标题: 秘书应巧用模糊语言 [打印本页] 作者: 以文载道 时间: 2013-2-27 13:38 标题: 秘书应巧用模糊语言 秘书在平时说话和写文章时，都力求把意思表达明白、清楚，这不仅是工作的需要，也是交际的需要。但在接待和拟写公文的某些特殊语境下，有时恰恰需要用不直接、不明白的语言和表达方式，让别人自己去体会、去捉摸，从而收到巧妙的表达效果。秘书应掌握语言学的相关知识，灵活运用，充分发挥模糊语言在接待和公文拟写工作中的作用。; o% O' P& S, e
% S0 _# L0 J* p% Y一、正确理解模糊语言, d+ O$ Y8 B, A/ F9 j, z. `) j( j5 b
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模糊语言的语义内涵一般是明确的，其外延界限却不太明确，具有不明确性、不精确性、相对性的特点。陈原先生在《社会语言学》中解释：“如果按照形式逻辑来看模糊语言，模糊语言是同精确语言相对立的。”沈卢旭先生认为：“模糊语言是指在意义上不明确，在表述形态上不清晰，内涵伸缩性大，解释或理解可变性大的这一类社会交际使用的语言。”即指语言形式所表达的意义范围界限不明确，或表达的意思不确切。但这种模糊语言绝不是含糊语言、歧义语言和不准确语言，两者具有本质的区别。 6 x- W0 [4 p4 O: {0 Z K, {3 B Z, \: g& j3 n; w, K* e
语言的清晰明快是一种美，而语言的模糊表达具有简洁性、概括性、灵活性等特点，模糊语言也能给人一种含蓄美的享受。《人到中年》的作者谌容，到国外某大学作讲演后进行答问时，有人问到：“听说您至今还不是中00员，请问您对中国共产党的私人感情如何？”谌容敏捷地回答道：“你的情报很准确，我确实还不是中国共产党党员。但是我的丈夫是个老共产党员，而我同他共同生活了几十年尚无离婚的迹象，可见，我同中国共产党的感情有多么深。”谌容机智地利用模糊类比的方法，形象生动地把一个棘手的问题回答得完美无缺，同时也起到了摆事实、讲道理的功效，令人拍案叫绝。+ K* K* u" O6 _# C2 C6 w
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模糊语言主要有两种类型：1. 词语的模糊。指一个词本身所表达的概念外延不明确，即没有准确的范围和界限。在秘书接待工作中常见的有“现在”与“过去”、“大”与“小”、“深”与“浅”、“快”与“慢”，这些词看似明确，实际它们之间没有一个明确的区别标准，因而它们的外延都是模糊的。如下面这个例子：一个自称领导朋友的人，就其儿女安排工作的事来找领导，秘书接待时说：“这个事，的确有点难，必须上报批准才行。”“难”是个模糊词语，意义范围界限不明确，怎样才算难，难到什么程度都很模糊。2. 语义的模糊。是指表示不确切意义的一些副词、量词或插入语。这种语义模糊，在整个句子中通常有副词“大概、大约、也许、恐怕、未必、不见得” 或动词“ 再说、研究研究、考虑考虑”等都属于这一类。如：一工人想见厂长弄清楚近期员工数量是不是要进行大调整，秘书接待时回答说：“这事，领导还要讨论一下。”秘书虽然明确说“领导还要讨论一下”，实际这个回答既没有肯定说会调整，也没有否定说不会调整，其语义是模糊的。, C4 X1 x! o4 v! e6 L7 I( D* N
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二、模糊语言在秘书工作中的作用) K7 Z$ u6 M) N* x
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王希杰先生在《模糊理论和修辞》一文中说：“模糊并不是绝对的坏的，不仅是语言中不可缺少的，而且有时还是语言美的标志之一，是艺术语言的特征之一。”模糊语言在秘书日常工作中不仅使用频繁，而且还起着不可替代的特殊作用。 8 }$ c" J8 j" k% s# j' z1. 能表达含蓄的内涵、丰富的感情。如有位员工关于提薪的事，想走捷径，要见经理，秘书接待回答说：“领导不在办公室，和别人谈事去了。”别人是什么人？是张三还是李四？可见，抽象的“人”离开了年龄、性别、国籍、职业等特征，只剩下了与动物相区别的特征，它的外延就很模糊，例子中的“人”包括了一切活着的人。% n5 o2 H8 k, L$ i3 N% D; Z
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2. 可加大语言的伸缩性，巧妙打破僵局。在接待过程中，来访人员总是想得到清楚、准确、具体的回答，但秘书出于某种需要，往往不便按照来访人的意图回答，这时，巧妙地运用模糊语言，往往能打破僵局，避免出现难堪的局面。如：年底本部门的职员都纷纷来问经理年度评优评先的结果，秘书回答说：“大家别心急，结果总会公布的，请等着看下一期的厂报好了。”评选还在进行中，结果未定，秘书当然不能泄露任何情况，如果不回答，谈话也就陷入了僵局，怕员工有情绪，秘书用“等着看下一期的厂报”一句模糊语， 既不泄露单位的秘密，又巧妙地回复了下级员工。- b5 n$ o, D6 I0 N A# K
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3.符合人们交际中的礼貌原则，便于人们更好地沟通。模糊语言在秘书接待工作中被当作一种礼貌语言策略来使用，它常会起到一种意想不到的积极作用。太过精确的语言有时会使表达直露让人难以接受，而模糊语言能使表达谦虚、有礼貌，能避免和减少语言的刺激性，使话语如同增加了润滑剂。例如：客户打电话来找老总，想尽早商定关于双方合作的条件。秘书：“老总现在不在公司，请您放心，老总会在合适的时候，请你们过来。”这样回答既给自己留有选择的余地，又表示对对方的尊重和礼貌。; ~- x. e$ R1 z. D7 y
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三、接待工作巧用模糊语言0 n* f/ s: D3 a0 d# O. Y
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模糊语言在我们的生活中处处闪耀着智慧的光芒。有时越是含蓄、模糊，语言就越有魅力，让人回味无穷。如：1972 年，周恩来总理在欢迎美国总统尼克松宴会上的祝酒词中这样说：“由于大家都知道的原因，两国人民之间来往中断了二十多年。现在，经过中美双方的共同努力，友好往来的大门终于打开了。”“ 由于大家都知道的原因”是一种模糊的表达，包含着非常丰富的内涵，用之可以回避观点分歧，求同存异。周总理采用委婉的说法，既坚持了原则，又适合欢迎宴会的友好气氛，显得非常得体。什么原因，没有直说。如果直说，就是“由于美国政府对新中国的敌视和封锁”。把这些原因一一罗列出来，不但麻烦，恐怕还会引起双方不愉快的回忆，使刚刚和好的中美关系又紧张起来。巧妙使用模糊语言，既有坚定的原则性又有策略上的灵活性，充分表现出周总理杰出的外交才能。" L6 z4 n# s0 q6 j2 P
& ]# ]1 k/ f" f7 C( V0 v秘书接待工作中遇到以下情况，灵活使用模糊语言，能化解矛盾，提高语言交际表达效果，促使工作顺利进行： 5 x; [; b9 D1 G ' h$ F$ G: B: ~" B' `1. 对于尚未确定的事项，不妨使用模糊语言。如在面对群众来寻求领导的帮助，秘书人员应该怀有一种同情的心情，并在挡驾的过程中，给予语言上的安慰、劝说，问题还没有经过调查，万不可给予肯定或否定的答复，作为秘书人员可以这样回答：“我们一定会认真调查核实，早日给您一个答复。”这里用“早日”一词，就是恰如其分地模糊了一下，对于秘书人员来说有了很大的余地，不会受到太大的时间限制，同时，来访者心理上也能够得到慰藉，情绪也能够得到稳定。: O+ d' L% B. u
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2. 有些情况不便向对方说明时，最好用模糊语言。这种情况多数是为了保密或自我保护，有些内容涉及国家安全、集体利益、个人隐私，不宜用具体准确的语言表述，可以使用模糊语言，有利保密。 : o' k. s) n/ U Y$ h) A) q1 `% H0 K2 O0 J# I5 U
3. 秘书在不能满足对方的要求时，使用模糊语言。秘书接待客户时，不直接说“不”，可以减轻对方的挫折感，同时也能避免矛盾冲突。如下级单位来请领导出席活动，秘书这样说：“今天领导有要事，可能去不了。”此处使用了模糊性的词语“可能”，表达婉转之意，听起来比较柔和，不僵硬，就易于让人接受。8 r7 u& E. F" B