标题: 职场宝典：综合办秘书应注意的18个问题 [打印本页] 作者: 西峡秘书 时间: 2012-11-25 10:51 标题: 职场宝典：综合办秘书应注意的18个问题 从事综合部工作将近一年的时间了。在这个过程中逐步实现个人人生角色的转换，也逐步的适应了建筑施工单位的文化和生活。其中有很多的人给了我帮助和支持，通过他们的教导和自己的努力基本掌握了作好一名综合部秘书的一些基本素质。回头一年的见习、学习生活，有很多的感触，其中对于自己从事的工作岗位、工作性质感触尤为深刻，现就干好综合部工作提出自己的十八点拙见。 8 K I! {. O& v1 V s2 s! u7 L6 s- Q5 n9 J1 }& |. H, v% c
一、三个本子2 T' b, Q9 p5 h4 b7 J! o
" s9 N4 Q/ u9 l6 P8 ?1 y8 i X4 Q第一个本子肯定就是会议记录本。综合部秘书的笔记本要大一点厚一点的，因为大小会议不管是不是和这个部门有直接关系的秘书都要参加。这里要提及综合部人员在作笔记时一定要有较强的速记能力，能够用最简单的语言组合和最快的速度记录会议信息特别是重要信息。会议纪要的出台，一些文件的起草等都来源于这个本子。0 h; q! V# O- G& b& ?
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第二个本子是个日记本。综合部的工作多而杂，一天到晚都在忙，但往往一周下来、一月下来，领导让你汇报一下工作情况，却不知从何说起，所以你需要一个小本子，类似于日记本，记录你每天做了什么，提醒你每天该处理事情的轻重缓急。这样工作起来才不会失去条理，才能在汇报工作时做到有所说。 . \2 ^/ F) h! M. h7 J* r' @& A: ^: G& P+ ^
第三个本子是资金进出记录本。综合部秘书都会涉及一些资金的出入问题，比如说办公物品的采购、烟酒的置办、会务会餐等，部分项目上还有买卖饭票的问题，资金的进出比较频繁，而且有部分资金的进出不通过票据显示，只有随时记清楚每笔资金特别是大项资金的来龙去脉才能理清自己的经济账，也好向领导说明各种情况。( `7 [# R O* j9 @) X c* k7 W* A' Z
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二、做任何事情都要做到最好/ K- h7 M0 S8 A' [2 l% C/ N0 t% r
0 f( P2 g6 b% w. W综合部的工作事务性和业务性都很强，同时多而杂是综合部工作的最大特色。综合部秘书工作的范围不像技术人员那样单一，事无大小、事无巨细都跟你有关。更为重要的是秘书作为一个服务性岗位，服务的受众都是人，处理的关系都是人事关系。每个人，每个领导对同样的问题都有不同的看法，这就需要我们在为人处事时，要深入细致，要细上加细。领导交待的事情和自己的日常工作都要尽自身最大的努力做到最好，“不做好不如不做”。没有做好就交给领导，是对自己工作岗位认识的不到位，对本身工作态度的不端正，同时也是对领导的不尊重。 / Q- @4 n5 l% B; Z/ T ) z! `1 m- j- j4 A( ]" P三、工作要细致，有超前思维和全面思维的能力5 h- W2 G# c* Y
9 b5 t2 F8 x. h综合部的工作需要细致的人来从事，需要细致深入的开展。不管是平时日常的一些事务性的工作，迎来送往、端茶倒水，还是领导分配的临时工作，还是业务性的文件起草、对外报道等等都需要做的细致深入，不能马虎大意，不然小则个人受到一定影响，大则会影响企业的形象和声誉。 ! X/ `* W" e* r( M, c $ k1 c+ B4 U0 b超前思维能力，是秘书必须具备，也是在日常的工作和生活过程中要重点培养的能力之一。工作一定要想在前面做在前面，这样才能争取主动，给自己和领导有缓冲和周密思维部署的时间。不能事事都等领导吩咐或者到了最后期限才匆忙的赶制，这样做出来的事情一般质量不高、效果不好。全面思维的能力同样重要，特别是在处理一些重大的活动、会务和较大的接待的时候，一定要有这种思维能力。对于这些事情都要有提前总体的计划和预案，把可能想到的各个环节，可能出现的各种问题都勾勒出来，并有详细的时间和人员安排。超前思维和全面思维能力是工作深入细致的一个基础，也是工作有序、高效开展的保障。 3 u6 \, }% S& r6 q$ r6 [& I" Q! Z. ^, l! w; \/ {
四、处理事务性工作和处理文字工作都很重要# _% k4 E/ l1 e7 }, l
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城通需求更多的是复合型职工（人才），就综合部来说，每一个秘书都应该是多面手，不仅在处理事务性的工作上要有较强的人际交往和组织能力，在业务性工作上也要有较强的文字功底和表达能力。既要能做好端茶倒水这些基本的事情，也要做好起草文件、对外宣传这些业务性的事情。这两种能力对于综合部秘书来说缺一不可，否则很难在综合部干出更好的成绩。这点在项目上尤为突出，因为在项目上综合部一般只有一个人，大大小小的事情，各种各样的任务都由一个人去处理，所以这两方面的能力必须具备。当然这些能力不是每个人走上工作岗位就会具备的，但我们必须有这种意识，要认清自己的工作岗位，把锻炼这两个方面的能力、展现个人在这些方面潜力和能力作为工作的重中之重，和个人发展的重中之重来抓，来锻炼。* l: v- @3 Z) ]
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五、不能太张扬但要有自己的主见和性格- i6 I: K5 c; E+ S. e6 Y- e
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综合部是一个窗口部门，综合部的形象直接影响到集体的形象。作为秘书一定要给人一种稳重的形象，性格不能太张扬，有些事情可以大力的对外宣传，有些事情该知道的人知道就可以了。对于自己个人问题也要做到得体适度，平时对自己的要求特别是在遵守规章制度上要做表率。 4 }9 o4 @8 I' \) e% o/ B+ D) Q- C- l4 G: o$ f
不张扬，处事稳重不等于放弃个人的性格和主见。每个人都有自己的特质，不管是好是坏都会一种伴随着你。我们要做的是扬长避短，自己性格好的方面一定要坚持，经过反复思考觉得对的事情也要坚持。因为在更多的时候秘书充当的是决策形成前多方协调，实现决策优化的角色。所以认为对的、有利于整体发展和职工利益的观点和做法一定要坚持，哪怕领导最后否定了你的观点，但最少你还会取得职工的支持，同时领导在否定你观点的同时会肯定你对待工作的态度。1 U0 {( f1 n" V
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六、所有的事都是你的事 7 H2 ?8 V8 K3 n/ @ b ) _- J \0 w8 |( e! Y7 S综合部区别于其他部门的最大特色就表现在“综合”二字上面。本部门没有像其他部门那样明确的分工，专业化那么强，比如说工程部就使负责技术，合约部就负责合同和市场投标经营等，而综合部没有一个确定的任务分工所以称之为综合部。我们不仅要做一些迎来送往的事，也要搞好制度建设和对外报道；本文由老秘网推荐，我们不仅要有做好业务性和事务性工作的一些知识和能力，还需要对土木、机电、盾构施工和结构施工等有一些了解。不管是哪个部门的对口检查综合部都要参与，不管是哪个部门需要一些必须的设备和工具综合部都要协助添置，不管是工作上还是生活上的问题综合部都要带头关注处理……，就没有和综合部无关的事情。 3 Z! `+ \0 ~" H ) e W2 M$ D2 c- z事情都和综合部有关，只是关系的密切程度不一样；都需要处理，只是轻重缓急不一样。所以只要你有责任心，有服务意识，可以说综合部就有做不完的事情，工作就比较累，但我们又不能没有责任心和服务意识，这就要求秘书有奉献基本的精神，累点也无所谓。0 X0 G# I6 X0 [3 H6 I! G, G; Z
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七、充分利用晚上的时间, n' `# ]7 |/ f6 Y- Z M
8 y8 `4 w( Z x已经不止一次提到综合部的事情多而杂的现实状况了，白天的时间基本没有空闲来搞写作。一是因为所有的迎来送往要参加，二是一些事务性的工作没办法安心去写东西。所以晚上的时间对于综合部秘书来说尤为重要，第一是对白天所做的事情进行梳理和总结，理清下一天的工作思路和程序，二是对遇到的不懂的东西，做的不好的东西进行学习和优化，三是在相对安静的环境下写信息、写总结等。所以对于其他部门来说晚上是休息和娱乐的时间，而综合部门的晚上是最好的工作和学习时间。6 a& i1 |& W b5 L6 [+ s
" ^/ i$ O/ f% f( r八、酒可以天天喝但不能经常醉，即使你不抽烟身上也要带些: [; J9 ^% q, h1 g8 `3 P
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招待是综合部工作的一项重要内容，国企的酒文化是比较浓厚的，平时隔三差五都会有饭局酒局，有时候碰到一起天天都有，顿顿都有。因此喝酒的能力也是我们综合素质的一个方面。但有一点要清楚，酒可以天天喝，但不能经常醉，最好是不要醉。通常情况下，搞招待不是喝完酒结束了。还有很多后续的事情等着去处理，结帐买单不可能留给领导去做，领导喝醉了你得安排好休息，领导还想去娱乐一下打打牌、唱唱歌你得去张罗好等等，都需要秘书有清醒的头脑去完成。另外现在很多秘书都不抽烟，但抽烟要带烟，一般领导出去都不会大包小包的背着，装上烟、打火机之类的东西。但这些又通常是有需求的，所以我们不抽也要带一点，可以带几个档次的，不是遇到个人都要发上“中华”，这也是成本阿。- b4 m7 ~$ X; I* ^
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九、投其所好并非投机取巧，而是便于行事1 N' u& B% j! v3 l: a7 j* G4 M
0 v p0 D! P/ C. b6 c综合部处理的大多是人事关系，而人事关系是最难处理的，每个人都有自己的思想和不同的见解。虽然不能所有的事情让所有的人满意，但要做到大多数事情大多数人满意。我们不但要珍重领导的意愿，又要考虑到职工的感受，怎么协调？一般情况下，在同一个项目和公司，领导和职工会在某些环节和地方有共同的爱好或利益取向。搞好总体协调就必须了解这些结合点，投其所好，对症下药。同时在对外联系和沟通上也一样，在正确的时间，合适的地点，采取恰当的方式表到意愿和要求时会取得事半功倍的效果。因此说投其所好并不是投机取巧，而是并于工作。但这里要说明的是这的投其所好是一褒义词，手段都应该是合理合法的，不是奉承，而是通过这种形式来减少摩擦和阻隔，达到工作顺利进展的效果。 $ B* Y8 @% l8 S1 ]7 w J2 w& j" B) t1 {9 Y
十、不要怕被误解 2 [1 B) y3 x! `$ O2 i$ G) j6 @ ' j) l& U8 a& E8 M- w; j# U$ x' H通常情况下，多做工作有两种结果，一是工作越多，获得的肯定和收益越多，另一种是工作越多被指责和误解的几率越大。我们不能去想别的部门付出多少收获多少，我们要面对的是付出多少会取得什么样的结果？可能导致多少人误解？我们怎么去解释，化解矛盾？综合部的工作往往会牵扯到很多人的利益，误解在所难免，所以不要怕被误解，要做的是怎么去解释，去消解矛盾。把整个集体的利益统一起来，把集体的意识统一到一个方向，把力量集中投入到企业和项目发展的关键环节上。用平常的心态对待来自各方的压力，以积极的行动去沟通协调，才能保证工作的正常开展。 " F2 _1 d, o2 n 6 h/ P v4 ^- c; _& g十一、不能怕麻烦+ z" \0 i5 r/ q" b5 Y' H9 l$ r2 g
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十八、最好是会开车% m" W" l3 K; c5 }5 y+ S
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虽然公司和每个项目上都有专职的司机，但作为秘书开车应该算是一项基本技能。不一定要想司机开的那么好，但在某些时候能够顶上去，因为司机的精力毕竟有限，而且客人多的时候一辆车不够用，这个时候秘书就要充当司机。+ T1 X/ q0 ]. B+ n9 x# X7 Y @4 q 作者: 万里长征 时间: 2012-11-25 22:01
红军不怕远征难，万水千山只等闲作者: 564184000 时间: 2012-12-5 21:40
的顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶作者: 慕容泓 时间: 2012-12-9 11:57
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真的不容易啊，这是学不到的东西呢作者: 温暖 时间: 2013-11-17 21:57
学到很多东西，能用在自己的工作中！作者: 宏源西村 时间: 2021-1-24 19:33
通常情况下，多做工作有两种结果，一是工作越多，获得的肯定和收益越多，另一种是工作越多被指责和误解的几率越大。我们不能去想别的部门付出多少收获多少，我们要面对的是付出多少会取得什么样的结果？可能导致多少人误解？我们怎么去解释，化解矛盾？综合部的工作往往会牵扯到很多人的利益，误解在所难免，所以不要怕被误解，要做的是怎么去解释，去消解矛盾。把整个集体的利益统一起来，把集体的意识统一到一个方向，把力量集中投入到企业和项目发展的关键环节上。用平常的心态对待来自各方的压力，以积极的行动去沟通协调，才能保证工作的正常开展。作者: 子然小兮 时间: 2023-10-23 12:02
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