标题: 提高公务效率21个小技巧 [打印本页] 作者: 天道 时间: 2013-9-13 00:30 标题: 提高公务效率21个小技巧 1. 提前到场$ S; @5 |+ g& h2 w
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凡组织集体活动——集会、劳动、操课等。主办的公务员应早于其他人员到场，起码应早到五分钟。 ; |; F- Y K, T$ B$ M7 x8 Q- A1 |. z2 l: n* }1 `
平时上班，公务人员应早于领导。起码提前五分钟到位，做好必要的准备工作。 " e0 u- z+ P, N! E/ X; E* X& H3 p' {* L/ ^5 z
2. 对号入座 6 _/ N$ f7 X: P' x3 R$ V- A2 Z ^/ D# X" ~3 u9 V
开会时主席台上领导人如何就座；$ N! \' S& M5 ~: u& Q2 L$ ?
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就餐时人员如何落位；/ L. i! `# f8 U; ]; z: v& Z
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合影时前排位置如何安排。. Y& }8 T u) p, P. r
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主办的公务员应事先想，写好名单，放在或贴在适应位置。人员到后，自然对号入座，会省去不少推让时间。 % I- j+ C" X- U6 Y+ s T/ H( L. Y5 A D" ?- E5 m5 P' g( j. W1 w) y
3. 当天回复! D+ V0 {- k5 `/ m+ H$ R
# U; _9 @5 j0 ]. _. t; h7 L$ v 接到来信或电话后，若是需要回复的，最好当天就写信或打电话，这样做，一是尊重对方；二是省把事情忘了。 4 o, i" V7 B4 [" x: h2 f# |5 n X; q9 p
4. 先远后近 9 k% t3 V3 J$ @1 Z 3 |% V" R2 D+ p n* |% Y% j 当你同时接到两个以上的电话时，可让近处的来电人停几分钟打来，首先接长途。近处若是领导人打来的，可在接长途后主动打过去。) i; _6 M. M _, Q1 t/ M
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5. 锁门应急% z8 k( Q Q' X0 }! |& y
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当你正在翻阅、撰写、整理文电材料，有人叫你，需要马上离开、来不及整理桌睥东西时，那怕离开只有一两分钟，也一定不要忘了锁门，以免失密和丢失东西。 $ q9 g0 c3 J' @ 5 Y" V# s& O0 c) A 6. 一次到位7 O6 G% ^+ F( r( _" S% S7 h
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经常使用的登记本，例如印章使用登记本、文电登记本、住宿登记本等，可用回形针将用过的纸页别起来，下次用时，可以一下子翻到要登记的那一页。避免一页一页的翻，浪费时间。7 g$ e: C0 F2 }- Z6 ` J" F; h
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7. 交接清楚% F- z9 T6 j- M7 j) R9 K4 X
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工作变换，或临时出差、休假，应将自己分管的工作、文电、器材等，和接手人交接清楚。必要时，应一一登记并由领导过目或监督交接，避免以后发生不愉快的事。 # [; A$ `1 s8 A& X6 Q5 J& m( N 1 @) I' g) a2 Z- r2 Q+ X 8. 夹塞呈文8 ?; H- b0 U* Q3 f0 c0 }
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实际工作中，领导人陷入会议的时间很多，因种种原因，会议时间的利用率又很低，这种状况要改变也很难。在这种情况下，公务人员应学会夹塞呈送文电。就是说，在开会时，领导若不是主讲人，可以呈送一些需急办的文电给领导看，以提高工作效率。 : g, E6 C6 I; \ * {( n, _( x$ h/ M( v) ]+ ] 9. 标上拼音 7 j0 Z+ R E5 Z! h3 e ; q6 I, `) Q0 Q1 r" ^0 v( I 实际生活中，常常可以见到领导人在传达文件时念错字音的情况，有时引得听众窃窃私语，甚至哄堂大笑。不仅影响了对文件精神的理解，也影响了领导人的威信。解决的办法是：承办文件的公务员，在文件呈送领导传达之前，应先看一遍，把冷僻字、易读错音的字标上拼音或写上易认易读的同音字。 $ N5 m% y+ E$ J$ e* p/ n1 }: J * R4 F( O6 I% D7 r9 I& |汉字太复杂了，不是专门家，恐怕没人敢说认识所有的字，都能把字音读准。因此领导人念错个别字音不足为怪。公务人员应理解到这一点，自觉地为领导人把好关，服好务。" H7 O6 ]$ @% M: d6 |# u( ` L2 V
1 P0 {6 X5 m- ~ U) p1 R 10. 巧用纸篓+ @8 o a. L$ u" q$ j8 h
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一般单位都有专门从市场购来的废纸篓，倾倒时，往往因为挤压太久不易倒出，有时不得不用手去掏或磕碰，既不方便又不卫生。为解决这个问题，有的“老机关”用旧报纸订个纸袋放在纸篓内，需要倒时，把纸袋一掂出来就完事了。9 K6 X) X" H' e6 T
8 H! J9 k( Q* Y Z! b 11.见缝插针( @( o0 z2 x0 H1 B: V+ f/ b
2 y4 |9 c' l) o# X4 t, [ g 由于种种原因，我们现在开会往往是提前一刻钟或半小时以上时间进场，开完全会后到下班又有一段空余时间。其它还有出门等车、看病候诊、买东西排队等不少“等”的时间，浪费了，实在可惜。若利用起来想一点问题，或看点材料、书籍，是会大有收获的。有人计算过，假如每分钟读300字，每天读15分钟，一年即可读6万到10万字的书20本。 / K3 S- I2 I# e9 r) P3 W- [, s9 i) a7 P' \% i/ n7 m3 M
12.自创符号 % `, A2 m* B6 H* |( Y& L& ^9 v& |3 Y" C0 r% N4 R1 b+ Z
听报告、做会议记录，或自己“灵感”来了需要记下来时，常常感到“笔不从心”，记录的速度远远赶不上说话的速度。为解决这个问题，有一门专门学问叫“速记”。但要学速记也不容易。简便的方法是自己创造文字符号。例如社会主义可写成“社——义”，无产阶级可写成“无——及”，等等。总之，所创造的字词，自己认识就行。记完后根据需要再用标准字整理。 4 C/ n" k' [- R* G3 B ( [ s; T1 K; z3 W4 b1 Q' h& d$ O" Y( b 13.闭门谢客 - c0 s v2 w- |( h% D ( z% _2 V% t' B, F 就是把门关起来办公，这样可以减少干扰，防止没事的人串门聊天。天热季节不得不开门时，若工作较忙，对串门聊天的人可以客气地请出，以便集中精力办公。 . g# G; j' ~, c/ N8 d O) a 0 Y- w9 X5 b3 C& r* d 14.请写作假 ! {$ b* [, m+ y3 w1 F / U* F. o, s3 J4 g 安静地方出文章。公务人员若起草比较重要或文字较长的文电、材料时，可向领导请假找一个安静的环境去写。如宿舍、图书馆等。不要坐在嘈杂的办公室里硬写，——这样效果不好。7 x0 e+ @6 v9 U& f5 l% r3 w! E% [
+ Y- I0 F8 N, K 15.自备资料 4 q6 h& t1 Z) u7 d& L , k5 G1 L. q* O7 r7 x0 H 经常从事撰写工作的公务员，应注意自备成套资料。经手一项工作，整一套资料，这种整理，不是事后“档案式”的整理，而是开始就进行的“过程式”整理。具体来说，某项工作开始了，上面有什么要求，其它单位有什么经验，本单位有什么情况等。随时都掌握以来。这样，当工作正在进行中需要发指示、工作进行完需要写总结时，就能很快地拿出东西来。 & K$ b- Z0 m! q1 P1 J! S X# s; S# [+ |6 z9 E" r: t 16.适时提示 ' ?7 `! C8 R! O4 {9 e 0 S1 v [! x+ X* ?' A; V+ A 公务人员除了应办好份内的事外，在力所能及的情况下，还要关心一下同事和直接领导的事，从整体上减少失误，提高效率。例如，同事或领导几点几分有个会议，快到点时，不妨提醒一下，以免当事人忘记。再如当同事或领导一时想不起某件事或起草文电一下不知如何下笔、而你又知道时，不妨提示一下。这样做，一定会受到同事和领导欢迎。/ x3 ^7 X3 B. a& \
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17.事有回音; A; c- R& Q/ y. ^0 N1 A
$ | M; \) v$ ^1 Z 当同事委托办一件事或领导交办一件事，应做到及时回音。何谓及时？一是开始打算怎么办讲一下；二是办的过程中有什么问题讲一下；三是办的结果如何讲一下。实际工作中，有的同志只想到事情办完了报结果，而有的事“结果”出来的时间又很长，造成了交办人对承办人的不满意。正确的做法是：在办的过程中至少报一次，省得交办人挂念。这也是个新生交办人的礼貌问题。 0 A6 |- U' U* D8 A' d- q; p8 ?+ o* J$ b0 o1 i- n
18.慎重许诺0 g1 ?! {1 Z: \: a' ?1 p
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同事委托办事，要实事求是，能办的则答应，不能办的不要许诺。千万不要爱面子、不好意思，把不能办的事情也答应下来，这样不仅会误事，还会影响同事之间的关系。1 b- a: F( M8 v7 Z* [