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标题: 略论公文处理的准确性 [打印本页]

作者: 浙江老秘 时间: 2014-4-14 21:00
标题: 略论公文处理的准确性
　《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文处理要坚持实事求是的原则，做到准确无误。那么准确处理的含义是什么呢？笔者的理解就是处理公文时不能出任何差错，办理结果符合发文单位的意图。那怎样做才算是准确处理公文呢？根据笔者多年的办文实践，认为主要有以下几点：

　　一、接收公文准确。也许有些人对此不以为然，不就是简单地接收个公文嘛，有啥准确可谈的啊？其实这里面有许多学问，下面就几个主要方面一一道来。

　　1.检查公文表面是否清楚。当接到公文时首先要仔细检查一下文件是否清晰。现实中由于种种原因致使接收的传真或印制的纸质文件时常有字迹模糊、倾斜、甚至缺漏页码等现象。遇有这种情况时办文人员应及时联系发文单位，采取措施，看是否重发。

　　2.检查公文内容诸要素是否完备，是否具有逻辑性。比如接收到一份会议通知，就要大体看看会议时间、地点、参会人员以及联系人员和联系方式等事项是否齐全。有时不仅要检查文件要素是否完备，还要审核是否合理。

　　3.审核是否办理。有时接收到一份文件，主送和抄送单位都没有我们，这样的文件是否处理呢？这就要看文件内容和我们是否有关联，如果有，就处理，如果没有，就有必要跟对方沟通一下，看到底是怎么回事，若是发错了可以不必处理。还有一种情况是随着形势的发展，有些所属机构撤并、改制甚至更换名称了，由于这些情况不可能人人都掌握，因此，当发文单位给这些所属机构发文时就有可能导致混乱，这时就必须和对方取得联系，直至弄明白为止。

　　4.准确登记。当准确地接收公文并经审核后需要办理时，就要进行登记。登记时无论是人工登记还是用电脑登记，文件内容诸要素都要翔实、正确地记录下来。比如，会议通知除了登记来文时间、单位和标题外，其具体的开会时间和地点也要记录写来，甚至还要用特殊的方法醒目地登记，这样的登记才有价值。

　　二、公文办理准确。根据笔者的经验，大体有以下几点需要注意：

　　1.准确打印办文单。现在许多单位办文时为了方便领导签批意见，一般都要在文件前面附上一页办文单，上面设有文件标题、来文单位以及办理人员信息等栏目。在办公自动化的今天，为了保持美观，以上诸项目一般用电脑打印。由于电脑键入汉字的特殊性和词组的自动关联性，有时往往造成一些音同意异的不必要低级错误。

　　2.准确呈送领导阅批。就是说文件需要哪位领导签批就呈送哪位领导，不能送错。但有时由于文件很多再加上办文人员注意力不集中会发生错送文件的事情，后果当然是严重的。比如该呈常委领导阅的你却送非常委领导了，那领导会怎样想啊？所以这一点必须要做好，决不能有任何的纰漏。

　　3.准确送承办部门办理。当领导批示文件由部门办理时，办文人员要准确送部门办理。一般情况下由一个部门办理，这比较简单，但有时由于涉及内容广泛，需要多个部门办理时，作为办文人员需要精确送达，不能有任何遗漏。当然为了便于以后的核查，还要认真做好取文登记，内容包括取文时间以及取文人员等信息。如果距离承办部门较远时要利用传真或电话联系。同样的道理，给这些单位发传真时一定要确认对方接受人员姓名、时间以及内容是否清晰完整，同时做好记录备查，如果对方是自动传真，更要及时联系对方，确认收到为止。需要寄发纸质文件时也要仔细检查文件内容有无差错，详细写清楚地址，做到不漏发、不重发、不错发。有些重要公文中间还需要跟踪、催问催办，同时做好相应记录。如今许多单位都利用现代化网络进行电子公文传输，传输电子公文时必须确保网络畅通，并要有接收回执。

　　4.准确领会领导签批意见。领导批示意见一般都比较明确，比如，“请某某部门办理”，这样办理时比较简单，但有时也会有遇到领导签批意见不明显的情况，比如，领导批示“责成有关部门办理”，那么哪些是有关部门啊，领导没具体说，这样的事情也不方便再详问领导，怎么办呢？这就要求我们平时必须积累相关业务知识，熟知部门分工以及相应的职能职责，然后根据文件内容确定有哪几个部门办理。另外还有一种情况就是领导不签具体批示意见，只写个阅字，怎么理解啊。如果只是一般的文件传阅直接存档就可以了，可如果涉及到钱财物等情况时就复杂了，这就有必要请示一下领导了。再有一种情况就是领导口头批示，比如领导在外地，经电话请示领导的，这就必须把领导的意见及时在办文单备注栏里记录下来再相应办理，同时注明一下，以备查询。

　　5.其他。我们在具体的办文过程中还会遇到一些其他情况，比如通知领导开会的文件，时间一长，具体的开会时间和地点就有可能忘记，这就需要办文人员灵活采取各种方式或提前1-2天适时提醒领导，或复印一下文件给领导备用，以确保领导准时参会。

　　6.保密文件准确传递。凡带密级的文件一律严格按照有关保密法规办理，确保不泄密。比如密级文件不能网上传递、严禁携带密级文件外出等等。

　　以上简单谈了准确办理公文的种种情况，那怎样才能做到公文办理的准确性呢？我以为必须把握以下几点：

　　1.要有严谨细致的工作作风，办公室工作无小事，任何大意都会酿成大错，在办公室工作必须要养成这种作风。

　　2.要有求真务实的工作态度。态度决定一切，态度端正，工作才能打好基础。

　　3.勤于思考，不断提升办文能力。在具体实践中，有很多情况发生，要及时进行思考，不断总结发生在自己和大家身上的正反两方面的工作经验。实践出真知，只要在具体实践中，不断思索，就一定能提升准确办理公文的能力。

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