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标题: 公文处理如何提速增效 [打印本页]

作者: 浙江老秘 时间: 2014-4-12 21:00
标题: 公文处理如何提速增效
　　一、收文要即时

　　就是说发文单位发了文件，收文单位马上就能收到。过去讲收文要及时，至于如何及时，没有明说，我的理解就是要达到即时的程序。以前收发纸文件主要是通过邮局寄送，这样一份文件辗转相当长的时间才能到达收件人手中，相当缓慢，这个时候是谈不上收文及时的。如今，自动化技术广泛应用于办公领域，很多单位通过相应软件制成电子公文并通过计算机网络传输，这几乎是瞬间就能到达的。因此，在这样的条件下讲收文及时就变成现实了。作为收文人员一定要即时地收文，一刻也不能耽误。那怎样才能做到这一点呢？由于收文的不确定性和被动性，作为文书人员必须亲自靠上去，坚持24小时值班制，不能怕苦怕累。其次，有条件的单位可以设置软件提醒或手机短信提醒等。只有这样才能保障公文的即时接收。

　　二、分清轻重缓急处理急件要件

　　在日常生活中收到的文件有些并不是很紧急很重要的，这样的文件可以按正常的程序等待领导签批，如果遇到特别紧急重大事情的文件就要及时呈领导签批。那么哪些是特别重要的紧急文件呢？概括地说，就是那些与本单位密切关联的，如重大人事调整；突发自然灾害造成人员财产伤害的安全事故等。一旦遇到以上这些事故，就要立即呈报领导，一刻也不能耽误。大量的实践证明，分清轻重缓急，抓住主要矛盾，意义非常重要。这既避免事情耽误，又能使领导从容应对、签批文件。如果事事都按急件办理，则势必牵扯领导大量精力，若都不着急则必然误事。那怎样才能分清这一点呢？这主要靠办文人员的经验，靠办文人员依据具体事例做出的分析判断等。由此可见，公文处理的提速增效主要是针对那些紧急重大事件而言，掌握了这一点也就等于做到了提速增效。

　　三、运用各种快捷方式呈领导签批文件

　　遇到紧急文件呈领导签批时，如果领导正巧在办公室，可以及时地请领导做出批示，如果领导不在怎么办呢？这就需要办文人员主动通过各种方式联系领导。好在如今通讯手段非常发达，只要不是非常保密的内容都可以通过电话、手机、传真或电子邮件等来告知领导。一般内容简短的，可直接电话告知；如果内容的较复杂，可根据情况通过发传真或发电子邮件的方式告知。一般地通过非正常的方式告知领导时，作为办文人员，一定要注意几点：一是给领导汇报文件内容时要讲普通话、语速适中，保证领导听明白，二是抓住文件主要内容简要汇报。三是不要有过多顾虑，如怕影响领导休息或怕给领导添麻烦之类的错误想法。记得当年周总理收到林彪飞机坠亡的消息时已是深夜了，要不要告诉主席呢？深知主席作息规律的总理知道此时主席刚刚躺下，主席本来睡眠就不好，如果这时去找主席，肯定影响主席休息，但此事事关重大，如果不立即汇报就有可能引起诸多想象不到的后果。因此，权衡利弊，总理立即决定找主席汇报，主席在第一时间知道此事后迅速作出了批示。试想如果当时总理不这样做而是等主席睡醒后再告知那可能将是另一种后果。所以作为一名办文人员一定要保持正常的心态，树立一切是为了工作的理念，决不能因怕影响领导正常作息时间而延误工作。还有一种情况，就是如果遇有新上任的领导，作为办文人员还要立刻找出以前相关的材料以备领导参考。最后就是对于领导口头做出的批示，要仔细听清楚，迅速记录下来，重要的事件可以重复一遍给领导确认，以保证领导的批示得以正确的贯彻落实。

　　四、及时落实领导批示

　　领导作出批示后，办文人员就要立即落实领导批示，

　　转至相关部门办理。在这里要注意几点:一是距离较近的部门可以电话通知对方上门领取，并要其签字，注明日期。二是距离较远的可通过电话告知或发传真或发电子邮件，发传真或发电子邮件后一定要确认对方收到才行，不要以为传真或邮件发送成功对方就一定能收到。这样的确认并非多此一举，而是一种高度负责任的体现。以上无论是电话告知还是传真邮件等一定要提醒对方是紧急文件，必须引起对方高度重视。三是要定期及时催办。日常生活中个别人员可能有种种原因忘记反馈了，因此，作为文书人员要认真履职，及时催办，决不能因为害怕麻烦或怕得罪有关部门而不敢催办，要明确这是工作，不是个人的私事。四是对领导重点交代的事项要及时给领导汇报，以免领导挂牵。

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