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标题: 老秘日记之六 再说会务那点事 [打印本页]
作者: 老猫 时间: 2013-3-18 21:11
标题: 老秘日记之六 再说会务那点事
2013年3月18日 再说会务那点事' i/ ?, R2 C# }. [
! A+ F& c ^4 y0 F2 N: `0 _$ ~ 这周有个会议,挺忙。刚加班回来,继续昨天的会务话题,会前工作说得差不多了,今天谈谈会中会后的注意事项。1 }; h- \6 b3 G% ~2 N, a- M
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(1)当秘书会前早半个小时到会场是必须的,看看有啥遗漏,还可及时补救。比如灯光,话筒,茶水,会标之类的。这里要特别提醒下,现在的假期调得够乱的,很有朋友手机上都设有工作日定时闹钟,哪天调休后,周六也要上班,却习惯性地在床上等闹钟,一不小心就会迟到。万一刚到碰到会务日,那就要倒大霉了。前几年单位上一领导真就犯了这个错,那回还是他要在会上第一个发言,我们都忙着核实其他参会人员到位没,却想当然地把本单位的领导疏忽了。等到会议开始了,才发现主席台上少一个人。一打电话,真在家里等周未闹钟呢!
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! I5 b- `; x6 Z1 i, t (2)现在通信系统很发达,对于筹备像党代会、“两会”那种要开三五天的大型会议,建议找移动或电信开通一个短信群发系统。事先把参会人员的手机号输进去,按常委会、主席团会议、召集人会议、全体会议等不同会议的参会对象分成几组,再根据会议日程安排,预先设置好定时发送功能,按开会时间提前半小时自动发送短信提醒有关参会人员,这样可以最大限度减少迟到和缺席现象。虽然老秘网系统好用,但设置时要仔细,有一次设置好第二天下午4:00发送通知4:30召开会议的短信,不想第二天上午被好多参会对象大骂一顿,原来我把发送时间设置了凌晨4:00大家正好睡的时间了,正确的应该是16:00才对。把那么多人吵醒了,不被骂才怪。& M; X9 \; H, Y, u1 L. R% `
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