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标题: 必修课：秘书如何替领导挡驾 [打印本页]
作者: 裁叶思    时间: 2013-3-24 14:30
标题: 必修课：秘书如何替领导挡驾
      当领导不愿意见某位客人，你怎么替他“挡驾”？给领导挡驾，最考验一个人应对紧急问题时的综合能力。给老板挡驾，最能体现一个人应对紧急问题时的综合能力，是每个人必修的职场功课。8 \2 H0 V3 _  |

' k; F2 B' W. |- e" G   从最初的前台秘书，到现在的公司副总，我给上司挡过的驾不计其数。我坚信，并不是因为挡驾的次数多少才获得了理想的职位，而是在每次的挡驾过程中，我所体现出来的接人待物的方式、思考问题的角度、解决问题的能力，让领导们觉得我可以胜任目前这个职位。9 [% W: Z6 `# H7 x% @

; i0 C) U8 q: v   当我告诉他老板现在要事在身时，这个拎着公文包的男人趾高气扬地斜睨着我说：我是你们老板最要好的朋友……
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$ [. P1 ?+ X; f2 ~    我离开广电圈后，曾在一家上市公司做前台秘书。% }& h" D. Q: f7 B

: Q8 W/ W  g# ^) f# Z8 R    公司在三楼，前台正对着电梯。除了接电话，就是和电梯里走出来的人打交道——你得辨别哪些是公司的重要客户，而哪些是领导不待见的人等。
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( H5 d: v# x7 z7 W3 H  Z( x. p    有一回，一个拎着公文包的男人，出了电梯，绕过前台，径直往里走。我喊住他：您好，请问您预约了吗？8 E$ K& C. p) R

$ G4 r% i8 ]: h4 Z# K    他停下来，趾高气扬地斜睨着我说：我是你们老板的朋友！
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    老板那天确实很忙，正在接待一位前来考察的领导，已经交代过不要打扰，估计这会手机已经关机；而这边又自称是老板要好的朋友，万一真有什么紧急事，在我这个环节耽误了，说不定老板到时还会怪罪于我。0 K1 \+ O( {5 s0 h2 d1 J- u) j

( \' B6 Q6 n4 ]: f+ ?' [    但我立刻拎出其中主次。那就是在没有预约、而领导又有要事在身的话，任何来访者都应该服从大局。于是，我抢先一步挡在了他面前。! F5 r) w+ R' T/ ?2 a; |6 V4 K
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    记住，不卑不亢是一个挡驾者最好的态度。我诚恳地请他谅解一个新人的难处，如果一定要在没预约的情况下执意去见老板的话，即便你就是他的朋友，他也会认为是我的工作失误。
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) D, z2 E. }( d! H. f8 {" w    当然，我也知道自己作为女性的优势。末了，我微笑着激将他说：“作为老板的好朋友，更应该尊重他公司的制度，并且配合他公司员工的工作。”
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    这个男人被逗乐了，说：“你们公司怎么找到这么个伶牙俐齿的前台秘书！”
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    后来，当知道他是找老板解决一个私人问题时，我非常体谅地告诉他，市领导的考察估计会持续很长时间，不如你先回去，等老板接待完，我会转告他你来找过他。( F$ X: {" U/ a

8 P1 M: y& f& M" }, A9 E$ _' A    他很乐意地接受了我的建议。后来，我们成了朋友，他还在老板面前多次夸奖我机灵、得体。
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4 \4 @( p6 Y, G自我总结，不卑不亢的态度很重要
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, z& r* l! ]3 Q当领导没时间或是不方便亲自出面解决问题时，秘书、下属都会成为临时的挡驾者。这也是领导考察下属综合能力的好机会。( O3 ?9 f* O  M7 U

5 d: s0 e1 e- P' R) r* C作为下属来讲，一言一行都代表公司形象，因此，挡驾时保持不卑不亢的态度很重要。虽然领导出于种种原因，当时不便接待，但这人可能是公司的潜在客户，也可能是领导的重要客人，尽量不要让他们对你的态度产生反感；即便他是个讨厌的投诉者，给公司带来无尽麻烦，你也应该给予充分尊重，在问清来由后，留下姓名和联系方式，另约时间。
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挡驾时还需把握的一个原则是，尽量从来访者的角度考虑问题。比如，建议来访者回去等消息，是考虑到他的时间宝贵，但由他来选择是继续等待还是先回去，将该主动权交还给他。整个交谈过程中切记一点：诚恳，是挡驾最高明的技巧。
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+ I. k, q2 D% d7 ^3 m8 `另外，“我一定将你的情况转告领导”是很重要的挡驾之辞——对来访者是个心理安慰，同时也将“要不要回复来访者”的主动权交回给了领导。这个大姐是总经理的姐姐，刚开了个票务公司，本想能从弟弟公司拉一笔业务，没想到吃了闭门羹……
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我曾入股过一个公司，但是小股东。同时给大股东，也就是我的老板打工。: P1 i' ?; h. N/ c. Y

% o  i5 D' A: f/ l9 Z: X公司规模不算大，但麻雀虽小，五脏俱全，因此，各种各样的推销，如礼品公司啊，印务公司啊等等都找上门来，寻求业务合作。我是个挺按原则办事的人，回扣什么的我一概不接受，一切从公司利益出发，在同等质量的情况下，谁有价格优势就和谁合作。6 E/ f; H9 {9 K( n  |2 m
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有一天，一个中年大姐找到我办公室，说：“你们老总真是六亲不认，同样是机票，从哪里订不都是一样？非得说这不归他管。”
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这个大姐是总经理的姐姐，刚开了个票务公司，本想能从弟弟公司拉一笔业务，没想到吃了闭门羹。果然，随后，总经理电话打到了我这里，让我看着办。7 X) _- y& h% b2 `7 @

, N# ^. b8 j$ _. a0 {+ r& X9 q我知道，碍于我这个小股东，总经理很多事情是不会擅自做主的。但是，在行政职务上，他毕竟又是我的领导，我也得从上下级的关系来考虑如何处理这个问题。0 O  A1 y5 N# n( R4 |' x6 @; R/ S

3 }; M0 X2 v6 y: M& T* w于是，我给大姐倒了杯水，让她坐下慢慢说。在认真听取了她们公司的报价后，我是这样说的：
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9 E1 a& F' v. N# _4 c% v: @一，公司有公司的规章制度，按制度办事这是第一原则；二，从公司利益出发，我们会和有价格优势的公司合作；三，和谁合作都是合作，在同等条件下，我们也讲究人与人之间的感情。
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大姐听后，直对我竖大拇指，夸我说得“有水平”。她说：“你也知道我和总经理的姐弟关系，这样吧，我再让一个点，和我们的合作是不是顺理成章了？”. b" X4 A6 C. y0 Y' d

1 Y& ~0 ^* G$ H) \既然这样，还有什么好说的？当然是和她合作了。
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3 U7 }1 D+ Y4 D# S6 V% {5 z后来在一次饭局上，总经理对我说：“既能为公司利益把关，又懂人情世故，这样的合作对象，我没选错人。”; N& `: Y) d" L. t
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自我总结，在制度与人情中把握尺度& F9 q6 N' @! e

  ]6 y' }/ K  E' ^- N, K还有一类挡驾，是因为领导本人不方便做出决策，而将问题抛给相关部门负责人，请他出面来解决问题。这时如果对来访者抱着轻描淡写打发了事的态度，很可能因为不得要领，而让领导对你心存不满；但如果你越趄代庖擅作决定，又很可能作出对公司不利的决定。
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因此，把握尺度很重要。- D3 W: V9 e7 n, X: h$ ^$ r
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我的建议是，首先与领导要进行充分的沟通。在明确来访者的身份、意图后，再做出符合领导意图的决定。二是所做的决定要符合公司的利益。任何一个管理规范的公司，会对坚持公司规则和公司利益的员工行为给予赞赏，即便有时候这种行为一定程度违背了领导的意志。
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' m* H( d- d: K! S: ]/ n1 W! Z还要提醒的一点是，当来访者的问题并非自己的职务范围时，一定不能代替发言。你所要做的，只是礼貌接待，并把问题反映给相关部门。上级主管部门的一位领导推荐了一个做律师的亲戚。老板觉得这位律师擅长民政类官司却不擅长经济案件，但又不好直说……
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我为之前一个公司服务期间，任总经理助理，经常要替领导挡驾。我印象最深的是，有一次我们公司遇到一个经济纠纷，需要一位律师。上级主管部门的一位领导知道后，推荐了他的亲戚。老板向业内人士打听，觉得该律师擅长领域不在经济类，但又不好直说，于是要我“酌情处理”。
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* t. z0 z; r2 I  x5 A# }& {( Q# N个中利害关系，明眼人一看就知道：上级主管部门的领导，不能不给面子；可是不够对口，又会担心让公司利益受损。+ t/ R. z; h( r/ [& S* \! [5 ^

7 a. f0 ~+ n2 a* n我在斟酌了许久后，打电话给这个律师。我说了以下几个意思：我们老板很认可这位律师在圈内的知名度，委托我来跟你们联系洽谈；但是这次是经济纠纷，我个人认为，这位律师可能不太符合我们这次的需要；公司相信以这位律师在圈内的良好人际关系，可以为我们介绍更适合的人选。另外以后我们公司有这方面的需要可以再请他。
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对方闻之有理也连连称是。你看，这样的挡驾其实也不难，就是让领导做好人，自己做恶人。
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当然，后来在一次小的民事问题上，我真的邀请这位律师协助我们，从此大家也建立了更良好的互动关系。4 e4 j% \2 T+ F( q: V
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自我总结，要有甘当恶人的精神
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