标题: 秘书工作中的电话礼仪 [打印本页] 作者: 自由彼岸 时间: 2013-5-8 16:37 标题: 秘书工作中的电话礼仪 可能有这样的经历：夜深人静，人们都已进入了梦乡。突然电话铃声响起，拿起话筒一听，来电者说他有急事。什么急事？赶紧问。其实根本不是什么急事，就是问你明天能不能和他一起吃饭，真让人哭笑不得。这样的电话不仅让人烦，而且也损害了打电话者的形象。 ( T" [% m, z h. b) H) U
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电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质。我们当然不应该像上述“午夜凶铃”的制造者那样打电话。那么，作为一个秘书工作者应该怎样打电话呢？ 8 u3 u. T- ^& i. V* T. @: {
7 p& D' m8 |- y% z. y3 C% h1 J一、拨打电话时须注意的问题 3 Y6 K. M$ S7 Z' u
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第一，择时通话。 6 n. z, ]# u( w7 r N' k: j. Z! S! y3 |/ d' ]+ ~9 J6 f
通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。 & U3 f/ Y3 E# u
* {% \- t9 _# h8 p+ q拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特别的急事不要打电话。万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅了！”否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时别打电话。现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲？另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话。在现代社会里，尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。如果是拨打国际长途电话，尤其是美国、欧洲这样距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联络，但是也要注意把握分寸。 ) ], y. i( n Q8 h
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拨打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的，在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。此外，在公众场所拨打电话实际上是制造噪音污染，除非工作之需，有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的，秘书人员更应该注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。 # x3 ]: A. g7 J* q3 \ 9 p8 x* y# P: K9 E. O第二，简短通话。 9 X% u- ^5 r8 a( c6 _
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电话打多长好呢？在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。拨打电话不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏：“喂，你猜我是谁啊？你听不出来啊！你慢慢再猜吧！不对！你再猜！不对！我是谁你都不知道啊？” 好不容易猜对了，又问：“你猜我在干什么？”任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。 0 {7 K( g7 i$ C6 p' i. \ # L$ T; `6 q+ z5 a3 D第三，通话内容精练有序。 " `0 H6 `. e8 {2 A/ l: G: q [- h4 ?1 K7 I; |2 \秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。首先，要知道通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自我介绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。 1 G' e) j; A. @. A3 Q6 Q: t; `# [
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第四，礼貌挂机。 * K9 {+ F" r6 j1 G, I& k1 ?$ Y $ i" M9 Q7 X% n, k结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解怎样暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比如：“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。如果没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。9 ~# C8 }+ m0 a/ U- M( U, x5 `
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其次，要熟知挂机的顺序。不少秘书人员以为通话完毕应该由对方挂断电话，这虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。倘若中国人民大学与北京大学都规定打电话由对方先挂机，那双方通话时将出现何种状态？那只能是双方都永远不挂机了。实际上，从礼仪角度来说，通话完毕应该由地位高者先挂断电话。对秘书人员来说，应该由上级先挂，客人先挂。如遇特殊情况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。 , C" D( g$ O* [! ~ ! w6 k( w4 h+ v5 H* c二、接听电话时须注意的问题 # r9 f; }, N5 L, S w! ~: m$ `5 y" s- _+ ~+ ^第一，铃响不过3声。 ' `3 P1 A9 x% r# i& @4 C( k% W6 z
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拨打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉！让您久等了。” ) z* v" L' z+ Y 5 [, U' w+ L: V3 n第二，要安排合理而有序的表达。 . l& [7 S1 D3 X/ {6 I) V* j `- n' o