: m7 c3 q$ A/ \: y 1.例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。 6 f+ X' x; i, D4 g' l; r' c G$ b6 T
3 b9 r$ T, t g 2.会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。# l+ S, e, g! y
) y! j! t. e9 L7 \8 P, W 3.餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。 6 T% j7 b4 V0 C/ X S o ( D% e5 k; n6 d; z7 @; Y8 V. E 4.现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。 H( @) ]7 l& x" e5 D& C: f
9 p! U+ B8 o/ a. v0 u! f 负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。 : J+ }5 h% v( ^ ) v1 K& x f0 X& Z 5.编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。 % o4 X# f3 i- \5 x- j) ?3 O) C
9 T$ q9 W+ O) M) _" t, Y! K （三）会议之后 8 Q2 V+ p+ i" s( D. G H( R) w+ V. l6 M 会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项： * q7 ~' [8 G- e1 T& _! U: c4 n 7 `' P& ~; X( l' a. ~& F1 U 1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。 ) |8 ?$ v) f2 C; N! ?! n" {% P/ ? 0 X& q4 C1 P8 r# O& b8 N& [ 2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。 + s/ R% B4 W V: }0 u 4 e: @0 x( s( M7 w" @7 ? [ 3.协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。 2 b, g( ?, ?7 q9 U. y2 W" { L+ Z0 _: |) @
二、会场的排座 7 i5 t# R. b/ l: V# y# j7 j* l 7 x% p1 `4 Z0 Y* M6 j1 r 在会务工作中，摆放会议来宾的名签也是一项非常有讲究的工作。一般来讲，在面临会议的位次排列的时候，有三个问题要解决。 O2 U: X- r* ]7 K2 z3 C" ?: Q. {" m2 _0 ]/ ^) ?
第一个问题就是这个会议有没有必要排列位次，有的时候小型会议两三个人，那就没必要排位次了。第二就是这个会议是什么样的性质和形式，内外有别、中外有别，不同性质的、不同形式的、不同规模的会议，坐次排列讲究不一样。第三就是要注意会议的规范性位次排列、标准化做法。1 M1 W: t" u6 z0 `1 W: ~
7 G; [0 R6 B2 y8 j( j4 H 一般来讲，我们所面对的政务会议、公务会议大体上是两种，第一种是小型会议，第二是大型会议。小型会议一般是指本系统的内部的会议，大型会议一般是讲的跨行业、跨部门、跨机关、跨地区的一种综合性的会议，下面作分别的介绍。 $ P6 ]- K# m% n4 F. m" R2 O7 r 1、小型会议位次排列 8 X) T% m/ M$ q7 c2 S3 Z+ x# P( k, @) X/ u K. c6 X2 c
首先关于小型会议位次排列，一般强调以下几个点。第一，强调是面门设坐，小型会议一般讲究面门为上，就是主席台、主持人、发言人是面对会议室正门的，这一般人都知道。第二，居中设坐，就是中央的位次高于两侧，所以有必要排列位次的时候，一般中间的位次高。再者，一般强调可以自由择座，内部会议小型会议自由择座的意思，实际上就是不排位次。小型会议特别要强调就是面门为上，再者如果这个小型会议主持人不是一个人的话，还要注意强调左高右低，中外有别，中国人是讲左高的，这里讲的左和右是当事者自己之间的左和右，这是政务礼仪、位次排列的基本要求，这是小型会议。 - ]$ ~" Z8 a) E: l2 r2 w4 Z' `# `4 `0 ?
2、大型会议位次排列7 {6 [- M4 i! b
. p% } X2 @' }" a 大型会议实际上涉及到两个问题。第一，主席台上位次的排列；第二，与会者位次的排列。主席台位次的排列，实际上是三个点，第一主席团，就是台上所有人怎么排；第二主持人；第三发言人。8 ^) q( [& `7 ` V2 o: ]/ d