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标题: 陈述呈请性文件的撰写技巧 [打印本页]

作者: 中华秘书 时间: 2013-2-27 14:13
标题: 陈述呈请性文件的撰写技巧
（一）、陈述呈请性文件的特点
陈述呈请性文件是指内容为陈述情况和意见，提出建议，请求指示或批准的上行文。这类文件是写给自己上级机关的，其内容本身对受文者的强制性影响，仅表现为必须对文件加以处理，而不能强制制约受文者其他方面的行为。为此，这类文件主要采取叙述、说明的表达方式，一般没有议论性的文字，同时语气平和谦虚。为使文件能产生最大的效果，文件更应注意简明扼要。
　　陈述呈请性公文的一般特点是：公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。
（二）、请示
为了维护政令统一一致，保证管理工作在总体上具有效能，当一机关工作活动中遇到超越自身处置权事项或由于多种原因不能或不知如何处置事项时，就必须向自己的上级机关请求指示或请求批准。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，以文件形式“向上级机关请求指示、批准，用请示”。
请示的正文，一般由这样几部分组成：一是行文的依据，即因为什么样的原因而提出请示；二是对待解决的问题的叙述以及对具体的要求的说明。有时还需要提出解决的问题的初步方案，如果方案不只一个，应将倾向性意见排在前面并陈述其理由；三是行文要求，即明确提出请上级批复的要求。通常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。
撰拟请示时应注意的事项。
1、请示必须是在有所呈请，需要上级一定要给予答复的情况下才能使用，没有请示事项就不得使用这个文件。
2、一个机关不能处处事事都去请示，为此只有当具备下列其中一个条件时，才能行文：
⑴对上级机关的有关方针、政策、指示不了解时；
⑵遇到重大问题或因以前无原则规定难以处理的问题时；
⑶情况特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理有关问题时；
⑷要求分配任务，请求编制、经费、任免干部时；
⑸制定本机关主管业务方面的规章，需经审批后方能生效发出时；
⑹涉及其它按规定必须履行审批程序的事项时；
3、严格遵行一文一事原则，一件请示只讲一个问题。
4、提出的请求应清楚明显，以便于上级有问必答。
5、请示必须在事情发生前进行，忌先斩后奏。
6、未获上级批复之前，请示不能抄送平级或下级机关。
7、陈述理由时要客观并充分，但不要讲空洞的大道理，更不能以教训人的语气来陈述。
[例文（1）]

（三）、工作报告
工作报告也是陈述呈请性文件的一种，用于在日常工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。为使上级机关能及时了解下属的工作状况，及时有针对性地领导指导他们的工作，并为调整或制定方针政策征集有关必要信息，党政机关都建立有比较完善的报告制度，由下级机关定期或不定期地“向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议”。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，用于这方面的文种就是报告（即工作报告）。
工作报告通常被具体运用于这些方面：反映工作中出现的有关情况或问题；提出纠正有关偏向的建议；汇报有关文件的执行情况，汇报上级交办的工作任务的完成情况；答复上级机关提出的有关询问等。
工作报告的正文通常由这以下几个方面构成：一是交代行文的根据（应上级要求或主动发现并汇报问题）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；二是陈述有关情况、问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；三是建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；四是结语。有建议的报告提出批转建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。
撰拟工作报告时应注意的事项。
1.报告既可以在事前或事情结束后也可以在事情进行中完成，但在文件中不得有请示事项（即上级必须对作者自己的行为表示同意或不同意，或必须对作者自己的工作给予指示的各种请求）。
2.情重要并紧急的报告应在文件标题中标明“紧急报告”字样。
3.坚持一文一事原则，如文件所涉及的问题、情况包含的方面较多，应对其作合理的区分和排列。
4.重对事实的陈述，不作过多的议论。
[例文（2）]
（四）、调查报告
调查报告用于向上级机关或本机关领导反映某项调查研究结果的文件。领导机关为了制订法规或有关政策，或者为了了解情况，推动工作发展和总结典型经验，常常有目的地派出或指定专人或工作小组，深入实际作调查研究，并要求这些工作人员将调研结果加以系统的整理，写成报告。
作为公文的调查报告，与由新闻记者完成的新闻报道式的调查报告有很大的不同，其主要表现为：写作人的角度不同，新闻报道式的调查报告是由记者个人完成的，而公文的调查报告的写作人是由机关派出的专人或组织。在内容方面，作为公文的调查报告，不仅要反映“调查”的结果，更重要的是有“研究”的结果，要有对问题的分析和解决问题的建设性意见，而新闻报道式的调查报告，可以淡化甚至可以不要这方面的内容。
调查报告的正文主要由以几部分组成：一是导语，即用概要的文字交代一下调查研究活动的目的、时间、地点、调查对象或范围、调查方式、取得的结果以及本文所要涉及的主题；二是调查的结果，即分门另类地将情况或问题加以叙述；三是研究的结果，即对情况和问题加以分析，得出规律性的认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、措施、步骤）；四是结语，篇幅长一些的文件可以有这个部分，即对文件内容加以概括总结，篇幅短的可以略去专门的结束语。
上述第二、第三两个部分内容，可以分别按一个方面一个方面的具体情况或小问题依次陈述说明，也可以一个方面具体情况或小问题为单元叙述完情况或问题后，即加以分析，得到结论，提出建设性意见。然后再依次同样叙述和分析下一个方面的具体情况和小问题，直至最终完结。第一种方式适合于所针对问题比较筒单的文件；第二种方式则在对涉及较复杂问题的文件中有一定应用价值。
其特点是针对性强；讲求新意；重对“研究”结果的反映等。
调查报告由标题、正文、作者、日期组成。
正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语的具体形式有概述式、主旨直述式、结论式、设问式等几种。主体的结构形式有纵式、横式、交错式三种。
写好调查报告应注意的事项。
1.调查报告的标题一般可写成由问题和文件两部分组成的二段式公文标题，如《关于目前某某单位思想政治工作状况的调查报告》。必要时，也可以采用一般文章常见的揭示主要观点或问题的标题与公文标题相结合的形式，即以前者作主标题，以后者作副标题，如《振兴乡镇企业要靠科学技术---关于某市发展乡镇企业的调查报告》。
2.在写导语时，如调查活动规模大涉及面宽、对象复杂，并采用了普遍调查方式时，导语中对调查范围、对象的介绍可适当筒略概括，相反，如调查活动规模不大、涉及面窄、对象单一、调查方式又为各种非普遍性调查方式时，则要对调查范围、对象的情况作较详细的介绍，以明确反映文件中所涉及情况的典型价值，准确地反映情况。
3.为使正文筒练，可将说明详细的有关材料作为附件，附在正文之后。
4.语言可适当活泼一些，以提高可读性。
[例文（3）]

（五）、总结报告
总结报告用于在某项工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。
总结报告的正文主要包括：一是工作情况，即对某项或某阶段开展了什么工作，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足加以叙述说明；二是主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；三是检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；四是下一步工作的初步规划、设想，即准备在以后的工作中怎样发扬成绩、克服缺点错误。
以上四个方面，可以依上述次序展开，也可以按工作活动所涉及的问题，一个问题一个问题逐步按四个方面分别展开。一般情况下，阶段性、综合性的总结报告常采用第二种方式展开，并常以一个论点（一条经验、一个规律性的认识）作为先导，然后引出情况，加以分析，从正反两方面总结，提出新的工作设想。
在撰拟总结报告时应注意的事项
1.总结报告的重要特点并不在于反映情况，而在总结工作规律，以作为以后工作的指导原则。因此，写总结报告不能只叙述工作情况，开列流水帐，而一定要有科学分析和总结，而且要以此作为写作的重点方面。
2.忌冗长。总结报告很容易写的面面俱到没有重点，并因此而冗长空泛。这将在一定意义上削弱报告的作用。为此在写总结报告时，应注意避免平均使用力量，在一般情况下、一般经验教训方面应少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。
3.忌使用虚假材料，夸大或缩小事实；忌重复无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑一些并不是自己所真正认识的“经验”或“教训”。
4.总结报告的标题一般应在“问题”部分中标出问题所针对的时间，如《某某单位二00七年工作总结报告》。

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