/ M3 _" C) y+ ]# _) Q2 K' A 文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。3 P% l7 J$ d( S% w8 A
G @1 k' \0 f2 ]; M0 W8 n6 l Y 全称体现礼貌 0 E% X x! V- n/ y' t w3 O' P$ U `1 S8 ~
职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。* s! \, q* \4 D' V, m2 ^0 c: @
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需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。; w, n, v' X7 P: y6 B4 t
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称谓表现尊重 + p! z- M& K' W# z0 W' f n, _ 1 H9 p" r. A" o6 O" r& { 在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。 / R N) F! o. T! [0 b ( v1 g Q7 j1 }- z- G" Q u 文书礼体现尊敬谦虚& W0 K$ ?2 j0 \
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科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。4 \9 i3 L9 J3 O2 f& I! c6 {6 I
6 E+ b& L% M1 n* ~+ \& \* k! P 古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。 % O8 @5 m. r; ~ J. k U/ S: s / |' t9 s/ t' J1 T4 @ 书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用Ｅ－ｍａｉｌ，但其实一些基本的原则，比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。2 e+ j8 J# u' M$ K
\4 ^+ L% Z2 k6 R8 D 礼仪扼要: $ Z) V ^2 _: y4 I% e% |- `2 x0 Q. G1 S" O
电子邮件写作礼仪 % ?* K2 D- p6 q$ U' v ! ~+ Y6 {1 [3 v8 | (1)要小心写在Ｅ－ｍａｉｌ里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定Ｅ－ｍａｉｌ也可以作为法律证据。所以发Ｅ－ｍａｉｌ时要小心，如果对公司不利，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。 ; x `8 H& F1 n( E) g1 P( _ 3 B( C' q2 w E. j- V+ A1 ]# a (2) 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。' T, ~" u$ [$ O" C# y* p% S
4 G. {( M% d1 \2 F1 U( Y0 N (3) 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上反而会令对方感觉不太好。 " z7 n1 W1 O+ N 7 r7 _. D( [% @& | (4) 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。 / x( S# ]( }% O$ Y/ q6 z, U 5 D0 A' s; m: \' c6 {! L 传真接收发送礼仪5 O* I# j1 o4 I+ q+ v1 H$ v9 N
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(1) 需要发送或接收传真时，如果需要人工呼叫，在接听电话时口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中，说话的态度要自然。/ H1 V* E6 g' C6 b- P* B6 T) }6 f
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(2)发送传真时应仔细查阅相关资料，传真应当包括联系信息、日期和页数，应尽量写清接收人的全名。0 w$ x! m. n" c3 ^, Q- ?" K3 }0 v1 e