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标题: 培训笔记：收发文处理 [打印本页]

作者: 化宁秘书 时间: 2013-4-13 09:39
标题: 培训笔记：收发文处理
一、收文处理
（一）收文处理程序
1、签收：逐件清点，重要公文要逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。
2、登记：将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期、收文序号及办理情况逐项填写清楚。一般应将上级机关来文、同级机关来文、下级机关报文、不相隶属单位来文、密级文件分开登记、分别建账。
3、审核：审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。
4、分发：对只需阅知不需办理的公文，由秘书部门根据公文内容、阅读范围、领导分工或经批准确定的公文分送范围，将公文分送有关领导人和部门。公文分发要严格按照规定的阅读范围执行，不得随意扩大或缩小分送范围，如需调整阅读范围需经领导批准。
5、传阅：秘书部门根据领导人批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或批示。一般原则是，传阅公文应按领导人排序由前向后递送，传批公文应按领导人排序由后向前递送。传阅、传批公文应随时掌握去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。除特殊情况外，公文一般不在领导人之间进行横向传阅、传批，以免失控、丢失。需要送请领导人阅批的传真件，应复印后办理，以利长期保存。
6、拟办：对需要办理的公文由秘书部门提出办理意见。对上级机关来文需要传达、贯彻执行，或同级机关、下级机关、不相隶属单位来文需要答复和办理的公文，应按有关规定提出明确的办理意见(包括需送领导人和部门阅知的范围、需提请有关会议集体审议或领导人审批的意见、需转请其他主管部门研办的建议等)，然后将拟办意见与有关背景材料送领导人审签。对紧急公文应当明确办理时限。
7、批办：即指机关（单位）领导同志对需要办理的重要公文作出执行或办理的批示意见，并签署姓名、日期。批办主要有两种情况：一是领导同志针对拟办建议意见作出批示，二是领导同志在阅读公文中对没有拟办建议意见的公文批示给相关单位和个人参阅、研究、贯彻、办理等。
   批办要注意：
   一是批办意见要准确。应写明处理的原则、方法和要求，承办的部门和时限，以便于承办单位办理，要避免过于原则和意图不清，使承办单位不知如何办理，对于需要两个以上的部门或人员共同办理的，应指定牵头和主办者，需要传阅、传达的文件，应批明传阅对象或传达范围。
二是要适度确定批办文件的范围。不能件件文件都送领导批办，增加领导的负担，对于常规型例行公文一般由秘书部门提出处理办法经领导同意后，按此直接分送或承办处理，可不再送领导批办；重要文件或首次来文应先送领导同志阅批，请示应提出拟办意见再送领导同志批示。
三是提高批办效率。及时批办，防止积压，重要、紧急公文要先批办。对已批办公文加强催办、查办，防止延误。
8、承办：主管部门根据上级会议议决事项或领导人批示对需要办理的公文进行办理。
一是凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关，同时将办理情况报交办机关；
二是凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；
三是凡需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿一并送请上级机关审批；
四是紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，及时予以说明；
五是对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回交办的秘书部门并说明理由。
9、催办：秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并及时向领导人反馈办理情况。
10、注办：承办人在公文办理完毕后，对其办理结果在文件处理单上或者登记簿上作简要注明，以便于公文的管理与查考。对已办复的公文，注明复文的日期与发文字号；对用其他方式办理的公文，注明承办单位、承办人姓名与办理的结果、日期。
（二）收文的分类办理
1、请示的办理
（1）审核签收：对报送的请示须先审核，确定是否接收办理。
   主要从以下几方面审核：请示事项是否属于本机关（单位）职能职责范围，是否应该本机关（单位）办理；报请和主送机关（单位）名义是否正确，有无越级请示、多头请示或请示名义不当；请示是否一文一事；行文是否符合其他行文规则和格式规范。
如果符合要求则签收、登记，进入办理程序，否则，予以退文。
（2）分送办理：根据请示事项按照本机关（单位）领导分工或内设机构分工，将请示分送有关领导批示或机构研究处理。如涉及多个机构的，要明确主办机构与协办机构。在分送中要履行签字手续，以明确责任。
（3）拟办送审：根据有关政策规定和实际情况，提出处理意见建议，并填写请示处理单，按程序送相关领导审签。拟办意见应态度明确、建议可行，同时附上
请示。事项涉及的相关背景材料供领导参考。送签中要注意及时跟踪。有些重要事项如果领导个人不能确定，需经会议讨论决定，就要做好会议讨论的准备工作。
（4）批复办理：根据领导批准或会议决定，应及时向请示机关（单位）作出同意或不同意批复或答复。有的还需交有关机关（单位）办理的，应及时交办，同时告知请示机关（单位），并注意跟踪催办，按要求及时回复请示机关（单位）。
2、会议（活动）通知的办理
（1）审核签收：对会议（活动）通知须先审核，主要审核会议（活动）通知事项是否属于本机关（单位）应该参加，确定是否接收办理。如果符合要求则签收、登记，进入办理程序，否则，予以退文。
（2）分送办理：一般情况，根据来文要求参加的会议和活动内容，按照本机关（单位）领导分工或内设机构分工，商请有关领导出席、参加或将会议（活动）通知分送有关内设机构处理。在分送中要履行签字手续，以明确责任。
（3）拟办送审：有些会议（活动）通知可能涉及职责划分不清或交叉，就需要协调参加领导或机构。根据会议和活动内容及本机关（单位）实际情况，提出处理建议意见，并填写收文处理单，按程序送相关领导审签。在拟办中，提出出席、参加领导要充分考虑领导的工作实际，最好事前做一些沟通请示；如涉及多个机构的，要明确主要参加机构。拟办意见应态度明确、建议可行，同时附上有关背景材料供领导参考。送签中要注意及时跟踪提醒领导，如是急件，且领导在外不能审签，应及时电话请示；如需准备会议（活动）文字材料，应及早通知有关领导或相关机构，提前作好准备。
（4）通知提醒：将领导审签同意的会议（活动）通知及时分送有关机构或领导。注意在会议（活动）前提醒领导出席、参加，并做好车辆等后勤保障。
3、函件及其他需办理收文的办理
（1）审核签收：对报送函件等须先审核，主要审核是否属于本机关（单位）职能职责范围，确定是否接收办理。如果符合要求则签收、登记，进入办理程序，否则，予以退文。
（2）分送办理：根据来文内容按照本机关（单位）内设机构分工，将来文分送有关机构研究处理。如涉及多个机构的，要明确主办机构与协办机构。在分送中要履行签字手续，以明确责任。
（3）拟办送审：根据有关政策规定和实际情况，提出处理意见建议，并填写收文处理单，按程序送相关领导审签。拟办意见应态度明确、建议可行，同时附上有关背景材料供领导参考。送签中要注意及时跟踪。
（4）函复办理：对需要回复的函件，根据领导批准意见或会议精神，对来文机关（单位）作出答复。需交有关机关（单位）办理的，应及时交办，同时告知来文机关（单位），并注意跟踪催办，按要求及时回复来文机关（单位）。
4、阅件的办理
（1）审核：对报告等各类无需办理、答复的来文须先进行审核，确定是否接收。
审核的重点：是否应该送本机关（单位）阅知；对报送的报告要确定没有在报告中夹带请示事项，确定没有把请示当成报告使用；对送领导个人的报告、呈阅件，确定没有滥送或多头报送甚至可能引起领导之间工作的不便。
经审核如果确需本机关（单位）知晓的来文则签收送阅，如果是乱报乱送或不符合行文规则的来文，则予以退文或不处理。
（2）分送：根据来文事项按照领导分工和本机关（单位）内设机构分工，将来文分送有关领导和机构阅知。如来文确有参考价值，可送多个领导和机构阅研。送阅的文件应做好登记，以备查考。

二、发文处理
(一)发文处理程序
1、草拟：即撰写、起草公文，包括接受写作任务、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誊清等环节。
（1）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。
（2）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施等切实可行。
（3）观点明确，情况属实，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确。
（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
（5）起草重要公文应由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。
（6）起草公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可写入。
2、审核：（1）职能层次关：审核行文是否符合职能职责，是否需要行文，是否需要以本机关（单位）名义行文，是否符合行文规则，行文关系是否正确。需要与有关部门协调的是否取得一致意见。
（2）政策法律关：公文必须按照国家法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项；公文的内容和各项规定必须符合国家法律、法规；公文中一切涉及法律、法规执行问题的宣传和要求及具体措施，都要体现法律、法规的本来含义。公文的政策规定必须正确、切实、可行；要注重与党和国家政策规定的一致性、与本机关以往政策规定的连续性、与有关部门相关政策规定的联系性和政策规定的可行性。法规性文件、规范性文件应经法制部门审核，确保符合法律法规的相关规定。
（3）客观实际关：公文的内容要突出主旨的鲜明性、材料的真实性、判断的准确性和内容的完整性，所提政策规定和反映的情况要符合本地本部门的实际。
（4）文字逻辑关：公文文字上必须做到结构清晰、逻辑严密、字句妥贴、标点准确、文风纯正及人名、地名、时间、数字、引文准确。
（5）公文格式关：公文的文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。
3、签发：这是对拟发公文进行最后审定的决策性环节，即由领导人对拟发公文核准发出并签署姓名与日期，从而赋予公文法定效力，有的文件则需经会议审议批准。经领导人签发或会议审议批准后即成为定稿，公文未经领导人签发或会议审议批准则不能生效。有的公文需要多个领导会签，在送签过程中注意逐个送签，不要遗漏。会签、签发公文时，应签署明确意见，并签署姓名与日期，如圈阅或签“阅”“已阅”均视为同意。
4、登记：拟发公文经领导人签发或会议审议批准后，需由专人编号登记，包括填写公文标题、发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
5、复核：秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式和内容等再次复核。经复核如需作涉及内容的实质性修改，须报请原审批领导人复审。对内容的复核，常常由秘书部门采取唱校清样稿等方式把关，确认无误后方可付印。
6、印制：应做到准确、及时、规范、安全、保密。文件印制原则上在本单位印制，标有密级的公文如需送外单位印制，应送党政机关文印机构或经保密委员会办公室(政府保密局)批准定点印刷厂的保密车间印制。要注意严格按公文的格式要求印制公文，保证印制质量。
7、分发：对非涉密文件，如果已实行网上发送的，按照电子公文的制发办理，并应做好发文登记，尤其对只发送部分单位的文件要注意核准圈点准发文单位，不要漏发；如果仍发送纸质文件的则按照传统的发文方式办理。对涉密文件要严格按照保密有关规定加强管理，认真执行公文份数、发文通知单、封皮编号“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封准确无误，认真做好签收登记。
8、传递：传递又称递送，即通过一定的传递方式和传递渠道，将公文及时、准确、安全地送到收文单位，对涉密文件要通过机要渠道传递
（二）发文的分类办理
1、代拟公文发文的办理：对重要工作的安排部署常常需要以上级党委、政府及其办公厅(室)或其他上级机关（单位）的名义发文，这就需要有关机关（单位）以上级机关名义起草文件送审稿即代拟稿。
（1）要求：代拟文件的要求与前述起草文件要求基本相同，不同要求主要有：一是要站在上级的角度思考问题，提出部署要求必须是上级的而不是本机关（单位）的工作安排；二是注意行文语气，如果布置工作则需用下行文的语气，如果是请示、报告工作则需用上行文语气；三是注意研究上级及领导的意图、要求，要有针对性；四是提出的政策措施要客观，不能夹带部门（单位）利益。
（2）送审：对代拟的公文，按照本机关(单位)文件起草办理程序送本部门(单位)领导直至主要领导审核，并按领导要求修改。领导审核代拟稿的要求与前述严把“五关”要求相同。
（3）上报：本机关(单位)领导人对代拟稿审定后，随文附上文件涉及的起草简要说明和其他相关背景材料，按照规定程序和要求上报。
注意事项：
一是弄清上级机关办文程序和要求，按规定逐级报批；
二是应由本机关(单位)办公室负责上报，其他内设机构不能对上级机关报送，以免出现乱报乱送、失控的现象；
三是上报后要随时跟踪办理情况，及时协调解决有关问题；
四是如需提交上级机关会议审议，要做好上会准备，并列席会议，做好会议讨论记录以便修改，按照会议决定及时修改代拟稿报本机关(单位)领导审定后再上报；
五是如果代拟稿需要修改，应积极配合上级机关秘书部门做好修改、提供相关资料、报告本机关(单位)领导或征求意见等工作。代拟文件的其他办理程序与前发文办理程序相同。
2．上行、平行、下行文发文的办理
（1）上行文发文的办理：上行文的制发与前述发文程序和要求基本相同，需要注意的事项有：
一是格式的规范。特别要注意用上报文件的版头，要标注签发人，如果有两个以上的签发人均必须标注；
二是主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人；
三是报送上级机关时，应注意衔接沟通，特殊情况和处理要求最好充分沟通，避免走弯路；
四是应通过机要渠道报送，并注意双方签字负责；
五是请示报送后要安排专人跟踪办理情况，及时报告领导。
（2）平行文发文的办理：平行文的制发与前述发文程序和要求基本相同，主要需要注意的事项有：
一是格式的规范，特别要注意用函件的版头，不同于上报、下发文件的版头；
二是发送时要注意研究确定渠道，本地的可送到单位或通过网上交换、交换站交换等方式发送，外地的要核清楚准确名称和详细地址、邮编等，有条件的通过机要交通渠道发送；
三是函件发送后要安排专人跟踪了解情况，及时报告领导。
（3）下行文发文的办理：下行文包括通知等下发下级机关（单位）的文件，其制发与前述发文程序和要求基本相同，主要需要注意的事项有：
一是格式的规范，特别要注意党的机关下发文件的版头和行政机关下发文件的版头的区分，不可乱用；
二是发送时要注意发送范围，除普发文件以外的文件要核准范围，不可漏发；
三是一些紧急、重要文件发出后要及时了解办理情况，特别是通过网上发出的会议通知、紧急工作安排等文件发出后要随时跟踪签收情况，督促及时办理。
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（5）加强文件销毁管理：各机关、单位办公室要建立健全文件清退和销毁制度，对标有密级的各类文件须按年度进行清退和销毁，应到当地保密部门指定的涉密载体销毁中心销毁，不得出售给废品收购商。

作者: 鹅毛笔 时间: 2014-9-29 19:35
多谢分享！！！！！！

作者: 质量卫士 时间: 2017-1-10 11:22
培训笔记，最实用的材料

作者: Leadguy 时间: 2017-10-31 09:15
平行文发文的办理：平行文的制发与前述发文程序和要求基本相同，主要需要注意的事项有：

作者: 308961145 时间: 2017-11-28 00:22
培训笔记，具有操作性。

作者: 564184000 时间: 2017-11-28 15:21
平行文发文的办理：平行文的制发与前述发文程序和要求基本相同

作者: 黄大邪 时间: 2019-8-29 23:09
一直觉得收发文里面大有学问，很不错，终于有一个系统介绍收发文的资料

作者: csliujicheng 时间: 2019-12-10 19:39
正好需要这样的东西，非常感谢楼主

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