由 颜如玉 于 2012-11-22 08:38 编辑 3 M( Y4 ~7 b0 R! o) y
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     迎客是面对客商的第一接触活动,其礼仪活动十分重要。尤其对初次来访的重要客商,必须安排好专门的接待工作,其主要环节有以下几个方面。
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0 h' N& u+ [- ^8 N(一)了解来客的基本信息。如来访的对象、人数、男女比例、职务级别、到达日期、离开日期、食宿要求等。据引做出相应的接待工作,报上级阅示并通过相关部门做好准备。
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8 O  _3 l7 z, K3 ~(二)确定迎接规格。按一般常规,以对口对口等为宜,主要迎接人的身份与地位通常应与来宾相差不多。如果合适的当事人因故不能出面或无法对等,可采取变通方式,但要礼貌的向对方做出相应的解释。一般情况下,不需破格迎接。  w* H( j1 `/ g

5 `4 D! b) d: w& S# W) {* z(三)提前接站、接港。迎接售货员要单位面积掌握来宾抵达时间,提前到达机场、码头或车站,以示对来宾的尊重。千万不要迟到,特别是对初次来访的客人,迟到会使对方马上陷入焦虑和失望,对你造成难以磨灭的失职印象。
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对于素不相识的来访者,要打出字迹工整,文字准确的牌子以示提醒。见面后可以从职位顺序依次简要介绍,稍加寒暄,并交换名片,但在较多的场合或不方便的场合,也可以先安排客人上车回宾馆,然后再互相介绍,不要在外面或公共场所久留。对重要的来宾,可考虑见面时献上一束献花,以示敬意。
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1 |7 x! w' y1 u% Y- e4 h! T(四)下榻休息。无论何种来访目的,客人抵达后,通常都要先安排休息。近路或不留宿的,则要安排好住宿,对需要住宿的客人,通常在客人未到之前,通过电话、传真等落实客人住宿要求,把房间敲定。对重要的来宾,应该先把房间登记等相关事宜办好,并把房卡或钥匙办理完毕,待客人一到,即可入住。
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在从机场或车站、码头到宾馆的途中,通常可以介绍一下宾馆的情况。到宾馆后,征求一下意见,并确定休息洗漱的时间,同时沟通当天或第二天安排,然后告辞,不可在客人的房间久留。" x5 ~, K1 Y- ~; H

1 b5 S" b, _- W) Q会见礼仪
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会见分为接见和拜见。
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接见是身份高的人会见身份低的人,或主人会见客人,有时也称为召见。
2 {( p; u; H5 s0 i拜会是身份低的人会见身份高的人或客人会见主人,有时也称为拜见。
- H4 ]4 \* O, V' k" z) \+ Z接见或拜见后的回访称为回拜。: R5 y- N$ K# w  I" Q4 b! U
在招商引资过程中的会见一般有礼节性和事务性的两种。在会见过程中,应注意以下几个方面礼仪:
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(一)做好会见准备
' Z  \/ c- F% v5 q$ g4 g/ o! v9 u1、沟通好信息。无论是接见还是拜见,都应事先通报信息,如职务、人数、主要目的、特殊要求等。6 z% T' ]) _5 F9 R, Z
2、准备场所。在会见室、贵宾室或办公室内,要做些相应的准备。如双方国旗、水果、饮料、湿巾、宣传材料、录像带、幻灯片等。在厦门口或会见门口准备标语牌和小礼品等。% I7 J) h- Q. h4 a2 H( d. o
3、座位。一般情况客人在右、主人在左,译员和记录员分坐在后面或旁边,双方其他售货员按级别顺序排列,主方为左,客方为右。注意座位要适当留有余地,防止有人无座。
- s5 h1 f) z2 H& U/ j& ~1 I4、迎接。主人可在宾馆或单位大门迎接,也可在会客室门口迎接,还可以由副职和下一级工作人员把客人引入会客场。在引路过程中,工作人员应掌握在主宾路前距离的位置,并在楼梯、拐角和进出口处伸手示意。进屋坐定后,关好门退出现场或在一边应侯。2 f" x/ l; S6 Y
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(二)会见时的介绍5 T6 \3 i' v' z$ r; Z
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1、第三者介绍要点:
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8 c  t2 M! i/ z# R% I1 Y. o(1)先将来宾方向主人介绍。
$ C- k# C7 X- Q) A1 k( P(2)职位高者在前介绍。' G5 V; o$ T6 \+ F( N5 N1 ]& ^
(3)中国习惯先介绍长者,西方习惯先介绍女士。
! _8 h6 j5 A5 R+ X- H( ^" X* S(4)介绍时要有礼貌地以手示意,不能用手指点或拍打等。
作者: 颜如玉    时间: 2012-11-22 08:43
签约的礼仪+ ]- a& M+ v5 i3 p7 h" {! V  j

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签约,即签署合同,是招商活动取得阶段性进展的重要标志。有时甚至成为某个重要事件转折的里程碑,极受洽谈双方的重视。
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(一)签约仪式的筹办0 S: l/ j- E7 s+ P( {3 x
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1、文本准备。根据有关法律、法规和单程组织好相关文本。要注意文本文件的文字校对,译文校对,印刷质量,外皮包装等。
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9 r3 H9 }/ P: D$ e9 S2 W2、人员确定。确定双方签字人的身份大致相等,但在主办方可多些,以烘托气氛,可根据需要邀请必要的相关部门,协作单位和新闻媒体出席。, H! F7 f0 i3 U

8 ?$ B5 S# D$ I1 L, S9 d3、签字厅准备。不管是专用专用还是临时改用的会议室、会客厅,都应适当加以布置,达到庄严,整洁的效果。; K3 Q4 f) I$ K" f3 C, e: p
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签字桌横放于房间,其后摆字椅,桌上最好是深绿色台呢。台呢上应事先拜谢好待签文本?签字等。与外商签字时,还应准备双方国旗。: z6 u2 K$ t' J" y- r8 l
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在签字桌后布置会标,周围摆放鲜花?花篮等以烘托气氛。! ^# g/ t  ?, l& i( {7 h' M

/ E1 F2 t* e/ u, i$ q签字时的座次事先,客方在右,主方在左,双方各臭的见证签约人(助签人)分立在自方签字人一边。* E" T5 L# h: W9 P/ I
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签约人和签约人 的服饰。按规定,主持仪式的特别是签约人都应着具有礼服性的深色西服套装、中山装或西服套裙,配以白色和淡黄色衬衫和深色皮鞋,男士要配上单色领带,以示正规,而工作人员和礼仪人员也应穿着正规,如老秘网高级员工的制服,西装裙、旗袍等礼仪性服装。( b) V% U7 [* d5 s4 f( m( m/ `

# k6 d: w+ {, d0 q% r9 y(二)签约过程的程序
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/ h: t1 N* P$ P8 S  e8 z1、有关人员就位,主持人宣布仪式开始并介绍主客双方主要参与人。, x2 Q* s& L2 z7 H  \8 @! J, o
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2、签约人正式签署合同文本。签字时采用轮换制,先签自己保留的那份,然后邀请对方签字。
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3 l* x& e: m% w" ~; Q3、签字后正式交换文本,各方签字人之间心脏和见证签约的领导人之间热烈扬,互相致意,全场以鼓掌表示祝贺。
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* Y+ u  ?  \; k. {4、共饮香槟酒互相祝贺,这是国际上一种通用的做法,以增喜色。有的签约仪式上安排各方领导或上一级领导讲话致词,时间简短,内容简洁,给仪式增辉。& @) ~# V$ ~5 \* s" ]  o' P
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作者: 颜如玉    时间: 2012-11-22 08:44
庆典的仪式( J) C* w% K- {* l
庆典,是种类活动的统称。如开工剪彩、开工奠基、道路通车、大厦落成、周年庆典、重大成就祝贺等。在招商活动中,庆典活动一方面展示一定时期的工作成就,也是进一步与投资者加深友谊,相互支持的好方式。因此,庆典礼仪也是招商引资活动中必须注意的一个重要环节。: |3 V3 e' _9 ^& m3 P

( _* x8 F4 d7 q8 [$ ^9 t1 n庆典活动形式很多,内容不同要求的场所和场面也不同,担基本上有以下共同遵循的地方。
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) h4 l1 |' L/ P. r(一)精心策划,缜密组织。根据财力情况,尽可能营造一种热烈、喜庆、隆重的局面。
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6 s+ o3 Q/ {( ?6 R! k+ k: n4 d(二)来宾邀请。要考虑到方方面面,尽可能将来宾邀请到场。为慎重起见,最好订制或购买一批精美的请柬,认真填写或打字,由专人提前送达。
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(三)媒体宣传。可搞宣传报道,也可搞必要的专访。除文字、摄影记者外,本单位也要安排照相、摄像、以留存资料。
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1 _( O0 e; z  A/ r2 p(四)接待服务。首先安排好来宾签到,提供休息室及会场座位,停车场,工作人员休息室等。' `1 U/ p4 k+ r, Q4 o6 v
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(五)场地布置。如庆典在室内,可以用横幅、标语、灯光、彩带等布置。如庆典在室外、要考虑平整场地,搭设主席台、横幅、标语、气球、弓形门、花蓝、牌匾等,对特别节日如剪彩、奠基、揭匾、发奖、宣读证书等,要作为活动高潮认真策划。
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0 ?7 o9 h2 N6 u(六)礼品馈赠。向来宾馈赠礼品要讲求宣传效果和纪念意义,并具有本单位的鲜明特色。最好有本单位的标志,广告语等,注意不要过于离题或奢侈。应邀参加庆典也应备好相应的礼物。
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(七)安全保卫。大型活动要联络当地交通管理部门疏通车辆,有重要的客人参加时要安排警卫,人群集中的场所要场所拥挤伤人、防火等突发事件发生。) D2 N0 z3 h+ s

, Z- s" K! I) U- C(八)会序和发言材料准备。对每个在会上承担发言任务的领导和来宾,要提前打招呼,代为起草发言稿,并落实发言顺序、时间及站位等。
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(九)特殊物品。如剪彩时的剪刀,奠基时的铁锹、手套、揭匾时的红布、贺幛,工程交工时的“金”钥匙等。  f% a. H9 D1 C

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作者: 颜如玉    时间: 2012-11-22 08:45
  宴请的礼仪
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宴请是招商活动中经常发生的联络情感、结交朋友、增加接触、增进友谊、祝贺共勉、应酬答谢等礼仪活动。国际上通用的宴请方式是宴会、招待会、茶会、工作餐等四种。商务活动中,小型宴会、便宴会等居多。
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宴请活动前和宴请活动中的礼仪内容大致有以下几方面:* U9 {& G9 {8 \$ H4 Z" L
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(一)确定宴请目的、对象、范围、形式,据此确定宴请地点、出席人级格数量等。5 J. k( ^' w4 K! T
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(二)发出邀请。正规的宴请要用请柬发出邀请,请柬一般提前一周发出,以便客人及早安排。有些请柬要写明被邀请人姓名、职务、有些请柬也可以只写邀请几个人。
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9 V. x3 _& F9 ?! W(三)订菜。订菜时要考虑的因素:宴请的形式、人数、规格;预算标准;主宾喜好和禁忌;宴会地点选择、特色、个别被邀请人的特殊要求等。
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9 r; _2 Q5 T  p6 `$ q0 v(四)现场及餐具准备。比较正规地宴请,在选择一些庄重、豪华、大方宴会厅的基础上,可考虑适当配置鲜花等摆设,但不要刻意安放彩灯、霓虹灯等物。# W* R* B  z0 c9 O) O
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如果一个刻意有两桌以上客人,要考虑餐桌周围的距离,既不要过于拥挤,也不要距离过远。
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( ]1 z0 R/ p0 K; x(五)座席的排列。全员府席安排的方式是:事前将参加宴请的主宾 姓名打印成一张精美的名签,拜谢在座席上。进入理亏时,由接待人员引导,宾 主按名签落座。
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(六)宴请的基本程序。迎宾入席。主人应提前到达宴会厅,在宾客到达时热情迎接,握手寒暄,服务员帮助来宾脱挂外套和帽子。有休息厅或席位的可先到休息厅(或席位)入座。无休息厅的可先进入宴会桌。如果尚有其他客人末到齐,可安排其他人员代表主人迎候。
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! J' V5 `+ y( \6 p" l致词、祝酒。可以是双方致词,也可以主人致词。此时服务人员应将酒斟好,并有相应数量的菜肴在桌上。% D, a( w. @5 {3 b. d( k% ]) J

# V3 z! X* j) R* q& r( G斟酒、侍应。上菜在左,斟酒在右,酒只需斟到三分之二即可。主人要在自己的位置上给右侧客人斟酒,然后自己斟一杯,再把酒瓶按顺时针方向向右传递。
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告辞、送客。主宾 在吃完水果后,宴会即结束,主宾共同起立,客人告辞,主人送至门口,挥手告别。
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4 j7 K! z" `4 P赴宴的礼仪+ d3 T) O% P0 N! u' V

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赴宴是招商等活动中的重要活动之一。注意赴宴礼仪和礼貌修养十分重要。在赴宴的过程中,要注意以下要点:: ~% e8 p5 k8 u6 w% _9 b
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(一)应邀。接到邀请后,对能否出席要迟早答复,并核实时间、地点、参加人员。主题、形式等。对自己以我的人员参加,要征求主人同意并可以代为邀请。如因故不能参加,要用妥善的方式和理由致歉。
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(二)时间。抵达时间要根据情况灵活掌握,一般客人应略早到三到五分钟为宜。身份略高的可以略晚一点,但无论如何迟到、早退或逗留时间过短时间可能被视为失礼或有意冷落主人,皆不可取。遇到紧急或特殊情况不能按时参加,应在约定时间前通知主人。
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) W% P7 ]- L0 _, ^. Q(三)抵达。如果主人恭迎,则趋前向主人握手,问好,并随后,前往主人迎宾处。向主人问好致意。对一些有夫人参加的宴请可以考虑按当以习惯,买束鲜花或花篮,略表心意。( b3 x" G7 c% E  U

0 ~/ \, D) ?2 H(四)入座。要按主人安排入座。不要随便乱坐。如果在落座时身边是长者或妇女,应主动将他(她)们的座位稍稍后移,协助入座后自己再入座。
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(五)交谈。入座后或宴会后,同桌人的交谈必不可少。如素不相识,应先做自我介绍,同时询问对方的姓名、身份、然后找一些轻松的话题切入。# q. f) b1 |: c$ K. k( d1 M) }
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(六)祝酒。应了解对方的饮酒习惯,掌握祝酒的时机、题目等。在主人或主宾致辞时,要停止进餐和交谈,也不要借机点烟,注意不必在别人面前交叉碰杯。主人或主宾隔桌敬酒时,要起立举杯,不要过于贪杯,以免失言失态。
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) c) ~0 N( n" f3 j0 [0 |. z(七)宽衣。一般情况下,无论天气或室内温度如何,都不要当众解扣脱衣,拉下领带。对于便宴,如主人请客宽衣,方可脱下外套放到椅背上,但只限于男宾。
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5 R9 |! v4 y5 h6 o(八)进餐。入座后,不应玩弄桌上的餐具,主人招呼后即可进餐。进食要文雅,吃东西应闭嘴细嚼,尽量不要发出声音。喝汤不要啜,汤太热时,稍凉后再食用,切忌用嘴吹气。+ ~! j. Y- c7 F/ H8 w) f( J

: k0 b8 A$ d- Z, ?2 v. E吃面条类食品,应该用筷子、叉子卷起来,不要向嘴里吸抽。
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$ t; l! ?6 C! a/ I! O% a$ g4 H+ a+ y嘴里有食物时,不要讲话。不要用自己的筷子给客人回敬食物。9 Y) g% c+ v( t" l6 B, t6 \# r2 O9 v
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吃剩下的骨刺杂物等不要直接外吐,要用餐巾掩口,然后用手或筷子取出,或吐在叉子上,放入骨盘内,不要随便扔在桌子上。
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8 F% ?( w1 |6 K+ l( x: T+ E( K剔牙时,要用手或餐巾遮口。9 [0 A* h0 e7 j# G0 L& S0 W( p% r
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无法抑制的打嗝或打喷嚏,一定要扭过头,用餐巾或手捂住嘴,避免对人,最好是离开餐桌。9 {) g: r! J- M/ b+ L. f2 _
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吃西餐时,要注意不要多盛。吃不了剩在盘子里的食物,被西方人认为是失礼。餐巾须等主人动手推开使用后再打开使用。% K& m8 e' H- ]5 O
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餐巾主要用于防止油污、汤水溅洒到衣服上,也可以用来轻轻擦去嘴边的油垢,切不可用于擦碗、擦汗或除去口中之物。2 G& k7 O) X: G! T' L  `

& [& W! W5 ~, D8 `( Z/ U3 F除喝汤外,不要用汤匙进食。
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" N9 I! x+ g7 V3 h9 V(九)水果、咖啡、茶。餐后有水果、咖啡或茶,食用进要注意:0 V" n, T/ a" Q

+ t2 c) F' L9 p1 r* m3 Q水果不能整个拿着咬食,要根据情况分解,小块食之。6 z! s/ [5 N* K. u) n& f
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喝咖啡、茶时,可加些牛奶、糖等,牛奶和糖往往单独摆放。取来后放入自己的杯中用小茶匙搅拌,然后放回碟内,千万不要用小茶匙直接喝咖啡和茶。, g4 N. f+ r. a( o" v! |& T) l

& D+ H6 c" ~1 u5 k' j(十)意外情况处理,比如由于用力过猛,餐桌或餐椅发生声响、移位,餐具摔落或打翻酒水、饮料等要沉着应付,向临座致歉。如有酒水溅到他人身上,应在致歉同时,协助擦掉。而对方如果是女性,要递上干净的餐巾、餐纸或手帕让她自己擦。+ s! P8 Q* b8 a+ b3 a
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作者: 颜如玉    时间: 2012-11-22 08:49
参观的礼仪& v& O. b3 {, F# o) r
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在招商活动中,安排来访客人在本地参观游览,是必不可少的活动。这是宣传本国、本地经济发展情况,展示历史文件,风土人情,树立地区形象和企业形象的大好时机。无论是到企业、市区参观,还是到风景名胜游览,都要精心安排,不出纰漏。
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4 T3 I1 l$ q! w8 W(一)确定参观项目
6 z4 w! V8 B7 B2 J) y客人来访之前,确定一个参观方案,客人到达之后,征求意见,共同商议。要搞清参观游览的目的、性质有针对性地进行安排。$ \7 m3 A+ X- x  K% m0 g3 ]

. Z$ K6 f# C+ U, I(二)安排布置" O% H2 k0 y( z  l/ X( b. w
与被参观的单位沟通联系,做出详细计划,包括来访的时间、人数、交通工具、参观路线、样本、录像片等宣传资料,座谈的会场布置,接待参观的人员等。; _) S, P1 h2 x# ?- T
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国内外很多管理正规的大公司,都有专门的接待机构和接待程序,参观者一到公司,就有对应的欢迎标语从大厅的电子屏幕上,会议室的电视机屏幕上或做工精细的显示牌上呈现。有的还备有鲜花或花篮,表达主人的盛情。接待和座谈的会场要整洁明亮,按来宾人数摆好的宣传资料,必要的纸、笔整齐地摆在客人座位上。客人入座后,送一杯可口的饮料。参观的现场如需安全帽、无菌衣、眼镜等,都整齐如一地摆在一旁,体现出主人对客人的尊重和亲切。! [8 a- p* r, a. F3 {

3 e; d* X2 O. L( |2 M游览风景区、名胜古迹,一般不用刻意准备,有少数陪同人员即可。要注意的礼节是事先向来宾介绍一些情况,做出必要的准备,如登山、下水的相关物品等。到风景点要准备好购票、请导游等相关工作。来宾人数较多时,考虑直接委托一个旅游公司专门接待,可避免很多麻烦和纰漏。
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  J+ J; L. d2 `/ t% d/ ?(三)陪同与接待! s+ E* k7 t' v) @
参观游览,一般要有相应身份的人陪同,宜少不宜多,主人、解说、翻译和必要时的保安、导游即可。. ^$ Q  ^% I- s9 `/ t: A

- V9 L" j' _  G接待规范上,要注意实事求是,掌握时机,灵活应对。要让客人把想看的和应该看的,都看清楚,听清楚,但也要注意必要的保密。- h4 l/ n' \/ J7 y! P. q

& Y( T$ J) c7 t' g8 |6 G$ q4 x参观时,可安排摄影、摄像等活动。但对有保密要求的,应向外宾说明,以免引起误解。游览风光时的摄影、摄像要悉听尊便,使客人尽致尽兴。
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(四)后勤安排
: ~  ^$ e4 F0 [' I( A- [1 d, Y+ e! f参观游览时的后勤安排也很重要。特别是对远道的参观地点和人数较多、规模较高的来宾,出行前要落实好车辆、出发时间、集合地点、各车之间联络方式、用餐地点、时间和用餐地点、时间和用餐方式、以及交通的疏通和安全保卫等。
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作者: Shuang双    时间: 2014-8-20 17:37
办公室如何做好外地客商接待提高招商引资成功率,招商引资接待是很细的工作,值得学习,
作者: 庙祝    时间: 2015-7-3 09:17
恩,会见外宾礼仪很关键,因为老外总觉得我们是蛮荒之地
作者: 求是    时间: 2017-4-19 15:34
学而不思则罔,服务大局!
作者: 材料苦中乐    时间: 2021-1-26 11:28
接待细则,细节决定成败、要以更高的热情招待企业,感受我方招商之诚意
作者: fantuo321    时间: 2021-2-4 11:45
(一)做好会见准备. L+ C3 i) h2 C 1、沟通好信息。无论是接见还是拜见,都应事先通报信息,如职务、人数、主要目的、特殊要求等。 2、准备场所。在会见室、贵宾室或办公室内,要做些相应的准备。如双方国旗、水果、饮料、湿巾、宣传材料、录像带、幻灯片等。在厦门口或会见门口准备标语牌和小礼品等。 3、座位。一般情况客人在右、主人在左,译员和记录员分坐在后面或旁边,双方其他售货员按级别顺序排列,主方为左,客方为右。注意座位要适当留有余地,防止有人无座。 4、迎接。主人可在宾馆或单位大门迎接,也可在会客室门口迎接,还可以由副职和下一级工作人员把客人引入会客场。在引路过程中,工作人员应掌握在主宾路前距离的位置,并在楼梯、拐角和进出口处伸手示意。进屋坐定后,关好门退出现场或在一边应侯。) r2 K8 G
作者: 发热的金子    时间: 2021-11-26 18:05
一般情况客人在右、主人在左,译员和记录员分坐在后面或旁边,双方其他售货员按级别顺序排列,主方为左,客方为右。注意座位要适当留有余地,防止有人无座。




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