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标题: 秘书工作的四大艺术 [打印本页]
作者: 老蛇    时间: 2013-3-12 14:55
标题: 秘书工作的四大艺术
　　秘书工作是一项具有悠久历史的职业，它要求从事这项工作的人员具备优良的综合素质，不但要做好上情下达的工作，还要做好下情上达的沟通；不但要联系左右，还要沟通各方；不但要能处理办公室的实务，还要能为领导出谋划；不但要懂得现代化的管理知识以把握全局，还要能了解各个部门的具体工作进程。秘书工作的特点在于辅助性、综合性、机密性、服务性，也可以总结出秘书工作的作用在于助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用。如何把这些特点作用等理论的东西结合到实际工作中去，那就要认识秘书工作的艺术性。
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　　一、掌握时间的艺术
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　　所谓掌握运用时间的艺术，就是在于巧妙运用时间这个资源。如果能合理运用时间，不但能工作的很轻松，而且还会在很大程度上提高工作效率。在实践工作中，我们可以经常看到有相当一部分秘书工作者一天到晚，忙里忙外，而且经常加班，最后疲惫不堪，而相对工作业绩来说却是很一般，还给领导和其他同时的工作带去不好的影响，究其原因，就是因为他们在工作中没有很好得的利用时间。表现之一在于工作责任心不强，对待工作拖拖拉拉，在正常的工作时间里内无法促进工作的正常完成，相比之下工作质量也不能保证.。表现二在于很多秘书人员工作没计划性，而且缺乏主动性，忙起来就忙得不可开交，闲暇的时候却又不知道做什么。不能很好得辅助领导工作，工作业绩也不明显，因此也不能得到领导的器重和赏识。掌握运用时间的艺术要包括两方面得要求。 ; S. Z( O7 o9 x
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　　1、合理使用时间
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　　秘书工作处于被动地位，很多时候领导会交办一些临时事务，而秘书工作者又不能打乱原有的工作计划，但这不等于说领导决定了秘书的工作时间表。秘书工作时忙时闲，加班得时候比较多，这都是正常得，忙就不说了，主要是在闲得 时候我们该怎么样利用好，来缓解忙得时候得的工作压力，在规定得时间内完成该完成的任务，并乘着闲得时间做一些日常性得事物从而提高工作效率和工作业绩，即提高单位时间的利用价值。
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　　2、善于抓住时机 9 |: H3 M) a0 H! }
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　　古人说：“机不可失，时不再来”。比喻做任何事情要抓住机遇，错过了这个机会就不再等得来。时机就是时间得几率价值。抓住机遇也要看准形式，摸清底细，了解背景。把握好时机就会获得事半功倍得效果。作为一个秘书工作者，想要成功的做好每一件事情，不但要在平时打好扎实得基础，还要善于捕捉来之不易，转瞬即逝的机会。抓住这个机会也许是一个单位或一个人的转机，从中也能饱尝到成功的喜悦。如果机遇来了，当断不断，优柔寡断，很可能坐失良机，甚至失去前进的信心。时机有成熟与非成熟之分，处事就像摘果子一样，成熟的果子鲜嫩可口，不成熟的果子涩口难尝。在知识经济时代，时势在瞬息万变，机遇和风险并存，把握机遇就是抓住发展的机遇，注重发展的趋势变化。乘势也就是乘发展之势，秘书工作者要随时察觉身边的变化，知道什么在变，自己怎样去适应变化。成功的秘书通过把握机遇和冒险精神谋求事业的成功。因此，把握机遇就是把握发展趋势，就要察势而谋，顺势而变。乘势就是该出手时就出手，不该出手时不要盲目出手。过早出手，时机不到，未必成功；过晚出手，时机已过，未必有效。
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' P1 C0 q$ t/ @( d0 H( T　　二、沟通的艺术
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, ^0 e+ I! j/ J& Q% u. D. X# f( L　　沟通作为人际交往的方式之一，对于秘书工作者来说至关重要。对于秘书工作同样如此，秘书工作中许多工作难题的出现，在很大程度上是沟通出了问题。沟通顺畅，管理起来如鱼得水；沟通不畅，则矛盾重重。沟通的艺术涉及到许多方面的要求，其中效能最明显的是语言和情感。秘书的语言要简练明了，既要符合秘书人员的身份，又要达到一定艺术的境界。秘书的语言艺术必须够体现出强烈的亲和力和感染力，将严密的逻辑性和坚定的原则性蕴藏在温和的商洽性和询问性的口吻之中，做到坦诚而不轻率，委婉而不造作，使自己能够很快地被对方所接受，从而达到双方的深入交流。与此同时，情感的投入是打开交流之闸门所必需的。秘书人员与他人接触，与其靠以理服人，不如靠以情感人。当然，这不是说只需讲情，不必讲理，而是把理渗透在情感之中，让对方在情的感受中逐渐地接受理。况且，情感是一种催化剂，情感色彩越浓，双方交流的欲 望就越强烈，沟通的目的也就更加容易实现。提高沟通的有效度，必须掌握一定的沟通艺术。老秘网推荐具体而有效的方法有这么几种：①要知彼知己，事先了解沟通对象的背景 如年龄、喜好、有何民俗忌讳等。②及时解释，尽快澄清易引起误解的原因 如，约定时间迟到了，应立即解释迟到的原因，特别是首次见面尤为重要。
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1 K0 ^+ e1 N* R4 T+ i　　③坦诚有礼。谈话时，精神要集中，要看着对方，态度诚恳而积极，不要打断对方讲话，要用商量的口吻有针对性地表示自己的看法 如“这样做行吗？”等等。④要控制情绪。即使对方有些蛮不讲理，也不可大动干戈，气恼不止，而应冷静应付，必要时以不变应万变。⑤要善于应变。环境在变化，对方是运动多变的，自己应有应变的能力，及时调整对策，善于在变化中把握自己，同时知识面要广、反应要快，所需的论据和材料能信手掂来。⑥要巧用体语。恰当的手势、神态、表情能增强讲话的可信度和力度，如手掌的挥动、头部的轻度偏移、掌合胸前、微笑等。必要时应进行个别谈话。个别谈话使人更觉私人化，也能照顾对方的面子和感受，使对方易于接受。特别是批评对方时，此法有事半功倍之效。总之，要达到高效的沟通，还须在实践中不断提高自己，培养T型结构素质（即知识面广、专业知识深），思路要清晰，态度要诚恳，特别是应变能力要强，以便及时调整应对策略。
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7 i! o& j/ x2 k, v　　三、处事的艺术 3 W9 M* m9 D  w8 h

. J1 t7 i. c* @6 ]　　任何工作都与“事”有关，秘书人员所涉及的事显然比其他部门的工作人员要多一些，杂一些。采取不同的处理方式和方法，其效果会有很大的差别。秘书人员要注意处事的艺术。所谓处事艺术，主要表现为两个方面：
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　　1、手段独特
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　　就是该办法是别人没有用过，甚至没有想到过的；有的办法则是在原有办法的基础上略加变通；而有的办法看似平淡无奇，但用来却是恰到好处，一切都显得那样淋漓尽致，游刃有余，这就是艺术性。
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　　2、成效显著 4 R( D) Y& n% f. {2 w0 X+ z
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作者: 老猫    时间: 2013-3-17 09:00
秘书工作时忙时闲，加班得时候比较多，这都是正常得，忙就不说了，主要是在闲得 时候我们该怎么样利用好，来缓解忙得时候得的工作压力，在规定得时间内完成该完成的任务，并乘着闲得时间做一些日常性得事物从而提高工作效率和工作业绩
作者: fashion秘书    时间: 2013-3-17 11:32
学以致用，学到老，永不弃。
作者: 肖后根    时间: 2013-3-17 12:01
好好学习，天天向上。
作者: 墨轩阁    时间: 2013-3-17 22:10
好好学习，天天向上，，，，，
作者: 个个    时间: 2013-3-17 23:03
学习学习学习学习学习学习学习一下
作者: 雨花石    时间: 2013-5-9 14:42
秘书工作无小事，只怕有心人
作者: usb000    时间: 2014-10-28 22:45
致敬前辈，当秘书确实不易。
作者: beijiguang    时间: 2014-10-29 13:24
文章是老秘的经验之谈，内容朴实、可操作性强，值得学习。
作者: 孤枕难眠    时间: 2014-11-15 11:51
任何工作都与“事”有关，秘书人员所涉及的事显然比其他部门的工作人员要多一些，杂一些。采取不同的处理方式和方法，其效果会有很大的差别。秘书人员要注意处事的艺术。
作者: 董锡强    时间: 2016-10-26 19:24
秘书工作无小事，只怕有心人
作者: jeckwdj    时间: 2016-11-22 17:16
学无止境，行为水平近乎道，是为艺术。



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