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标题: 公文处理工作中的“轻、重、缓、急” [打印本页]

作者: 西峡秘书 时间: 2013-3-7 08:35
标题: 公文处理工作中的“轻、重、缓、急”
　公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务活动中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书。天津国华盘山发电有限责任公司从细节入手，将公文工作分为“轻、重、缓、急”四种状态，畅通每一个环节、流程，确保公文处理工作的及时性、准确性。

　　一、“轻”——收、发文数量

　　收文——国华盘电公司对于收取的每一份文件都进行认真的甄别，避免来文即接办的问题。在《公文管理处理实施细则》中规定，除上级单位、投资方、华北电网公司、华北电监局、华北电科院、地方政府、公司加入的会员单位下达的文件外，其他单位的文件文书原则上不做收文处理。各部门自行收到的其他单位发来的会议、培训等时效性通知类函件，要求部门经理直接找公司主管领导批示。此项规定大大提高了OA办公系统的运行速度，避免清华紫光档案系统产生无归档价值的文件，有效节约了存储空间。
　　发文——国华盘电公司对于制发的每一份文件都严格遵循“确有必要、注重实效”的行文原则。每次行文时，首先明确行文的目的和作用，确保有的放矢，有针对性。避免发生“发文越多、文件的规格越高，对工作越重视”的误区，有效地控制了公文的数量，从源头上治理了“文山”的问题。

　　二、“重”——流程管控

　　收文——对于公司收取的每一份文件，国华盘电公司文书都要时时关注文件的流转状态。在文件收取当日内完成登记目录、OA系统录入、上传、打印文件并发送至总经理工作部经理拟办。总经理工作部经理依据领导分工，并实时关注领导出差状态，请在岗的主管领导或主管领导B角及时进行批示。主管领导根据部门职责情况批示后，流转至文书处，文书根据领导的批示意见将文件进行分发，并电话提示承办部门经理及时办理。如遇到紧急文件文书根据部门职责分工先行将文件发送至部门经理阅办。每天下班前1小时，文书对需办理的文件进行盘点，提示有关办理部门在规定时间内上报。《公文处理管理实施细则》中要求：主办部门人员需在规定的时间内上报文件中要求的各类信息（如总结、报表、回执等），并在填写办理意见时将处理结果清楚说明，如“已于×月×日将××上报至××公司”。

　　发文——公司严格遵循拟稿、审核、文书套红、领导签发等程序。为提高公文的文字质量，在《公文处理管理实施细则》中增加了秘书核稿环节。在处理各部门以公司名义起草的公文中，对文件内容逐一核对修改，为下一个环节减轻了负担；遇到内容、文字、文种有疑问或不恰当的地方，及时与相关部门沟通，确保发布的每一份文件符合行业要求。
　　对于外部报送的文件，积极和相关单位文书沟通，及时了解文件的流转状态，并将办理信息汇报公司领导及经办人，为文件获得批复争取有效时间。

　　三、“缓”——收取、登记信息

　　国华盘电公司对收取的每一份文件都进行仔细检查，适当放缓收取和登记文件的时间。查看文件是否齐全，有无缺页、附件不全等现象，做到万无一失，确保在批示、办理环节上的顺利进行。

　　对收到的文件进行详细的登记管理，如：收文编号、来文日期、来文单位、文件题名、文号、主送单位等内容进行记录，方便了查询工作；为了确保文件的准确性和有效性，对登记表格进行了改善，在表单中增加了文件成文日期、文件页数、领导批示意见、是否办结等内容，做到了文件状态一目了然，规范了管理，提高了效率。

　　四、“急”——文件限时办结、随办随归

　　根据公文种类、公文内容和紧急程度，国华盘电公司启动了文件处理限时制度。由文书负责各类呈批流转公文的运行时间、速度、结果等总体情况的把握，并及时督促、检查部门（承办人员）办理，确保公文处理工作高效、协调运转。
　　为实现文档一体化管理，每份文件办理完毕后，公司都要对文件进行价值判定、排列、编号后归档，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，实现了“随办随归”。

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