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标题: 当好一个秘书——秘书办事的学问 [打印本页]

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作者: 天下一秘    时间: 2013-8-7 09:33
标题: 当好一个秘书——秘书办事的学问
秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就"办事"的学问作一番探讨。
" J$ X5 g0 B6 W" r" a　　一、如何办好领导交办事项
. [7 o6 L; c) U+ W　　（一）接受工作任务要弄清"三要素"
　　领导交办工作任务，大体都有"三要素"：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量，　注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把"三要素"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
0 n- i  |5 Q! c; b/ o　　（二）优化办事成果"三比较"。
　　办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。
　　（三）把握好办事"三形式"
　　办事可能出现三种形式：1．单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；2．交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3．穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
! P7 Q" }0 H1 S$ n  Q8 o5 J　　（四）检验办事效率"三标准"
$ {: e, D+ `1 ]/ ^7 _/ z　　秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l．工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2．工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
+ [/ [3 I8 R) @$ k; g　　（五）向领导复命"三注意"
  `2 A; O$ o5 h　　工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作。
1 S/ ~1 f, F# g! y. ^　　二、如何办好请办事项
; v  d2 W! F1 s9 p6 U5 u# ~& @　　做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
　　（一）精心准备，提出合理建议
6 S) }% B" s. g8 @  D0 {: J+ n　　（二）讲究方法，选择适当形式
　　（三）注重程序，坚持逐级请办
) [" x8 f) T' G9 `　　（四）提高艺术，优化请办效果
2 I! \2 e; N) y1 A0 P' L$ y0 A　　（五）以缓应急，避免紧张出错

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