标题: 提高公务效率21个小技巧 [打印本页] 作者: 天道 时间: 2013-9-13 00:30 标题: 提高公务效率21个小技巧 1. 提前到场4 F. s# Z% y V4 e' h8 b
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凡组织集体活动——集会、劳动、操课等。主办的公务员应早于其他人员到场，起码应早到五分钟。' W9 `! y2 B% D: z: c6 P
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平时上班，公务人员应早于领导。起码提前五分钟到位，做好必要的准备工作。 % I" q9 C& ]/ I @: m* e& Z# N; |$ m
2. 对号入座 7 [7 n' S+ s! F: R2 h; c ; P1 h/ L; _" |$ e6 S+ p: v2 v 开会时主席台上领导人如何就座；) z c6 t& V& Y% p( H1 ]5 T
( ` w# \7 ^) q- U/ M* Z 就餐时人员如何落位；' {' w/ Q9 ~/ G, y4 N1 _7 X
% T0 g" h7 N; W! q' L# N/ y/ J+ Y 合影时前排位置如何安排。/ g: z/ ?4 X2 [% K
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2 W! P% [1 T6 u7 W/ g: a 主办的公务员应事先想，写好名单，放在或贴在适应位置。人员到后，自然对号入座，会省去不少推让时间。 + v# g( l, m& H# i7 D x V( `% q7 m' N' S1 F2 d 3. 当天回复4 P2 R" [. t n. N' Z
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接到来信或电话后，若是需要回复的，最好当天就写信或打电话，这样做，一是尊重对方；二是省把事情忘了。2 }5 O; M6 ^+ H7 ?8 a' u" g
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4. 先远后近. _6 ^% C3 Q0 m8 g9 f* l
: y. y( J7 j3 Y" R1 N. ?7 t 当你同时接到两个以上的电话时，可让近处的来电人停几分钟打来，首先接长途。近处若是领导人打来的，可在接长途后主动打过去。( x6 o: A+ }- x
1 d/ N" I# d; z. J4 W# I3 t+ u 5. 锁门应急 ) D, t, n9 E/ t; x! N 3 @0 S; ^1 S7 O8 q. } 当你正在翻阅、撰写、整理文电材料，有人叫你，需要马上离开、来不及整理桌睥东西时，那怕离开只有一两分钟，也一定不要忘了锁门，以免失密和丢失东西。 ) B, g, I6 T n: t2 b/ z # \; j0 A" a0 _3 B; @, m 6. 一次到位 ! G& N6 W4 @ D% v9 U' H7 l3 x* C& Z! ]2 O9 P
经常使用的登记本，例如印章使用登记本、文电登记本、住宿登记本等，可用回形针将用过的纸页别起来，下次用时，可以一下子翻到要登记的那一页。避免一页一页的翻，浪费时间。) ?+ C# K( W* O0 H2 G
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7. 交接清楚 ( F2 p. N: x! [ f : T+ m- P) a. m 工作变换，或临时出差、休假，应将自己分管的工作、文电、器材等，和接手人交接清楚。必要时，应一一登记并由领导过目或监督交接，避免以后发生不愉快的事。4 t; y; f+ K; j( }. y5 O7 n5 ]
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8. 夹塞呈文# _" a; C: L! `2 V1 y
, |5 Y# b+ X9 |" J/ i 实际生活中，常常可以见到领导人在传达文件时念错字音的情况，有时引得听众窃窃私语，甚至哄堂大笑。不仅影响了对文件精神的理解，也影响了领导人的威信。解决的办法是：承办文件的公务员，在文件呈送领导传达之前，应先看一遍，把冷僻字、易读错音的字标上拼音或写上易认易读的同音字。 7 y6 v3 s5 R+ {' B+ P4 B: t% _6 h9 p' x6 Y5 p, Z
汉字太复杂了，不是专门家，恐怕没人敢说认识所有的字，都能把字音读准。因此领导人念错个别字音不足为怪。公务人员应理解到这一点，自觉地为领导人把好关，服好务。 4 |/ h7 i4 l% V! x: Y S2 }, n/ E# e8 n5 r& _
10. 巧用纸篓 + W9 e, ?. U) p& Q* n - F7 I. L: N# c1 @* x' k& x 一般单位都有专门从市场购来的废纸篓，倾倒时，往往因为挤压太久不易倒出，有时不得不用手去掏或磕碰，既不方便又不卫生。为解决这个问题，有的“老机关”用旧报纸订个纸袋放在纸篓内，需要倒时，把纸袋一掂出来就完事了。 " ?5 v9 F& z3 a% e3 v0 |2 U2 M+ j0 Q9 H5 A6 k6 Y
11.见缝插针+ Q6 ]9 U" {; ~
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由于种种原因，我们现在开会往往是提前一刻钟或半小时以上时间进场，开完全会后到下班又有一段空余时间。其它还有出门等车、看病候诊、买东西排队等不少“等”的时间，浪费了，实在可惜。若利用起来想一点问题，或看点材料、书籍，是会大有收获的。有人计算过，假如每分钟读300字，每天读15分钟，一年即可读6万到10万字的书20本。( e! X8 Q6 ]9 `* w
# N- F# p Q6 U 12.自创符号 * ?% u) W! R* Q* j+ s4 w! K 4 @4 E# E' x- V: ^, y 听报告、做会议记录，或自己“灵感”来了需要记下来时，常常感到“笔不从心”，记录的速度远远赶不上说话的速度。为解决这个问题，有一门专门学问叫“速记”。但要学速记也不容易。简便的方法是自己创造文字符号。例如社会主义可写成“社——义”，无产阶级可写成“无——及”，等等。总之，所创造的字词，自己认识就行。记完后根据需要再用标准字整理。 9 {2 ]8 g; S" d2 `7 l8 ^ j2 Y0 }4 o5 i5 T* O5 {& c( B
13.闭门谢客& J7 j* N6 Z1 ^$ V! s& v
1 T* f+ A7 N, b' L Q 就是把门关起来办公，这样可以减少干扰，防止没事的人串门聊天。天热季节不得不开门时，若工作较忙，对串门聊天的人可以客气地请出，以便集中精力办公。0 s* I$ J9 F V6 w/ x
2 }6 i \8 y. K. g 14.请写作假 / x4 s: W( o" h* ~( F$ F' b9 _- Y c% s8 S8 E) R& K& Q# ~/ x
安静地方出文章。公务人员若起草比较重要或文字较长的文电、材料时，可向领导请假找一个安静的环境去写。如宿舍、图书馆等。不要坐在嘈杂的办公室里硬写，——这样效果不好。$ K( `5 V/ X1 p! D# S1 U C! ^+ t( s
1 ~- T2 k' L9 b3 E( j; S; E 15.自备资料$ z2 |. R" x2 ^8 i/ I
" A6 n r# B* \( L 经常从事撰写工作的公务员，应注意自备成套资料。经手一项工作，整一套资料，这种整理，不是事后“档案式”的整理，而是开始就进行的“过程式”整理。具体来说，某项工作开始了，上面有什么要求，其它单位有什么经验，本单位有什么情况等。随时都掌握以来。这样，当工作正在进行中需要发指示、工作进行完需要写总结时，就能很快地拿出东西来。/ W( K1 I/ \, S# v0 C
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16.适时提示# g3 I0 I/ g0 o% G
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公务人员除了应办好份内的事外，在力所能及的情况下，还要关心一下同事和直接领导的事，从整体上减少失误，提高效率。例如，同事或领导几点几分有个会议，快到点时，不妨提醒一下，以免当事人忘记。再如当同事或领导一时想不起某件事或起草文电一下不知如何下笔、而你又知道时，不妨提示一下。这样做，一定会受到同事和领导欢迎。 " L- }) U# g0 a; a9 {7 e; m8 W K+ V: C5 u6 t9 q1 x% g$ o
17.事有回音/ [1 h% m; ~) i: Q
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当同事委托办一件事或领导交办一件事，应做到及时回音。何谓及时？一是开始打算怎么办讲一下；二是办的过程中有什么问题讲一下；三是办的结果如何讲一下。实际工作中，有的同志只想到事情办完了报结果，而有的事“结果”出来的时间又很长，造成了交办人对承办人的不满意。正确的做法是：在办的过程中至少报一次，省得交办人挂念。这也是个新生交办人的礼貌问题。 % M3 Z. b2 i4 h- g . x- A: e9 g! q# ?8 Q 18.慎重许诺 - {' b* X+ a! F. K' j: f3 q; I( E$ }
同事委托办事，要实事求是，能办的则答应，不能办的不要许诺。千万不要爱面子、不好意思，把不能办的事情也答应下来，这样不仅会误事，还会影响同事之间的关系。 6 U2 N3 `1 t& X3 ]- I. }' X. B: c # \) X4 _; k, y X7 H 19.抓住要点* x; w0 [( T! H/ l- k$ O