/ \ L, E1 _, M3、提领导之未提，问什么有什么。文秘人员经常会遇到这些情况，比如：要向上级报告某项工作，领导同志会问：这个报告内容怎么写、怎么讲？领导同志脑子中已经有些思考，但有些问题不适合先提出来，或者说从他这个角度提出来确实有些难度。这个时候，文秘人员事前必须有过自己的思考，向领导同志报告：这个事情是怎么样的过程，什么样的结果，应该按照什么样口径报告。用自己的思考来“提领导之未提”。再如，上级就某项工作组织一次出国考察活动，安排你单位一个出国名额，单位有三位副职领导都想去，究竟安排谁去，主要领导同志很不宜先表态。这个时候，文秘人员就得解领导之围，提出参谋意见：因为这次出国是考察某项工作，某某领导分管这项工作，回来后还要推进这项工作，应该安排分管领导出国考察。主要领导根据你的提议，再定下来就比较得体了。其他领导同志因为不分管这项工作，不出国也不会有多大意见了。还有，下级呈送了一份申请资金扶持的报告，由于财力紧张、保重点建设项目等原因，不能拨付这部分扶持资金。这件事主要领导不好提，但文秘人员可以提，在请示报告上写上“因某某原因，不宜拨付，请领导批示”的拟办意见。这就是给领导同志当参谋，“提领导之未提，问什么有什么”。% @. a j2 O& L. l: w5 S/ w
O# W! p' M1 j4 U6 y1、用个人的主观意志左右领导的决策。文秘人员一定要有角色意识，你就是处在参谋岗位上，不是处在统帅岗位上。你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志，但是，你不可以用个人的主观意志，去左右领导的决策。在有些情况下，领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情，这个时候，文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策，不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策，更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。比如：当领导同志根据上级精神，研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候，你作为文秘人员，恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚，就因为这一点，你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策，是很不合适的。 ) F9 F! I3 x6 w4 j5 Z 0 V4 i6 B! o( v+ n5 X0 e2 ~2、“戴有色眼镜”向领导进言。向领导同志提出意见和建议，是文秘人员份内的事情，但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。这就是瞎掺和。比如：要向上级推荐一个先进典型，领导同志要文秘人员根据实际情况提报，因为这个先进典型有奖励，你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了，把另外一个单位推荐上去了。为什么这么做？因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。这样做是不可以的。再比如：本单位要提拔一名干部，你不能因为向领导进言方便，就把对这个同志的偏见，向领导同志进言。这是违反文秘人员政治道德的。 0 j. m# z4 ^, f- b) S# }- n e2 E7 M0 k2 V. Y
3、打着领导的旗号胡乱表态。个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己，特别是打着领导旗号，说：某某领导说了，这件事情是这么一会事，应该怎么怎么办，你们去办好了。这样做，不仅不妥当，也给领导同志带来不良影响。文秘人员应该守本分才行，不能在当文秘人员的时候，就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。这样下去，领导同志就不支持了，基层同志也就不信任了。因为表态以后需要兑现，你兑不了现；你想兑现，领导同志又不知道，你就得撒谎、蒙骗，把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。$ @' I2 I% f; _& h# C, S0 ]
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（二）当好助手，不乱插手 4 H0 J) x# j% I0 v7 o2 Z9 b2 S 7 U2 x$ ]7 @3 x. Y G) o5 b文秘人员是领导同志的助手，秘书的含义就是助手。当好领导同志的助手，成为左右膀臂，不容易。& _' b h _* {* _( y& V
" y+ M( \1 V2 v* R b3 R$ I当好助手有三个标志： / q1 U' R+ U5 |' W1 f , d$ y; x0 B t; f/ B1、高效率办事。在领导同志身边工作，要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。根据领导同志的统一安排，在某项工作推进和开展中，文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈，在领导同志要求的时间内，来推进工作落实，做好要做的事情。这里，特别强调是反馈的问题，向领导同志反馈工作推进和完成情况。我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意，还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边，说这是自己的缺点。其他任何人都可以有这个缺点，惟独文秘人员不可以有。领导同志安排的若干事情，就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用，致使领导不知情，工作推进迟缓，任务落不到实处。文秘人员在这个方面应该说责无旁贷，推脱不了责任。或者说仅仅是你掌握了情况，或向分管领导汇报了，就认为万事大吉了。大家一定要注意，你作为秘书，是这个领导集体的秘书，你对这个集体的主要领导负责，所以，只要领导同志有安排、有部署、有交代，工作推进到什么程度，任务完成到什么情况，你必须及时、适时地反馈，这是你的责任，千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。所以，提醒大家注意，要向领导同志适时反馈工作推进情况。0 H4 A; B) Z9 F6 U! G
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2、高水平办文。文秘人员一项主要工作，就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件，做好各类会议的记录。这方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果领导同志不在意，或者这个班子的水平就是一般化，那么你一般化的服务也行；如果领导同志水平很高，这个班子的整体素质很高，你没有高水平的办文能力是肯定不行的。至于如何高水平办文，培训班邀请了许多行家能手来专题讲授，我在这里就不讲了。 # O, s/ h A4 Z+ C7 A- l9 D" [6 Q. F! T( M- Q
3、高标准办会。办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。会前筹备，要准备哪些事情；会中组织，要做哪些事情；会后落实，要抓哪些关键。提醒大家一点，就是会后落实的问题，这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。一个会议结束后，领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作，很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。会后落实的责任，义不容辞地落到了文秘人员头上。要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式，掌握会议贯彻落实情况，适时向领导同志反馈，便于领导同志及时掌握情况，研究新的对策，继续推进工作。会议落实问题，是我们公务活动中的一个薄弱环节，这个环节之所以薄弱，与文秘人员的作用有很大关系，所以文秘人员要负起这个责任来。 6 H# Z" Y3 `) F3 P" U4 ?( o1 A7 ^# g 乱插手的表现：' n8 c7 B7 F* B5 @
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1、插手人事。文秘人员当好助手，两只手一齐忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，领导同志不敢用你；多一手也不行，可恨，净给领导添乱。多一手不是“三只手”，而是乱插手，最不可以插手的是人事问题。大家一定要注意：因为插手人事问题不是当好助手的份内之事。有些时候，为领导用人提供错误导向，将直接对干部队伍建设带来不良影响。比如：推荐干部，如果是因私用人、因情用人，势必用错一个人，打击一片人。本来一个很优秀的干部，因为你插手人事，在领导同志面前说了许多不利于这个同志的言论，领导同志不采纳你的意见还好，如果采纳了你的意见，将贻误这个同志的一生，这不仅是才能问题，而是品质问题。一个非常有前程、有潜力的干部，就因为你错进一言，在领导同志面前一句谗言，导致这个同志在成长使用上延缓、推迟，乃至只有一次机会又失去了，你这是对同志不负责、对事业不负责。所以说，文秘人员切忌插手人事。- r r5 H7 P( W! a0 {6 K
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2、插手家事。领导同志工作确实非常繁忙，文秘人员无论是出于感情、良心，还是出于责任，都应该帮助领导同志办一些事情，解决一些困难。比如：领导同志出差了，他的妻子、儿女生病了，半夜三更到医院去，这个忙你应该帮，如果不帮，你就没良心了。但是，文秘人员切记，不要把自己干成领导同志家庭的“保姆”，当保姆干什么事情，大家都知道。而且，你插手领导同志家事以后，和领导同志家庭零距离接触，会接触出一些是非来。“保姆面前，三天没伟人”，请你给领导同志留出点空间来，让他感觉在秘书面前、秘书眼中，自己仍然保持一种良好的形象。所以说，文秘人员不要插手领导同志的家事。) s$ Y# c: ?2 f" Z V- E
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3、插手错事。文秘人员一旦插手错事，一害领导，二害自己。什么叫错事？举个例子说，有些基层同志、社会人员、过往宾客等想给领导同志送礼，不管他们出于何种目的、和领导同志的关系有多好，你都不可以替领导同志收受礼物、收受礼金。这就是错事，不可以插手。但是，事后必须向领导同志汇报，让领导同志知情。还有若干称为不该做的错事，大家都不要插手。; e% X5 f8 q3 ~5 {& }
( H4 ?& P. z4 D5 }' h（三）当好枢纽，不找别扭1 F6 @% `& c! U6 J! K# `3 d
8 \6 y. m( z# [: p“枢纽”、“别扭”，大家都不难理解。文秘人员要给领导同志、领导机关当好枢纽，枢纽当得越好，文秘人员的作用就越大、功劳就越多。如果文秘人员找别扭，相对其他人员而言，反作用力更大。. V+ q3 {/ J2 b ?8 d/ _) g
: W& l0 e9 E( n. E当好枢纽的标志：* x- Q5 S9 E2 H, f$ ]0 h8 ?
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1、上情迅速下达、下情迅速上达。大家在理解时，要吃透“快”、“慢”两个字。特别要注意，你以为你已经很快了，但领导还觉得你慢了。我曾经处理过一件事情，得到了相关领导同志的肯定。当年在市委办工作的时候，有位领导同志夜间突发重病，家属出于对组织的信任，打电话到市委办。接到这个电话时，已是夜间一点半了，这个电话就是下情，你是上达还是不上达？上达，深更半夜就得把领导同志折腾起来；不上达，不向领导同志报告，一旦生病的领导同志出了事，而我们的上级领导同志还不知情，这是文秘人员的失职。这就是我当时思考的问题。最后决定，宁愿打扰领导同志休息，也得报告，在陪同这位领导同志去医院的路上，他不仅没有批评，而且肯定了这种做法。我们有些同志，往往凭个人主观主义、经验主义办事，看到领导同志休息了，明天再说吧，明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子，工作中，我们遇到的类似情况很多。# O! o, q5 h, }5 n# h) T4 c' w
* Y" j, }7 V; i6 n: B2、事前有请示、事后有汇报。大家都说，事前请示、事后汇报，我为什么加了一个“有”字？因为我们文秘人员有时候忙起来，或者自己认为自己很忙，往往事前没请示、事后没汇报，或者事前有请示、事后没汇报，或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”，不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报，善始善终。要注意把握“虚实”两个字，特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态，一定要处理好虚和实的关系。举个例子，领导同志安排你到基层写一个典型材料，反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献，造福百姓做了若干好事。你写了：这位老同志捋了捋一头花发，笑呵呵地说，没什么，都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料，在会上讲了，结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”，哪来的花发可捋？这就是反映情况不实，你根本没和这位老同志见面，是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫，而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字，如果“虚”了，向领导同志反映的情况、汇报的内容不实，可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。 # I! B$ U5 g" X' F/ n; x ) {6 S Y7 A7 F: z3、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽，必须学会协调。纵向协调，就是上下协调，不仅要会协调上级，还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系，有些同志只善于协调下级关系，这都不行，应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行，上级领导、上级的工作人员来了，我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等，都安排了。但我们基层的同志来了，他明明看见领导同志的车子在楼下，也看到领导同志下车上楼了，他紧接着上楼后，却被我们文秘人员拦下了，说领导同志出差了，这很不得体。上级领导同志是人，基层同志、人民群众也是人！更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质，就是不要对谁高看一眼，也不要对谁低看一眼，要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情，不协调下级反映的事情，这也不行。 5 s" q& V. g9 ? z, s, `; Q& K% w6 H9 Q
横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间，上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间，都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是：千万不要等别人找你协调，而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问，就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话，那么你就更应该先去协调；如果你感觉你这个部门不重要的话，也应该先去协调。因为，本来你就不重要，再不去主动出击先协调的话，你就被边缘化了，大家就不搭理你了，这件事情也就没人帮你办了。大家要注意，你觉得部门重要，应该先去协调；如果觉得部门不重要，必须主动协调。另外，在领导班子中班子成员之间的协调，我们也会遇到这样情况：领导同志之间不说话，要我们从中跑腿、传话，而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲，一定要把握好了，千万不要只当跑腿的、说嘴的，要有真本事、真功夫，把事情协调下来。 7 T6 Z% O, l' ~# u 8 r; D5 d5 }% K% R B找别扭的表现： & e8 |) g4 i# M5 p$ p0 B# R N- ~! M! S! b
1、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事，就是不报，等领导同志找再说，这就是找别扭。提醒大家，有这种想法，就开始失去做文秘工作的资格了。 ( Q: s% {. }8 c# m6 D4 C! B8 P+ z5 D( l, g* c9 Z& }
2、有事不管。对待一些事情，视而不见、充耳不闻，消极应付，或者是消极怠工。 . k# ~" S; V F7 G- {; t" } 9 k3 v% V; q3 E" K6 t9 R3、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情，有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛，就是不办。领导催催，强调困难；领导再催催，强调客观，软磨硬顶，就是不办。到时候还能把自己豁出去，说，我没这个能力办，没这个本事办。这种心态一点都不能有。$ P4 Q2 R: i% T. s* U+ y) x2 u
* Y. I( T2 a! _% j9 Z7 D3 P" J 二、办事理念。三句话——头绪再乱也要有头绪；节奏再快也要有节奏；程序再多也要有程序 6 o/ t5 q! u( \5 N+ l" ~ # M! f# P% ` C7 ~7 t（一）头绪再乱也要有头绪 4 x/ o. c; S( T: Z+ G9 @* h+ T/ ~: E/ ?3 c. Z) W s
文秘工作的特点之一，就是千头万绪，一根针穿千根线。必须要有处理纷繁复杂问题的能力，不管工作头绪有多乱，也都能理出头绪来。 1 Q6 X+ J3 z; B8 |* ^2 g. [$ k. X1 G- m3 K) m
1、轻重缓急把得准。工作头绪再乱，我们也得理出“轻重缓急”来，哪些头绪轻、哪些头绪重、哪些头绪缓、哪些头绪急，要把握得很准确才行，要有这个本事。比如，海上出了安全事故，这个头绪就是重、急，就不要再安排领导同志去开会、去陪客了。这时，就得安排领导同志上一线去处理险情。能否把准轻重缓急，是文秘人员思想功底深不深的标志。 ( N+ t6 E' d1 O' X0 C; ]& J N1 N* g+ h- H6 G2 Y+ E2、主次内外分得开。不管什么工作、哪一级领导，都要先主后次，内外有别。比如，安排领导同志的公务活动，首先考虑主要领导的公务安排，再安排其他领导同志；安排外宾，首先安排层次高的、外地的客人，其次安排层次低的、本地的客人。这一点，同志们要形成一种思维习惯，每当遇到类似公务活动，能迅速按照先主后次、内外有别的方式来安排、处理。尤其是内外有别，还要注意，有些话对内适合说，对外不适合说；有些事情对内适合办，对外不适合办。比如，上级领导想总结推广我们某项工作的经验、外地单位来参观，那么，我们汇报的时候，就得把我们的亮点、特点、成功经验汇报上去、介绍出去。这时，就不能把工作中存在哪些问题汇报上去、介绍出去。因为他们是来抓亮点的、来取经的，不是来帮助我们解决问题的。如果我们想推进工作，可以在送走上级领导、参观单位后，关起门来检讨工作中存在什么问题，怎么说都行。 . o2 a! |- Q9 @* F X : l! Y6 J) W8 e6 `! l3 {/ R3、多少大小摆得平。事情有多有少、有大有小，但是文秘人员都要能“摆平”。不管遇到什么事情，文秘人员都要象“千手观音”能接过来，“长袖善舞”能派出去。所有的工作头绪到了我们手中，要迅速根据领导分工、部门分工向领导提出意见和建议，交办到分管领导、分管部门手中，不要把工作积压在我们文秘手中，那样，工作将十分被动。% B7 e) b" Z7 p% ~4 F$ w, E
9 v9 @3 @' ]. S& E A/ P（二）节奏再快也要有节奏) n( y9 v5 Q: ]( g: l( b1 Z1 R
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计划不如变化，是文秘工作的又一特点。如何应付？ # \9 g4 ]; `6 D8 A Z 1 O/ y) q* X( j1、应变能力要强。文秘人员需要有极强的应变能力，主要表现为：见事快、反应快、动作快。原来的工作计划迅速调整了、领导的决策马上变化了、上级又来了新精神，原来的计划不好使了，就要迅速做出反应、调整工作计划，马上跟踪落实。这个时候，等不及你埋怨，等不及你牢骚，你必须见事快、反应快、动作快。 8 [# G# J( k0 R) R- h2 F# v2 f& V+ b$ {; N0 ^$ f5 r
2、静气定力要足。文秘人员要每临小事有大气、每临大事有静气，通俗说法就是“你急我不急、你躁我不躁”，沉着应对，冷静处置。我们经常会遇到这样的情况：原本好好的计划迅速变了，安排好的方案马上调整了，领导同志又非常着急，我们有的同志在这个时候往往就庙里长草—荒（慌）神了，一慌神，什么事情也办不了。就这个时候，你要沉着应对，冷静处置，“你急我不急、你躁我不躁”，才能做到节奏再快，也有节奏。给领导同志、同事、基层有这样一种感觉：这位同志处理起事情来，秃了毛的刷子—有板有眼。' g6 F; {! s$ T3 y: @4 |0 N
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3、运筹心力要细。心力细到什么程度？就是过目不忘、过手不漏、过时不拖、过关不“糊弄”，文秘工作就得有这样的功夫才行。对文秘人员而言，没有没用的材料、没有没用的信息、没有没用的情况，要做到过目不忘；工作当中，事情再多，只要经过了文秘人员的手，要过手不漏；事情到了时候就办完，要过时不拖，因为明天就没有时间叫你再处理今天的事情；在撰写文件、起草领导讲话、领导交办事情的时候，“丑媳妇总要见公婆”，过关的时候，不“糊弄”。我们有些文秘人员有“绝招”，写出材料后，怕领导批评，不敢马上交给领导看，而是在明天要用的时候，今天晚上交到领导同志手中，让领导同志没空批评，过关的时候“糊弄”。再比如，特别是在镇街、部门工作性质都差不多，没有多大区别，什么季节、什么时节，讲什么内容大体都有一个格式，有个定式，有的文秘人员就把去年的讲话稿改一改时间就交给了领导同志，领导同志在会上讲了，闹出了笑话，因为讲的典型人物、事例今年都发生变化了。所以，过关的时候不“糊弄”。2 z( `/ I$ O, o) V" }8 P. ]
l, X, ?# s X9 N. s（三）程序再多也要有程序, j& @. C/ H5 ~4 ^( ]# t% Q
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我们经常会遇到这种情况，办起事情来，程序多得烦不胜烦，特别是基层的同志来办事，说你们怎么这么罗嗦，这一关、那一关的，这一步、那一步的。文秘人员千万不要听他们吆喝，必须记住一句话：程序保护干部，或者说程序保护秘书，千万不要乱来。 * v! n$ `0 m4 B+ u( k/ X ] $ C3 W' g, a+ _- ~% q) p1、该走的步骤一定得走，一步也不能差。要按照既定的规章、制度办事。比如，呈送一份请示，先从分管领导开始，再报主管领导，最后报主要领导，这些步骤一步也不能少；研究重大问题，首先请主管部门提出意见，报分管领导审阅同意，然后才能提报上会，进行研究，这些步骤一步都不能少。还有一条，文秘人员一定要把好关，就是会上没研究的事情、领导没签发的文件，文秘人员不能办、不能发。1 R% ~2 s' d. _; s
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2、该分的层次一定得分，一层也不能错。大家都知道，领导集体、领导成员是有层次的，这个层次是现实存在、也是起作用的，应该得到文秘人员的尊重，该分的层次一定得分。在请示报告、安排活动、会议座次、迎来送往等公务活动中，都要分清层次。如果不分层次，势必搞乱了工作的节奏，搞乱了工作的头绪，程序也就成了无用之物，而且很有可能导致领导同志对你产生若干看法。比如，上级主管部门下发了一份文件，文秘人员没有经过分管领导、主管领导，而是直接向主要领导汇报了，当主要领导问分管领导、主管领导这件事情的时候，两位领导还不知道怎么回事，主要领导就要批评分管领导、主管领导。事后，分管领导、主管领导肯定会批评文秘人员。所以，该分的层次一定得分。* G& @* K* Y, B( f
0 }" I5 S* V3 V) X1 J. h; J( p. c3、该立的规矩一定得立，一条也不能少。文秘工作有若干环节、若干问题需要处理，有些事情的处理没有规矩是不行的，立起规矩来才好办事。比如，公务活动中，需要领导同志出席的时候，哪几位领导出席？几位领导出席合适？要形成惯例。有了这个规矩，工作就好办了，到时就可以迅速按照惯例进行安排；向外宾赠送礼品、纪念品的时候，哪个层次的客人赠送什么标准的？要有规矩。否则，文秘人员很难操作，就得去请示，来一次客人，请示一次，领导同志不胜其烦，我们也没有那么多的精力，要有规矩；宾客就餐接待标准，也要有规矩。诸如此类，没有规矩的都要立起规矩来，然后请领导同志决策、拍板，以便于我们遵循。多年来的文秘工作，我有一个体会：规矩，大家不要当成障碍我们手脚的东西，遵守规矩的人才是最自由的人。$ v6 G% `+ G( l, S. Y" d
9 t4 ^' l: S" p" \& f 三、修身理念。四句话——亲而有礼；和而不同；让而不争；勤而不怨5 W W. E: Z5 A
/ h2 I2 D7 N5 l' j, z修身养性，是一门很深的做人功夫，文秘人员也要讲究修身。一个人修身养性有若干东西可以作为理念，为什么单独把这四句话提出来，因为这是文秘人员特殊工作岗位应具备的理念。/ \ r0 U! U% L1 T. l/ V! o, R